企業(yè)采購(gòu)管理中ERP的運(yùn)用
隨著ERP系統(tǒng)應(yīng)用在我國(guó)企業(yè)采購(gòu)管理中的進(jìn)一步普及，上世紀(jì)九十年代到如今的發(fā)展期肯定存在諸多需實(shí)踐檢驗(yàn)的地方，隨著科技和信息技術(shù)的日益改進(jìn)，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)采購(gòu)管理的支柱也必將會(huì)更加完善。
ERP系統(tǒng)與采購(gòu)管理的集成
ERP系統(tǒng)基于整體角度去統(tǒng)籌企業(yè)事務(wù)發(fā)展，相對(duì)于企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行考慮，并把企業(yè)內(nèi)部管理逐步拓展到外部，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)整條運(yùn)行產(chǎn)業(yè)鏈的集成運(yùn)算管理效果，ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部與各個(gè)子系統(tǒng)的集成可對(duì)資金物流與眾多信息情況進(jìn)行深入分析，留給企業(yè)采購(gòu)人員更多的思考時(shí)間，不僅如此，企業(yè)在實(shí)際系統(tǒng)集成采購(gòu)運(yùn)行管理過程中，對(duì)產(chǎn)業(yè)鏈之外的信息也會(huì)進(jìn)行涉及，最終在技術(shù)信息的支撐下集成化操作來保持客戶持續(xù)的穩(wěn)定性。總體來說，企業(yè)采購(gòu)管理工作質(zhì)量發(fā)生根本性的變化，從側(cè)面說明了企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)集成化管理的效果與正確性，具體表現(xiàn)在以下兩方面：
1.企業(yè)內(nèi)部集成
ERP系統(tǒng)的主要功能便是通過現(xiàn)代集成運(yùn)算統(tǒng)籌各部門發(fā)展，位于企業(yè)采購(gòu)管理初始位置，是企業(yè)管理的核心要點(diǎn)。細(xì)化的信息共享程度更高，對(duì)企業(yè)采購(gòu)?fù)瓿傻馁|(zhì)量大有裨益。ERP還對(duì)在職工作人員的工作方式有巨大影響，二次創(chuàng)造使其涉及的范圍得以拓展，應(yīng)用效果也更加強(qiáng)烈。唯有不斷創(chuàng)新，企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益有機(jī)會(huì)逐步提升，采購(gòu)方式的創(chuàng)新是首要前提，融合信息和工序流程的程度加強(qiáng)，ERP系統(tǒng)集成得以充分彰顯才是關(guān)鍵。當(dāng)前，科技信息迅速發(fā)展，企業(yè)資源優(yōu)化配置都必須依靠科技核心技術(shù)完成，計(jì)算機(jī)作為ERP系統(tǒng)應(yīng)用中必須要通過的媒介，注定所有的集成效果展示都必須建立在大數(shù)據(jù)形式上進(jìn)行，由此可見，操作過程中對(duì)數(shù)據(jù)采集程度的準(zhǔn)確與全面程度十分關(guān)鍵。由此可見，一套準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌體系與科學(xué)合理的決策制度對(duì)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率至關(guān)重要。
2.企業(yè)外部集成
只有對(duì)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)形態(tài)進(jìn)行準(zhǔn)確分析，才能比對(duì)出供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)間與速度存在的優(yōu)劣之處，這也是企業(yè)資源重組過程的重要因子。ERP系統(tǒng)明顯改善了傳統(tǒng)企業(yè)在采購(gòu)階段存在的種種弊端，流程工序的減少會(huì)帶來資金富余，物流及信息等工作環(huán)節(jié)資金投入量增加，從側(cè)面提升了企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。冗雜工序被一鍵化，企業(yè)對(duì)突發(fā)情況的臨時(shí)處理能力隨之加強(qiáng)。因此，ERP系統(tǒng)成為當(dāng)之無愧的現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)晶，企業(yè)和供應(yīng)商的關(guān)系更為密切，并在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中抽離資金拓展項(xiàng)目類型，工作效率提升，社會(huì)效應(yīng)和企業(yè)效應(yīng)得以進(jìn)一步推廣。ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部集成的本質(zhì)是各部門信息融合貫通，采購(gòu)總體質(zhì)量得以提升，而企業(yè)和供應(yīng)商之間的權(quán)重也劃分在外部集成范圍內(nèi)，有利于建立長(zhǎng)期穩(wěn)定合作關(guān)系，對(duì)企業(yè)采購(gòu)效益與集成管理思想的落實(shí)大有裨益。
ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
企業(yè)采購(gòu)本身就充滿了各種復(fù)雜性，許多企業(yè)管理者會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部事務(wù)的牽絆，對(duì)企業(yè)正常運(yùn)行造成影響，比如對(duì)應(yīng)用材料的選購(gòu)及供貨速度，價(jià)位及時(shí)間并未經(jīng)過確認(rèn)，供應(yīng)商與市場(chǎng)契合度也沒經(jīng)過仔細(xì)分析，穩(wěn)定的雙向合作關(guān)系自然很難樹立。ERP系統(tǒng)的研發(fā)與逐步被企業(yè)應(yīng)用為其內(nèi)部管理帶來轉(zhuǎn)機(jī)，企業(yè)整體運(yùn)行機(jī)制更為系統(tǒng)化，企業(yè)采購(gòu)工作更為明了化，詳見如下：
1.設(shè)立供應(yīng)商
對(duì)供應(yīng)商的挑選是企業(yè)管理者要直面的問題，ERP系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)對(duì)各級(jí)供應(yīng)商設(shè)計(jì)系統(tǒng)化的信息檔案，并酌情根據(jù)管理者設(shè)定要求靈活進(jìn)行刪減，內(nèi)容包括方式，價(jià)位及時(shí)間，供應(yīng)商注冊(cè)審核及實(shí)地考察等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)在訂單處理過程中，首先會(huì)有供應(yīng)商刪選模塊運(yùn)行，讀取完成由操作者手動(dòng)確認(rèn)。由此可見，供應(yīng)商的信用值是ERP采購(gòu)管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)。
2.制定采購(gòu)單
ERP系統(tǒng)需要把采購(gòu)數(shù)量，運(yùn)輸方式，周期庫(kù)存等一并考慮進(jìn)去，系統(tǒng)自動(dòng)生成占據(jù)主導(dǎo)，操作輔助系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)單要求認(rèn)定需適當(dāng)調(diào)整，例如有些采購(gòu)材料比較稀缺或供貨緊張，就需要提前幾個(gè)月聯(lián)系下單。與此同時(shí)，因?yàn)樯a(chǎn)周期較長(zhǎng)，可能會(huì)出現(xiàn)與預(yù)先生產(chǎn)進(jìn)度不一樣的狀況。因此，這類采購(gòu)單的制定需公司多部門人員協(xié)商而定，最終協(xié)商而定具體數(shù)量與交貨時(shí)間。
3.刪選供應(yīng)商
次系統(tǒng)程序設(shè)置是材料供應(yīng)商的必經(jīng)之路，系統(tǒng)展現(xiàn)的資料刪選會(huì)為實(shí)際采購(gòu)人員提供一手參考，然后綜合采購(gòu)人員設(shè)置的交貨時(shí)間地點(diǎn)，方式價(jià)位及數(shù)量等因素作為綜合評(píng)定展現(xiàn)，最終確立專項(xiàng)供貨商。對(duì)于新進(jìn)入預(yù)選系統(tǒng)的供貨資源要嚴(yán)格進(jìn)行審定，只有實(shí)地考察和產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)合格的才能被系統(tǒng)收錄。
4.款項(xiàng)意見下發(fā)
采購(gòu)訂單一旦被獲取認(rèn)同，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)實(shí)際需求和一般情況為企業(yè)自動(dòng)呈現(xiàn)符合經(jīng)濟(jì)規(guī)律的資金止支配計(jì)劃，并進(jìn)行很好的后期維護(hù)，最終經(jīng)過財(cái)務(wù)部門對(duì)生產(chǎn)采購(gòu)銷售等報(bào)表情況的具體分析，給采購(gòu)部下款項(xiàng)相關(guān)事宜。
5.訂單下發(fā)
在對(duì)采購(gòu)前期數(shù)量，運(yùn)輸方式等條件進(jìn)行綜合考量后，以物料合并方式對(duì)企業(yè)采購(gòu)單進(jìn)行讀取，工作人員核實(shí)過后打印輸出，供應(yīng)商最后獲取。與此同時(shí)，也可利用互聯(lián)網(wǎng)提供的專項(xiàng)交易平臺(tái)進(jìn)行求購(gòu)信息發(fā)布，對(duì)出現(xiàn)的額外供應(yīng)商要及時(shí)進(jìn)行商量。
6.及時(shí)反饋訂單生產(chǎn)信息
采購(gòu)工作人員對(duì)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的意外情況，要盡可能給予幫助，產(chǎn)品采購(gòu)交工，訂單跟蹤催促，質(zhì)量與生產(chǎn)周期等都是需要著重去實(shí)時(shí)記錄，盡可能的避免一切突發(fā)情況。
7.查收貨物
工作人員對(duì)上交的產(chǎn)品與下發(fā)的供應(yīng)商信息都要進(jìn)行仔細(xì)比對(duì)，并以最快速度收進(jìn)企業(yè)收貨單。與此同時(shí)，也可充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)集成特點(diǎn)，在獲取管理員的認(rèn)證后，對(duì)出現(xiàn)的交貨延期現(xiàn)象予以控制。
8.采購(gòu)單核算
對(duì)貨物驗(yàn)收工作完成后，采購(gòu)與財(cái)務(wù)部門要及時(shí)進(jìn)行信息交換，嚴(yán)格按照企業(yè)采購(gòu)清單進(jìn)行結(jié)算，對(duì)每筆采購(gòu)成本要盡快準(zhǔn)確整理上報(bào)。
9.采購(gòu)單結(jié)賬
采購(gòu)單結(jié)賬就是指企業(yè)在收貨驗(yàn)收工作正式結(jié)束后，開始執(zhí)行的結(jié)賬工序，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)依據(jù)設(shè)置形式采用分期付款，必要時(shí)也會(huì)有強(qiáng)制性結(jié)賬現(xiàn)象出現(xiàn)。10.系統(tǒng)后期防護(hù)ERP系統(tǒng)中包含了多個(gè)子系統(tǒng)模塊，子系統(tǒng)后期維護(hù)工作也同樣在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用，主要分為企業(yè)采購(gòu)原料供應(yīng)商、周期及負(fù)責(zé)人等細(xì)化信息，對(duì)這類信息的防護(hù)是保證安全性的前提。
ERP采購(gòu)子系統(tǒng)應(yīng)用效益
1.在督促供應(yīng)商方面，從原先百分之五十降低到當(dāng)下百分之十二，清點(diǎn)庫(kù)存工作量得以緩解，采購(gòu)速度獲得空前提升。
2.ERP系統(tǒng)應(yīng)用后的清單清晰展現(xiàn)了企業(yè)各部分實(shí)際運(yùn)行狀況，貨物驗(yàn)收與錄入更加迅速便捷，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢工作量得以簡(jiǎn)化，流程效益的增加是企業(yè)整體效益提升的重要推動(dòng)力。
3.各部分信息中轉(zhuǎn)流程縮減，信息共享程度加深及便捷程度，使得文件更加直觀，企業(yè)采購(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效率大幅度提升，處理信息的速度改變。
4.企業(yè)管理投入采購(gòu)的人力減少，同樣的精力就可用于員工素質(zhì)拓展培訓(xùn)方面，優(yōu)秀材料供應(yīng)商被發(fā)現(xiàn)的幾率更大，業(yè)務(wù)員素質(zhì)更高，企業(yè)服務(wù)提升，基礎(chǔ)管理工作得以改善。
5.ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，一般會(huì)使企業(yè)人員采購(gòu)時(shí)間成本達(dá)到百分之三十六，采購(gòu)成本縮減百分之五，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用也從間接表明企業(yè)員工素質(zhì)的提升，素質(zhì)是服務(wù)的核心點(diǎn)，服務(wù)是企業(yè)形象的關(guān)鍵，企業(yè)形象是企業(yè)效益的有效推動(dòng)力。當(dāng)代市場(chǎng)運(yùn)行的一般規(guī)律要求企業(yè)不斷以最快速度實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，如此才能繼續(xù)生存，不斷優(yōu)化自身資源與社會(huì)資源也是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必然結(jié)果。ERP系統(tǒng)經(jīng)過十幾年優(yōu)化實(shí)踐，其功能和應(yīng)用逐步走向完善，在我國(guó)企業(yè)中發(fā)揮的作用也越來越明顯。隨著企業(yè)多元化發(fā)展路線加強(qiáng)，ERP系統(tǒng)也需不斷優(yōu)化自身功能，企業(yè)管理者對(duì)其要求的加大使其局限性暴露，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求ERP盡快實(shí)現(xiàn)自我突破，與多元化系統(tǒng)的深層次融合，以更好滿足企業(yè)需求是今后系統(tǒng)改進(jìn)優(yōu)化的必然趨勢(shì)。
為ERP系統(tǒng)應(yīng)用做好四個(gè)準(zhǔn)備
1.思想工作要準(zhǔn)備好
企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要時(shí)刻保持大局觀，從根本上認(rèn)清ERP系統(tǒng)為企業(yè)帶來的種種改變，細(xì)化到產(chǎn)入產(chǎn)出、施工成本目標(biāo)及周期等，明確企業(yè)在此系統(tǒng)應(yīng)用初始階段和真正運(yùn)行階段存在的不同及新舊版本升級(jí)帶來的種種麻煩，在系統(tǒng)維護(hù)過程中要更加看重工作人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)出現(xiàn)的不可抗拒因素要盡量避免。所以，企業(yè)采購(gòu)管理過程中對(duì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施除了精準(zhǔn)定位外，還要為其系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作做好思想準(zhǔn)備。
2.技術(shù)工作要準(zhǔn)備好
對(duì)全體員工形成綜合的素質(zhì)培訓(xùn)脈絡(luò)，設(shè)立專門的小組對(duì)特定任務(wù)準(zhǔn)確完成，做好網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃及各部門信息統(tǒng)籌工作，并可進(jìn)一步考慮設(shè)置網(wǎng)管中心，以便對(duì)整體安全與企業(yè)管理進(jìn)行管控。
3.資金工作要準(zhǔn)備好
ERP只是企業(yè)管理者在企業(yè)改造過程中的重要一環(huán)，并非包含全部改造，先進(jìn)技術(shù)的引用要位居其次。上市企業(yè)對(duì)于資金使用狀況要及時(shí)報(bào)備匯總，避免出現(xiàn)公款借用現(xiàn)象。對(duì)于資金的準(zhǔn)備工作，主要包括硬件資金、場(chǎng)地及培訓(xùn)資金、顧問及軟件資金等。
4.物資工作要準(zhǔn)備好
物資工作的預(yù)先準(zhǔn)備也很重要，需根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)布局圖來安排，光纜光纖使用量直接關(guān)系著企業(yè)改造成本，場(chǎng)地管線處理的安全性是前提，舊設(shè)備的處理是重點(diǎn)。在保證安全的前提下可對(duì)有價(jià)值設(shè)備繼續(xù)使用，降低生產(chǎn)布局成本，擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)管理階層對(duì)外界環(huán)境的認(rèn)識(shí)要保持清醒，外界市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化的掌握程度直接關(guān)系到企業(yè)效益，外在環(huán)境變化與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略變化息息相關(guān)，外部市場(chǎng)環(huán)境存在的敵意也會(huì)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的變化不斷進(jìn)行自我協(xié)調(diào)。由此可知，企業(yè)在不同階段采取的戰(zhàn)略與外在環(huán)境匹配程度將直接影響經(jīng)營(yíng)效益，戰(zhàn)略性的適應(yīng)至關(guān)重要，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)中要始終保持適度匹配，就緒依據(jù)大數(shù)據(jù)制度采購(gòu)策略，可大幅度減少企業(yè)外部惡劣環(huán)境帶來的沖擊。
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