公文的行文規則及注意事項

時間：2023-10-24 18:39:11 艷盈辦公文秘

公文的行文規則及注意事項

　　公文是國家機關和其它社會組織在行使職權和實施管理的過程中，形成的具有法定效用的與規范格式的文件材料。下面是YJBYS小編整理的公文的行文規則及注意事項，希望對你有幫助!

公文的行文規則及注意事項

　　公文的行文規則及注意事項

　　(一)各級國家行政機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。按行政隸屬關系報送政府審批的請示，可由政府批復，也可由政府授權其辦公廳(室)或主管部門答復。政府部門報請政府批轉執行的公文，可由政府批轉，也可由政府授權其辦公廳(室)轉發，還可冠“經xx政府同意”由部門下達。

　　(二)凡屬政府各部門職權范圍內的事項，需要行文的，一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的問題，屬上一級政府職能部門權限范圍內的，可直接向上一級政府職能部門行文。各地區之間、同級政府各職能部門之間需要商洽解決的問題，可以相互行文。

　　(三)政府各部門可以向上一級或下一級政府有關業務部門行文，也可以根據本級政府的授權向下一級人民政府直接行文。

　　(四)同級政府之間、同級政府的部門之間、各級政府與上一級政府的部門之間可以聯合行文;政府(及其部門)與同級黨委(及其部門)、軍隊機關(及其部門)可以聯合行文;政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文由主辦機關與協辦機關共同簽發，由牽頭主辦機關編號印發，原稿由主辦機關存檔。

　　(五)地方各級國家行政機關公文中涉及其它機關、部門職權范圍的問題，未經協商一致或未經上級機關批準、裁決的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關的權責令糾正或撤銷。

　　(六)向上級機關的請示要一文一事。不得用“報告”或其他文件的公文請示問題。地方各級國家行政機關不得越級請示。因特殊情況必須越級請示的，應抄送被越過的直接上級機關。

　　(七)請示一般只寫一個主送機關，并一律送交受文機關的辦公廳(室)統一辦理，不得直接送領導個人，也不得抄送下級機關。

　　(八)受雙重領導的機關上報公文，根據公文內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責處理、答復。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應同時抄送該下級機關的另一上級機關。

　　(九)國家行政機關的公文，不得向黨委機關作批示、交任務，如內容涉及黨的工作，與同級黨委機關聯合行文。

　　(十)對上級行政機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，也可以以收文的形式下發，不另重復行文。已在各類會議上印發的領導人的講話、會議紀要，不再另行發文。經批準在報刊上全文發表的文件，視為正式文件依照執行，不另行文。在報刊上發布的行政規章，由發文機關印制少量文本，供存檔備查。

　　公文寫作基礎

　　（1）發文處理程序與方法

　　發文處理的一般過程

　　1、復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

　　2、登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

　　3、印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

　　4、核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

　　（2）收文處理程序與方法

　　收文處理的一般過程

　　1、簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

　　2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

　　3、初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

　　4、承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

　　5、傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

　　7、答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

　　（3）公文的整理和歸檔

　　1、涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

　　2、需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

　　公文寫作規范

　　一、公文的基本知識

　　（一）公文的含義

　　公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

　　公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。

　　就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、匯報、發言、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

　　公文、文件、文書，這是三個既密切聯系又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責范圍而制發的、具有法定效力并設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

　　狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關于調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

　　（二）公文的特點

　　1、明確的公務性。

　　2、鮮明的政治性。

　　3、極高的權威性。

　　4、作者的法定性。

　　5、較強的時效性。

　　6、體式的特定性。

　　7、文風的樸實性。

　　8、嚴格的程序性。

　　（三）公文的作用

　　1、領導和指導作用。

　　2、規范和約束作用。

　　3、宣傳和教育作用。

　　4、聯系和知照作用。

　　5、依據和憑證作用。

　　以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。

　　（四）公文的分類

　　1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。

　　2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

　　3、按公文的內在屬性分為：規范性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

　　4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文等。

　　5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。

　　6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

　　7、按公文的規范程度和約束力分為：規范性公文和非規范性公文。

　　8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。

　　（五）公文的文種及其適用范圍

　　1、命令（令）

　　命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布.施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。黨的領導機關可以和同級人民政府聯合發布命令（令），但需以行政公文的形式出現。就法院來說，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎勵有關人員。

　　2、決定

　　決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

　　3、公告

　　公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領導機關的名義發布，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

　　4、通告

　　通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以采用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　5、通知

　　通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯系密切，如此而已。

　　6、通報

　　通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領地”，不能做人為的取舍。

　　7、議案

　　議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。

　　8、報告

　　報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

　　9、請示

　　請示“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區別在于，報告只是客觀地將有關情況匯報給上級機關，無需上級機關答復，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答復。

　　10、批復

　　批復“適用于答復下級機關的請示事項”。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批復做出相應的答復。

　　11、意見

　　意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發布的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

　　12、函

　　函“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關之間，這是它與批復的一點重要不同。

　　13、會議紀要

　　會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

　　黨的機關專用的公文文種有：

　　14、決議

　　決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居于突出重要的地位。《中國共產黨機關公文處理條例》指出：決議“用于經會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。

　　15、指示

　　指示屬下行文，“用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結合實際情況，認真貫徹執行”之類的結束語。

　　16、公報

　　公報“用于公開發布重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來說也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。

　　17、條例

　　條例“用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”，屬規范性公文。就是說，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關于黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。

　　18、規定

　　規定“用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范”。規定與條例一樣，也屬規范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發的主體而言，規定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用范圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯系，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用于黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。

　　（六）公文的行文規則

　　公文的行文規則，是關于公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。

　　（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領導同志明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。

　　2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。

　　3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

　　4、具體要求。

　　（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。

　　（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

　　（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

　　（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。

　　（6）關于“請示”的具體規定。“請示”應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權范圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關：“報告”不得夾帶請示事項。

　　公文格式

　　一、設置頁面（“頁面布局”—“頁面設置”）

　　（一）“頁邊距”

　　1．頁邊距：上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。

　　2．紙張方向：縱向。

　　（二）“紙張”

　　紙張大小：A4。

　　確保“每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心”。

　　二、設置標題

　　（一）“字體”

　　1．主標題：先設置字體為華文小標宋簡體（或華文中宋、宋體），再設置字體為TimesNewRoman；字形，加粗；字號，二號。