檔案數字化實施方法

時間：2022-07-24 07:32:46 檔案

檔案數字化實施方法

　　檔案數字化不單是把紙質檔案轉化為數字檔案，還需要制定相關的管理規范，以及制作流程來進行實施與管理。下面yjbys小編跟大家分享一下檔案數字化的實施方法!

　　1、數字化實施過程的管理工作

　　由辦公室集中統一領導、管理并實施。

　　統一管理可以統一標準，保證質量，協調進度，并可提高效率，降低成本。

　　2、盡量收集電子文檔

　　目前，文檔信息的處理大都已實現計算機化，所以，及時和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數字化的成本，提高檔案資料數字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。

　　3、數字化過程的流程管理

　　隨著數字化技術的改善，以及數字化實施管理經驗的積累，紹林科技已將數字化處理過程開發成規范化的數字化流程管理計算機程序，使實體檔案資料的數字化工作依程序規范、有序的進行，并且，能像飛機上的黑匣子一樣詳細、具體且無聲無息的記錄整個數字化處理過程，以方便管理、統計與責任劃分。

　　4、掃描文件通過OCR識別，以方便利用和搜索

　　3Hmis內嵌有文件掃描模塊，亦容許采用第三方掃描軟件，容許采用任何第三方OCR軟件。

　　如果OCR結果僅用于全文搜索，一般可不必校對，但要作為正式文檔管理，則需經過校對程序。

　　5、已有實體檔案的數字化處理流程

　　實體檔案資料的數字化工作流程，一般包含以下內容：

　　1)確定檔案資料分類管理架構并依管理職責授權

　　2)取卷

　　3)檔案資料定義(檔案資料著錄)

　　4)拆卷

　　5)錄入卷內文件信息

　　6)掃描、OCR與上傳

　　7)校對

　　8)封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜

　　9)審核確認

　　等。

　　6、待歸檔文件的收集與數字化處理流程

　　對于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：

　　1)歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔

　　2)分類

　　3)檔案定義(檔案著錄)

　　4)錄入卷內文件信息

　　5)掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質原文件

　　6)校對

　　7)封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜

　　8)審核確認

　　等。

　　7、檔案數字化處理的發展建議

　　3Hmis已具備全面、完整且非常專業的檔案資料管理功能，未來的數字化重點應放在數字化歸檔材料的收集上，比如說，從OA系統或其它專業系統收集數字化歸檔材料等，3Hmis提供了二次開發接口，通過二次開發，可按需要，實時、自動的將其他系統中的待歸檔材料轉入檔案資料數據庫中，以方便歸檔、管理與利用。

　　檔案資料數字化后，對于數字化文件進行校正并加蓋歸檔專用的電子印章，固化數字化文件，應該是一種非常好的檔案資料數字化安全管理措施，建議條件成熟時采用。

　　另外，條形碼與電子標簽的應用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時采用。

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