企業質量管理體系內部審核的探析經濟論文
隨著我國加入WTO,以及全球經濟一體化的迅猛發展,企業國際化的趨勢成為不可避免。按照國際化的要求,轉換企業管理理念,通過為顧客創造價值的同時,實現企業自身價值的增值,從而達到“雙贏”或“多贏”的局面。積極按照國際標準,構建和認證企業質量管理體系,已成為企業全面提升素質的一種趨勢和潮流。
質量審計,作為內部審計的一項新課題,作為企業質量管理體系一個關鍵性的接口,正日益引起企業,尤其是取得ISO9000系標準注冊資格企業的關注和重視。它對于體系的不斷完善和發展,起著極為重要的作用。為此,筆者就如何搞好質量體系內部審核作一些探析,以期對企業的貫標工作有所幫助。
一、管理層的高度關注
貫徹國際標準(簡稱“貫標”)能否成功,質量管理體系能否持續有效運行,領導的作用極為關鍵。質量管理體系的內部審核,涉及到體系的各職能部門和所有過程,只有企業的管理層從思想上重視,從人、財、物等方面予以大力的支持,內審工作才能順利開展,貫標工作才能有所保證,企業認證注冊后才能繼續努力,實現體系持續有效的改進。因此,管理層要把貫標工作作為一項長期戰略來抓,變傳統企業質量管理“管結果”為“管過程、管因素、管結果”,將貫標工作和企業的實際業務運作有機地結合起來,從而使企業的質量管理從最初的“做”標準,到自覺地“用”標準,進而到“發展”標準的轉變。
二、審核隊伍的精心建設
從某種層面上看,審核隊伍素質的高低將直接左右著審核的效果。因此,企業必須精心地抓審核隊伍的建設,從組織上為貫標得以有效運行提供基礎性保障。首先,聘任合適的審核人員。企業應從各職能部門中選聘具有專業技術知識、富有管理經驗和具有強烈責任感的同志擔當此任。其次,對審核人員進行必要的審核技能和審核技巧的培訓,包括ISO9000系標準的培訓。通過專業機構培訓、審核人員之間的輪換以及適時的交流和研討等手段,使審核人員不僅能熟練掌握標準,正確理解并掌握企業的質量手冊和程序文件,更重要的是要能夠熟練地運用標準,能夠熟練審核并指導質量體系的實施。
三、審核工作的嚴謹務實
內審的目的是通過發現問題來推動和實現質量體系的持續改進,因此,審核工作必須嚴謹務實,必須富有成效。筆者以為,企業質量管理體系的內部審核,不妨從如下方面進行策劃:
1.重視審核準備
包括成立審核組、編制并安排好審核計劃、準備工作文件等內容,其目的是使審核工作更具針對性,更具效率。每年年初,企業應聘任具有合格資質的審核人員組成審核組,委任審核組長。對全年審核工作要進行全面的策劃,對質量體系審核的范圍、活動內容和時間、審核人員的分組以及審核依據等要作出具體安排,該計劃經管理高層批準后應及時分送到體系所涉及的所有職能部門。同時,審核組要根據計劃安排,按照編制要求提前編制檢查表,準備現場審核記錄清單,為審核活動順利開展做好各項準備。
2.開好三個“會議”
主要是指首次會議、審核組會議和末次會議。這三個會議對于審核組與受審部門之間的的溝通和交流,審核信息的及時反饋,以及對審核過程的控制都起著十分重要的作用。因此,審核組對每個會議的側重點、會議要通報的主要事項以及要討論的主要議題,要有清晰的了解,做好充分的準備。
首次會議和末次會議一般由企業領導、審核組全體成員、各相關部門的負責人及有關人員參加。會議應“簡而短”,切中要害。首次會議主要是申明審核目的和范圍,傳達審核計劃,強調審核原則,澄清有關問題,落實相關安排。末次會議主要是答謝受審方給予的支持,通報審核結論,報告不符合項,重申審核原則,重點則是對不符合項提出糾正措施和要求。而審核組會議,是在現場審核結束后審核組召開的內部會議,必須“詳而實”,具體且有內容,其主要議題是對審核結果進行歸納、分析,協調相關問題,審核不符合項報告,評價質量體系運行的有效性和充分性,為末次會議做準備。
3.抓好現場調查
這是整個審核工作關鍵性環節和重要的接口,是整個審核工作最靈魂的部分。現場審核獲取的客觀證據和相關信息,將是評價質量體系運行有效性和充分性的重要依據。在現場審核中,審核人員不僅要有強烈的責任心,嚴格按照標準要求,更需要正確掌握并運用好審核的技巧和策略。現場審核主要圍繞兩方面展開,一是收集客觀證據,二是對客觀證據進行分析。因此,審核必須掌握好切入點,選擇好審核的路徑,運用好審核方法,發揮好專業判斷。
在審核路徑的選擇方面,審核人員可根據檢查表的設計要求,企業自身生產工藝、經營/服務的特點,企業的組織架構等實際情況,合理安排檢查路徑。在審核方法的選用上,一般采取抽樣調查,因此,審核應盡可能抽取其有代表性的樣本,同時更應取得受審部門的密切配合,以便使審核結論客觀公正。現場調查一般包括“聽、看、問、查”四個環節。“聽”主要是聽受審部門有關人員的介紹:“看”主要是查閱受審部門有關資料,其中包括制度、計劃、規范、程序和原始記錄等:“問”主要是在聽取介紹情況時提出問題,問清情況,掌握現狀:“查”主要是為立論有據,將聽、看、問收集到的情況和問題,采取順藤摸瓜的方法,到現場查證核實,一查到底,由點及面了解全貌。在現場調查中,審核人員要面對較為復雜的人和事,會遭遇到各種意外的情況,審核人員要發揮自身所長,充分運用好專業的判斷,尤其是對不符合項的界定,除了深刻理解標準的要求外,還要掌握一些技巧,要貫徹“以事實為依據,以標準為準繩”的判斷理念。
4.撰寫好一個“報告”
審核報告是整個審核工作的外在體現,是在對客觀證據及審核記錄進行認真統計、分析、歸納和評價基礎上形成的審核總結。審核組長對審核報告的編制、準確性和完整性負責。審核報告既要簡明扼要,又要提供足夠的信息,使看報告人能對審核有一個全面的了解。因此,撰寫審核
報告既要掌握足夠的客觀證據和審核發現,又要透過現象看本質,通過局部看全局,要用典型的事實、數據說話,要聚焦組織領導和顧客關心的問題。不符合項糾正和預防措施,既要體現可操作、可控制、可評價,不能就事論事,又要體現預防、系統、發展,貫徹持續改進的思想。審核結論應與末次會議上結論一致。審核報告在報有關管理高層審查同意后,盡快送達受審方。
四、加強內部審核的后續跟蹤
改進是永無止境的。企業的質量管理體系也是一個與時俱進的過程,只有通過不斷的完善和改進,才能推動企業業務運作的規范化,從而提升企業整體質量管理平臺,更好地拓展業務,參與市場競爭。開展質量內部審核的主要目的是發現問題,促使有關職能部門采取糾正和預防措施,以實現質量/服務的改進。因此,審核組對審核報告所揭示的問題,要加強后續的跟蹤,對不符合項糾正和預防措施的實施和驗證,要進行后續的檢查,對檢查中發現的問題,要及時與有關部門匯總分析,提出整改措施,對實施情況再驗證,從而對質量體系的正常運作及時提供監督和指導,為質量體系的實施提供必要的外部保障。
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