如何做好酒店總經理的秘書工作
總經理秘書(Secretaryto General Manager)，有的酒店又稱之為行政秘書(Executive Secretary)、行政助理(Administrative Assistant)等，這個職位的含義是什么呢?根據《現代漢語詞典》對秘書的定義“掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員”，總經理秘書應是掌管酒店企業文書或者檔案并協助總經理完成日常工作的人員。在酒店企業中，總經理秘書的工作職責包括哪些具體內容呢? 我們一起來了解一下吧~
總經理秘書的工作職責
1、協助總經理起草酒店綜合性的業務報告、工作計劃、備忘錄、規章制度等;
2、參加由總經理組織召開的行政例會(有的酒店也稱之為早會或例會)、財務會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項決定的執行情況并及時反饋信息，
3、協助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理，
4、負責總經理的日常電話轉接，盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾，
5、負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發、歸檔、保管等工作;負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作;
6、負責酒店介紹信、印章的保管和監督使用,負責與外單位聯系，辦理各類許可證件和歸檔保管工作;
7、負責搞好總經理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等;
8、負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等：
9、負責總經理出差前以及出差后的工作處理(借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯系、車旅費報銷等);
10、完成總經理臨時交給的其它工作。
總經理秘書要勝任其工作職責，需要具備哪些知識、技能和素質呢 ?
1、應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題、處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學習新知識的能力;
2、熟悉酒店各部門及其運作程序，掌握酒店的各項規章制度，對酒店的經營(如客房數量、房價、餐廳營業時間和電腦信息系統等)以及軟件(酒店的目標、經營思想、服務理念等)情況要了如指掌，以便更好地協助總經理完成各部門的協調管理以及對外聯絡溝通的工作，使工作更有效率;
3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等;
4、具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執行;
5、能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實于自己所服務的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關的企業、團體和政府職能部門保持良好的合作關系。
總經理秘書的工作任務非常繁多而且要求細節化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，酒店僅會影響自己的秘書工作，而且會影響總經理的工作，甚至影響酒店企業的形象與運營等等。那么如何做好總經理秘書的工作并提高其效率呢?
如何做好總經理秘書的工作并提高其效率呢?
1、工作標準化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同一時間段內，做同樣或同樣性質的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務標準化，就能在有限的時間內完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。
2、在同一時間段內做類似的工作。如在同一時間段內往外撥打電話，把需要復印的文件積攢在一起，然后去復印等，這樣，既可以節約時間，也可以提高工作效率或質量。
3、重新分配工作。如緊急和重要的工作，先辦理緊急的事情;重要和不緊急的工作，先做重要的工作;不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做;自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。
4、預測。總經理秘書可用預測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節奏，把工作做到前面，如明天14點總經理要召開財務會議，作為秘書，可在明天10點左右把上次會議的記錄以及其它財務報表等從檔案柜內找出來，放在總經理的辦公桌上。如果任職者能更好地預測明天會做哪些工作，他(她)就能更好地完成本職工作。當然，也不能把第二天的工作日程根據預測，安排得滿滿的，因為不管你的預測能力如何強，第二天總是會有些突發事情需要處理，因此要留出一定的空余時間來處理這些突發事件。
5、平衡精力，分清工酒店次。一個人的工作時間及精力畢竟是有限的，如何在有限的時間內完成更多的工作是對每個工作者提出的挑戰。因此，總經理秘書在做任何一項工作時，都要具備權衡輕重緩急的意識。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團的總部人員正在與總經理商討工作，而此時，總經理需要秘書去復印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復印嗎?答案是：當然不會，而且你需要放下手頭的工作，立即去復印。
有些總經理秘書不具備職業態度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有：
1、對于酒店其它部門或者外界報送給總經理的備忘錄、報告、申請以及其它信息文件等，不及時呈送或報告給總經理，影響了酒店對內、外的溝通，甚至嚴重影響了酒店的經營和管理工作。
2、由于工作的性質等原因，總經理秘書幾乎在第一時間就知道了總經理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴守機密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。
3、在總經理的日常工作安排中，事前不征得總經理的同意，代替總經理做出某些工作約會的決定等，這些都嚴重影響了總經理的工作，給總經理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己是協助而不是代替總經理工作。作為酒店總經理秘書，要時刻注意避免以上的工作誤區，以職業的態度來對待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責，扮演自己在組織中應扮演的角色，發揮自己在企業中應發揮的力量。