商務英語應用文寫作技巧

時間：2024-07-27 18:32:16 商務英語

商務英語應用文寫作技巧

　　商務英語應用文寫作應以提高國際商務人員的英語書面溝通能力為目標。下面是小編分享的商務英語應用文寫作技巧，歡迎大家閱讀！

商務英語應用文寫作技巧

　　1 . 商務英語應用文的特點

　　應用文的范圍很廣泛，包括通知、信件、備忘錄、報告等等。它的主要特點是實用。因此應用文既不同于文學創作，也不同于日常口頭的交際用語。簡單說來它有以下三個主要特點：

　　1 . 1 格式規范

　　應用文的格式，也是一種語言，一種文化的表現形式，是使用這一語言的人們在長期的社會活動中形成的。下面以商務信函為例。一般來說，商務信函有齊頭式、混合式兩種。齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行。混合式：每一段的首行縮進兩格，落款在信末中間靠右下的位置。商務信函一般由信頭、日期、信內地址、稱謂、正文、結束語和簽名組成。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。收信人地址要寫在左上角，寄信人地址要寫在右上角，寄信人地址也可以不寫，姓名寫在地址上面，地址排列順序依次為門牌號、街區名、城市和國名。在信的開頭人名前一定要加Mr.， Mrs.， Dear等比較尊敬的稱呼，無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam稱呼收信者。英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱后必須加逗號。在結束語下面應是寫信人的簽名，是英語寫作中必不可少的一個環節。結束語的姓名格式應與稱呼相對應。值得注意的是寫給團體機構的信，結束語就應當是全名。也就是結束語處就不能用Jim這種形式，必須寫Jim Smith。

　　1 . 2 文體樸實

　　應用文是要解決實際問題的，不是為了以情動人。因此，在文字表達上注重客觀表述，并且句法和用詞都要很樸實。例如：在表達“火”這個詞語時，要選擇通俗易懂的詞語“fire”，而不是用生僻難懂的詞語“conflagration”。

　　1 . 3 簡明扼要

　　應用文的實用性決定了它必須簡明扼要。因為現代社會生活節奏的加快，人們越來越注重效率，節約時間。用簡明扼要的語言把事物表述清楚，也是應用文的一個重要特點。如“As what you have requested， we are sending you our latest price list.”這句話改成“As requested， we are sending you our latest price list.”則更簡潔。

　　2 . 商務英語應用文的寫作原則

　　商務英語應用文寫作的目的是要實現溝通的交流功能，必須遵循五個原則，即正確、清晰、簡潔、禮貌體貼和完整。

　　2 . 1 內容正確

　　正確是指信中所談的事情要準確、具體，不用含糊抽象的詞如：at an early date，soon等詞匯。在商業信函寫作時，表達的用詞用語及標點符號必須正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯將會造成一些不必要的麻煩。另外，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，所引用的史料、數據等也宜準確無誤。在這樣一個信息鋪天蓋地的時代，信息多得真假難辨，如果信函所傳遞的信息不準確，含糊不清可能會帶來無法預料的損失。在商務函件中有許多的專業術語，專業術語、縮略詞的頻繁使用是英語商務信函寫作的一大特點。例如：insurance policy（保單），letter of credit或L/C（信用證），CIF（到岸價），FOB（離岸價）等。正確使用這些術語才能避免出錯造成嚴重的損失。

　　2 . 2 內容清晰

　　要做到內容清晰，首先寫信者在擬文前要清楚地知道自己要寫什么，其次為了保證對方收到信函時可以完全了解寫信者要表達的意思，不會產生誤解，寫信者要條理清晰、表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。

　　2 . 3 語言簡潔

　　行文流暢、言簡意賅、避免冗長，即寫信者應用盡可能少的文字表達必須傳遞的信息，并且不影響信函的禮貌性。不僅英語商務信函的格式要簡明扼要，而且信函的語言要通俗易懂，內容要精煉豐富。寫信者在行文過程中應該盡量選用簡單、易懂、樸素的詞匯，采用簡短、直接的句式。如：small in size，就可以直接用small一詞來表達。 2 . 4 禮貌體貼

　　為了建立、保持友好的貿易伙伴關系，英語商務信函往來一般要注重禮貌原則，以禮待人。在信函中宜多用“It will be highly appreciated that”“It is our pleasure to”“We regret that”等禮貌用語。但同時也要遵循國際貿易原則，做到不卑不亢、得體大方。另一方面，要想達到使用禮貌語言這一目的，就要使用試探性的語言，這樣即可以避免表達的絕對化又可以表現禮貌修養，如在表示拒絕邀請時，不生硬無理地說“I cannot accept your invitation”而是要婉轉拒絕“I’d love to but I’m afraid I couldn’t accept your invitation”。體貼指的是寫信者應設身處地地想到對方，尊重對方的風俗習慣，同時還應該考慮到收信者的文化程度、宗教信仰、性別等方面的因素，措辭上多選用些禮貌婉轉的詞語。例如表達“拒絕”這一概念時，可以用“refuse，decline”，“refuse”一詞的語氣較為強烈，而“decline”的語氣較為舒緩。在進行投訴時可以用這樣的句型： I must complain about... /I am not satisfied with…/I feel something should be done about...

　　2 . 5 完整

　　完整是指信息具體翔實、豐富生動，強調信息的完整性。在信函中所說的信息，必須有頭有尾，不能說半截，留半截。比如邀請函，邀請的時間、地點、內容，活動要求都要一次性說清楚，不能有所偏差。信息的完整性原則尤其體現在對信函的回復，寫信者必須將對方詢問的具體事項回答清楚，不能有所遺漏。如，對詢盤的回復。如對方問及產品的尺寸大小、顏色、材質，價格，那么在回復時必須要對相關問題一一解答，讓對方一目了然。

　　3 . 商務英語應用文寫作技巧

　　3 . 1 社交信函

　　社交信函主要涉及日常生活和工作中經常使用到的英文信函。如求職信、辭職信、個人簡歷、介紹信、感謝信、祝賀信、邀請信、通知、電子郵件、投訴信、推薦信、慰問信和建議信。

　　下面以祝賀信為例。祝賀信是向對方道喜或表示祝賀的信件，一般用于對方有什么喜事或取得了什么成績，還用于節日壽誕等。祝賀信的主要內容包括表達聽到喜悅的心情，對喜訊進行積極評價，以及自己的希望和美好祝福。寫祝賀信應注意以下幾點：

　　（1）要充滿熱情喜悅，使對方確實感到溫暖和振奮；

　　（2）贊美要做到實事求是、恰如其分，不要過分拔高甚至獻媚；

　　（3）祝賀信應該及時，用詞要簡練，篇幅不宜過長。

　　Sample：

　　November 2， 2013

　　Dear Mr. Alright，

　　Congratulations on being named this year’s Outstanding Manager. I once visited one of your branches and was very much impressed. I am sure you deserve this honor， and I feel so happy for you.

　　Best wishes for even greater success to you and your company in the coming new year！

　　Sincerely yours，

　　John Black

　　例文的贊美很好地做到了實事求是，I once visited one of your branches and was very much impressed.（我曾經參觀過您公司的一個分部，留下了非常深刻的印象）。作者在文中用到這樣一句，既讓對方感到振奮，又顯示出自己祝賀的真誠，而非虛情假意的錦上添花。但同時作者又僅僅用了這么一句話帶過，而又沒有用太多的語句來形容自己參觀的見聞感受，使祝賀信的主題很明確、不嗦。

　　3 . 2 商務信函

　　商務信函包括商業廣告、建立業務關系信函、詢價函與回復、促銷函、報價函與回復、還價與訂購、合同、索賠與理賠、催款與還款、報告、會議紀要及日程安排、招標與投標、代理。

　　商務信函的寫作可以說很簡單，因為它和文學寫作不同，商務信函寫作有其固定的寫作模式。也就是說，你只要掌握了其中的套路，便可以寫出一篇最起碼格式正確、主題明確的商務信函。下面以詢盤enquiry信函為例。

　　交易磋商是國際貿易中非常重要的一個部分，由詢盤、報盤、還盤和接受這四個部分構成，詢盤既要具體地說明你所需要的商品、目錄、價格單、樣品等，又要簡潔、抓住要點。詢盤信函一般由三個部分組成：

　　（1）開頭，提交如何獲悉對方的姓名地址、寫信目的。如：We have seen your advisement at… and are interested in your…（我方在xx看到你方廣告，對xx產品感興趣）

　　（2）具體陳述你方要求。如：C o u l d you please send me a copy of your latest catalogue？（可否寄一份最新的產品目錄給我們？）

　　（3）結尾部分，致謝并期望早日收到回復。如：we look forward to your early reply.（期待您的回復）。

　　商務信函基本都可以按照固定的套路去寫，所以顯得很容易。但同時商務信函的寫作又非常困難，它困難之處在于，寫作時必須小心使用文字――既要使用恰當的文字，以便可以和對方保持友好合作關系，又要使用有力度的詞匯以達到你的商業目的。因為商務活動中企業追求利益是第一位的。因此與其他寫作不同，英語商務信函寫作強調的是信息溝通的有效性，不僅要關心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應。在起草商務信函時，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。下面以催款（collection）為例。

　　催款信的寫作要領是提醒對方貸款未付；寫明欠款金額和逾期時間；希望對方及時回復，按時還款。催款信要求文字有說服力，但還必須語氣友好，給雙方都留有余地。

　　Sample

　　Dear Sir or Madam，

　　I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past due.

　　If you have any problem， we’ll be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schedule.

　　Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.

　　Yours sincerely，

　　Susan Yan.

　　在這篇例文中，有這樣一些典型的例句：

　　A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past due.（現來函提醒貴方1，500美元的貸款已逾期30天）

　　B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回復）

　　C. Please use the enclosed envelope or call me at…（請使用隨函附上的信封或撥打我的電話……）這些句子就屬于商業“八股文”，在實際運用時，完全可以用這個套路寫給任何一個欠你錢的單位。如果學生將這些句子記住了，那么一個催款信就完成3/4了。當然，對方的欠款數目以及你的電話根據實際情況改一下就成了。那么這個催款信的1/4怎么辦呢？這就要看寫信的作者會不會“做人”了。換句話說，催款信要讓看信的人感覺好接受。例如：If you have any problem， we’ll be willing to help.（如果貴方有任何問題，我方樂于提供幫助）。這樣的句子就顯得有人情味多了。那他們在看了這樣的句子后也可以順勢給自己找個為何拖欠款項的臺階下了。這對雙方以后的合作關系是很重要的。當然這不是唯一的說法，但需要注意的是：用友好的語氣給雙方留有余地。

　　3 . 3 商旅信函

　　商旅人士出差、旅行和參加公共活動時常常面對選擇賓館、酒店、旅行安排和交通工具問題，也會碰到形形色色的表格和票據。專門從事這方面工作的人員要懂得這些信息的英文基本表達方法才有利于工作的進行。其中旅行廣告、旅行計劃、商旅票據是商旅人士必須要熟悉的。旅游廣告是商旅人士獲得住所的主要信息來源，其用詞簡潔達意、生動活潑、注重廣告效應，不完全按照句子體例編排，主要構成元素是詞匯。例如，No. of Nights（逗留天數），suit（套間），reservation form（旅客預訂單據）。旅行計劃主要涉及用英語來描述整個行程安排，其中必不可少的包括人物、聯系方式、地點和行動路線。例如：

　　Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.

　　（首先，從周一到周五的每天上午，我們將與來自不同系的教授就中國文化和哲學進行小組討論。）

　　至于商旅票據和表格的填寫也是一項必會的商務技能。當然這些票據表格不一定要寫作者親自去制作，但從學習的角度講，還是要熟悉相關詞匯的意思，否則拿著一堆英文表格就會無從下手。例如hotel records（旅館記錄），to be confirmed（需要確認），quarantine（檢疫單）等等。

　　4 . 結論

　　由于英語目前在國際商務活動中仍然占重要地位，英語應用文寫作也是國際商務人員必備的能力。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神。”平時要大量閱讀，背誦大量的優秀范文，這樣寫作時就可以脫口而出，隨心所欲地支配。當然商務英語應用文寫作能力的提高必須經過長期的實踐鍛煉才行。

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