Managing the problem formulation process: guidelines for tea
本文主要是講怎么管理你問(wèn)題的陳述方式，引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和主管。作者先分別討論問(wèn)題陳述方式的重要性以及在陳述問(wèn)題時(shí)需要注意的問(wèn)題，告訴你怎么陳述問(wèn)題才更合理，怎么才能更好的引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者或主管，最后得到一個(gè)總的結(jié)論。下面我將詳細(xì)的敘述作者的觀點(diǎn)，亦可當(dāng)作翻譯。在做計(jì)劃中、解決問(wèn)題、做決定時(shí)問(wèn)題的明確陳述都扮演著一個(gè)至關(guān)重要的角色，它潛在的影響成功的各個(gè)階段，包括意見的產(chǎn)生、設(shè)計(jì)、執(zhí)行。然而明確的陳述是一個(gè)非常困難的過(guò)程因?yàn)榻?jīng)常被急需或者認(rèn)為同意，尤其是對(duì)新上任的、沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)或主管。作者將文章分成三大塊：1. Introduction （簡(jiǎn)介）作者認(rèn)為問(wèn)題陳述過(guò)程真的是一種藝術(shù)形式。所有的危險(xiǎn)、威脅、機(jī)會(huì)、問(wèn)題都開始于對(duì)環(huán)境要求注意的一些事情的理解。怎么陳述或者說(shuō)用什么方式陳述一個(gè)問(wèn)題決定怎樣處理它和解決它。人類的問(wèn)題不是“計(jì)算機(jī)系統(tǒng)”問(wèn)題或者“市場(chǎng)分享”問(wèn)題，他有各種各樣的情形，需要陳述清楚。解決一個(gè)錯(cuò)誤的問(wèn)題或者不佳的問(wèn)題是一種浪費(fèi)，所以在解決問(wèn)題時(shí)要將問(wèn)題陳述清楚。為什么問(wèn)題陳述過(guò)程是如此那已掌握有很多原因，總和的問(wèn)題、多元的信息來(lái)源必須要有價(jià)值要考慮到環(huán)境的不確定性和多變性。很多次，我們希望的僅僅是減少遇見Type III error(解決“錯(cuò)誤的”問(wèn)題或者一個(gè)“次佳的”問(wèn)題)。一個(gè)決策制定者在這種情況下最需要控制的有兩個(gè)因素：人和過(guò)程。在問(wèn)題陳述中選擇“正確”的人是本質(zhì)的，價(jià)值、智能、技能、知識(shí)、認(rèn)知習(xí)慣、風(fēng)度是最重要的品質(zhì)。同樣重要的是怎樣通過(guò)過(guò)程的簡(jiǎn)易化來(lái)達(dá)到管理問(wèn)題陳述隊(duì)的目的，與陳述過(guò)程一樣，會(huì)議的簡(jiǎn)易化也確實(shí)是一門真的藝術(shù)形式。然而有效簡(jiǎn)易的回報(bào)是高質(zhì)量的決策和滿意的、受人支持的團(tuán)隊(duì)成員。簡(jiǎn)易化一個(gè)團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題陳述會(huì)需要特殊的考慮。作者寫這篇文章的目的，就是為領(lǐng)導(dǎo)或主管計(jì)劃、解決問(wèn)題、決策制定會(huì)議的人所寫，鑒別那些需要考慮的因素。2. Guidelines for facilitation （引導(dǎo)主管） 在這個(gè)板塊中，作者又從主持一個(gè)會(huì)議的步驟出發(fā)，分為若干部分，每一部分都詳細(xì)的介紹了我們應(yīng)該怎么辦？2.1.Pre-meeting analysis （會(huì)前分析）忽略會(huì)議的目的和形式，會(huì)前有很多準(zhǔn)備工作要做，，再一次會(huì)議前，有兩項(xiàng)任務(wù)尤其重要，一是要通知誰(shuí)參加這次會(huì)議；二是最終的陳述將會(huì)采取什么方式?jīng)Q定，由領(lǐng)導(dǎo)決定還是由團(tuán)隊(duì)決定。2.1.1.Assessing the team (評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì))絕對(duì)沒(méi)有人說(shuō)你對(duì)團(tuán)隊(duì)成員太了解了，特別是問(wèn)題陳述過(guò)程涉及到的，這包括他們經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的領(lǐng)域，他們聚集到一起的方式和過(guò)程中的一些細(xì)節(jié)，他們的能力對(duì)保持思想開朗的和愛(ài)問(wèn)問(wèn)題的。每種情形出現(xiàn)時(shí)都會(huì)發(fā)出標(biāo)志或者信號(hào)，這就需要有懂得這種信號(hào)的人來(lái)識(shí)別，這需要領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)發(fā)現(xiàn)自己團(tuán)隊(duì)中具有這種能力的人。在一次會(huì)議中，不可避免會(huì)有持有不同意見的人，許多領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)聽取意見并且花額外的時(shí)間討論而不是裝作沒(méi)聽見。接著作者舉了一個(gè)例子，我發(fā)現(xiàn)舉實(shí)例在管理學(xué)中還是很有說(shuō)服力的。作者又講了為什么知道團(tuán)隊(duì)成員是怎么聚集起來(lái)的和過(guò)程數(shù)據(jù)也是同等重要的，還有人們又有優(yōu)先選擇針對(duì)他們?cè)鯓诱湎畔ⅰ４蠹s一有一半的人偏愛(ài)邏輯、系統(tǒng)地分析，他們想組織和解釋，一般通過(guò)非個(gè)人的過(guò)程。這種可以描述許多工程師、技術(shù)人員、會(huì)計(jì)師、經(jīng)濟(jì)學(xué)家。另一半人寧愿根據(jù)個(gè)人價(jià)值做判斷，特別是關(guān)心決定對(duì)人造成的牽連。討論了在什么范圍內(nèi)，人們可以將自己的利益和喜好放在一邊而做對(duì)組織有利的事，又舉了美國(guó)航空航天局的例子。知道成員的性格和他們熟悉的領(lǐng)域可以幫助一個(gè)主管認(rèn)出他在描述問(wèn)題是的掩飾操作，定為個(gè)人需要，將員工的力量變成你的資本。2.1.2. Deciding how to decide (決定怎么決定) 有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)將它們自己搞得很難堪，如果他們沒(méi)再討論前決定團(tuán)隊(duì)中的那些成員可以參與到最終決策上來(lái)的話。如果領(lǐng)導(dǎo)者給人留下的印象是大多數(shù)人的意見卻因?yàn)閺?qiáng)烈的反對(duì)而取消決定，那么他會(huì)在團(tuán)隊(duì)中失去可信度。接著作者講了做決策過(guò)程中的一些方法，決策風(fēng)格決定于問(wèn)題的重要性、領(lǐng)導(dǎo)者掌握的信息的多少、項(xiàng)目組承諾的重要性。復(fù)雜的問(wèn)題需要高質(zhì)量的決策，當(dāng)情形是非結(jié)構(gòu)性的時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要從其他人種輸入對(duì)策，這是就推薦一個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)議，但團(tuán)隊(duì)是否陳述的仲裁者或者團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)是否能決定這些，那就需要看領(lǐng)導(dǎo)者的能力了，如果領(lǐng)導(dǎo)這缺少領(lǐng)導(dǎo)力，則就經(jīng)常建議團(tuán)隊(duì)陳述。2.2. Framing the discussions 但陳述過(guò)程開始后為討論你設(shè)定階段是重要的，這包括清晰的預(yù)期和創(chuàng)造適當(dāng)?shù)奶綔y(cè)事實(shí)和論點(diǎn)的氛圍。2.2.1. Clarifying expectations 當(dāng)有一個(gè)期望的想法時(shí)，人們將會(huì)表現(xiàn)更好。特別是新的或者沒(méi)經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，經(jīng)常確實(shí)掌控討論或者為討論提供結(jié)構(gòu)的自信。為了問(wèn)題陳述，這包括到哪兒后討論結(jié)束和怎么到那兒。學(xué)會(huì)掌控局面，將會(huì)使得更容易達(dá)到討論的目的。2.2.2. Creating a climate for exploration 取向哪一方對(duì)超相信信息有明確的影響，Tjosvold 做過(guò)研究，研究管理者覺(jué)察到危機(jī)、挑戰(zhàn)、次要問(wèn)題時(shí)會(huì)發(fā)生什么。他發(fā)現(xiàn)在有危機(jī)感時(shí)，管理者會(huì)迅速作出決策，所以說(shuō)討論的氛圍會(huì)大大影響到對(duì)結(jié)果的探測(cè)。2.3. Managing discussions在探討過(guò)程中有時(shí)需要保持期望中的確定的開始和積極的氣氛，所以主管有其他的幾項(xiàng)職責(zé)。2.3.1. Involving everyone in the discuss討論時(shí)一般需要與會(huì)者都能參與進(jìn)來(lái)，但有時(shí)，某個(gè)時(shí)間的積極者卻成了正常會(huì)議的關(guān)鍵者。如果一個(gè)會(huì)議中的每個(gè)人都是獨(dú)立思考的話，每個(gè)人這時(shí)候都要保持參與進(jìn)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)者要學(xué)會(huì)從每個(gè)人身上吸取智慧，知道什么時(shí)候討論真地結(jié)束了，沉默不是每次都意味著同意的，它可能是由于發(fā)言者在組織中缺少資歷、身份低或者心理形式。每個(gè)人都有特殊的力量能在組織中得到鍛煉的一份子。有時(shí)也由于是某兩個(gè)人有共同觀點(diǎn)二是的其他人附和，這種氣氛會(huì)導(dǎo)致討論的過(guò)早結(jié)束。2.3.2. Embracing contradictions (接受反駁)做決定時(shí)的第一個(gè)規(guī)則就是如果沒(méi)有人反對(duì)的話你就等于沒(méi)做決定。組織時(shí)常選擇避免或減少事實(shí)或觀點(diǎn)的不同，而不是鼓勵(lì)他們的表現(xiàn)和理解。接著舉了莫扎特、畢加索、愛(ài)因斯坦等人的例子。一個(gè)有效的主管認(rèn)得多元化、異議多、荒謬的價(jià)值所在，幫助組織利用他的不同的意見工作而不是圍繞他們通過(guò)放棄他們的重要性或者尋求過(guò)早的結(jié)論。與不同的意見一起工作的能力和用某種方式做它是組織的動(dòng)力，是一種特別的禮物。與多元的問(wèn)題陳述方式一起，是一個(gè)主管需要提高的實(shí)質(zhì)性的技能。2.3.3. Managing problem complexity(管理問(wèn)題的復(fù)雜性)問(wèn)題在討論中有一個(gè)增長(zhǎng)的路徑，經(jīng)常會(huì)超出人們的思想限制，當(dāng)這發(fā)生時(shí)，這里有過(guò)分單純化這個(gè)問(wèn)題來(lái)適應(yīng)人們的接受力的誘惑，而不是想辦法來(lái)擴(kuò)充記憶。作者講了幾個(gè)處理這種現(xiàn)象的問(wèn)題一個(gè)策略是當(dāng)會(huì)議暫停時(shí)總結(jié)。還有的就需要組或團(tuán)隊(duì)觀察情形中的相互影響的元素和團(tuán)隊(duì)決策的暗示。2.3.4. Managing process complexity (管理過(guò)程的復(fù)雜性)一個(gè)主管可以叫其他的人協(xié)助管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)程，如果幫手不是自然出現(xiàn)或者非正式的話。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)調(diào)動(dòng)其他的人來(lái)協(xié)助自己管理組織。記錄員也是一個(gè)幫手的來(lái)源，然而他們正是對(duì)組織潛力非常巨大的和有用的，所以一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)利用記錄員的優(yōu)勢(shì)，而新領(lǐng)導(dǎo)和沒(méi)經(jīng)驗(yàn)的則不會(huì)那樣。2.3.5. Recognizing biases in human judgment (人客人判斷的偏見) 由于信息的限制以及別的一些原因，人們對(duì)一些看法總會(huì)有偏見，我們也要學(xué)會(huì)利用偏見，因?yàn)樗矔?huì)對(duì)討論和決策有利。知道人類偏見的形式能出現(xiàn)在基礎(chǔ)團(tuán)隊(duì)問(wèn)題的陳述中實(shí)在他們判斷提升上的一大步。要懂得怎樣和有偏見的人相處，了解到他們偏見的來(lái)源。2.3.6. Being open to meeting again, with other people 一些復(fù)雜的問(wèn)題最好可以開個(gè)會(huì)再次討論一下，因?yàn)榱硗獾淖h席而呢可能有更好的解決方法。開會(huì)的方式也大可不必局限于老套的方式，可以借助于電話會(huì)議、郵件會(huì)議……3. Final comments 機(jī)會(huì)，經(jīng)常會(huì)議問(wèn)題的形式隱藏起來(lái)，以各種形狀和大小出現(xiàn)。本文中的方法對(duì)絕大多數(shù)的問(wèn)題都適用，盡管有的問(wèn)題可以有更加好的方法解決。 問(wèn)題的陳述是一個(gè)在計(jì)劃/解決問(wèn)題過(guò)程中困難的但是至關(guān)重要的一步，它關(guān)系到后面所有成功的正確與否。所以當(dāng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者面對(duì)一個(gè)問(wèn)題時(shí)，需要認(rèn)真地分析，正確的處理問(wèn)題陳述過(guò)程中的每一步，組織好問(wèn)題討論會(huì)。 作者在這篇文章中就是從管理者問(wèn)題陳述所要經(jīng)歷的每一步出發(fā)，詳細(xì)地提供了每一個(gè)環(huán)節(jié)問(wèn)題的解決辦法，對(duì)管理者提供了一個(gè)很好的參考藍(lán)本論文出處(作者):人際關(guān)系學(xué)說(shuō)在現(xiàn)代管理中的作用
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