OA辦公系統與企業信息化發展

時間：2024-07-25 13:01:26 辦公自動化

OA辦公系統與企業信息化發展

　　所謂OA辦公系統，即辦公自動化(Office Automation)，是辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成。達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。

　　一、OA與企業信息化發展

　　OA并不是一個固定的概念，企業在發展的不同階段對于信息化的需求是不同的，而OA正是隨企業的信息化需求、隨時代的發展而不斷變化的，企業的OA項目建設，就是雙方契和的一個過程。

　　1、企業信息化發展階段

　　企業的信息化可以分為如下四個階段：

　　第一階段：業務操作電子化。電子化即將日常手工事務性工作轉變為機器工作的過程;關注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率。該階段以財務電算化、生產制造自動化等為代表。

　　第二階段：業務流程信息化。信息化即通過企業的管理重組和管理創新，結合IT優勢周化業務流程;關注整個組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設。例如ERP、CRM、SCM、BOSS系統建設等。

　　第三階段：業務管理知識化。知識化即讓合適的角色在合適的時間合適的場景獲取合適的知識和資源。系統推動企業管理生態的建立，對環境的變化作出靈活的反應，業務流程持續改善，全面提升執行力。獲得持久的競爭力。該階段強調實現業務活動和管理活動的真正結合。以KM、協同、門戶等為代表。

　　第四階段：業務決策智能化。智能化即在企業的已有知識的基礎之上，能夠智能創造、挖掘新知識，用于業務決策、日常管理等，形成自組織、自學習、自進化的企業管理體制。該階段中，人工智能、專家系統的思想將應用在企業管理領域中。

　　2、OA系統發展階段

　　OA的發展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀OA的發展歷程，是伴隨著企業信息化發展的浪潮起伏。不同的信息化發展階段也對應著不同的OA發展階段：

　　第一階段：文件型OA(1980-1999年)初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotusl-2-3等軟件。當時許多人把OA稱為“無紙化辦公”。

　　第二階段：流程性OA(2000-2006年)該階段從最初的關注個體、以辦公文件，檔案管理為核心的文件型OA逐漸發展到目前正在成為應用主流的流程性OA。

　　第三階段：知識型0A(2006-2010年)隨著OA系統應用的逐步深入，企業的員工每天上班做得辦公自動化雜志一件事情可能就是登陸OA系統，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成為一個日常工作的基礎平臺，企業已經不可離開它了。隨著客戶需求的不斷發展，OA也逐步融合“知識管理”思想，整合組織內的信息和資源發展，發展為“知識型OA”。

　　第四階段：智能型0A(2010年)隨著組織流程的周化和改進、知識的積累和應用、技術的創新和提升，最終OA系統將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發展方向，該階段OA更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智能等服務。

　　從以上對企業信息發展階段以及OA系統發展階段的描述來看。目前在我們山東省農村信用社的信息化發展處于第二階段的初期，已經開始信息化建設的梳理及規劃，已經有了整合優化業務流程的需求;OA系統的建設正處于第二階段，即流程性OA，以公文流轉系統為核心，實現了信息發布、電子公文審批流轉、電子郵件、文檔管理、會議管理、資產管理等眾多實用的功能。并且覆蓋到了全省各級單位，取得了一定的效果。將信息化發展階段以及OA項目建設階段明確之后。我們就可以明確下一步OA的建設如何契和山東省農村信用社的信息化發展需要。從而有目的、有層次地推進企業的信息化建設。目前主要應用已覆蓋全省農村信用社四級機構，正深刻地改變著各級機構傳統的辦公或業務處理模式。在較長的一段時間內，山東農信內部都將以公文為核心，將公文各項應用推廣到省聯社、辦事處(市聯社)、縣級聯社、基層信用社四級單位，在此過程中逐步規范公文審批及業務流轉流程，并逐步擴展周邊應用。

　　就目前應用效果來看。電子郵件應用上線兩年多。全省郵件發送量數百萬封。已成為全省農村信用社機構間、員工間一條不可或缺的交流渠道：電子公文的審批流轉和電子化傳輸手段極大地提高了公文處理效率，有效節約了辦公資源;各級信息門戶網站信息更新及時，起到了很好的宣傳作用，有力促進了機構間的信息交流和知識共享，為全省農村信用社爭創一流金融機構、構建節約型企業起到了重要的作用。

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