大學生畢業怎樣管理個人檔案

時間：2020-10-21 15:09:31 檔案

大學生畢業怎樣管理個人檔案

　　大學生畢業應該怎樣管理個人檔案?私自拆封檔案、長期個人保存檔案、把檔案遺失、自己因故將檔案變死檔怎么辦呢?

大學生畢業怎樣管理個人檔案

　　遇到這些問題該怎么辦?

　　1、私自拆封檔案

　　案例

　　“我就是對檔案好奇，所以拆開看了看。”從西安一所大學畢業后，常嬌沒有及時把檔案存放在人才市場，也沒有嚴加保管，卻私自拆了封。

　　“我同學告訴我這是違法的，而且檔案瞬間就失效了，變死檔了。”常嬌說，為了讓檔案看起來像沒動過一樣，她用了多種辦法恢復原樣，但只能是“越涂越黑”，騎縫章怎么也不吻合。

　　常嬌也曾打電話咨詢人才市場，檔案開封了怎么辦?對方的答復是，只接受沒有開封過的檔案。她擔心，這樣的檔案會給她就業帶來障礙，怎么才能“激活”?

　　對策

　　聯系畢業院校重新審核封簽

　　太原人才市場人事代理部部長郝并壽提醒，按照國家、省、市人事檔案管理的相關規定，任何人不得私自保管他人或本人檔案，也不能私自拆閱。即便是自己的檔案，自己也不能拆封查看。因為一旦拆封，就可能意味著，檔案內材料被隨意更改。一旦被隨意更改，檔案的真實性便存疑了。

　　對于私自拆封的檔案，郝并壽表示，根據國家規定，人才市場不予接受。應當及時聯系原畢業院校審查檔案，確認未經涂改變更后，重新封簽加蓋騎縫章，方為有效。

　　2.檔案“攥”在手里6年

　　案例

　　“我的檔案一直在我自己手里拿著。”省城一家房產銷售公司銷售經理張文虎表示，6年前，他大專畢業后，沒有將檔案存放在人才市場，而是選擇了自己保管。“國家最近才取消了檔案管理費，之前一直是收費的。”他說，剛畢業時，在太原要租房子，本著節省的原則，就沒有存放檔案。

　　張文虎工作后，也想過就把檔案存放在人才市場。“但是，我工作過的公司，都不看，也不問檔案。”他說，他先是去一家乳品公司當會計，后來在超市干過，之后到房產銷售公司工作。公司領導都只是問問什么學歷，有沒有工作經驗等。“慢慢地，我也就不管檔案這回事了。”

　　最近，張文虎咨詢出國事項時，被問及檔案。“我說我有檔案，一直在自己手里，對方說我的檔案沒用，已經成死檔了。”

　　對策

　　盡快辦理改派手續

　　針對自己長期保管檔案造成的檔案變死檔問題，郝并壽提醒，個人應盡快到教育部門下屬的大中專畢業生就業指導中心咨詢，通過辦理改派手續，將檔案存放在當地人社部門下屬的人才交流中心(人才市場)來激活。辦理改派手續時，在私企工作的，應當提供本人在私企工作的勞動合同，并在一式三份就業協議蓋上單位章，再到人才市場蓋章，最后到大中專畢業生就業指導中心蓋章。辦完這些手續后，將檔案存放人才市場。

　　機關事業單位國有企業的工作人員，檔案由單位保管。若本人在這些單位工作的，一般不會出現個人長期持有檔案的問題，因為一旦正式到單位上班，單位辦理入職時，就會要求個人協助辦理轉移檔案手續。

　　3.搬家時把檔案弄丟了

　　案例

　　“我一開始在南內環街住，后來搬到后北屯，再后來搬到和平北路。”大學畢業不到兩年，劉靜宇已經搬了好幾次家，“搬來搬去，把檔案丟了。”

　　最初，為了節約開支，結伴找工作，劉靜宇和3個同學一起租房子住。后來，同學陸續開始談戀愛，一起租住多有不便。因此，他一度主動搬出，另尋住處。再后來，他為了工作方便，再次搬家。“一開始行李非常簡單，就一個箱子;后來搬家，東西一次比一次多。”他說，他請同學幫忙搬家時，不得已扔了一些不常用的東西，檔案正好夾在其中。

　　現在，劉靜宇好不容易有機會到一家國有企業上班。該國企人力資源部要求他配合辦理檔案手續，但他的檔案沒了。“沒了檔案，和死檔一樣，沒有辦法辦手續，這可怎么辦?”

　　對策

　　尋找原始檔案重新建檔

　　針對檔案遺失造成的死檔、無檔問題，郝并壽提醒，首先應當聯系家人、同學、舍友等人員，盡一切可能找回檔案。因為人事檔案最為注重的就是它的原始性。比如，國家規定，辦理職工退休手續時，居民身份證與職工檔案所顯示的出生年月不一致，以本人檔案最先記載的出生時間為準。再比如，在證明某一事項時，檔案記錄的證明效力要高于現單位出具的證明效力。

　　經過努力后，仍未找到檔案，就只能通過畢業院校、所在黨組織等單位，查詢補辦有關檔案材料，比如，入學登記表、大學成績單，黨團組織關系等，形成檔案。補辦檔案前，最好和檔案存放地(人才市場或者機關事業單位國有企業人事部門)咨詢清楚，補辦檔案后，還要經檔案存放地審核有效后，才算最終完成。

　　小資料

　　“打開”檔案

　　高考試卷、學習成績表都在

　　個人檔案是記錄一個人的`主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起憑證、依據和參考作用。個人檔案里都有什么材料?郝并壽表示，一般有高校畢業生登記表、學習成績表、在校獎罰材料、入團入黨志愿書、體檢表、畢業生報到證(存檔聯)、高考試卷等。

　　郝并壽介紹，目前，在現實生活中，大學畢業生的個人檔案仍然有多個方面的作用：可以建立人事關系，進行連續工齡計算;辦理工作調動時還需要個人檔案;專業技術職稱晉升要檔案記錄作依據;報考公務員政審、出國政審，公證時要查閱個人檔案;考研時需要檔案等。檔案一旦變死檔，將會在以上諸多方面造成不便，且補救起來時間長、程序繁瑣。

　　管理檔案

　　個人進步的同時要給檔案“升級”

　　還需要注意的是，檔案存放在人才市場后，個人不斷進步的同時，也要給檔案“升級”。也就是說，工作后，一定要持自己的進步證明，及時到人才市場更新檔案。這些材料包括工作后取得的履歷、考核鑒定、培訓證書、資格證書等材料，或者招錄、聘用、競爭上崗、調動等工作中形成的材料等。

　　另外，盡管目前繳納社會保險暫時與檔案托管沒有必然聯系，但是，如上所述，檔案在退休時將作為核算工齡的重要依據，

【大學生畢業怎樣管理個人檔案】相關文章：

大學生畢業如何管理個人檔案07-21

畢業生個人檔案管理「必知」07-21

高校畢業在即不要忽視個人檔案管理07-21