黨政公文標題擬制及使用

時間：2024-08-10 03:56:16 盛林辦公文秘

黨政公文標題擬制及使用

　　公文的標題應(yīng)按照“制文機關(guān)、事由和文種”的順序，即“誰發(fā)文、為什么發(fā)文、發(fā)什么文”來編排，制文機關(guān)在前，其后多用介詞“關(guān)于”表示對象，最后是“文種”。下文yjbys小編對各種公文進行了一次系統(tǒng)的梳理，發(fā)現(xiàn)在公文標題擬制上存在不少問題。

黨政公文標題擬制及使用

　　一、隨意省略標題成分

　　(一)隨意省略制文機關(guān)。如某省廳發(fā)的通知就省略了“制文機關(guān)”，而且這份公文落款部分也沒有顯示“制文機關(guān)”，這就讓人很費解：到底制文機關(guān)是哪里?是行政機關(guān)還是黨口?一份公文的制文機關(guān)是公文必備的基本數(shù)據(jù)，它無論是在固定版頭上，還是在標題或是落款上，必須顯示清楚，尤其是沒有固定版頭，落款也沒顯示的，標題就應(yīng)明確顯示出制文機關(guān)名稱來。根據(jù)上述公文內(nèi)容“制文機關(guān)”應(yīng)該是“中共××省公安廳委員會”。

　　(二)隨意省略文種。多體現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)類文書中。如某省公安廳的《轉(zhuǎn)發(fā)公安部等五部門〈關(guān)于深化多種形式消防隊伍建設(shè)發(fā)展的指導(dǎo)意見〉》就存在這樣的問題。這類轉(zhuǎn)發(fā)性公文應(yīng)使用通知這一文種來行文，準確的標題應(yīng)該是：《××省公安廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)公安部等五部門〈關(guān)于深化多種形式消防隊伍建設(shè)發(fā)展的指導(dǎo)意見〉的通知》。

　　二、事由部分概括不準

　　(一)概括不精。事由過繁，造成拖沓冗長。如某市局發(fā)出的《關(guān)于印發(fā)〈全市公安機關(guān)集中開展消防安全隱患排查整治統(tǒng)一行動堅決遏制重特大火災(zāi)事故工作預(yù)案〉的通知》中的“預(yù)案”名稱就顯得過繁，可簡為《全市公安機關(guān)集中開展消防安全隱患排查整治統(tǒng)一行動工作預(yù)案》;又如《關(guān)于對全體參加體能測試人員進行所有測試項目動作的示范講解和細節(jié)指導(dǎo)的通知》，事由部分語法表意均沒有問題，但表述內(nèi)容過于啰嗦詳盡，應(yīng)改為：《關(guān)于進行體能測試項目講解指導(dǎo)的通知》即可。

　　(二)概括不全。事由過簡，造成題文不符。如某廳《關(guān)于調(diào)整刑事案件審核、報捕等工作的通知》，“事由”部分是“調(diào)整刑事案件審核、報捕等工作”，可內(nèi)容里不僅有這兩項內(nèi)容，還有很大一部分是涉及“移送審查起訴”的內(nèi)容。因此，這樣的標題明顯“事由”部分涵蓋不全，應(yīng)寫成《關(guān)于調(diào)整刑事案件審核、報捕、移送審查起訴等工作的通知》。

　　(三)用詞不當。如《關(guān)于下發(fā)省廳黨委成員職務(wù)及分工情況的通知》，這里“下發(fā)”一詞是“向下發(fā)放”的意思，那么“發(fā)放”的應(yīng)該是一個現(xiàn)成的文書，即在“下發(fā)”一詞的后面必定是用書名號顯示已有的現(xiàn)成的文書標題，而此標題中下發(fā)的是“省廳黨委成員職務(wù)及分工情況”，不是一個已有的現(xiàn)成的文書標題，可見“下發(fā)”一詞用在這里不妥也沒必要，應(yīng)刪去才夠準確。

　　(四)不合語法。1、成分殘缺。如某廳發(fā)出的《關(guān)于印發(fā)〈全省公安機關(guān)吸毒成癮認定資格名單〉的通知》，這里由于“資格”一詞缺少相應(yīng)的謂語，極易讓人產(chǎn)生歧義，準確的表達應(yīng)當在“公安機關(guān)”的后面加上“具備”二字，在“資格”后加上“民警”二字。2、搭配不當。如某省廳發(fā)布的通知中“開展”與“測試”動賓搭配不當，應(yīng)使用“進行”或在“測試”后面加上“工作”二字。

　　三、虛詞使用錯誤

　　在公文標題中常見的虛詞有表示對象的介詞“關(guān)于”和表示修飾限制的助詞“的”。“關(guān)于”在公文標題中出現(xiàn)的頻率極高，某廳2014年網(wǎng)上所發(fā)的“通知通報”共116個，其中標題使用“關(guān)于”的有105個，占90.5%，可見其在公文標題中的使用頻率之高。“關(guān)于”主要是引出事由并對公文文種進行修飾限制。常見的問題有三種情況：第一，既無“關(guān)于”，也無其他介詞造成表意不清。如《××市公安局自學(xué)考試報名通知》，因為缺少“關(guān)于”，讓人誤以為是市局內(nèi)部的自學(xué)考試。這里既要在“××市公安局”的后面加上“關(guān)于”，也要在“通知”的前面加上“的”字，這樣表意才夠準確;第二，用“對”來代替“關(guān)于”。如《××市公安局對王×違反‘五條禁令’酒后駕車的通報》。發(fā)文機關(guān)后面由于有介詞“對”，嚴格地講不夠規(guī)范，應(yīng)改為“關(guān)于”才更準確;第三是過度使用。這個問題在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性“通知”上經(jīng)常出現(xiàn)，涉及層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題上用了幾個“關(guān)于”，后面也跟著幾個“的通知”。正確的處理就是只需保留最原始的文件標題，前加“制文機關(guān)”和“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”(批轉(zhuǎn))字樣，后綴“的通知”即可。

　　四、標點符號使用問題

　　一般來說，涉及到法規(guī)、規(guī)章名稱等的公文標題要添加書名號，其余的基本不需要標點符號。但下列幾種情況中，是可以使用標點符號的：第一，書刊名稱可使用書名號;第二，某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號;第三，須加注釋或補充詞語的地方可以使用括號等。

　　在實際制作中常出現(xiàn)書名號、引號的錯用或不用現(xiàn)象。第一，書名號亂用，尤其是特定意義的縮略語、專用詞語等應(yīng)使用引號標識卻使用書名號。如《五條禁令》、《八項規(guī)定》等;第二，引號亂用。該用書名號卻用引號，該用引號卻用書名號。如批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，標題應(yīng)使用書名號，可有的卻用引號;第三，不用符號。如《關(guān)于下發(fā)遼寧省公安機關(guān)印章刻制業(yè)執(zhí)法執(zhí)勤工作規(guī)范(試行)的通知》，這里下發(fā)的是一個規(guī)范性的文書，應(yīng)使用書名號。即《關(guān)于下發(fā)〈遼寧省公安機關(guān)印章刻制業(yè)執(zhí)法執(zhí)勤工作規(guī)范(試行)〉的通知》。

　　五、文種使用錯誤

　　黨政機關(guān)公文的文種共有15個，它們都有特定的適用條件和范圍，制作時應(yīng)嚴格按照隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系逐級行文，并選取準確恰當?shù)奈姆N。

　　公文文種使用的問題主要體現(xiàn)在文種的混用、合用的情況。公文的文種除“通知”用來批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文書以外，一般應(yīng)單獨使用，不應(yīng)混用、合用。但實際使用時卻經(jīng)常能見到混用、合用的情況，如標題上常見的“請示報告”“請示函”就屬混用的情況。還有就是文種合用錯誤。如某市局發(fā)出的《關(guān)于印發(fā)〈201×年全市公安工作報告〉的通知》，“報告”是一個典型的上行文，這里的“報告”是全年的公安工作總結(jié)。而“通知”又是一個典型的下行文。如果是需要下級機關(guān)了解這一“報告”內(nèi)容，完全可以改為“總結(jié)”，再以“通知”的形式發(fā)布，標題可為《關(guān)于印發(fā)〈201×年全市公安工作總結(jié)〉的通知》。

　　六、排版存在的錯誤

　　《格式》明確提出了公文標題的排版要求：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。

　　瀏覽某網(wǎng)公文，標題排版存在的問題較為常見，一是字號字體不規(guī)范;二是多行排列有拆開詞或詞組的現(xiàn)象;三是有固定板頭的標題位置沒有排布在紅色分隔線下空二行的位置等。

　　總之，公文標題的擬制需要作者對公文的內(nèi)容有一個全面的了解和認識，既不可斷章取義，也不能事無巨細，面面俱到。既要內(nèi)容概括準確，又要版式排列規(guī)范。

　　批復(fù)公文格式

　　（1）標題

　　標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構(gòu)成。在事由中一般將下級機關(guān)及請示的事由和問題寫進去；

　　還有一種完全式的標題是發(fā)文機關(guān) + 表態(tài)詞 + 請示事項 +文種，這種較為簡明、全面和常用。

　　也有的批復(fù)只寫事和文種。

　　(2)主送機關(guān)

　　主送機關(guān)一般只有一個,是報送請示的下級機關(guān).其位置同一般行政公文,寫于標題之下,正文之前,左起頂格. 批復(fù)不能越級行文, 當所請示的機關(guān)不能答復(fù)下級機關(guān)的問題而需要向更上一級機關(guān)轉(zhuǎn)報"請示"時, 更上一級機關(guān)所作批復(fù)的主機關(guān)不應(yīng)是原請示機關(guān), 而是"轉(zhuǎn)報機關(guān)". 如果批復(fù)的內(nèi)容同時涉及其它的機關(guān)和單位,則要采用抄送的形式送達.

　　（3）正文

　　正文里包括批復(fù)引語、批復(fù)意見和批復(fù)要求三部分。

　　批復(fù)引語要點出批復(fù)對象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對于何時、何號、關(guān)于何事的請示的答復(fù)，時間和文號可省略。

　　批復(fù)意見是針對請示中提出的問題所作的答復(fù)和指示，意思要明確，語氣要適當，什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意，注意事項等都要寫清楚。

　　批復(fù)要求（其實可以單獨算做結(jié)尾），是從上級機關(guān)的角度提出的一些補充性意見，或是表明希望、提出號召。如果同意，可寫要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。

　　(4)落款

　　這部分寫在批復(fù)正文右下方, 署成文日期并加蓋公章, 成文日期用阿拉伯數(shù)字（20xx新規(guī)）。

　　批復(fù)既是上級機關(guān)指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答復(fù)性公文，所以，撰寫批復(fù)要慎重及時，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準則，及時給予答復(fù)。撰寫時，不管同意與否，批復(fù)意見必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其辭，模棱兩可，以免下級無所適從。

　　同時批復(fù)必須有針對性的一文一批復(fù)，請示要求解決什么問題，批復(fù)就答復(fù)什么問題。

　　需要指出的是，在全面推進依法行政的今天，“批復(fù)”這種帶有較為明顯的計劃經(jīng)濟“人治”色彩的公文種類，各級行政機關(guān)應(yīng)當慎用。從既有的批復(fù)定義和使用實際看，批復(fù)是“答復(fù)下級機關(guān)請示事項”時使用的文種。依法行政講究職權(quán)法定，每個行政機關(guān)都有自己獨立的法定職責，需要經(jīng)過“請示”而為的事項越來越少，上級行政機關(guān)面對請示，要看是否有必要“批復(fù)”。

　　對于應(yīng)當由下級機關(guān)“依法獨立行使職權(quán)”并獨立承擔責任的事項，雖有請示也不應(yīng)批復(fù)（即使需要指導(dǎo)也應(yīng)采用其他方式）。這一是便于明晰職權(quán)，分清責任，推進依法行政的需要，二是避免文牘主義，提高行政效率的需要，三是便于管理相對人尋求救濟需要。

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