淺析人事檔案管理與利用

時間：2022-09-22 10:24:10 檔案

淺析人事檔案管理與利用

　　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，以下是小編為大家收集的淺析人事檔案管理與利用，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

淺析人事檔案管理與利用

　　一、人事檔案管理的重要性

　　人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

　　二、人事檔案管理與利用存在的問題

　　(一)歷史遺留問題多，升級達標工作任務繁重。

　　體制調整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊等問題。如人事檔案盒(袋)破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。體制調整后，我局面臨1218份人事檔案的重新整理，升級達標工作，除“三齡一歷”需要審核準確外，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。

　　(二)人事檔案管理硬件不足。

　　我局由于辦公條件限制，雖然管理1218份人事檔案，但沒有實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

　　(三)專職檔案管理人員缺乏。

　　我局主要是由人事部門配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

　　(四)局直單位人事部門檔案意識不強。

　　為規范我局人事檔案管理工作，我局印發了《省長江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長江河道管理局檔案材料借(調)閱制度和傳遞制度》，可是有些單位仍不能認真對照制度，及時將需要歸檔的.人事檔案材料報送省局，借(調)閱人事檔案時也不能認真履行相關手續。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

　　(五)信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。

　　人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

　　(六)檔案管理手段落后。

　　現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

　　三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

　　(一)領導重視，組織得力。

　　單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題;要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實;要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

　　(二)為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。

　　要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實;要利用單位辦公樓即將拆遷的機會，改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開;要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表、復印機等硬件設備。

　　(三)要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。

　　為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現人事檔案升級達標任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平;要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期長江河道管理事業發展對人事檔案管理的新要求;同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

　　(四)完善、落實人事檔案管理制度。

　　在我局現有收集歸檔制度、借(查)閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。

　　在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查監督局直單位對檔案制度的落實執行情況，督促局直單位按照制度要求，及時將歸檔文件報送我局，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。

　　(五)提高人事檔案管理的現代化水平。

　　要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相;防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器;復制技術：復印機、掃描機;裝訂技術;自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

　　拓展：人事檔案管理辦法

　　第一條員工檔案內容

　�。ㄒ唬⿷溉藛T面試評價表、新員工聲明、試用合同。

　　（二）員工登記表、身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關證件的復印件。

　�。ㄈ﹩T工檔案照片。

　　（四）員工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。

　�。ㄎ澹﹩T工異動申請表、異動交接手續。

　�。┢渌从硢T工信息的材料。

　　第二條存檔要求

　　（一）公司員工內部檔案應及時、全面地收集到人力資源部統一保管；各部門應主動將平時形成的應歸檔材料及時送交人力資源部保管；駐外機構在當地招聘的人員須建立詳細的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后（原件）交公司人力資源部存檔。