秘書溝通的方法和技巧

時間：2023-06-25 12:11:00 澤楠商務秘書

秘書溝通的方法和技巧

　　領導的秘書必須是非常敬業也非常有水平的人才能勝任，所以，秘書應該和領導有一個良好的溝通，這種溝通能力需要平時鍛煉和提高，這種溝通也是有技巧需要學習的，那么，對于領導和秘書之間，到底哪種才是好的溝通方式？以下是小編精心整理的秘書溝通的方法和技巧，希望對大家有所幫助。

秘書溝通的方法和技巧

　　方法與技巧

　　秘書的溝通方法可以采取面談、書面、會議以及演講和電子媒介等，其技巧在采取面談時，要盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。采用電子媒介溝通技巧時，要了解最新電子媒介的優勢，使用各種載體時注意文字的應用不能讓私人私公司的秘密在網上傳播。作為秘書還要掌握以下這些溝通方法和技巧：

　　1、及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)

　　2、了解溝通對象的行為習慣和工作風格

　　3、正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)

　　技巧：

　　面談的技巧——禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。

　　書面溝通技巧——充分利用協作技巧來豐富自己的書面內容。

　　會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧——注意話題，調整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術，注意開場和結尾。

　　電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優勢，使用各種載體時注意文字的應用不能讓私人私公司的秘密在網上傳播。

　　其它溝通技巧——說服技巧，建議技巧。

　　使用電話

　　信息技術的發展和工作節奏的加快，電話在機關工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術。使用的好，能增加工作效率，提高工作質量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內外的團結和協。根據我的體會，使用電話應注意以下幾點：

　　(一)接聽要仔細，記錄要認真。對來自直接首長和上下級以及地方有關部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務，連同電話內容一一記清。對重要內容記完后應主動要求對方復述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因對方地方口音重、講話快、聲音小，有的內容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。

　　(二)態度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領導打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

　　注意事項

　　1、一定要誠實做人。

　　做人首先要講人品，一定要誠實做人，因為誠實才能讓自己的工作獲得大家的好評，而好評的人多了，領導也會知道你確實工作干得非常好，你也會積累到應有的人脈。

　　2、做事要堅持原則。

　　領導秘書，一定要幫助領導把關，因為這種做事的原則，應該是每一位領導非常看重的，如果敢于突破底線辦事，那么，這個秘書的能力和水平是非常有限的。

　　3、說話一定要守信用。

　　作為一名領導身邊的工作人員，說話一定要誠信，如果說話不守信用的話，一定會讓自己的名譽受到損害，而對于以后事業的發展而言，還是有非常大的危害的。

　　4、不能狐假虎威說話。

　　對于秘書而已，最重要的就是要擺正自己的位置，不能自以為是，因為自己是領導的秘書，有一定的權利，特別是有一定的話語權，就總是狐假虎威辦事。

　　5、溝通要語言準確簡練。

　　領導的時間是非常有限的，所以，作為秘書的人員，必須要做好溝通順暢，語言精練，不要浪費領導寶貴的時間，還要讓自己的溝通非常有效，讓領導滿意。

　　6、要積極勤奮處理事情。