辦公文秘：會議流程

時間：2024-06-17 09:15:08 辦公文秘

辦公文秘：會議流程

　　組織日常工作會議也是辦公文秘日常工作之一，日常工作會議是一門很嚴謹的寫問，任何一不出現問題，都會導致會議的進程。

辦公文秘：會議流程

　　日常工作會議主要流程：

　　會后工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳情請閱讀本文。

　　1.會議文件資料的立卷歸檔

　　1)會議文件的收集整理工作

　　(1)確定會議文件的收集范圍。

　　(2)選擇收集會議文件的渠道。

　　(3)運用收集文件的不同方法。

　　2)會議文件的立卷歸檔

　　把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。

　　2.會議經費結算工作

　　(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。

　　①應在會議通知或預訂表格中詳細注明收費的標準和方法。

　　②應注明與會人員可采用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等。

　　④開具發票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發票時，應與會議代表協商，開具收據或證明。

　　(2)在訂購各種設備和享受服務時，應掌握付款的方法和時間。

　　3.安排與會人員返程

　　案例

　　天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風韻公司新開發的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負責安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預訂問題，而且她想當然地認為，只要為大家盡可能預訂火車硬臥票就行了。結果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

　　分析

　　會議結束并不意味著會議工作就結束了，有外部人員參加的會議應根據會議的長短、外部與會人數多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

　　1.提早做好與會者的票務登記預訂工作

　　(1)應根據會期長短、外地與會人數多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

　　(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

　　(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯系，提前預訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

　　(4)屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。

　　2.幫助與會者提前做好返程準備

　　(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會者及時與會務組結清各種賬目，開好發票收據。

　　(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。