實施OA辦公自動化過程中值得注意的問題

時間：2024-06-13 19:57:52 辦公自動化

實施OA辦公自動化過程中值得注意的問題

相信有很多人都不知道在OA辦公自動化過程中有很多值得注意的問題大家都不知道吧？接下來讓應屆畢業生小編為大家整理出來：

　　1. 關注辦公自動化內涵的變遷

　　辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。

　　辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現在已有了近二十年發展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷的出現，辦公自動化的內涵也不斷地豐富和發展。最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。接著，辦公自動化指的是用電腦進行文書存貯、排版、及輸出工作，用電腦進行人事、財務等進行管理。現代的辦公自動化系統觀點認為：辦公實際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、交換、組織、分類、傳遞及處理，活動的協調，從而達到企業整體目標的過程。

　　傳統的辦公自動化多是指字處理系統、輕印刷系統、文檔管理系統，無法實現信息的共享、交換、傳遞，無法實現單位、企業內部的協調，難以對非文本的如：聲頻、視頻、圖形、OLE對象、掃描圖象等多媒體信息、超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件系統沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況、不同的工作狀態采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。因此，現代辦公自動化系統更著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監控功能，提供協同工作的環境。

　　從這個意義上說，現代的辦公自動化系統的作用相當于動物或人類的神經系統。目前成熟的基于客戶/服務器結構的電子郵件系統和協作系統，較先進的Intranet/Internet(WEB)方式的辦公自動化系統系統，都是企業數字神經系統的重要組成部分。因此，我們在實施辦公自動化時，必須注意到辦公自動內涵的發展變化，清楚認識到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也將不同于今天的OA，要密切注意辦公自動化技術及產品發展的最新進展。用這種觀點來制定辦公自動化的有關規劃，辦公自動化才能用最少的資金，取得最好的效果。

　　2. 辦公自動化應用范圍的發展

　　一直以來，許多人對"辦公自動化"的理解有誤，認為辦公自動化只是政府機關的事。實際上，在市場化的經濟環境中，企業面臨著激烈的競爭，企業成功與否最終取決于企業人員是否可以快速、有效地協調作業。而辦公自動化系統是企業的數字神經網絡的重要部分，沒有一個快速反應的神經網絡的協助，任何企業將難以獲得長期、穩定、快速的發展。

　　隨著企業對"辦公自動化"理解的進一步加深，越來越多的企業已經把辦公自動化提到日程上來，很多企業都在不同的層次上實現了辦公自動化。事實上，有一些企業已成功地實施MRP或ERP系統，他們在生產、經營數據的收集、分析、處理方面已實現了自動化。但是，一般的MRP或ERP系統并沒有在辦公、行政事務方面，提供計算機處理功能，這方面的工作，只能依舊利用手工進行。不能全面實施辦公自動化，工作、生產效率難以得到進一步提高。

　　因此，通過辦公自動化系統的實施，對于企業提高運作效率與快速反應能力，加強企業的制度化、規范化管理，增強企業的市場競爭能力具有重要的意義。

　　3. 辦公自動化對人員素質的要求的變化

　　不同層次的辦公自動化系統對辦公人員的要求也不同。從前的辦公自動化是個體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都要懂得辦公設備的使用，懂得電腦的操作，懂得電腦打字。這些工作，由秘書或文員來完成就可以了。那時，由于技術的原因，學會電腦的操作(如DOS、WPS)，學會漢字輸入，還真的要下點功夫，將許多人拒于辦公自動化大門之外。現代的辦公自動化系統通過計算機網絡將所有員工聯系起來，通過網絡來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。這要求所有人員，上至領導，下至各級員工，都應能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進行。

　　慶幸的是，現代辦公自動化系統的功能越來越先進，但使用起來卻越來越簡單。尤其是最先進的WEB方式的辦公自動化系統，辦公人員只要能掌握簡單的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能應付所有的計算機應用了。也不需擔心漢字輸入的問題，準確、快速的筆式、聲音、掃描錄入設備可幫上大忙。但是，容易學并不等于不用學，為了徹底保障辦公自動化的成功實施，一定要把對全體員工計算機相關培訓的工作列入辦公自動化的實施計劃中。

　　4. 辦公自動化硬件發展

　　首先，象電話、傳真機、復印機等，我們稱之為辦公設備，而不能稱之為辦公自動化系統。辦公自動化系統，包括硬件和軟件兩部分。辦公自動化硬件從橫向，分下列幾類：

　　<1>辦公信息的輸入、輸出設備：如打印機、掃描儀、麥克風、音箱、手寫筆等;

　　<2>信息處理設備：指各種個人計算機、工作站或服務器等;

　　<3>信息復制設備：指復印機、磁盤、磁帶、光盤刻錄機等;

　　<4>信息傳輸設備：電話、傳真機、計算機局域網、廣域網等;

　　<5>信息存儲設備：如硬盤、ZIP、光盤存貯系統等;

　　<6>其他輔助設備：交通工作、空調、UPS、碎紙機、傳呼設備等;

　　從縱向的發展來看，現在辦公自動化軟硬件的品種越來越多，功能越來越強，性能越來越先進。為實現最終的無紙辦公，創造了必要的條件。另外，實施辦公自動化，不能脫離辦公自動化系統所依賴的環境，INTERNET、CHINANET、郵電通信網如DDN等的建設，都已為辦公自動化的發展創造了一個前所未有的條件，使網絡的、真正的辦公自動化成為可能。我們要注意一個問題：許多廠商把自己生產的某種辦公自動化的硬件，稱為辦公自動化系統，會常使別人誤以為，整個辦公自動化就是這么多東西了。辦公自動化決不是各種辦公自動化設備的購置和使用，先進的設備只是辦公自動化的物質基礎，沒有功能全面的辦公自動化軟件，最終也還是不能實施辦公自動化的。

　　5.辦公自動化軟件的發展

　　隨著新技術、新產品的出現，辦公自動化的軟件也隨之發展。我們可以將辦公自動化軟件分為工具及平臺軟件及系統級應用軟件兩大類，其中OA工具及平臺軟件包括：WPS文字處理軟件、現在的Office97套裝軟件(含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook)、Lotus系統、WPS97、IBM的中文語音識別錄入軟件、OCR漢字識別軟件、手寫輸入系統、及MS Exchange的消息系統等。同樣，有些廠商，把某些辦公自動化工具軟件稱為辦公自動化系統，這是不夠準確的。這些軟件，作為辦公自動化應用的平臺或工具，解決個體的辦公自動化是不成問題的，但要實現全員的信息的交流、交換，工作的協同，則還不夠。還需辦公自動化系統級應用軟件。

　　從前，這種綜合、大型的辦公自動化軟件系統，沒有通用的產品，需要由辦公自動化方案提供商，在確定的平臺上，按用戶的具體情況度身開發。而現在，市面上已經逐漸出現了通用的商品化辦公自動化軟件產品，用戶只需要購買回來就可以著手實施了。節省大量的時間及開發資金，并避免開發風險。

　　6. 辦公自動化軟件的層次及發展

　　辦公自動化系統可分為事務型、管理型和分析決策型三種不同的層次。

　　事務型的辦公自動化系統，支持一個機構內各辦公室的基本事務活動，主要功能包括信息的產生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。

　　管理型的辦公系統包含業務管理的那部分功能，是事務型辦公系統和支持職能管理活動的管理信息系統的結合。

　　決策型辦公系統包括決策支持功能，是在管理型辦公系統的基礎上再加上決策支持系統而構成，除具備前述的功能外，還具備對業務數據的進行分析、評測等決策支持的功能。

　　有些人認為辦公自動化"遠水解決不了近渴"，認為辦公自動化"說起來重要，做起來次要"都是由于對辦公自動化的層次不理解所致。實際上，現在完全能做到事務性的業務工作自動化。對于大量的信息溝通交換及共享的需要來說，目前的辦公自動化技術或產品也已成熟，完全能夠滿足這方面的需要，只差我們進一步的認識與實施應用了。管理信息系統與事務型辦公自動化系統的集成目前也不成問題。隨著數據倉庫及WEB技術的發展，分析決策型系統的實用化階段也將來臨。

　　另外，無論是哪種形式的辦公自動化系統，都應包含辦公過程所必需的信息的溝通、交換、共享等基本功能，需要建設一個高可擴充型、高可靠性、高性能的網絡通訊平臺。因此，實施辦公自動化，應當從建設一個高可擴充性的通訊網絡平臺著手，從最基本的事務處理層應用開始逐步實施。光有通訊網絡的建設，而沒有軟件應用的配合，絕對是一種浪費。實施辦公自動化有必要對其軟硬件進行一個長期的規劃，逐步實施。

　　7. 辦公自動化成功實施因素的變化

　　最初的辦公自動化雖只是辦公自動化設備的使用，但它解決了人們辦公的許多大問題，效果明顯，而涉及、改動的東西少，容易被員工接受，除了資金的問題，談不上需要領導特別的重視。現代的辦公自動化系統，一方面，涉及面大，必須改變傳統的工作模式。另一方面，如果辦公自動化沒有真正全面實施的話，就不會見到進一步的效果。這時候，辦公自動化能否成功地實施，就與領導的決心、重視程度以及全體人員的協作有極大的關系。

　　現代的辦公自動化，是一個系統工程，需要上層領導的重視(不能光說，而是要能做到的重視)，需要在組織機構上有所保證，需要落實所需的經費，需要進行相關計劃的制訂和執行。辦公自動化的層次越高，工作模式的改變越大，觸動的東西越多，越不容易實現，越需要領導在制度、人員等方面切實的支持。沒有這些保障，就有可能出現傳統的辦公方式與辦公自動化分離的現象，辦公自動化只能是一句空話。舉個例子：某實施辦公自動化項目的單位為配合OA的實施，制定了一系列的規章制度，例如《關于OA公文管理系統文件處理規定的實施細則》、《關于取消紙質信息、部分紙質文件和文件歸檔的通知》等文件，從管理方面進一步有力推動了OA項目的實施進度。因此，現代的辦公自動化的實施，不管辦公自動化軟硬件有多好的，離開了領導的重視，就是空話一句。

　　8. 辦公自動化軟件開發技術的發展

　　我們說，好的辦公自動化軟件不一定是用最新的技術來制作的，但先進的計算機技術一定會對我們更好地實現辦公自動化產生幫助，在這些技術里，尤其以平臺技術最為重要，下面我們將簡單介紹以下辦公自動化領域的平臺技術的發展歷史，相信會對我們了解并更好地實施辦公自動化項目有所幫助。

　　最早期的辦公自動化軟件主要都是完成文件的輸入及簡單的管理，這個時期的主要平臺是FoxPro、DBASE等數據庫，其優點主要就是簡單，操作簡單，功能也簡單。缺點同樣也是簡單，由于平臺標準太簡單導致我們無法可靠地實現非結構化文檔的處理、聯機備份、全文檢索、容錯技術、工作流這些重要的OA功能。這個時期主要的成就就是實現了文檔的共享及簡單的查詢功能。

　　隨著數據庫技術的發展，客戶/服務器結構的出現，使我們的OA系統進入了DBMS的階段。原來困擾我們的聯機備份、容錯技術、聯機查詢等問題迎刃而解，但由于當時的數據庫還是集中式處理的結構化數據庫，所以非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流等OA功能仍然無法很好地解決。這個時期主要的發展就是OA系統的功能和可靠性都有了很大的發展。

　　辦公自動化軟件真正成熟并得到廣泛應用是在Lotus Notes 、Microsoft Exchange出現了以后，它提供的工作流平臺及非結構化數據庫的功能使我們可以很方便地實現非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA功能，OA應用進入了實用化的階段。

　　但隨著管理水平的提高，Internet技術的出現。單單實現文檔管理和流轉已經不能滿足我們的要求，我們的領導和員工希望能夠獲取更廣泛的信息來源。這個時候OA的重心開始由文檔的處理轉入了數據的分析，即我們所說的決策系統，同樣Lotus Notes作為一個非結構化數據庫已經越來不能滿足我們的需要，這時出現了以信息交換平臺和數據庫結合作為后臺，數據處理及分析程序作為中間層，WEB作為前臺(三層次結構)的全新OA模式，這種模式下，我們可以將OA系統納入由業務處理系統、財務系統等系統構成的單位整體系統內，使我們可以通過OA系統看到、分析得到更全面的信息。我們會將大量的業務數據，甚至是文檔數據放回數據庫內。隨著COM、OLE、WEB等技術的應用，我們將可以通過各種不同的開發工具方便地獲取所需的信息。

　　9. WEB方式的辦公自動化系統的優點

　　目前辦公自動化系統較成熟的模式是客戶/服務器方式，而新一代的辦公自動化系統則應是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能適應目前及未來的要求。

　　Internet/Intranet方式的辦公自動化系統是基于WEB的辦公自動化系統，其運作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務器下載WEB方式的辦公自動化應用程序后再動行。這種方式的系統具有下列的好處：

　　對客戶端機器的硬件要求較低，而且目前流行的瀏覽器支持各種操作系統，使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎上運行新的應用系統，保護現有投資。基于WEB的辦公自動化系統只需在服務器上作配置和維護，大大降低了用戶用于軟件系統維護和升級的難度和費用，使辦公自動化更加容易實施。象其他基于WEB的應用系統一樣，基于WEB的辦公自動化系統也是通過瀏覽器這個簡單易用統一的界面來訪問的，其界面相當友好，操作十分簡單，易學易用，用戶易于接受，從而節省用戶的培訓時間和費用。這對減少實施辦公自動化的阻力來說，有相當重要的意義。系統安全、可靠、可擴展。10. 辦公自動化軟件開發方法的變化

　　傳統的辦公自動化應用軟件的開發方法是這樣的。如果某個用戶需要實施辦公自動化，那么他首先就必須經過立項、調研、設計、開發、調試、試用、實施、維護，一個漫長的過程，當然，最后還不一定都能成功。實際上，我們很少看見成功實施的案例，我們經常聽到的，不是用戶抱怨開發商幾年都沒有開發出一套完善的系統，就是開發商抱怨用戶在開發前提不出明確需求，在開發途中頻頻改變需求。出現這種現象的根本原因，在于目前開發辦公自動化系統的指導思想及開發方法，都是傳統的方式，要求系統的需求在開發過程中以及開發后都要明確不變，否則就要進行大量、繁重的的維護、修改工作。這些維護、修改工作，使辦公自動化系統的開發陷入"需求不斷變化，軟件不斷修改，周期不斷延長，效果難以預料"的"尷尬"局面。

　　傳統的思想指導下開發OA系統，要以用戶的需求明確不變為前提，但在當前機構改革、管理不斷優化的客觀條件下，幾乎沒有用戶能確保其對辦公的要求永遠不變。因此，如果沒有一種新的開發方法，辦公自動化發展的緩慢進程將永遠得不到改進。由于機構不斷變化，管理流程不斷優化，所以辦公自動化軟件必須能適應這些經常性的變化，而且這種適應性的調整不能靠修改程序來進行，必須將這種調整、適應控制對交到用戶手中。

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