檔案排列存放方法

時間：2024-07-21 00:35:10 偲穎檔案

檔案排列存放方法

　　檔案，漢語詞語，意為人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。下面是小編為大家收集的檔案排列存放方法，希望能夠幫助到大家。

　　方法：

　　(一)檔案裝具的排放要求

　　1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應適當分類，盡可能做到整齊劃一。

　　2.避光通風。有窗庫房，檔案裝具排列應與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應注意不能有礙通風。

　　3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1米至1.2米，一般過道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應緊靠墻壁。

　　為了便于對庫房內檔案的管理和迅速存取，所有裝具應按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號)，其號碼一律采用阿拉伯數字。編號原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號(如果沒有欄，則自上而下編格號)。

　　(二)檔案排列方法

　　檔案一般是按全宗進行系統排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統管理和全宗的信息控制較為有利。

　　對于特殊載體的檔案，可根據檔案制成材料的不同，將紙質檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內，通常按全宗排架，即一個全宗內的檔案集中在一起存放、排列。但應在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應有的聯系。

　　(三)檔案存放方式

　　存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

　　1.豎放保管

　　豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優點是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊)、盒裝檔案和照片檔案，一般應采用豎放方式。

　　2.平放保管

　　平放雖然取放不太方便，但對保護檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經過曬圖機的高溫影響，其機械強度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復制藍圖時準確、清晰，應采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴禁折疊，因為折疊會使底圖出現折痕，影響其壽命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進特制的紙質、金屬筒內或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

　　4.折疊保管

　　折疊保管就是將一些紙質較好、機械強度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標準折疊(裝訂或不裝訂)，放進卷盒、夾內或柜中。例如藍圖，藍圖一般采用優質紙張，機械強度較好，可以折疊保管。藍圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標準，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風琴式。折疊后的圖標標題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關系，每個卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時要加進一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規格一致。如果案卷不裝訂，折疊時不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進卷盒或夾內。

　　相關資料：

　　首先知道為什么要存放檔案？

　　有人可能好奇，為什么要大費周章地把檔案存放到街道或者留學生服務中心呢？不能放在自己手里嗎？還有人還會好奇，檔案是什么鬼，為什么我之前都沒有聽說過它？

　　實際上，我們每個人都有檔案，里面包括高中成績單、入團申請書、綜合素質評價表等材料，而這份資料以前都保存在學校手中。如果你選擇了在國內讀大學，高中會自動把檔案轉到你所就讀的大學。但是對于我們出國黨來說，國家不允許個人長時間保存檔案，所以就要把檔案放到一個特定的地方。

　　這里特地提醒一下，如果不存放好檔案是可能有嚴重的后果的哦！如果你選擇回國工作卻沒有存好檔案的話，當你回國后就會發現自己一不小心做了好幾年無業游民，這就有些解釋不清。而且，檔案存放不當也會造成將來學位認證受阻，甚至會讓你的檔案變成“死檔”，無法調轉。

　　把檔案存放到哪里？

　　說了這么多，都是想讓大家盡快重視起檔案的事情來~那么我們應該把檔案存放到哪里呢？

　　一般來說有兩個選擇——戶口所在街道和留學人員服務中心（簡稱“留服”）。網上的攻略大多都是建議把檔案送到留服的，但是留服門口放著一個大大的標牌，表示檔案存在街道和留服是沒有區別的。

　　然而實際上這兩種選擇還是有一些差異的……如果把檔案存在街道，就可以按失業人員購買一年660元的醫療保險；檔案存放在留服則會失去國內的醫保。當然，這個醫保有多大作用還得另說，我們還會有美國那邊大學推薦的保險，所以這一點小小的差別也可以忽略不計。

　　要怎么存放檔案？

　　官方規定：

　　自今年起，教育部留學中心不接收直接從學校開出的學生檔案（無論戶籍是否在北京），只能從戶籍所在地的“人力資源公共服務中心”（俗稱“人才”）調取（外地戶籍，不論是否九類人，都必須回原籍辦理。外地的辦理流程，以當地的要求為準，但請切記：留學服務中心開出的調檔函的抬頭，必須是您確認好的戶籍所當地的檔案管理機構名稱）

　　檔案存放流程是什么？

　　1、從學校取檔案

　　去你所在高中的教務處說明情況，老師會給你一個密封好的檔案和三張《教育部門向勞動部門移交學生檔案材料花名冊》（簡稱“三聯單”）

　　2、把檔案移交“人才”

　　持本人身份證和戶口本的原件、復印件、密封檔案、三聯單，到戶籍地“人才”辦理存檔手續。“人才”會收走檔案，給三聯單蓋章，并收走其中的兩張，最后一張自己保存。之后，“人才”還會發一張通知單，上面寫著兩個時間，第一個時間是去街道填表的，第二個是去提取檔案的。

　　“人才”的地址大家可以用百度地圖搜索，關鍵詞為所在區+“人才服務中心”。例如：

　　北京市海淀區人才服務中心

　　地址：北京市海淀區四季青橋北（中關村人才發展中心2樓）

　　電話：

　　3、去街道填表

　　由于“人才”給的通知單上把填表寫作了“職業培訓”，曾一度懶得去參加…幸虧最后我（遲到了一個小時之后）趕到了街道，發現這個步驟是必不可少的。

　　街道會給你好幾張表格并教你填寫，填好的表格需要自己保存好，來提檔的時候帶上。