如何做好電子檔案信息化的管理論文
近幾年，人們進行各種交流的媒介主要以數字化為主，由于其生成簡便、傳送迅速，必將產生大量的數字信息，對于其中具有保存和利用價值的數字信息人們稱之為電子檔案。將檔案信息化納入機關信息化建設總體規劃和目標與機關信息化建設協調同步發展。信息技術幾乎已經滲透到了社會活動的所有方面，作為現代社會活動的技術基礎，正在逐步改變著社會活動的運行方式。檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規律上發生本質的變化。人們積極應對信息化，不僅要關注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術基礎上的運動新規律。電子文件需要全新的管理形式，下面，本人對電子文件實行電子檔案化管理談幾點認識：
一、電子文件檔案的優越性
電子檔案查閱手段簡單化，提高資料的利用率。網絡和通訊系統是電子檔案的基礎，只有在完備的通訊網絡環境中，才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍。電子檔案中各種信息的加工儲存，由數字庫系統來實現，通過聯機服務系統為用戶提供檢索服務。數字庫系統和檢索系統，是關系到電子檔案正常運行的關鍵。
隨著辦公自動化和信息技術的發展及在各領域的應用，檔案管理對象將轉向以存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主，以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。信息技術、辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用，使信息資源存儲與傳遞向數字化、電子化發展。機讀文件和機讀檔案將大量出現，使檔案信息的存儲已數據庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數字流的形式進行。管理對象信息化、信息處理數字化、媒體多樣化和信息存儲與傳遞數字化，導致檔案工作的手段和工作方式計算機化。辦公人員通過網絡在辦公室或家里的終端前，就可對遠程數據進行實時瀏覽，檢索等訪問。
電子檔案還有利于遺漏文件的不漏增缺，傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，不漏增缺，就得拆卷重做。檔子檔案的管理可以彌補這個遺憾，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時不漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下健，修改一下檔案目錄就可以了。
電子檔案有利于檔案的保密。過去查閱檔案時是整卷查找。查閱人可以看到整卷內容。現在電子檔案管理，查閱人只需輸入需要查找的文件的編目就可以了，無法接觸其他文件，從而達到文件的保密要求。
二、電子文件檔案的歸檔不同于傳統歸檔方式
電子文件檔案歸檔時間與傳統檔案不同。在注重文件的收集從源頭抓起，還應加強收集本單位業務活動的檔案材料。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間電子文件檔案周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。要養成文件隨時接受隨時歸檔，這樣一方面可以避免文件漏歸，另一方面也符合電子文件自身的特點，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。對圖紙等要求保管較高的檔案，要集中統一管理，單設文件號、目錄等，并備印一份紙質的已被查看。
對電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理人員要注重電子檔案的備份，為避免計算機和電子檔案軟件遭到病毒等網絡病毒的迫害，檔案部門在接到一份新的電子檔案后 要先殺毒，確定安全后方可接受。可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
為了更安全，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，可對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
電子檔案的歸檔具有兩大最主要的特性：1、是信息的非人工識讀性。以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。2、是系統的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統，包括軟、硬系統的應用才具有生命力并發揮作用。
三、要加強電子檔案的開發利用
電子檔案的開發是現代檔案管理區別于傳統保密的重要標志之一，也是目前檔案工作的中心環節。衡量一個單位檔案工作的標準，不只是看它收集了多少有價值的檔案和加工整理的情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案信息傳遞和信息開發，將信息資源快速、準確、完整地提供給所需要的單位。特別是檔案信息部門更應該發揮自身的優勢，從更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態為動態，加強各單位之間的業務的橫向聯合，從而使信息資源得到充分的開發與利用，以適應信息社會的要求，發揮檔案部門的職能作用。
四、要加強電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，檔案工作人員要具備：一、強烈的事業心，嚴謹的工作態度，要重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。二、扎實的業務知識，熟練的實際操作技能，還要有熟練的外語水平。三、優良的文化素質，淵博的科學知識，較強的信息意識和檔案管理理念，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
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