EMBA管理：時間管理的6大原則

時間：2023-12-26 10:37:39 雪桃 EMBA

EMBA管理：時間管理的6大原則

　　要意識到時間是財富。優秀的人才都是特別珍惜時間的，因為他們的時間太值錢了。以下是小編幫大家整理的EMBA管理：時間管理的6大原則，歡迎大家分享。

EMBA管理：時間管理的6大原則

　　管理大師德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提到，要成為一個優秀的管理者，首先要管理好自己，而要管理好自己，最重要的是管理好自己的時間。近年來，關于時間管理的書籍汗牛充棟，各路大師基本上達成了一個共識：時間本身是無法管理的，時間管理的本質是管理自己的行為。

　　私想家老非創業幾年以來，一路跌跌撞撞，走了無數條彎路，其中有一條便是沒有管理好自己的時間(行為)，因此今年以來，查找了很多資料進行學習，對自己的行為不斷進行糾正。我把我自己的學習心得，整理成文章與大家分享。本文將分為幾篇，分別介紹時間管理的原則、方法、流派、技巧、工具以及相關資源介紹。

　　在介紹方法之前，先談談原則，由于管理自己的行為其實要涉及很多相關的知識與技能，因此掌握這些相關知識與技能是一個基礎，是做好時間管理的一個框架前提，筆者把這個前提私下定義為“原則”。按筆者的私想，把以下六大部分作為時間管理原則：

　　一、目標設定

　　再次強調，時間管理是管理自己的行為，那么，要讓自己的行為都有效率和效果，前提是要設定行為的目標是什么。我要在今年考上某某高校的研究生，筆者明天要說服客戶和我簽訂某份合同，筆者要下個月要去西藏行走……這些都是目標，沒有目標的時間管理是不可理喻的。

　　目標的設定方法，用SMART原則是最普遍的，在此筆者就不累述，請找度娘。

　　對于目標，筆者要補充一點的是，要將目標不斷的分類與分解。目標的分類，根據每個人的不同進行不同的分類，比如筆者個人有家庭目標、事業目標、財富目標、健康目標等。目標的分解，主要是時間維度，從個人或者公司的愿景(一個非常長遠的目標)，再有中長期目標、短期目標、項目目標、事務目標等等。

　　二、要事第一

　　這是史蒂芬柯維在《高效能人士的七個習慣》中推崇的第三個習慣，并且還不遺余力的加寫了一本《要事第一》的書專門闡述這事。

　　的確，在現代社會，由于生產力的提高，人們可以享受更多的物質文明，當然有得必有失，享受越多，付出也要越多——你得做更多的事。想想在原始社會，人類基本只能實現(還談不上享受)馬斯洛5層需求中的下面3層，然而他們要做的事情也很簡單：狩獵、做飯、抵御、生孩子。而我們現代社會呢?你享受了那么豐富的吃喝玩樂，必然也要做更多的事，特別是工作后，大量項目型的、事務型、社交型的事撲面而來，很難有閑的時候。

　　事情永遠是做不完的，這個時候你要把握的原則便是：要事第一!把重要的事情處理完，再處理其他事情。

　　三、精力專注

　　由于要處理的事情太多，很多人習慣或者被迫同時處理幾件事，這是個可怕的時間黑洞。人腦和電腦是相似的，就是相同一個時間，你只能應付一件事(電腦能同時用WORD與QQ，是因為CPU是用非常短的時間段不斷切換處理，只不過人感覺不出來)，從小老師就教導我們，你不能左手畫園，同時右手畫方，周博通左右互博的本事只能是小說上的。

　　當然筆者這里提到處理幾件事，是在一段時間內不斷切換處理幾個事情，比如，筆者現在在寫這段文字，可能停下來去看下QQ上的信息，然后再返回來繼續寫這段文字。

　　問題就來了，需要時間管理的人基本上是腦力工作者，我們的大腦有個切換時間成本，就是你在處理一件需要腦力思考的事情的時候，如果停下來去處理另一件事，再返回來的時候，你需要重新找你剛才的思路。這對重度腦力工作者尤其是一個挑戰：想想你現在高度集中精力編寫一段代碼，這時突然有人跑過來叫你幫個忙解決個問題，等你把這個問題解決之后，再回過來看代碼，你可能要花上十幾分鐘甚至半小時才能找回剛才的思路了。

　　因此，精力專注，避免打擾，一次把一件事做完，這是時間管理的第3個原則。

　　四、適當授權

　　現代社會是個高度分工的社會，專業的人做專業的事。你不可能把所有事都自己挑在肩膀上，必須交給你的下級、同級甚至上級去做。

　　特別要說明的是，授權并不一定發生在工作上，生活學習中處處存在授權。生活中，如果你工作很忙，家里人手又不夠，那你的家務就授權委托給家政公司處理吧;學習中，如果你一道題解不開，適當的向老師、同學請教，也可以節省轉牛角尖的彎路。

　　所以我們要學會適當授權，用你的時間或者金錢，交換別人的時間，實現雙贏，順便還能促進人類社會的向前發展哦。

　　五、猴子法則

　　有本書很有意思，叫《別讓猴子跳回背上：為什么領導沒時間，下屬沒事做?》，猴子法則便來源于此。

　　該書講了一個很簡單的道理，你要學會拒絕，拒絕那些不是你本質工作，不是你專長的事。生活、工作中有很多人充當老好人，對于別人的要求從來不拒絕，這樣就攬了很多本不該自己做的事，占用了自己的時間，同時也讓其他人失去了獨立思考和鍛煉的機會。

　　因此，要學會適當的拒絕，筆者這里用了“適當”，意味著并不是拒絕任何別人的求助，因為你還需要適當通過“授權”交換別人的時間。

　　六、拒絕拖延

　　拖延是一種病，得治!

　　絕大部分的人都存在拖延癥，我們會賴床、小時害怕拔牙、考試臨時抱佛腳、信用卡逾期……這些都是拖延癥。

　　拖延癥是時間管理的頭號大敵，如果你有拖延癥，在筆者下一篇將提到的時間管理方法中的時間規劃中，即使規劃的再好，你有拖延癥，沒有良好的執行力，你的任務時間管理的努力都將付之東流。

　　拓展：時間管理的原則和方法

　　新時間管理概念GTD

　　GTD，Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中國的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》由中信出版社出版。

　　GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

　　收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

　　整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對于不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。

　　組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。

　　等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。

　　GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作

　　回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

　　執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。

　　實現GTD的五類工具：

　　在線：資源很多，可以直接查找如 RTM(remember the milk)

　　計算機：outlook MLO lifebanlance

　　PDA：MLO(wm版) lifebanlance(Palm)

　　紙+筆：GTD筆記本

　　計算機+PDA：文夾GTD工具

　　6點優先工作制

　　該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

　　這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推……

　　艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

　　帕累托原則

　　這是由19世紀意大利經濟學家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業績，可能創造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關鍵事情上

　　根據這一原則，我們應當對要做的事情分清輕重緩急，進行如下的排序：

　　A.重要且緊急（比如救火、搶險等）——必須立刻做。

　　B.緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）——只有在優先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。

　　C.重要但不緊急（比如學習、做計劃、與人談心、體檢等）——只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。

　　D.既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。

　　麥肯錫30秒電梯理論

　　麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

　　莫法特休息法

　　《圣經新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《圣經》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

　　莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續工作。

　　“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時間就變換不同的工作內容，就會產生新的優勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。

　　具體方法

　　1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等于計劃失敗。

　　2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。

　　3、將要做的事情根據優先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善于區分這20%的有價值的事情，然后根據價值大小，分配時間。

　　4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

　　5、要具有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應當屬于靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。

　　6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候？將優先辦的事情放在最佳時間里。

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

　　Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do),then concentrate on efficiency (doing it right).

　　8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。

　　9、對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

　　10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。