企業(yè)會計電算化運用中存在的問題及對策
隨著我國社會經濟的發(fā)展，越來越多的企業(yè)已經認識到會計電算化的重要性，以下是由小編搜集整理的一篇關于會計電算化發(fā)展探討的論文范文，歡迎閱讀了解。
摘 要：在經濟貿易全球化的今天，會計電算化已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率、運用計算機技術代替手工記帳的基本方式。如何發(fā)揮會計電算化的優(yōu)勢，為會計工作提供優(yōu)效、高能的工作質量，是當前我們必須解決的重要課題。本文共分三個部分：第一部分闡明了會計電算化在我國開展的狀況，介紹了什么是會計電算化以及會計電算化和手工會計的區(qū)別和聯系;第二部分提出了會計電算化在發(fā)展過程中存在的各種問題;第三部分針對這些問題介紹改進和加強會計電算化的對策，提出了切實可行的應對措施。
關鍵詞：會計電算化;會計信息系統;財務管理
一、會計電算化的概述
(一)會計電算化的發(fā)展現狀
隨著我國社會經濟的發(fā)展和科技的進步，越來越多的企業(yè) 已經認識到會計電算化的重要性，會計電算化的企業(yè)覆蓋面和升級率在急速擴大。而另一方面，隨著會計電算化的普及，會計電算化軟件在安全、穩(wěn)定前提下，軟件功能也在不斷擴大。可以說，在經濟貿易全球化的今天，會計電算化已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率，運用計算 機技術代替手工記帳的基本方式。會計電算化推動了企業(yè)財會管理手段的現代 化，加強了以財務為中心的企業(yè)管理，促進了企業(yè)管理的各方面工作。
會計電算化制度在國內外都有很廣泛的應用和推廣，我國的大部分企業(yè)也已經實現了這一不發(fā)展。自上世紀90年代以來，我國的會計電算化事業(yè)已經取得了長足的發(fā)展。電算化由簡單的數值計算 發(fā)展到全面數值核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統，同時會計電算化由單用戶操作發(fā)展到網絡環(huán)境。會計電算化雖然在我國已廣泛普及，但發(fā)展不平衡。由于各地區(qū)，各企業(yè)的實際情況有較大的差異，導致了我國會計電算化發(fā)展的不平衡，通常是經濟越發(fā)達的地區(qū)，效益越好的企業(yè)，會計電算化程度越高。
(二)會計電算化的含義
會計電算化是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及代替部分由人腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。具體而言，就是利用財務軟件，運用電子技術的手段對企業(yè)的財務收支，會計要素的增減變動進行核算，對企業(yè)的預算、資金流、物流成本等進行管理的操作系統。會計電算化是會計信息系統，是整個企業(yè)信息系統的核心組成部分，是中樞神經，是企業(yè)決算、管理、生產經營的依據。廣泛意義來講就是指與會計工作電算化有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)與應用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規(guī)劃、會計電算化制度的建設、會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。
會計電算化是一個人機相結合的系統，其基本構成包括會計人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟件資源。
(三)會計電算化與傳統手工會計的聯系
1. 基本會計理論和方法一致。兩個系統都必須遵循基本的會計理論和會計方法，都必須采用復式記賬原理。
2. 兩個系統的基本功能相同。都具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項基本功能。
3. 系統目標一致。兩者都對經濟 業(yè)務進行記錄、核算和監(jiān)督，目標都是為了加強企業(yè)經營管理，為信息需求者提供會計信息，參與企業(yè)經營決策，提高企業(yè) 的經濟效益。
4. 兩者都要遵守會計和財務制度，以及國家的各項財經法規(guī)和法律，嚴格貫徹執(zhí)行會計法規(guī)，誠實做帳，嚴格執(zhí)法。
5. 兩者都要有嚴格的內部控制制度以加強企業(yè)的內部控制。
6.編制會計報表的要求相同。兩個系統都要求編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。
7. 兩者都要按要求保存會計檔案。作為會計信息系統的輸出部分，會計信息檔案必須按要求和年限妥善保存，以便企業(yè)和有關機構查詢。
(四)會計電算化同傳統手工會計的區(qū)別
1.各個系統初始化設置工作不同。傳統手工會計的初始化工作包括建立會計科目，開設總賬，登錄余額等;而會計電算化的初始化設置工作則較為復雜，主要有會計系統的安裝，賬套的設置，權限的設置，會計科目及其代碼的建立，初始余額的輸入，自動轉賬分錄的定義，會計報表名稱、格式、數據來源公式的定義等。
2.會計信息的處理方式不同。在傳統手工會計方式下，從經濟業(yè)務的發(fā)生到填制或取得憑證、登記賬簿、編制財務報告等要由多人共同完成。而在會計電算化下，只要輸入會計憑證，計算機系統即可自動進行記賬、匯總、轉賬、結賬、編表等，使復雜的會計核算變得簡單、迅速。而且計算機運算速度快、計算精度高、提供信息全面，一定程度上提高了會計工作質量。
3.賬簿與科目設置不同。傳統手工會計方式下將賬戶設為總賬和明細賬，明細賬大多僅設到三級賬戶，同時還可以根據管理上的需求設一些輔助賬戶。會計科目設置和使用除外商投資企業(yè)外，一般都是中文科目。而在會計電算化下，有的財務軟件將科目的級數設置到6級以上，除設置中文科目外，還設置與之相對應的科目代碼，只要輸入某一科目代碼即可將中文科目和與之相對應的科目代碼同時顯示出來，操作簡單便捷。
4. 賬簿的格式不同。傳統手工會計方式下賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，現金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在會計電算化條件下，由于受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，所有賬頁都是活頁式，打印后裝訂成冊。
5.核算形式不同。傳統手工會計方式下一般采用記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等。對業(yè)務數據采用分散收集、分散處理、重復登記的操作方法，通過多人、多環(huán)節(jié)進行內部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續(xù)，避免差錯和舞弊。而在會計電算化條件下常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式，對數據進行集中收集、統一處理、數據共享。
二、企業(yè)會計電算化運用中存在的問題
(一)思想意識存在偏差
會計電算化發(fā)展到今天，還有一部分人的思維觀念還是停留在手工記賬的基礎上，還沒有認識到電算化的重要意義。他們認為手工記賬方式容易接受，要比會計電算化數據更可靠：會計電算化只不過是編寫計算機程序，不具有現實意義或者實行會計電算化為時尚早。基于這種觀念，在會計電算化人才培訓方面，計算機硬件、軟件投入上財力支持遠遠不夠。特別是一些中小企業(yè)，管理者不重視電算化會計信息系統的管理功能。因為中小企業(yè)一般資本總量不夠大，生產規(guī)模的擴大以及生產設備和技術的更新都比較困難，企業(yè)無法形成一套規(guī)范的、系統化的、高效的管理。大部分企業(yè)是以利潤最大化作為自己的財務目標，重視利潤，忽略企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展。這主要表現在許多中小企業(yè)的管理人員和會計人員一般使用電算化系統中的總賬、應收應付、固定資產、薪酬管理和報表模塊進行經濟業(yè)務的核算以及賬簿、報表的生產，而不涉及到成本核算、財務報表分析以及資金預測等具有財務管理功能的模塊，電算化管理系統的作用沒有被充分利用。這就相當于只是將傳統的手工記賬轉化為電算化記賬，并未因此提高財務管理能力和效率，忽略了電算化信息系統的真正意義。也正是由于這個原因，使得企業(yè)的管理者產生錯覺，認為電算化管理系統對企業(yè)是沒有多大意義的。
(二)電算化基礎管理工作十分薄弱
會計電算化系統雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統維護人員等的崗位，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。而目前，我國建立手工操作條件下的基礎工作的管理還存在著很多不足，一些中小企業(yè)內部控制也不是十分完善。實現會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。基礎工作薄弱，建立在此基礎上的電算化管理也就會出現一些問題，導致手工與計算機并行時間過長，不但沒有減輕會計人員的工作，反而增加了會計人員的工作量。
缺少具有管理功能的會計軟件功能大同小異，開發(fā)不足使會計電算化軟件品種眾多，但其功能卻大同小異，基本上包括賬務往來、存貨、工資、固定資產、銷售、成本和報表等一些模塊，主要的功能是核算。然而隨著我國市場經濟發(fā)展，每個企事業(yè)單位都要面向市場，需要獨立自主地在預測基礎上進行生產經營決策，在決策執(zhí)行過程中還要加強控制，事后要組織好核算分析，因而需要開發(fā)真正具有管理功能的會計軟件。沒有實現管理會計電算化，并不是完整意義的會計電算化。完整意義的會計電算化應該是財務會計電算化和管理會計電算化的有機結合。管理會計一方面充分利用財務會計記賬、算賬提供的資料;另一方面，它還可以從財務會計基本信息系統之外取得有關信息，根據管理上的要求進行加工計算，借以為管理上提供各種有用的資料。
(三)缺乏復合型財務人員
財務工作需要扎實的專業(yè)知識和豐富的實踐經驗，專業(yè)性很強。會計電算化現今的飛速發(fā)展，對財務人員提出了更高的要求，更大的挑戰(zhàn)，即對計算機知識的掌握。所以既懂會計學又懂電子計算機技術的復合型會計人才是實現會計電算化的關鍵。目前，大多數企事業(yè)單位的會計人員在計算機技能方面的掌握不足，只能機械性的使用財務軟件。會計人員在電算化軟件使用過程中，一方面，一般只是使用一些簡單的核算模塊，發(fā)雜的模塊不會涉及到，軟件的功能運用不完全;另一方面，電算化系統隨著會計要求的提高需要不斷升級和更新改造，在這個過程中涉及到大量數據的輸出、儲存和銜接，一不小心就可能造成會計檔案的流失，而這些工作是一般會計人員無法完成的。此外，在電算化操作過程中出現的種種錯誤，使得會計人員無所適從，應為電算化軟件的糾錯與傳統手工賬務處理的糾錯是不一樣的。對計算機的軟硬件方面的知識不甚了解，一旦計算機出現技術問題，就束手無策，而計算機維護人員又大多數是計算機專業(yè)出身，基本上對財務知識一竅不通，雙方不能很好地配合，這也是制約電算化發(fā)展的原因。
由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業(yè)知識，在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓，但與實際要求水平還有較大的差距。一方面由于計算機培訓教材老化，計算機技術發(fā)展很快，幾年時間，計算速度提高了幾十倍，軟件操作系統也有質的變化。而現在的教材多為幾年前的，所介紹的只是陳舊，實用性不強，經過這樣的培訓并通過考試的人員實際操作能力可想而知;另一方面，會計人員只是不全面，缺乏對會計人員的再培訓和定期考核。電算化會計系統是人機結合的系統，它既需要熟悉計算機操作的財會人員，又需要精通計算機硬件維修、信息系統管理和基本財務知識的系統管理員。但我國這種復合型人才還相當匱乏，培養(yǎng)這一類的人才還需要一定的時間。
(四)內部控制制度薄弱
內部控制以人為核心，在手工會計系統中，對于一項經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化，新會計環(huán)境對內部控制提出了新的要求。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入、又可負責數據的輸出和報送。計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行個性操縱處理，加大了出現錯誤和舞弊的風險。
(五)會計信息系統的安全機制有待加強
財務上的數據，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。由于網絡的開放性特征和本身的資源缺乏，從而使會計信息安全易受到威脅。由于受到計算機應用能力的約束，中小企業(yè)會計人員在會計軟件的運用過程中對會計信息系統的安全性重視不夠，操作過程中也缺乏加密防范的技術，因此在實際工作中出現了許多安全隱患，會計數據容易喪失。此外，我國會計電算化應用、推廣、發(fā)展迅速，但隨著網絡系統更進一步的發(fā)展，會計電算化在信息安全方面有較大隱患，在外部有計算機病毒和網絡黑客的攻擊等。在內部有軟件本身的缺陷，計算機內部控制制度的不完善，為了節(jié)約開支，一些單位財務部門電腦也用作其他辦公，極其容易受到病毒的侵蝕感染，導致系統癱瘓造成會計數據丟失，將導致會計數據的不完整性、會計工作內部控制失效，這些是會計電算化繼續(xù)發(fā)展要解決的問題。
(六)會計電算化下的統一數據接口問題
由于我國目前的財務軟件都是各軟件公司自行開發(fā)的，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數據結構不同，編程風格各異，為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協議，自然也沒有統一的數據接口，在系統與系統之間很難實現數據信息的共享。統一的數據接口，使彼此數據相通、相容，增強管理的統一性和協調性，是會計電算化的必由之路。但是由于目前沒有統一的數據接口標準，造成各自為政，無法系統管理。
即使是同一系統的各子系統之間也還不能做到信息的完全共享，這就使得現有的財務信息單一、滯后而且缺乏前瞻性。同時，會計的每一次重大變革，都直接導致審計的重大變革。會計電算化必然對以會計為基礎的審計在審計線索的獲取、審計內容、審計程序和方法及審計風險等多方面產生重大的影響。國家審計署從審計這個角度非常關注會計軟件數據接口的標準化問題，因為，沒有統一的數據接口標準，在審計會計系統時無法查賬，數據讀不出來，審計現代化就無法進行。
三、改進和加強企業(yè)會計電算化運用的對策
(一)更新觀念，加強對會計電算化的認識
當前，從已實施會計電算化工作的企業(yè)來看主要有以下認識偏差：一是認為會計電算化只是會計核算工具的改變，甚至有的認為會計電算化只是用計算機代替人工，打出的帳比手工記的帳好看一些，看不到其對會計職能、企業(yè)管理方法和管理流程的深刻影響，因此對會計電算化工作一味求簡;二是許多企業(yè)領導對會計電算化存在片面認識，僅把會計電算化認為是企業(yè)現代化管理的標志，當作樹立企業(yè)形象的一種手段，把計算機作為主要因素，把財會人員作為次要因素，只重視機的因素，不重視人的因素，不重視人的培訓;三是部分財務人員錯誤地認為實行會計電算化只是一個形式，較為方便，沒有意識到實現會計電算化的重大意義，在實際操作中對于會計軟件的使用只局限在核算上，對于其他作用、功能不加以使用推行，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。
目前所定義的會計電算化，是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，是以電子計算機為主的現代電子信息技術應用到會計中，用電子計算機代替人工記賬、算報賬，以及部分替代人工完工對信息的分析、預測、決策的過程，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。所以單位領導以及會計人員要加強對會計電算化的認識，轉變觀念，既要重視機的因素，也要重視人的因素，要意識到實現會計電算化不僅是核算工具和核算方法的改進，而且對于會計學科本身也是一次大的革命，這種“革命”可以使會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫出來，將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析上，位科學決策提供可靠的分析數據，從而促進單位經濟業(yè)務的發(fā)展，提高整個會計工作水平。
(二)設計與實施電算化系統的方針
會計電算化在財務工作中是一個長期的過程，而不是財務工作短期目標，它總是在不斷地改進和發(fā)展 ,因此需要詳細制定單位會計電算化發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，在統一規(guī)劃下，分步有序地實施，以免盲目性，保證前后階段工作的協調，從而扎實地擴大應用范圍，最終實現整個企業(yè) 的信息化。
(三)加強復合型人才的培養(yǎng)
培養(yǎng)復合型的會計人才，適應會計電算化工作的要求。會計電算化給會計工作人員提出了新的挑戰(zhàn)，要求會計人員提高業(yè)務素質，充實知識儲備;包括企業(yè)經營管理知識也包括計算機的相關知識。所以，必須大力加強人才培訓的力度，大力推廣會計電算化技術，采用定期培訓或分批進行專業(yè)進修及自我學習的方式，培養(yǎng)會計人員電算化應用能力，使他們成為精通會計業(yè)務、懂軟件管理、會硬件維護維修、熟練掌握計算機數據處理技巧的會計電算化復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創(chuàng)造條件。
開展會計電算化需要一個良好的內部環(huán)境和實施平臺，企業(yè)應根據工作需要，建立健全崗位責任制、操作管理系統、電算化會計檔案管理制度以及計算機軟硬件和數據管理制度，保證電算化工作的順利展開。明確各個工作崗位的職責范圍，完善會計主管、出納、會計內部稽核。在會計人員的聘用上，要舍得以高薪留住人才，用人文關懷去溫暖人才，提高其工作的積極性，充分利用他們的聰明才智為企業(yè)帶來經濟利益。同時，注意幫助會計人員更新認識，掌握新的工作方法，加強網絡技術、決策支持、管理信息系統等新技術的學習，同時更應注意培養(yǎng)“會計、計算機、管理”型的復合型人才，加強會計人員對會計信息系統各個功能模塊的掌握與應用。將人才的培養(yǎng)與會計信息系統的利用相結合，最大限度的發(fā)揮會計信息系統管理的功能，有效提高企業(yè)的管理水平和管理效率。
(四)建立健全會計電算化內部控制制度
針對會計電算化“電算”的特點，企業(yè)必須建立健全一套不同與傳統手工會計的內部控制制度。在提高會計人員對會計電算化內部控制制度重要性認識的基礎上，按照不兼容權限分離原則和相互制約原則，進行合理授權分工，明確電算主管、軟件錄入人員、審核員、電算維護員、檔案管理員等崗位的職責，保證經濟業(yè)務處理過程中各崗位間的相互制約和監(jiān)督。另一方面制定必要的上機操作規(guī)定，各崗位人員只能各司其職依照自身操作權限工作，不得超權操作。同時建立操作日志制度，詳細記錄每天的工作步驟及經辦人，方便追查責任，減少發(fā)生錯誤或舞弊行為的概率。
建立起一整套內部控制制度，以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非常快，如果輸入的數據不準確，處理結果就會出現差錯，影響整個系統的正常運行。因此，系統應該對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。數據輸入控制要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查;同時應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗，如平衡校驗、二次輸入校驗等。另外為了防止數據在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故，企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。在電算化會計系統正式運行過程中，如果發(fā)現會計軟件存在漏洞，需要及時對其進行修改，整個修改過程必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因應形成書面報告，電算化會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。
(五)加強會計信息系統的安全性、保密性
會計電算化工作中，數據的安全性與保密性是內部控制制度的重中之重。企業(yè)要加強財務軟件管理，保證軟件的安全可靠，降低網絡化風險。加強相關人員的網絡風險防范能力，及時進行會計信息系統的更新和維護，可以通過數據加密、身份識別、訪問控制等系統，防范黑客入侵，非法篡改數據。采用網絡防火墻技術，及時更新防病毒軟件，定期檢測并清除計算機病毒，增強軟件自動跟蹤能力。如果企業(yè)經濟情況允許，可以開發(fā)符合本企業(yè)特點的軟件保護系統。同時由于計算機系統的正常運轉主要依靠硬件設備，因此必須保證硬件設備的質量，定期檢查維護，重要的硬件設備可采用雙系統備份，硬件設備的供電系統要保持獨立、持續(xù)不斷的工作。
首先，應加強數據處理的控制，建立健全企業(yè)內部控制。從軟件開發(fā)和維護控制、硬件管理和維護控制、組織機構和人員的管理和控制、系統操作的管理和控制、文檔資料的管理和控制、計算機病毒的預防和消除等各個方面簡歷一整套制度，并保證制度能落到實處。其次，財務人員應加強對相關法規(guī)的學習，提高自身的防范意識，做好數據的保密工作，不隨意泄露系統軟件的口令密碼，進入系統時除加一些用戶口令外，增加指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段。最后，在國家制定并實施計算機安全法律和全社會加強對計算機安全宏觀控制的同時，企業(yè)應增強網絡安全防范能力，積極采用防火墻技術、信息加密存儲通訊、身份識別、授權等安全措施。
(六)建立統一的財務軟件系統
向會計決策支持系統和會計專家系統方向發(fā)展加快財務軟件由“核算型”向“管理型”的轉化。管理型的會計軟件除了具有完善的會計業(yè)務核算功能外，還應大力加強會計數據分析預測，輔助計劃的制定和控制，支持高、中、低各管理層次的管理決策。管理型會計軟件不但可以實現或輔助實現財務會計和管理會計中的主要功能，而且可以使它們和企業(yè)的日常管理工作有機地結合在一起。解決此問題的關鍵在于盡快開發(fā)出以管理為導向的會計軟件并推廣使用，有關部門應結合企業(yè)的管理特點，制定全國統一的、具體的管理規(guī)定和標準。有了可操作的管理規(guī)定和考核指標體系，會計電算化從核算型向管理型轉化才能有據可依，企業(yè)的管理才能走上規(guī)范化的軌道。
會計電算化的發(fā)展方向是會計決策支持系統和會計專家系統。會計決策是指根據會計資料，使用會計模型，運用會計分析方法對未來的生產、經營活動的各種備選方案進行優(yōu)選，從而達到事前決策的目的。會計專家系統是指能模仿專家，并發(fā)揮同樣作用的計算機會計信息系統。加強會計軟件本身界面的友好性、易用性。讓掌握計算機知識并不多的用戶，在最短的時間內上手，這就需要軟件開發(fā)人員能夠設身處地為使用會計軟件的從業(yè)人員考慮，使開發(fā)出來的會計軟件易懂易用。
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