《會計檔案管理辦法》全文

《會計檔案管理辦法》全文

　　財政部關于印發《會計檔案管理辦法》的通知

　　財會字[1998]32號

　　1998.8.21

　　各省、自治區直轄市、計劃單列市財政廳(局)、檔案局，新疆建設兵團，國務院各部委、各直屬機構，國務院機關事務管理局，中共中央直屬機關事務管理局：

　　財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》自1984年實施以來，對加強單位會計檔案管理、促進會計上作為單位經濟和國家經濟建設服務等方面發揮了積極的作用。

　　隨著我國社會主義市場經濟的發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題不斷出現，原會計檔案管理規定己不適應經濟發展和會計改革的要求。

　　為此，財政部和國家檔案局在總結《會計檔案管理辦法》實施情況和充分調查研究的基礎上，依據《會計法》和《檔案法》的有關規定，對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，現予印發，自1999年1月1日起施行。

　　1984年6月l日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》自新辦法實施之日起同時廢止。請布置所屬單位貫徹實施。

　　會計檔案管理辦法

　　第一條 為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，更好地為發展社會主義市場經濟服務，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。

　　第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

　　第三條 各級人民政府的財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　第五條 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　具體包括：

　　(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　　(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　第六條 各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

　　第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第九條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

　　各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條、規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

　　(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。

　　卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案了銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

　　具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條、件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　第十三條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管，法律、行政法規另有規定的，從其規定。

　　第十四條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案;單位分立后原單位解散的，共會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

　　單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱，復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　第十六條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　第十七條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交按手續。

　　移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號，冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時，交接雙人應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后、交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。

　　第十八條 我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

　　第十九條 預算、計劃，制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

　　第二十條 各省、自治區，直轄市人民政府的財政部門、檔案管理部門，國務院各業務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本辦法的規定，結合本地區、本部門的具體情況，制定實施辦法，報財政部和國家檔案局備案。

　　第二十一條 本辦法由財政部負責解釋，自1999年1月1日起執行。

　　1984年6月1日財政部、國家檔案局發布的《會計檔發管理辦法》自本辦法執行之日起廢止。

　　附一：企業和其他組織會計檔案保管期限表

　　附二：財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表

　　企業和其他組織會計檔案保管期限表

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　　財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計

　　檔案保管期限表

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　　注：稅務機關的稅務經費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規定辦理。

　　甘肅省《會計檔案管理辦法》實施細則

　　甘肅省財政廳、甘肅省檔案局印發

　　甘財辦〔2003〕11號

　　第一條 為了全面加強我省會計檔案標準化、規范化、制度化管理工作，更好地發揮會計檔案在社會主義市場經濟建設中的重要作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎工作規范》、《會計檔案管理辦法》的規定，結合我省實際情況，制定本實施細則。

　　第二條 我省各級黨政機關、社會團體、企業事業單位和其它組織以及按規定應建賬的個體工商戶(以下簡稱“各單位”)，依照本實施細則管理會計檔案。

　　中央駐甘單位可執行本專業系統的會計檔案管理辦法(以正式文件為準)，若本專業系統無統一的會計檔案管理辦法，則執行本實施細則。

　　第三條 省財政部門和省檔案行政管理部門共同負責包括中央駐甘單位在內的全省會計檔案工作的指導、監督和檢查;市(州、地)、縣(市、區)財政部門和檔案行政管理部門共同負責本市(州、地)、縣(市、區)所屬各單位會計檔案工作的指導、監督和檢查;省直各專業主管部門的會計機構和檔案機構共同負責本專業系統直屬單位會計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　第四條 會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料以及與之相關的“其它類”材料，如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，它是記錄和反映本單位經濟業務活動的重要史料和憑據。預算、財務計劃、財務工作總結、財務工作制度等文件材料不屬于會計檔案范圍，應歸入文書檔案整理保管。

　　第五條 各單位要把會計檔案管理納入本單位的會計工作和檔案工作一并安排，要把會計檔案作為本單位檔案的重要組成部分，統一進行管理，切實做到領導、人員、制度、柜架、庫房五落實。

　　第六條 會計人員負責會計檔案的積累、整理、編目和移交等工作(出納人員不得整理保管會計檔案);檔案人員負責會計檔案的接收、保管和查閱服務工作，并負責會同會計人員對到期會計檔案進行鑒定與銷毀。

　　第七條 各單位應建立健全下列會計檔案工作制度;會計檔案管理人員崗位責任制;會計檔案立卷歸檔制度;會計檔案安全保管制度：會計檔案查閱利用制度;會計檔案鑒定銷毀制度。

　　第八條 各單位每年形成的會計檔案，由會計機構指定專人按照以下要求進行整理：

　　(一)會計憑證

　　l、每月10日前，完成上月會計憑證的整理裝訂任務。

　　2、裝訂之前，應先按照《會計基礎工作規范》第三章第二節的規定認真做好各項基礎工作。如有缺漏，應責成有關責任人按規定補齊。

　　3、原始憑證粘貼、折疊的長度、寬度，應與會計憑證封面相同，每本憑證裝訂角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超過2.5厘米。

　　4、會計憑證整理好后，統一按記賬憑證編號順序逐月(月內以記賬憑證編號順序確定會計憑證排列順序)逐年排列并編寫案卷順序號。如果會計憑證冊數比較多，可以每5年編寫一個案卷順序號;如果會計憑證冊數比較少，可以每10年編寫一個案卷順序號。

　　5、每年的會計憑證整理排列編號完畢后，統一編制案卷目錄一式三套。

　　6、所有會計憑證編好案卷目錄后，即可裝入憑證盒入柜保管。每盒裝幾本按憑證簿厚確定，裝滿為止，但不能跨月跨年裝盒。

　　7、整理好的會計憑證須達到項目填寫齊全、簽章手續完備、裝訂整齊美觀、排列編號準確、查閱利用方便的要求。

　　(二)會計賬簿

　　1、一本賬為一個整理、保管單位。即為一卷，但各種賬簿厚度一般不超過2厘米。

　　2、每本賬簿在立卷歸檔時都要從“1”開始，統一用鉛筆編寫頁碼。正面有數據記載的頁碼編寫在右上角，背面有數據記載的頁碼編寫在左上角。活頁賬整理時統一將正反面都是空白的賬頁抽出;現金日記賬和銀行存款賬必須保持原貌，不得拆散，不得抽撕空白頁，如原已印好頁碼則無須再編。

　　3、凡賬簿都要在封面之后賬頁之前放置“賬簿啟用表”，并認真填寫各個項目。如無賬簿啟用表，整理時務必補上。

　　4、每年的賬簿統一按照現金賬、銀行存款賬、總賬、明細賬、日記賬、輔助賬的順序進行排列，且從“l”開始，逐年連續編寫案卷順序號。

　　5、案卷號編好后，逐卷(本)編制案卷目錄一式三套。

　　6、凡整理好的賬簿，要按照排列編號順序統一裝入卷盒內。

　　每盒裝幾本，以賬簿薄厚確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿不能混裝在同一盒內。

　　7、整理好的會計賬簿須達到結構完整、項目齊全、頁碼準確、平整美觀、查閱方便的要求。

　　(三)財務報告

　　l、各單位每年的財務報告統一分為下列兩部分分別進行整理：①年度財務報告(決算，包括文字分析);②月、季度財務報告(包括文字分析)。

　　2、日報、旬報、半月報可不立卷歸檔，由財務部門視具體情況保存使用并進行處理。

　　3、各單位的年度財務報告視頁數多少，一年立一卷或若干卷，不得與月、季度報表混合整理;月、季度財務報告視份數、頁數多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷;每卷厚度一般不超過2厘米。

　　4、一個卷內有若干份報表時，按時間順序進行排列，其中紙張太小的應按照A4標準進行背貼。

　　5、凡財務報告卷編寫頁碼，正面有字的編在右上角，背面有字的編在左上角。每卷均從“1”編起，一卷一個順序號。

　　6、年度財務報告統一按年度順序單獨排列并編寫案卷順序號;各年度的月、季度財務報告統一按時間順序另行排列并編寫案卷順序號，逐年接續;年度財務報告與月、季度財務報告整理好之后，應分別裝進按規定制作的卷盒內，不同年度的不能混裝。

　　7、案卷順序號編好后，逐卷編制案卷目錄一式三套。

　　8、整理好的財務報告，應達到目錄備考齊全、頁碼編寫無誤、裝訂整齊美觀、封面填寫正確的要求。

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　　第九條 各單位整理會計檔案，統一使用由省財政廳、省檔案局監制的會計憑證、會計賬簿、財務報告的封面、備考表、卷盒、憑證包角紙和會計檔案案卷目錄表格，并按規范填寫所設置的各個項目。

　　第十條 各單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可由會計機構再保管一年，并在期滿次年的三月底之前移交本單位檔案機構統一保管。因財務工作需要也可適當延長移交時間，但最長不超過三年，具體由各單位確定。移交時經檔案機構檢查不符合整理編目規定的，由會計機構負責重新整理。接收之后一般不再拆封，確需拆封的檔案，由檔案機構(人員)與會計機構(人員)共同進行，以分清責任。

　　第十一條 各單位要認真貫徹《檔案法》關于集中統一管理檔案的基本原則。會計機構不得以某種理由拒絕按規定向本單位檔案機構移交會計檔案，更不允許會計人員個人自行封存所經手的會計檔案。檔案機構不得以某種理由拒絕按規定接收會計檔案。

　　第十二條 各單位檔案管理人員應嚴格保守本單位會計檔案秘密，并嚴格按照規定向有關人員提供查閱、復制服務。嚴禁查閱人員在會計檔案上涂畫、拆封或抽換、撕扯會計檔案。違者按《會計法》、《檔案法》規定嚴肅處理。

　　第十三條 會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起，分為永久和定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年和25年五種。以上所定會計檔案保管期限為各相應會計檔案應保管的最低期限，在整理會計檔案時應逐本逐卷具體標明。各類會計檔案的保管期限按照財政部、國家檔案局1998年8月發布的《會計檔案管理辦法》執行。

　　第十四條 保管期限已滿的會計檔案如仍需查閱利用，各單位可根據實際需要適當延長保管時間。如需銷毀，按以下程序進行：

　　(一)由本單位分管檔案工作的領導負責，并由檔案機構、會計機構派員共同組成鑒定小組。

　　(二)對已滿或超過保管期限且打算銷毀的會計檔案逐卷進行鑒定。

　　(三)抽出正在建設期間的基建項目會計檔案和與未結清債務有關的原始憑證及會計賬簿繼續保管。

　　(四)對已無繼續保存價值并確定銷毀的會計檔案，分門別類逐卷編制銷毀清冊，列明卷號、名稱、形成年月、應保管期限、已保管期限和銷毀原因，并書面提出綜合性的銷毀意見。

　　(五)將銷毀意見和銷毀清冊提交本單位領導研究審查，同意后由單位負責人簽署意見。

　　(六)各單位銷毀會計檔案由本單位檔案機構、會計機構共同派員監銷，其中黨政機關、人民團體同時要有同級財政部門、審計部門派員參加監銷，財政部門同時要有同級審計部門派員參加監銷。

　　(七)監銷人員在銷毀前要依據批準的銷毀清冊對即將銷毀的會計檔案進行認真清點，銷毀后要在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告本單位領導。

　　第十五條 采用電子計算機進行會計核算的單位，既要保存電子會計檔案，又要保存紙質會計檔案，以免電子會計檔案信息丟失后造成無法彌補的損失。

　　第十六條 單位發生變化，其會計檔案的歸屬與查閱、復制根據不同情況按如下辦法處置：

　　(一)單位因撤銷、解散、破產等原因而終止的，終止前形成的會計檔案，由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管，也可移交有關檔案館代管。

　　(二)單位因某種原因分立，如原單位存續的，其會計檔案由原單位統一保管;如原單位解散的，其會計檔案通過各方協商交由其中一方代管或移交有關檔案館代管;如分立時有未結清的會計事項，其所涉及的會計憑證、會計賬簿須抽出交由業務相關方保存。

　　(三)一個單位的部分業務移交給另一個單位辦理，所涉及的會計檔案由原單位保存，但對有關未結清的會計事項所涉及的原始憑證，要單獨抽出由業務承接單位保存到會計事項結清為止。

　　(四)幾個單位合并為一個單位，原各單位解散或一方存續其他方解散的，原來各單位的會計檔案由合并后的單位統一保管。如原各單位仍存續的，其會計檔案則仍由原各單位保管。

　　(五)會計檔案的保管單位發生變化后，原各有關單位均可按規定查閱、復制與其有關的會計檔案，新保管會計檔案的單位應按規定給予查閱。

　　第十七條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，在工程決算出來之后移交給建設項目的接收單位。

　　第十八條 凡會計檔案的保管單位發生變化時，由原單位負責按規定整理好之后方可移交。

　　第十九條 單位內部的會計機構與檔案機構之間或單位與單位之間交接會計檔案，按照以下程序進行：

　　(一)由移交方分門別類逐卷(冊)編制會計檔案案卷目錄一式三套，其中兩套作為會計檔案移交清冊，一套交接收方作為日常查閱會計檔案使用。

　　(二)交接雙方按照會計檔案移交清冊所列內容逐項進行清點。

　　(三)交接會計檔案時，交接雙方經辦人和交接雙方負責人(作為監交人)均應在場，并在清點無誤后，由雙方交接經辦人、監交人共同在移交清冊上簽名或蓋章，同時加蓋交接雙方單位(機構)的公章。

　　(四)會計檔案移交清冊一式兩套，交接雙方各存一套備查。

　　第二十條 本實施辦法由甘肅省財政廳、甘肅省檔案局共同負責解釋，自2003年1月1日起施行，以往與本實施辦法不相符合的規定同時廢止。

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