淺析學校檔案的信息化管理
【摘 要】隨著信息化時代的到來,檔案信息化建設已成為學校檔案工作發展的必然趨勢。各級學校必須明確檔案信息化建設的意義、內涵、原則和舉措,加快檔案信息化建設的步伐,實現檔案的現代化管理,為促進學校的持續發展服務。
【關鍵詞】學校檔案 信息化 信息化建設
【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810(2010)05-0137-02
在信息時代,互聯網信息技術的不斷發展和計算機應用的日益普及,推動了各企事業單位以及機關團體辦公的信息化管理。基于紙質檔案的傳統檔案建設與管理模式面臨著信息爆炸和技術變革帶來的巨大挑戰,因此檔案管理部門必須變革傳統觀念,適應社會發展潮流,利用現代化的技術和方法對檔案進行有效管理。為此,國家檔案局在2002年11月頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確指出:要在全國范圍內推行檔案的信息化建設,并制定了加強檔案信息化基礎設施,加強電子文件回檔和電子檔案的規范化治理,建立和完善信息資源開發利用體系的任務和目標。在此形勢下,加快學校檔案信息化建設步伐,整合利用檔案信息資源,制定適用于信息化檔案的管理措施,已成為學校檔案工作新的任務。
一 學校檔案信息化管理的意義
學校檔案是各學校在教學、科研、管理等活動中形成的文字、圖片、聲像等不同介質的記錄資料,是學校發展歷史的縮影,具有豐富的內涵和較高的社會歷史、文化價值。學校檔案不僅客觀真實地反映了學校發展的整個過程,也為學校的持續發展提供了歷史依據。目前,學校檔案部門所管理的大多是紙質文檔,相應的管理方法以手工管理為主,對學校在新時期發展過程中形成的大量電子文檔的管理處于滯后狀態。傳統的紙質文檔由于易受損壞、不易保存,在利用時必須小心謹慎,因此,使用的程序比較繁瑣,這難免使得學校的文檔大多束之高閣,不輕易示人。然而,檔案價值的實現正是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的,如果檔案在檔案庫中密封珍藏,信息禁錮在文本本身而不能加以利用,那么,檔案就缺乏實際意義。學校檔案部門是為學校的發展、教學的改進提供信息幫助以供策略參考的機構,其生存條件就在于檔案能夠被相關人士便捷地閱覽、檔案信息能夠被他們有效地加以使用。在當前形勢下,大力推進學校檔案信息化管理,無疑是活化檔案、發掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發展的必由之路。
二 學校檔案信息化管理的內涵
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