如何提高秘書工作素質

時間：2024-09-01 19:22:09 松濤辦公文秘

如何提高秘書工作素質

　　秘書工作，充滿魅力。提升秘書工作的理論和實踐水平，永無止境。如何提高秘書工作素質？下面是小編分享的建議，一起來看一下吧。

如何提高秘書工作素質

　　秘書工作是需要智慧的工作，是需要境界的工作，是值得付出和奉獻的工作。我想有7個字與大家分享：勤、密、參、快、嚴、謙、學。

　　勤。即：口勤多問、手勤多記、腿勤多走、腦勤多想。重要工作要及時請示報告，不太明了的事項要了解清楚，領導的指示、重要談話要隨時記錄下來，別人沒有想到的問題要想到，別人沒有考慮到的地方要考慮到。可以說，勤奮是做好秘書工作的保證。

　　密�！懊貢倍郑懊亍弊之旑^，“書”字次之。作為秘書，必須做到嚴守秘密、謹言慎行，時刻注意身份、把握分寸，不該說的不說，不該問的不問。只有時刻繃緊保密這根弦，才能防止密從口出，造成惡劣的影響�？梢哉f，保密是做好秘書工作的基本要求。

　　參。作為秘書，不光是為領導提袋子、端杯子、叫車子，更要為領導出主意、當參謀。要善于站在全局的高度，把注意力集中在牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既了解面上的總體工作，又了解近期的重點工作，為領導決策提供信息，提出意見、建議。可以說，參謀助手作用是秘書工作的創造性服務。

　　快。即講究效率，好中求快。反應要快，對領導的意圖要迅速敏銳地領會，抓住要點，付諸行動。辦事要快，工作雷厲風行，不拖拖拉拉。領導布置的事，今日事，今日畢�？梢哉f，優質高效是秘書工作水平的重要體現。

　　嚴。即嚴格要求自己。實事求是，客觀公正，不摻雜個人感情，祛除私心雜念，言之有物，言之有據，言之有理，言之有信。同時遵章守紀，接受監督，守得住清貧，耐得住寂寞，抗得住誘惑�？梢哉f，嚴格律己是秘書工作崗位要求的必備品質。

　　謙。即謙虛謹慎，平等待人�！皾M招損，謙受益”，時刻保持一顆平常心，不以崗位特殊盛氣凌人，樹立平易、禮貌、誠懇的人格形象�？梢哉f，謙虛是秘書人員應自覺提升的修養。

　　學。即加強學習，提升素質。當今社會，學習力已經成為核心競爭力。聯合國教科文組織的一項統計表明，人類知識總量的98.4%是近三十年獲得的，可見知識更新速度之快。在我國，一些大學所設的專業，剛上大學所學的知識，大學畢業時可能已經過時。學習不僅是工作需要，也正在逐漸成為我們的生活方式�？梢哉f，良好的素質能力是做好秘書工作的基礎條件。

　　如何提高你的工作效率

　　你是否曾有過這種：當你回顧自己度過的一周時感到消沉，因為你未能完成自身所期望的那么多工作。當你在打造一個的生涯或你自己的時，時間或許是你最寶貴的，如何支配你的時間直接決定了你的收入。你無法購買自身擁有之外的時間，而時鐘卻永不停息地滴答作響。

　　幾年前，我發現了一個能讓我把效率提高近三倍的簡單方法，在本文中我將分享一些你可以馬上著手進行的非常實用的觀念，并且你不必為之付出比現在更多的。

　　使用一個詳細的日程表

　　更好地管理你的時間的首要任務是找出你現在支配時間的方式。使用一個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提升到意識層面，如此你才有機會仔細檢視并它們。

　　此處是使用日程表的方法。一整天當你開始或完成某個活動時都把時間紀錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法，或是一整天都用。一天結束時，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續做上一周，再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發電子郵件、閱讀新聞組、網上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少時間。當你從椅子上站起來的時候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結束時會有50—100個日程記錄。

　　你可能會驚訝地發現，你花在那些自認為是實質性工作的活動上只占了工作總時間的一小部分。有研究發現上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。其余時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關的交流、把文件挪來挪去，及其它許多與工作無關的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點，而下午3點半左右就開始懈怠了。

　　分析你的結果

　　我第一次使用日程表時，我一周在辦公室花費了約60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作。即使在技術上看來我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個結果懊惱。另外45小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的干擾打斷等等。

　　計算你的個人效率比

　　當我察覺自己在辦公室里耗了60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作時，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個小時，而不是我在辦公室耗費的所有時間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實質性工作上耗費的時間除以我在辦公室耗費的總時間。當我發現自己僅利用了25％的時間時這確實令我糟透了。我同時認識到，僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。

　　效率比＝實際工作時間/總的“工作時間”

　　用減少總時間推動效率提升

　　假如你曾經嘗試過約束自己去做那些你并不真正有動力去做的事情，你的機率很大。這是當我試著約束自己去更地工作時的自然而然的結果。事實上，試圖更只會降低我的動力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個小時，而那天剩下的時間我不準自己再工作。哈，有趣的事情發生了，我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時間當成了稀罕物，因為我持續工作了幾乎整整5個小時且效率比超過了90％。我在一周接下來的幾天里繼續這個實驗，于是這周在辦公室度過的30個小時當中，我完成了25小時的工作，效率比超過80％。因此我在把每周工作時間減少到30小時的同時還多出了10小時來做實質性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴格限制你的工作總時間，看看成果如何。一旦你的大腦認識到工作時間很緊迫，你突然間就會變得極有效率，因為你必須如此。當你有緊迫的時間限制時，你通�？偰苷页鐾瓿晒ぷ鞯霓k法。而當你有充裕時間時，很容易就變得效率低下。

　　保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間

　　在幾周的時間里，我能在保持自己的效率超過 80％的同時逐漸增加我的每周工作時間。迄今為止我保持這個習慣已有多年，一般每周約有40小時用來干實質性工作，同時只需在辦公室待上45小時。我覺得這對我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時間，我的生產率就會飛速下降。最妙的是這個方法能讓我在最優化自己的工作效率的同時，也讓我在生活的其它領域得到極大的平衡。我使用這個方法使成效提升了三倍，并且仍有大量時間來追求個人愛好。

　　使用日程表是確保生產率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產生這些優勢。我每3—6個月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的，總是讓我有新的杰出表現。假如太長時間不用日程表，我的生產率就會逐漸下降——因為我又恢復了那些無意識的浪費時間的習慣。你將如我一樣，發覺你對生產率的感受與你完成了多少實質性工作密切相關。當你感到自己的生產率低于想達到的，就利用日程表來提升你的意識和測量你的“效率比”，而后優化你的效率，直至生產率恢復如初。

　　記錄日程是一種高效且無需什么就能做到的方法，而它的長期回報是驚人的。

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