公文寫作的誤區

公文寫作的誤區

　　黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。這使得公文具有法定的權威性、行政的制約性、明確的時效性，在文字上，要求其嚴謹、準確；在語言運用上要求其莊重、調理清晰、簡明并且平實。在實際的工作中，有些作者在日常寫作中，不夠細致。還有些作者沒有掌握公文語音的特點和要求，在公文寫作中陷入了誤區。

　　一、公文寫作中的誤區

　　常見的誤區主要是文字運用中的誤區和語言表述中的誤區。

　　（一）文字運用中的誤區

　　1. 錯誤的使用關聯詞語

　　主要有關聯詞語的殘缺、誤用、濫用、搭配不當和關聯詞語的錯位。關聯詞語是復句的重要組成部分，它可以清晰地顯示分句之間的意義關系和語法關系，使語意表達得嚴密而有條理，錯誤的使用關聯詞語，嚴重的影響了公文寫作的準確性。

　　例如：

　　①雖然我們的工作還趕不上先進單位，我們還是要盡自己的最大努力干出好成績來。

　　②我們在各項工作中，首先要有勤奮苦干的精神，然后要有科學運用的頭腦，發揚科學工作的精神。

　　③盡管任務多么艱巨，我們也要按時完成。

　　④不管任務十分艱巨，但我們也要按時完成。

　　⑤會時，作報告的人一方面要注意語言簡潔、內容生動、有吸引力；另一方面聽報告的人也要自覺遵守會場紀律，不要鬧鬧哄哄、進進出出。

　　例句①中的第二分句前應填上“但”或者“但是”，與第一分句中的“雖然”構成轉折關系。例句②中第一分句與第二、三分句之間不是承接關系，而是并列關系，因此應該把“首先……然后……”改為“既……又……”。例句③和例句④屬于關聯詞語的搭配錯誤用法，關聯詞語在日常使用已經形成了固定的搭配方式，如“盡管……但是……”、“如果……就……”、……等等，這兩個句子中的管理詞語搭配錯誤，使得句子的意思令人費解。將③、④中的關聯詞語對調，改為：“不管任務多么艱巨，我們也要按時完成。盡管任務十分艱巨，但我們也要按時完成。”這樣句子就通暢了。例句⑤中后面的分句和前面的分句并不是一個主語，所以“一方面”應該放在“作報告的人”前。

　　2.一些詞語的錯誤使用

　　常見的使用錯誤的詞語有“做與作”、“需要與須要”、“必須、應當與必需”、“涉及與涉及到”。

　　3.一些符號的使用誤區

　　在這里我只談談公文寫作中常見的一些標點符號的錯誤用法，平時寫作中的那些錯誤的標點符號的使用情況，如：逗號，分號，句號的使用方法，我個人認為屬于寫作中的常識問題。在公文中較為常見的不恰當的標點符號用法主要有：

　　3.1.書名號使用中的誤區

　　某某某鎮接到一份文件，題目是《轉發〈關于轉發內蒙古自治區《關于……的決定》的通知〉的通知》。一般情況下，書名號在套用的時候，我們只使用兩層，像上例的這種情況比較少見，當作者遇到類似《關于轉發內蒙古自治區《關于……的決定》的通知》這類文件的時候，很容易寫成《轉發〈關于轉發內蒙古自治區〈關于……的決定〉的通知〉的通知》。因此建議在實際的使用中，應當盡量避免三層或更多層的引號、書名號的用法，層次多了，讀者不容易分清楚。

　　3.2.用日月簡稱給事件命名的誤區

　　用漢字書寫的表示事件、節日和其他意義的日月簡稱，為了避免月份與日期的混淆不清，涉及一月、十一月、十二月，應當用間隔號將表示月日的數字隔開，并外加引號，以避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號。例如：“一·二八”“一二·九”“九一八”。一般情況下只需要給日月的簡稱加引號即可，如：“一二·九”運動。如果是為了突出和強調事件，也可以都加上，如：“一二·九運動”。還有部分事件因知名度較高，日月簡稱就不需要加引號了，例如：“五一勞動節、十一國慶節”中的數字不用加引號。

　　日月簡稱也可以用阿拉伯數字表示，與漢字不同的是，用阿拉伯數字表示時，需要在用間隔號將日月分開。例如：“9·11”“3·15”。這種用法不適用于傳統節日。

　　4.阿拉伯數字與漢字的混合使用中的誤區

　　我發現在各單位的公文中，經常有阿拉伯數字與漢字不規范的使用情況。例如：將“2012年”寫成“一二年”或“12年”。年份一般是不用縮寫的。

　　具體的數字用法，在《中華人民共和國國家標準：出版物上數字用法的規定》中已經做了詳細的規定。這里我將常出現的幾處誤區簡單的舉例指出：

　　物理量 量值必須用阿拉伯數字，并正確使用法定計量單位。例：8736.80㎞（8736.80千米）600g(600克) 100㎏~150㎏（100千克~150千克）12.5㎡（12.5平方米）外形尺寸是400㎜*200㎜*300㎜（400毫米*200毫米*300毫米） 34℃~39℃（34攝氏度~39攝氏度）。

　　非物理量 一般情況下應使用阿拉伯數字。例：21.35元，45.6萬元，48歲，11個月，1480人，4.6萬冊，600幅，550名。整數一至十，如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，使得局部與整體上的一致。例1：一個人、三本書、四種產品、六條意見、讀了十遍、五個百分點；例2：截至1984年9月，我國高等學校有新聞系6個，新聞專業7個，新聞班1個，新聞教育專職教員274人，在校學生1516人。

　　數值巨大的精確數字，為了便于定位讀數或移行，作為特例可以同時使用“億、萬”作單位。例：我國1982年人口普查人數為10億817萬5288人；1990年人口普查人數為11億3368萬2501人。

　　相鄰的兩個數字并列連用表示概數，必須使用漢字，連用的兩個數字之間不得用頓號“、”隔開。例：二三米，一兩個小時，三五天，三四個月，十三四噸。

　　時、分、秒可以用阿拉伯數字和漢字表示。例如：3點37分、14點40分28秒。也可以用阿拉伯數字表示，并用冒號分隔時、分、秒。運用這一格式時須注意采用24小時計時制，例如：04:00、15:40。其中的冒號要規范書寫，不能標在中間，要標在下方。

　　5.年月日落款的不規范使用

　　這條本應該歸屬上文第三條的，但是我發現，上至國家各部委下至各級行政機關、企事業單位，公文不規范的年月日的落款已普遍使用。比如：像“二0一三年*月*日”或“二〇一三年*月*日”這樣的落款，還有將“零”用英文字母“O”表示的。這樣的落款隨處可見。“零一二三四五六七八九”屬于漢字的數字寫法，而“0123456789”這是阿拉伯的數字寫法，“OPQRST”這是大寫的英文字母的寫法。“二0一三年*月*日”和“二〇一三年*月*日”這樣的落款錯在將數字與漢字、英文字母與漢字混淆使用。至于“〇”這個字在字典中是可以查到的，因為在手寫中，這個字容易和“0”和“O”混淆，所以不常用。在如今電腦普及的時代，“〇”這個字可以不可以使用，需要有關部門規定。

　　在《中華人民共和國國家標準：出版物上數字用法的規定》中提到，凡是可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，均應使用阿拉伯數字，遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持統一。重排古籍、出版文學書刊等，仍依照傳統體例。那就是說一般使用正確的年月日落款應是：“2013年*月*日”的。但為了使公文顯的莊重，數字運用上的統一，也可以用漢字表示，那也只能是用“二零一三年*月*日”的寫法，但“二0一三年”漢字和阿拉伯數字混用或者“二O一二年”漢字和英文字母混用的寫法是肯定不能算對的。

　　之所以將落款單獨的從數字和漢字的混合使用中拿出來談，是因為公文的寫作更應該注重細節，規范使用漢字。從細節著手，從點滴做起。

　　（二）語言表述中的誤區

　　公文語言，有其獨特的特點，可以說是一種循規蹈矩的語言。在詞匯上，公文語言嚴格遵照其詞典意義；在造句上，公文語言嚴格遵循語法規則；在修辭上，公文語言只適當運用比喻、對偶、排比、設問、反詰等常規修辭格，而對夸張、通感、暗示等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。

　　在公文寫作中，每一種體式在寫作中都有固定的套路，一些固定的模式化語句和語詞經常被沿用的現象比較常見，可以說公文的體式就是模式化的，沿用這些固定模式化的語句，方便、簡潔、有效。如“來函收悉”、“敬請批復”等慣用語，從古至今一直沿用。

　　但有些作者在寫作時故意標新立異，反而使得公文不倫不類。

　　1.公文中口語化傾向

　　從古至今，書面是公文的唯一形式，不僅當時是“明文”規定，“明令”執行的，事后還要歸入檔案，以備查考。使用規范的書面語，也是公文風格莊重典雅的因素之一。書面語是在口語基礎上提煉加工的結果，相比之下，書面語系統、規整、精密，含義明確，文理通順，口語就顯得零亂、駁雜、粗疏，含義模糊，甚至有的文理不通。

　　公文中口語化傾向主要包括以下幾個方面：

　　濫用方言。如鄂爾多斯地區有把“別人”寫成“人家”。例⑥：靠南邊的三棟樓把后面的樓房倚的，陽婆照不到了。

　　濫用口語。例⑦：“今年的錯誤要糾正，去年的也不要放過。今后不論超產獎還是什么亂七八糟的這個獎那個獎，統統都得在利潤中支付。”

　　濫用俗語俚語。例⑧：有一份批復，文中肯定下級機關增設便民信箱舉措時，竟借用這句電影臺詞：“高，實在是高”。

　　濫用外來語。對一些已通用的外來語，如拖拉機、俱樂部、愛滋病等當然可以適當使用，而對未經規范化處理的外來語，還有網絡上流行的一些語言，如“的哥”、“灌水”等詞語，原則上不能搬上公文。這些詞語，不僅與公文語言規范莊重不符，而且與明晰、樸實的要求相悖。

　　濫用縮略語。對一些尚未約定俗成的縮略語，在公文寫作中應慎用，避免發生歧義。如：在一份函中寫著商購“黃白芝麻”品種，這里是指黃色和白色的兩種芝麻，還是指黃白相間的一種芝麻，只有發函者知道了。類似這樣的縮略或簡稱，原則上應先用全稱或作補充說明；而在規范性公文寫作中，一般不宜使用。

　　2.誤用文言文

　　如：鑒于土地已被強占, 多次交涉沒有結果。

　　我部張副部長親自蒞臨開工典禮, 表示祝賀。

　　前程如何，令人擔憂。

　　“鑒于”是說覺察到, 考慮到, 常常用于因果復句的前一分句, 這里沒有因果關系, 不應使用“鑒于”；“蒞臨”表示來臨, 用于所尊敬的人（貴賓、領導） , 是從接受的角度說的，這里表示發出動作，使用“蒞臨”顯然不夠妥當。

　　“前程”是指前面的路程，比喻未來在功業上的成就。大多用于積極意義，例如：遠大前程、美好前程等等。這里是說將來可能出現很糟的情況, 使用“前程”就很不恰當。

　　二、公文寫作產生誤區的原因

　　（一）文字運用誤區產生的原因

　　1.不注意煉詞煉意，缺乏過硬的文字功夫

　　1.1.不明詞義內涵

　　如：上文提到的“做與作”、“需要與須要”、“必須、應當與必需”、“涉及與涉及到”這四組常用錯的詞語，是典型的不明詞義內涵造成。

　　“做”和“作”在有些意義上是相通的，按照使用習慣有所分工，在漢字中，“作”字出現很早，“做”字出現較晚，開始凡寫“做”的地方都可寫“作”，現在已有分工，不能混用。 習慣上，制作或活動涉及的對象是具體的，一般用“做”；抽象一點的或書面色彩重一點的，一般用“作”；成語里一般用“作”。在這里舉兩個例子：領導正在臺上作報告；做報告是有技巧的，一個做得好的報告不僅內容豐富，還要很有針對性。同樣是“zuò報告”這兩個字因使用環境的不同就發生了改變，前者因為領導正在講，這里的“報告”是動詞，所以用“作報告”；后一句中“報告”是名詞詞性，所以用“做”。

　　“需要與須要”簡單的說：需要是一種心理需求，一種對事物的欲望和要求，或者說是因某種理由可以要，但是不是必須要。而須要是指的一定要，必須有的意思。如：你需要冷靜地思考，這點是你作為領導須要的魄力。可以說“須”是一種主觀需求，“需”是一種客觀需求。

　　“必須“就是表示主觀上一定要，口氣比較強烈；“必需”就是表示必須要具備的意思。如：這件工作必須在明天中午完成，我已經幫你準備了開工的必需品。“應當”與“應該”的意思相同，就是照情理說應該怎么做。沒有“必須”那樣強調行為的必要性。如：孩子應該贍養父母。“應當”還可以用作對某種事物的可能性的估計。如：這次應當沒有什么問題。

　　以上這三組詞語的使用錯誤主要是因為對詞語詞性的不明確造成，而像“涉及與涉及到”這組詞語是因為沒有弄清楚詞語的含義，“涉及”的含義就是牽連到，關聯到。經常有人用“涉及到……”，那樣就成了“關聯到到”了。同樣的錯誤還有“凱旋與凱旋歸來”。

　　再如:“制定干部下基層勞動的計劃”

　　“制定”應改為“制訂”。它們都有創制的含義，但比較而言，“制定”強調“確定下來成為定案”，使用的對象大，范圍廣，如制定法律、法規、章程。而“制訂”側重創制擬定的行為過程，如制訂措施、計劃等。

　　1.2.不明詞義輕重

　　詞義有輕重之別，用詞不同，感情色彩就不一樣，程度上也不同。

　　如:“不能、不準、禁止、嚴禁”,它們在程度上是有明顯差別的。

　　“部署、布置、安排”這組詞，“部署”含莊重色彩，用于重大、特殊的事情，或莊重的場合。在指示、決定這樣的下行文中就經常使用這個詞。“安排”、“布置”多用于一般場合。

　　1.3.對一些文言詞語的不理解

　　公文中經常使用一些文言詞語、文言句式，言簡意賅，使得公文語言莊重、凝煉、簡潔、明確。但是，使用文言一定要適當，要用那些至今仍有生命力、常常在書面語中出現的文言。過于陳舊、早已被現代漢語書面語所淘汰的文言，如“圣明”、“恩準”、“卑職”、“不佞”等不能再用；就是那些含義明確、能夠容入白話當中、典雅和諧的文言成分，也要審慎使用。文言詞語用于什么文種，什么文言詞語用于公文的某一部分，都是不許亂來的。例如："遵照"多用于上行文，“準予”多用于下行文，“特此通告”、“一體周知”僅用于通告、公告、布告，“此令”用于“命令”，“近查”、“頃據”、“茲有”等等用于公文開頭部分，“據此”、“故此”、“為此”等等用于表示承轉，“似應”、“擬”、“核準”用于表示態度，“特予”、“此令”、等等用于公文結尾部分。

　　2.急于求成，心浮氣躁

　　在日益高速發展的社會中，人們的生活節奏加快，“速食主義”使得社會上產生了一種心浮氣躁、急功近利的病癥，作者急于求成，文章中的詞語選用沒有斟酌，沒有反復討論修改；甚至有些公文擬好就發，連規定的辦文程序也取消了。在一些鄉鎮機關中，由于人才的匱乏，文秘人員的選用沒有不太嚴格，這些文秘人員文學功底較淺。

　　因此，在公文寫作時文字運用中有這樣的那樣的誤區。做好文秘工作，除了熟知公文的文種類別、一般格式及行文要求外，還需要有很強的文學功底。一些秘書認為草擬公文只要按照選定的文體格式，把事情交代明白足矣，對公文語言詞語的選擇與錘煉不重視，沒有認識到和弄清楚公文語言具有的特殊性質和要求，因此，對公文的語法、邏輯、遣詞造句等方面有所忽略。不明白詞義的內涵，不明白詞義的輕重，不懂得詞語的搭配，甚至不明白部分標點符號的用法。

　　而在實際的寫作中，遇到不清楚的詞語、不確定的標點符號使用時，不積極主動的查閱，覺得浪費時間，就含糊而過。如，阿拉伯數字和漢字的混合用法，以及年月日落款的正確格式，在《出版物上數字用法的規定》中做了詳細的規定。

　　（二）語言表述誤區產生的原因

　　1.方言和口語的影響

　　一些作者受周圍語言環境的影響，平時交談的時候就錯誤的使用一些詞語，平時寫作時不注意書面語與口語的區分，在公文中濫用方言，濫用口語，濫用俗語俚語，濫用外來語，濫用縮略語。

　　上文中：例⑦,這里的“倚”是遮擋的意思，“陽婆”是指太陽、陽光。方言，在公文寫作中除了作為群眾語言而少量引用外，一般不能濫用。濫用方言，必然會使語言輕巧虛浮，失去公文語言莊重、規范的特色。例⑧中的“不要放過”、“什么亂七八糟的這個獎那個獎”、“統統”等全是口語，應改用規范的書面語“也要糾正”、“巧立名目的其它獎項”、“一律”等。

　　以下口語詞在一般文章中可以使用, 在公文中使用就不合適了, 而應使用與之相對的書面語詞。

　　商量- 研究 答應- 批準 發給-頒發 夸獎- 表彰見面- 會見

　　吩咐- 命令 打發- 委派 合伙-共同 馬上- 立即趕快- 迅速

　　2.語言習慣的不規范

　　有的作者在平時交談中，在口頭上就錯誤的使用一些詞語，關聯詞語最為常見。例如：

　　⑨雖然半年已經過去了，但是人們出入難、入廁難等問題還沒有解決，因此群眾意見很大。

　　⑩既然知道做錯了，因此就應當趕快糾正。

　　例句⑨受口語的影響，濫用關聯詞語，使語言啰嗦、生硬。這個句子里的關聯詞語應該省略。例句⑩中已經有了正確的關聯詞語“就”，與前面的“既然”想呼應，“就”前的“因此”屬于濫用。這些句子，在平時口語中不會引起重視，在寫作中就經常出現這類錯誤。

　　上文例⑧在公文中運用鄉諺俗語、歇后語之類語言，近乎油腔滑調，失去了公文嚴肅莊重的文氣，也失去了公文法定權威性的特點。

　　3.刻意追求華美、韻味

　　有的作者為了取悅與人，誤用文言文……。文辭華美、有韻味的作品，的確能給我們帶來極大的藝術享受和精神愉悅感，但公文的寫作不太追求華美、韻味，它的文風相對來說就要樸實一些，它和人們的生活結合得非常緊密，是一種公用文體，是為了實際工作、實際生活而使用，是行使職權處理日常工作的一種工具。因此，寫公用文時一定要避免那種不合適的文風。公文的寫作應簡樸、莊重。

　　三、公文寫作的改進

　　當前, 克服語病, 寫好公文, 以便更充分地發揮，公文的作用, 不僅是一個文風的問題, 也是提高辦事效率、轉變機關作風、密切黨和人民群眾聯系的一個重要方面。我們一定加強學習,勤于實踐, 正確掌握公文遣詞造句的特點和要求, 從公文寫作中的誤區中走出來。

　　（一）夯實基礎，提高文字功底

　　1.多閱讀，多研究

　　通過閱讀范文學習寫作，是一條被證實確有成效的途徑。多讀公文的范文，可以增加對公文的感性認識。通過閱讀熟悉公文，對公文文體、措詞的熟悉，寫起來就容易多了。

　　1.1.泛讀

　　泛讀是指閱讀不同內容、不同體裁的書籍和文章，目的在于獲取廣泛的信息，擴大知識面。

　　1.2.精讀

　　精讀主要是指在泛讀的基礎上重點閱讀一些與本職業務和當前主要工作有關，以及有重要參考價值的書籍和材料。比如，法工委的同志精讀法學和法律方面的書，財經委的同志攻讀經濟學和經濟政策方面的書，搞外事的同志著重閱讀有關國際形勢和外交政策方面的書，包括外交文電和調研材料。這都是分內之事，不閱讀業務范圍內的書，不掌握這方面的知識，就不可能勝任本職工作，遇事就會一籌莫展，無從下手。

　　1.3.比較鑒賞

　　理論與案例的比較鑒賞，行文、措詞的比較鑒賞。

　　2.勤查閱，勤記錄

　　在平時寫作中，遇到不懂得詞語，或者拿捏不定的詞語要迅速的查閱并記錄下來。如一些關聯詞語的用法，一些標點符號的用法。

　　3.反復推敲，認真修改

　　初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。除了日常公文寫作中關于主題的修改、關于觀點的修改、關于材料的修改、關于結構的修改外，更應該注意公文語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

　　（二）改進公文寫作文風

　　中國公文寫作研究會近年來在公文寫作領域一直積極倡導積極、短小、平實、鮮活的文風，以振興公文寫作學科、推動我國當代公文學研究為己任，不斷推進我國公文寫作的規范化、科學化和現代化建設。

　　1.寫“短”文章

　　公文寫作易剪短精煉、觀點鮮明、重點突出，不拖泥帶水，不繞彎子。例如，2007年7月1日的《人民日報》發表了香港特別行政區行政長官曾蔭權題為《回歸十周年獻辭》的文章。這是一篇497字的短文，但做到了立意不凡、言簡意賅、用語貼切、邏輯嚴密。由此可見，短文亦可高深，短文亦可出彩。

　　2.寫“實”文章

　　實事求是是做好一切工作的基本條件。文秘人員在擬寫文稿、引用材料時一定要實事求是，切不可主觀臆斷，唱高調，喊口號，切不可溜須拍馬、故作裝飾，使文章華而不實、做作、“假、大、空”。

　　劉勰在《文心雕龍·議對》中說：“文以辯潔為能，不以繁縟為巧；事以明核為美，不以環隱為奇。”行政公文寫作中，要實話實說，簡潔明白，多用直敘、概述，不用倒敘、插敘；只用直筆，不用曲筆；只作簡要說明，直接議論，不用描寫、抒情和旁征博引。只有這樣，才能符合明晰、準確、簡樸、莊重的公文語言總體要求，體現出公文語體特色。公文也講究文采，那是純樸自然的文采，具體表現在其語言高度精練、典雅莊重等方面，諸如習慣語、敬語、雅語、四字格古語、介詞結構和“的”字結構等，真正要在平淡中見功力。

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