2015畢業(yè)生檔案管理辦法
(一)學(xué)生檔案內(nèi)容
學(xué)生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：
1、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。此表必須由學(xué)生本人填寫，字跡要清楚，用藍(lán)黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項(xiàng)內(nèi)容;“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)，請輔導(dǎo)員認(rèn)真填寫，報(bào)學(xué)生管理部門審核加蓋公章。
2、學(xué)士學(xué)位審批表。學(xué)生修完規(guī)定學(xué)分，經(jīng)校學(xué)位評(píng)審委員會(huì)批準(zhǔn)，獲得專業(yè)學(xué)士學(xué)位。
3、全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。
4、學(xué)生卡片。由校學(xué)籍管理部門審核批準(zhǔn)的本科或?qū)？茖W(xué)籍證明。
5、成績單。由教務(wù)部門核準(zhǔn)的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績單，加蓋教務(wù)處公章。
6、組織關(guān)系。正式黨員的入黨申請書、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案;預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨(dú)封存，單獨(dú)轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團(tuán)員關(guān)系須將入團(tuán)申請表歸入檔案。
7、獎(jiǎng)勵(lì)材料。在校期間獲得各種競賽獎(jiǎng)勵(lì)、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金等材料。
8、處分材料。在校期間因違紀(jì)行為而受到的處分。
(二)學(xué)生檔案管理
1、新生入學(xué)一個(gè)月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員;個(gè)別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。
2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎(jiǎng)懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交。
3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進(jìn)行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實(shí)施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個(gè)人長期保存檔案。
4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行備案，再以機(jī)要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。
5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進(jìn)行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個(gè)人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時(shí)的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補(bǔ)充檔案。畢業(yè)離校時(shí)，補(bǔ)充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。
6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時(shí)到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負(fù)責(zé)核查。
7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時(shí)限最多2年，期滿以機(jī)要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。
8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實(shí)記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個(gè)人不得擅自處置。
9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實(shí)可予以補(bǔ)辦，補(bǔ)辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。
10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。
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