EXCEL數據處理中的方法
Excel 可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，被廣泛地應用于管理、統計財經、金融等眾多領域。下面是關于EXCEL數據處理中的方法，希望大家認真閱讀!
EXCEL Data Processing in the Feasibility of Several Methods
SHI Wen-Hong
( School of Information Science and Technology, Baotou Teachers College, Baotou 014030, China)
Abstract: Teachers in the day-to-day work, often using Excel to deal with a large amount of data,if handled well, we will bring the work more effective. Through the use of EXCEL powerful data-processing functions, only a large number of Excel data entry and data processing on a number of practices. In order to improve the teachers in day-to-day Excel spreadsheet data processing ef03 ciency.Key words: Excel; data processing; teachers
Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業都是依靠Excel進行數據管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現在對數據的自動處理和計算。由于很多教師對Excel強大數據處理功能了解不夠，他們仍然用最笨的傳統方法來處理表格中大量的數據，工作效率大打折扣，下面就通過利用EXCEL強大的數據處理功能，完成日常表格數據處理中經常遇到的實際問題。
1 “查找、替換”功能的使用
我們在制作“教師信息表”時，經常有“職稱”一欄，有好多教師都具有相同的職稱，重復輸入效率肯定不高。先自己定義幾個字符(盡量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發生混淆的字符)來臨時替代一下不同的職稱(如用“fjs”代表“副教授”)，數據全部錄入完成后，按“Ctrl+H”在彈出的“查找和替換”對話框中，在“查找內容”輸入框中輸入“fjs”，在“替換為”輸入框中輸入“副教授”，然后按下“全部替換”按鈕即可將所有的“fjs”替換為“副教授”。
2 “自動更正”功能的使用：
使用自動更正功能，也可以簡化大量重復數據的錄入操作，例如可以將上面的“fjs”定義更正為“副教授”，定義的方法是：
1.從工具菜單中選擇“自動更正選項”，打開“自動更正”對話框。
2.在“替換”框中輸入數據，如：“fjs”，在“替換為”框中輸入數據，如：“副教授”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。
之后，只需在單元格中輸入“fjs”三個字符并按回車鍵后，即會自動更正為“副教授”。
3 “自動填充”功能的使用：
我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它可以對連續的單元格相同數據的自動填充。一般自動填充的方法都是用鼠標指針指向填充柄，按住鼠標左鍵向下或向右拖動完成的(填充柄是位于選定區域右下角的小黑塊，將鼠標指向填充柄時，鼠標的形狀變為黑十字)。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這里介紹一種更簡單的操作方法：用鼠標左鍵雙擊填充柄即可完成數據的自動填充。但需注意：這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件：
1.只能縱向填充不能橫向填充。
2.欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
3.該方法對文本形式的序列也起作用。
4 在不連續的多個單元格中一次輸入相同的數據：
有時在表格數據錄入中經常遇到在不連續的多個單元格中錄入的數據是相同的，這時只要輸入一次這個數據就可以在不同的單元格中都鍵入該數據，操作方法如下：
選中其中的一個單元格，按下CTRL鍵，用鼠標選取想要輸入相同數據的其他單元格，然后輸入數據，最后，按下CTRL鍵的同時敲一下回車鍵，這時所有選中的單元格中都會出現這個數據。
5 批量為單元格數據添加單位
在制作表格時，我們經常遇到要為單元格數據添加單位，如果每輸入一個數據，就添加一個單位，這樣操作起來既麻煩又費事。可以按以下操作來實現批量輸入單位：
選中所有要添加單位的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，然后在“分類”列表中選擇“自定義”項。再在右邊的“類型”列表選擇框中選擇適合的數字格式(例如：如果是小數形式，要保留兩位小數，則選擇“0.00”)，在“類型”文本框中的該數字格式后添加“單位名稱”(如："元"，注意是英文輸入法中的引號)，最后單擊“確定”按鈕返回即可。這樣剛才選擇的所有單元格數據后都自動加上設置好的單位了。
6 自動定位小數位
有時需要錄入一大批諸如123.5之類的學生成績，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的錄入速度成倍提高(可以不需要輸入小數點)。 單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動設置小數點”復選框，在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數，在此，我們鍵入“1”，單擊“確定”按鈕。
現在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數字自動變為“123.5”。此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，在你結束輸入之后，該單元格中的數字自動變為“8.9”。
另外，如果你在“位數”框中輸入一個負數，比如“-2”，則Excel將在輸入的數字后自動添上兩個“0”。利用Excel的“自動設置小數點”的功能，對于大量帶有固定小數位的數字，或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字的輸入，將大大提高錄入速度。
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