論歷史聯(lián)系與檔案的形態(tài)
摘 要：本文論述了檔案是由檔案內(nèi)的文件、案卷、全宗、全宗群這些具體的形態(tài)構(gòu)成的，具有層次性和結(jié)構(gòu)性。重點(diǎn)闡述了檔案的不同形態(tài)與歷史聯(lián)系結(jié)構(gòu)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，關(guān)鍵詞：檔案 歷史聯(lián)系形態(tài)
1 歷史聯(lián)系
1．1 檔案歷史聯(lián)系的記錄
在二元檔案實(shí)踐體系下，檔案是由“文件實(shí)體集合”與“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實(shí)體構(gòu)成的。二者其一以單獨(dú)形式存在時(shí)是不能構(gòu)成檔案的。只有在這兩種物質(zhì)實(shí)體有機(jī)結(jié)合和相互依存的狀態(tài)下，檔案才能形成。“文件實(shí)體集合”是一種看得見(jiàn)、摸得著的物質(zhì)，這是毋庸置疑的。同樣，“檔案歷史聯(lián)系的記錄”也必須轉(zhuǎn)化為物質(zhì)性存在——記錄性文件，同時(shí)與“文件實(shí)體集合”相配合，才能顯示出其存在的意義。
在這兩種物質(zhì)的比較中，對(duì)于檔案工作而言，歷史聯(lián)系的記錄是更為本質(zhì)的物質(zhì)。因?yàn)闄n案物質(zhì)實(shí)體的構(gòu)成成分之一——文件實(shí)體，在其轉(zhuǎn)化為檔案之前就已經(jīng)存在，是文件管理階段的產(chǎn)物。檔案部門是在文件進(jìn)入檔案管理階段后才介入，對(duì)文件實(shí)體進(jìn)行處理。但是這種處理旨在將隱含在文件內(nèi)容之中、客觀存在的文件之間的歷史關(guān)系加以抽象、固化、顯現(xiàn)為歷史聯(lián)系，并創(chuàng)建具有記錄歷史功能的歷史聯(lián)系的記錄。可檔案工作并不涉及對(duì)文件內(nèi)容本身的變更。如果僅靠文件材料就能獨(dú)立、完整地記錄歷史，檔案工作就失去了其存在的意義。我們應(yīng)該明確，文件本身不能記錄歷史聯(lián)系，檔案歷史聯(lián)系的記錄是檔案人員工作物化的結(jié)果，檔案一旦失去了歷史聯(lián)系的記錄，就等于割斷了歷史的鏈條，呈現(xiàn)在我們面前的就只是一堆雜亂無(wú)章的文件材料，人類社會(huì)記憶的延續(xù)將無(wú)從談起。
1．2 文件與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系、文件之間的歷史關(guān)系、檔案的歷史聯(lián)系以及檔案歷史聯(lián)系的記錄四者之間的關(guān)系
同一項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，可以被看作一個(gè)完整的系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系、相互作用的事件組成的具有特定功能和運(yùn)動(dòng)規(guī)律的整體。系統(tǒng)的整體性決定了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)之間必然具有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，那么作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程與內(nèi)容記錄的文件之間也必定承載著與形成它的那項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)一脈相承而又一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。但是單份文件卻不具有系統(tǒng)性，只能記錄和反映孤立的事件和局部的片段，只有在反映該項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)原貌的文件整體中才能顯示其價(jià)值。因?yàn)椋募岸际腔顒?dòng)的產(chǎn)物，它的意義在很大程度上要依它與活動(dòng)過(guò)程的關(guān)系而定。”可見(jiàn)，檔案之所以成為檔案，是由于它載運(yùn)了單份文件不具有的、與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的整體過(guò)程和發(fā)展脈絡(luò)相對(duì)應(yīng)的、自然形成的內(nèi)在聯(lián)系。其實(shí)，檔案歷史聯(lián)系的記錄所承擔(dān)的功能就是將文件按照其內(nèi)在聯(lián)系串聯(lián)成歷史，記錄一個(gè)歷史事件的全過(guò)程。正如懷特所說(shuō)，“檔案的實(shí)質(zhì)在于：它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過(guò)程。”
在檔案實(shí)踐中，文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系的記錄是完全分離開(kāi)的兩個(gè)實(shí)踐體系。“檔案的歷史聯(lián)系”是對(duì)文件之間客觀歷史關(guān)系的反映，文件之間的歷史關(guān)系根源于文件與產(chǎn)生這些文件的社會(huì)實(shí)踐之間的內(nèi)在聯(lián)系。檔案歷史聯(lián)系的記錄是對(duì)檔案歷史聯(lián)系固化的結(jié)果。但檔案學(xué)家不可能進(jìn)入客觀的歷史事實(shí)，因?yàn)闄n案的歷史聯(lián)系是對(duì)文件之間歷史關(guān)系的一種抽象認(rèn)識(shí)和主觀再現(xiàn)，是對(duì)歷史原貌的無(wú)限逼近，而不是絕對(duì)還原。所以，檔案學(xué)家在重構(gòu)歷史信息體系的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)其所構(gòu)建歷史的內(nèi)在邏輯。所謂歷史邏輯就是指檔案的歷史聯(lián)系，由來(lái)源聯(lián)系、事由聯(lián)系和時(shí)間聯(lián)系組成。那么，歷史聯(lián)系的記錄是如何體現(xiàn)歷史邏輯的呢?
2 檔案的形態(tài)
從理論上講，檔案歷史聯(lián)系的記錄是一個(gè)抽象的概念，并非對(duì)應(yīng)單一的物質(zhì)實(shí)體。而在實(shí)踐中，檔案是有多種形態(tài)的，由檔案內(nèi)的文件、案卷、全宗、全宗群構(gòu)成，具有層次性和結(jié)構(gòu)性。可以說(shuō)，這些具體的檔案實(shí)體形態(tài)是檔案歷史聯(lián)系記錄的外在表現(xiàn)形式，與歷史聯(lián)系的結(jié)構(gòu)一一對(duì)應(yīng)。
2．1 案卷層次
案卷是檔案管理中一個(gè)重要的概念，它既是檔案的最小保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一。《簡(jiǎn)明檔案學(xué)詞典》是這樣定義它的：“案卷是把處理一件事情或?qū)儆谝粋�(gè)問(wèn)題、一項(xiàng)活動(dòng)的文件組合在一個(gè)卷夾或卷皮中的有機(jī)文件單元。”可見(jiàn)，卷內(nèi)文件的相互關(guān)聯(lián)性，是案卷概念產(chǎn)生和存在的真正內(nèi)涵和意義。當(dāng)然，這個(gè)定義是對(duì)案卷內(nèi)涵的準(zhǔn)確描述，不過(guò)是站在檔案工作的角度上詮釋它的。果我們側(cè)重于案卷在歷史聯(lián)系中所起的作用對(duì)其進(jìn)行定義，就可以更加洞穿其本質(zhì)。簡(jiǎn)而言之，案卷就是對(duì)同一具體事由的文件按其形成過(guò)程排列而產(chǎn)生的具有密切聯(lián)系的文件組合體。
當(dāng)然，這里的事由指的是一件具體的事，一個(gè)具體的問(wèn)題，一項(xiàng)具體的活動(dòng)，一項(xiàng)具體的工作等。它是一個(gè)具體的概念，囊括的都是單項(xiàng)的事情，具有相對(duì)獨(dú)立性。從記錄歷史的角度分析，事件是構(gòu)成歷史的最基本的元素，不可拆分。從檔案記錄歷史的角度講，檔案的最小元素是案卷。文件轉(zhuǎn)化為案卷必須也只有通過(guò)事由，才能完成對(duì)事件的記錄。因?yàn)椋皇掠杀厝毁x予在該事件發(fā)展過(guò)程中形成的文件以最緊密的聯(lián)系，這種聯(lián)系是自然形成的、客觀的、反映事物本質(zhì)的。那么來(lái)源于同一事由的文件就自然地構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體，具有天然的歷史聯(lián)系，不可分割。在檔案的整理過(guò)程中，只有將同一事由形成的文件排列在一起，再按照事由內(nèi)的發(fā)展過(guò)程組成案卷，才能對(duì)該事件的過(guò)程及內(nèi)容完整地進(jìn)行記錄，反映出文件在形成時(shí)的客觀規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系：才能比較具體地反映該事件的來(lái)龍去脈，最大限度地恢復(fù)歷史原貌。這種“一事一卷”的立卷原則要求文書立卷時(shí)必須完整保存文件實(shí)體，并最大限度地保持同一具體事由過(guò)程下文件的歷史關(guān)系。它可操作性強(qiáng)。沒(méi)有太多的靈活性，克服了以往組卷時(shí)需要考慮文件的六個(gè)特征帶來(lái)的不便，也更符合文件形成的客觀規(guī)律，便于保管和利用。 我們說(shuō)，案卷具有便于保管和利用的功能，這是順理成章的。然而，其更為本質(zhì)的作用在于使檔案之間的歷史聯(lián)系在微觀層次得以保持。正如何嘉蓀教授指出的：“立卷在文件和檔案管理中還有另外一個(gè)極端重要、卻又易于受到忽視的功能——它是使文件之間的有機(jī)聯(lián)系在微觀層次也能得到保持的有效手段(只要我們能夠堅(jiān)持一件事情形成的文件，基本上組織在一個(gè)案卷中)”。因?yàn)橐豁?xiàng)具體的事務(wù)往往需多份文件來(lái)完成，我們只有把同一項(xiàng)具體事物過(guò)程中產(chǎn)生的文件聯(lián)系在一起，才能真實(shí)完整地反映該具體事件的歷史原貌。
誠(chéng)然，近年來(lái)隨著電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案界出現(xiàn)了電子文件是否仍需立卷的學(xué)術(shù)爭(zhēng)論，甚至提出了取消立卷的設(shè)想。有
本文原文人提出：“在電子文件從文書轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，人們無(wú)需費(fèi)心去分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，……”不可否認(rèn)，紙質(zhì)文件時(shí)代的傳統(tǒng)案卷原有的保管功能和一般信息檢索功能，對(duì)于計(jì)算機(jī)而言可謂是駕輕就熟，已被電子文件時(shí)代強(qiáng)大的信息管理功能所替代。但是，由于計(jì)算機(jī)無(wú)法模擬人腦的邏輯思維能力，它無(wú)法自動(dòng)判斷隱含在文件材料字里行間的歷史聯(lián)系。只要檔案記錄和體現(xiàn)歷史聯(lián)系的本質(zhì)屬性沒(méi)有變，無(wú)論其載體形式幾經(jīng)變遷，案卷保持文件形成過(guò)程和文件間歷史聯(lián)系的作用就無(wú)可替代。“取消案卷的概念，使同一件事情的若干份文件相分離，指望用主題詞、文件標(biāo)題或沒(méi)有案卷號(hào)的所謂檔號(hào)(全宗號(hào)、類號(hào)、年號(hào)和件號(hào))等，來(lái)反映、表現(xiàn)文件之間的互有聯(lián)系，是有許多難以想象的困難的。”因此，案卷在電子文件時(shí)代仍然應(yīng)該保留，而且更加重要，因?yàn)殡娮游募奶攸c(diǎn)要求檔案工作者更多地關(guān)注文件背后的形成過(guò)程和歷史聯(lián)系。
2．2 全宗層次
全宗的概念是由法國(guó)第一次提出的。按照法國(guó)尊重全宗的原則，來(lái)源于一個(gè)團(tuán)體，一個(gè)機(jī)關(guān)，一個(gè)家庭或一個(gè)人的所有文件的集合體就稱為全宗。荷蘭檔案學(xué)家繆勒、斐斯和福羅英合著的《檔案整理編目手冊(cè)》中定義全宗為“一個(gè)檔案全宗是下列各種文件的整體，這些文件便是一個(gè)行政單位或它的一個(gè)行政人員所正式受理或產(chǎn)生的，并經(jīng)指定由該單位或該行政人員保管的書寫文件、圖片和印刷品。”在蘇聯(lián)早期檔案學(xué)中，全宗的概念是“在機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)過(guò)程中有機(jī)形成的檔案材料的總和，稱為機(jī)關(guān)或個(gè)人的檔案全宗。”我國(guó)傳統(tǒng)經(jīng)典檔案學(xué)理論將全宗定義為：“全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)體。
通過(guò)對(duì)不同國(guó)家、不同時(shí)期全宗的定義進(jìn)行分析對(duì)比后，我們不難發(fā)現(xiàn)，盡管具體的表述方式和側(cè)重點(diǎn)不盡相同，但所有定義中都存在著一類相似的概念，如團(tuán)體、機(jī)關(guān)、個(gè)人、家庭、行政單位等等。“這些形形色色的具體概念在檔案學(xué)中，被抽象表達(dá)為全宗構(gòu)成者。在檔案實(shí)踐中，全宗構(gòu)成者的具體形式?jīng)Q不僅限于所羅列的這幾種具體形式。”
如果說(shuō)在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時(shí)代還確實(shí)存在著眾多全宗構(gòu)成者的具體形式，只是我們難以一一列舉，那么進(jìn)入電子文件時(shí)代，由于電子文件形成的方式和特點(diǎn)與紙質(zhì)文件有很大區(qū)別，使得傳統(tǒng)的實(shí)體來(lái)源概念受到了挑戰(zhàn)，單一來(lái)源的概念發(fā)生了變化。這就要求我們檔案工作者認(rèn)識(shí)全宗時(shí)不能在全宗構(gòu)成者具體表現(xiàn)形式的取舍間徘徊。而應(yīng)擴(kuò)大視野，將全宗置于其記錄與反映的檔案歷史聯(lián)系的大背景下，對(duì)眾多的表現(xiàn)形式進(jìn)行概括和邏輯加工，抽象出各檔案有機(jī)群體共同的本質(zhì)特征，使用抽象的詞匯來(lái)闡述更為深刻的客觀規(guī)律。筆者認(rèn)為，我們不妨將全宗定義為：同一來(lái)源及其機(jī)構(gòu)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)體。首先，全宗是一個(gè)有機(jī)整體。不容分割。其次，全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的，是歷史的記錄。第三，全宗是同一來(lái)源及其機(jī)構(gòu)形成文件的集合體，這是對(duì)來(lái)源要素的高度概括，對(duì)來(lái)源原則的充分尊重，
檔案作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的產(chǎn)物，在產(chǎn)生和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中會(huì)形成多方面的歷史聯(lián)系，包括來(lái)源聯(lián)系、事由聯(lián)系、時(shí)間聯(lián)系，其中，文件之間的來(lái)源聯(lián)系是首要聯(lián)系，也是最根本的聯(lián)系。只有首先保持檔案的來(lái)源聯(lián)系，將產(chǎn)生于同一來(lái)源及其機(jī)構(gòu)的文件集中到一起，使它們和其他來(lái)源的文件分開(kāi)，才能保持同一來(lái)源形成的文件之間的本質(zhì)有機(jī)聯(lián)系，全面深刻地反映形成者的活動(dòng)原貌。實(shí)踐也證明，檔案館館藏來(lái)源眾多，只有將同一來(lái)源的檔案組成一個(gè)全宗，才能將檔案與其特定形成者一一對(duì)應(yīng)起來(lái)，檔案所記錄和反映的其來(lái)源主體的歷史活動(dòng)全貌才能得以維護(hù)。因此，將案卷組合成全宗的過(guò)程也就是區(qū)分社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的不同來(lái)源主體的過(guò)程。事實(shí)上，全宗無(wú)非是一群產(chǎn)生于同一來(lái)源及其機(jī)構(gòu)的文件，它們最大的特點(diǎn)是相互之間聯(lián)系緊密，而與其他來(lái)源及機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件聯(lián)系較為疏松。不同來(lái)源及其機(jī)構(gòu)的社會(huì)活動(dòng)過(guò)程相對(duì)分離，所以產(chǎn)生的文件可以相互分開(kāi)，各自構(gòu)成全宗。
2．3 全宗群層次
全宗群是具有某種歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。在一定的時(shí)間、地點(diǎn)和條件下進(jìn)行的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，不可能是完全孤立存在的，不同機(jī)構(gòu)、不同事件之間是互有聯(lián)系的。這種聯(lián)系必然會(huì)反映在其形成的檔案之中，使得某些全宗之間具有某種歷史聯(lián)系。這樣就形成了全宗群。全宗群是在全宗理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步解決全宗之間的相互關(guān)系的一種科學(xué)區(qū)分盡管它不是館藏檔案整理的實(shí)體單位，卻是在實(shí)際上起指導(dǎo)和組織館藏的一種思想原則。這要求我們?cè)谡砗凸芾頇n案時(shí)，不僅要維護(hù)全宗的完整性，還應(yīng)維護(hù)全宗之間的歷史聯(lián)系。
歷史聯(lián)系在全宗群層次所表現(xiàn)出來(lái)的是一種最宏觀的聯(lián)系。這種宏觀聯(lián)系同樣表現(xiàn)為三種形式，具體表現(xiàn)就是全宗群里面的來(lái)源全宗、事由全宗和年代全宗。這種宏觀聯(lián)系也就在這種不同的全宗與全宗之間的組合中展現(xiàn)出來(lái)。
具體來(lái)講，記錄同一年代內(nèi)發(fā)生事件的全宗組合體就是年代全宗，例如大事記。年代全宗易于理解，就是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記載同一年代內(nèi)發(fā)生的重大事件，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程以及它們彼此之間的聯(lián)系，提供某些事件的歷史梗概，便于人們研究史實(shí)的演變及其規(guī)律性。
按照不同來(lái)源之間的關(guān)系組織的若干全宗的集合體就是來(lái)源全宗，例如“黨政機(jī)關(guān)全宗群”、“天津市高教系統(tǒng)全宗群”。反映不同事由內(nèi)在聯(lián)系的全宗的群體組成事由全宗，例如“防治非典工作全宗群”。由于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)本身的復(fù)雜性，導(dǎo)致不同來(lái)源以及不同事由之間不可能是完全分離、涇渭分明的，不同機(jī)構(gòu)、職能之間互相滲透、互相交叉、互相影響的現(xiàn)狀也是不言自明的。在這種情況下，孤立的保持各個(gè)全宗內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系是不足以維系檔案在宏觀形態(tài)上的歷史聯(lián)系的，也是不足以記錄社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)在大范圍內(nèi)的歷史面貌的。將不同來(lái)源和不同事由的全宗按其有機(jī)聯(lián)系分別組成全宗群，是檔案館內(nèi)檔案分類的高層次，以許多全宗為基礎(chǔ)，能夠反映全宗之間多維和立體的聯(lián)系。
可見(jiàn)，全宗群并非一個(gè)單一物質(zhì)形態(tài)的概念，是由來(lái)源全宗、事由全宗、年代全宗這三種不同的具體形態(tài)構(gòu)成的，與歷史聯(lián)系中不同表現(xiàn)形式的不同層次一一對(duì)應(yīng)。如果說(shuō)案卷的作用在于使檔案的歷史聯(lián)系在微觀層次得以保持的話，那么全宗群則具有維護(hù)相同類型全宗的不可分散性，保持檔案在更大范圍——宏觀層次的歷史聯(lián)系的作用。
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