如何制定項(xiàng)目計(jì)劃

時(shí)間：2024-08-15 08:32:11 項(xiàng)目管理師

如何制定項(xiàng)目計(jì)劃

　　項(xiàng)目的特殊性決定了項(xiàng)目中必然包含種種相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)和不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，所以項(xiàng)目的首要任務(wù)就是“計(jì)劃，計(jì)劃，計(jì)劃”。那么如何制定項(xiàng)目計(jì)劃呢?

如何制定項(xiàng)目計(jì)劃

　　一、制定項(xiàng)目計(jì)劃的步驟

　　1、明確目標(biāo)

　　必須符合SMART原則，即目標(biāo)必須明確、可行、具體和可以度量

　　2、制定項(xiàng)目工作范圍

　　對(duì)照目標(biāo)，將需要完成的工作進(jìn)行分析和梳理，列出一份完成目標(biāo)所需要進(jìn)行的所有活動(dòng)一覽表，這就構(gòu)成了項(xiàng)目的工作范圍。

　　有兩種辦法：

　　◇對(duì)于較小的項(xiàng)目，利用“頭腦風(fēng)暴”

　　◇對(duì)于稍大一些的項(xiàng)目，更好的方法是使用WBS來生成一份全面的清單

　　3、在項(xiàng)目組內(nèi)分配任務(wù)職責(zé)

　　責(zé)任矩陣(Responsibility Matrix)是完成這一任務(wù)的最好選擇

　　4、統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目間活動(dòng)的關(guān)聯(lián)

　　該步驟確定各項(xiàng)目活動(dòng)所需要的時(shí)間、人力、物力，明確各項(xiàng)活動(dòng)之間的先后邏輯關(guān)系，通常通過網(wǎng)絡(luò)圖工具來完成

　　完成以上4個(gè)步驟后，項(xiàng)目經(jīng)理還可以為項(xiàng)目計(jì)劃添加一些支持性文檔以及備注等信息，所有這些信息將使得項(xiàng)目計(jì)劃成為項(xiàng)目的信息中心。

　　二、制定項(xiàng)目計(jì)劃的原則

　　1、不應(yīng)過分拘泥于細(xì)節(jié)，此階段的主要目的是制定出一份能夠獲得干系人批準(zhǔn)、總體結(jié)構(gòu)準(zhǔn)確且具有指導(dǎo)意義的項(xiàng)目計(jì)劃書。計(jì)劃的完善是一項(xiàng)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期的持續(xù)改進(jìn)過程。

　　2、短期計(jì)劃和長(zhǎng)期計(jì)劃相結(jié)合，短期計(jì)劃需要做出周密的規(guī)劃，長(zhǎng)期計(jì)劃只需要給出指導(dǎo)性規(guī)劃即可。

　　3、項(xiàng)目計(jì)劃的確定可以采用目標(biāo)管理法，強(qiáng)調(diào)上下交互來制定項(xiàng)目的目標(biāo)和任務(wù)，首先由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的章程把項(xiàng)目的整體計(jì)劃制定出來，然后由項(xiàng)目成員根據(jù)項(xiàng)目的整體計(jì)劃來指導(dǎo)個(gè)人任務(wù)的制定，通過協(xié)商式、小規(guī)模的群體討論來確定個(gè)人的任務(wù)。這種參與能夠增加團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任感，有利于項(xiàng)目工作的開展。

　　不可忽視的重要信息

　　1、組織架構(gòu)圖、各部門的職能、各關(guān)鍵部門的經(jīng)理和部分成員。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過翻閱流程文件了解各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)依賴關(guān)系和配合方式。

　　2、歷時(shí)經(jīng)驗(yàn)

　　3、制約因素(包括成本制約，人力資源制約)

　　4、項(xiàng)目實(shí)施中的假設(shè)信息

　　項(xiàng)目干系人的要求在項(xiàng)目初期階段往往是模糊的，不同的干系人之間對(duì)項(xiàng)目的期望往往不盡相同甚至是相互矛盾的。作為項(xiàng)目經(jīng)理在制定項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從一開始就要清晰地定義項(xiàng)目，并注意平衡不同的項(xiàng)目關(guān)鍵干系人之間的需求。制定的項(xiàng)目計(jì)劃書一定要得到項(xiàng)目關(guān)鍵干系人的正式書面批準(zhǔn)。

　　三、項(xiàng)目計(jì)劃的工具--工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)

　　WBS將項(xiàng)目的“交付物”自頂向下逐層分解到易于管理的若干元素，以此結(jié)構(gòu)化地組織和定義了項(xiàng)目的工作范圍。

　　工作細(xì)目(WORK ITEM)，工作包(WORK PACKAGE)

　　WBS的制定沒有固定的方法，但一般可以參考以下原則：

　　◇確保能把完成每個(gè)底層工作包的職責(zé)明確地賦予一個(gè)成員、一組成員或者一個(gè)組織單元，同時(shí)考慮盡量使一個(gè)工作細(xì)目容易讓具有相同技能的一類人承擔(dān)。

　　◇根據(jù)80小時(shí)的原則，工作包的時(shí)間跨度不要超過2周時(shí)間，否則會(huì)給項(xiàng)目控制帶來一些困難;同時(shí)控制的粒度不能太細(xì)，否則往往會(huì)影響項(xiàng)目成員的積極性

　　◇可以將項(xiàng)目生命周期的各個(gè)階段做為第一層，將每個(gè)階段的交付物做為第二層。如果有的交付物組成復(fù)雜，則將交付物的組成元素放在第三曾。

　　◇分解時(shí)要考慮項(xiàng)目管理本身也是工作范圍的一部分，可以單獨(dú)做為一個(gè)細(xì)目。

　　◇對(duì)一些各個(gè)階段中都存在的共性工作可以提取出來，例如人員培訓(xùn)作為獨(dú)立的細(xì)目

　　◇確保能夠進(jìn)行進(jìn)度和成本估算。

　　四、項(xiàng)目計(jì)劃的工具--責(zé)任矩陣表

　　責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個(gè)人責(zé)任方法。