建筑施工企業(yè)合同管理制度
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建筑施工企業(yè)合同管理制度
1、總則
1.1、為防范企業(yè)經營風險，提高企業(yè)經濟效益，減少合同簽訂過程中的失誤和履行過程中的糾紛，依據(jù)國家相關法規(guī)，結合公司實際情況，制定本管理制度。
1.2、公司職能部門和項目部各級人員應各司其職，共同維護公司和項目部“重合同、守信譽”的正面形象，凡違反規(guī)定操作造成公司和項目部損失的，當事人應承擔責任。
1.3、公司各部門及項目部對外簽訂的所有工程承建、勞務分包、專業(yè)分包、物資設備采購、服務、用工等各類合同，以及公司內部承包人部分或全額出資的內部承包協(xié)議一律適用本制度。
1.4、公司行政部為公司的合同管理機構，具有以下職能：
1.4.1、負責組織修訂完善公司合同管理制度并制訂合同格式文本;
1.4.2、負責組織合同管理的法律知識講座和培訓并解答合同簽訂、履行等方面法律問題;
1.4.3、會同公司有關部門對重大、重要合同進行評審并出具審查意見;
1.4.4、監(jiān)督、檢查各部門合同簽訂、履行、管理情況，參與合同糾紛的調查處理，制定解決方案;
1.4.5、負責公司合同文本的歸檔工作，指導各部門進行合同管理。
1.5、公司各部門負責人負責其部門的合同管理工作，或指定專人負責具體工作。對合同中與本部門相關的技術和交易執(zhí)行條款提出建議和意見。
2、合同的簽訂
2.1、合同的洽談、審查、批準相對獨立、互相制約。經辦、審查、批準各司其職，分工負責。第
3.3條界定的合同審批權限的適用于洽談和經辦。任何合同均需經過職能部門評審，由總經理批準。
2.2、公司鼓勵相關或不相關部門人員提供備選供方信息。但涉及價格的洽談必須至少兩人參與。
2.3、所有合同必須遵守國家法律法規(guī)。需要公司法律顧問風險審查的由總經理決定。
2.4、對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的委托人。法人委托人在授權范圍內行使簽約權。公司依法追究超越代理權限和非法委托人的對外簽約責任，但經總經理特別授權并發(fā)給委托證明書的例外。本制度2.1條、3.3條約定的洽談、審批權限視為法人的制度授權，除簽約對方特別要求，不另出具法人委托書。
2.5、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的利益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效合同，確保所簽合同有效、有利。
2.6、簽訂經濟合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。對責任條款，應本著可履行、能回旋的原則。
2.7、簽訂合同，如涉及公司內部其它單位的，應事先在內部進行協(xié)商，統(tǒng)籌兼顧，然后簽約。
2.8、投標文件等響應招標文件的文件，適用于合同審查審批程序，審批權限詳本制度3.3條。投標文件以及招標文件等有效文件均要按合同進行管理。
2.9、合同文本、合同用印和非公合同：
�、殴緦ν夂炗喌暮贤懈袷轿谋镜�，應使用格式文本簽約;與建設單位簽訂的建設工程施工合同，原則上采用規(guī)范國家或建設主管部門版本的建設工程施工合同。不具備上述條件的，也必須采用合同書形式，嚴禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。
⑵所有合同均應加蓋公司合同專用章。對方要求加蓋公司章或法人章的，要求對方同等用印。
�、桥c符合公司合作條件和風險控制的私人簽訂合同，對方必須出示身份證原件、留復印件并加蓋手印。金額及責任重大的合同采取有效的公證、抵押或擔保方式。
2.10、合同中應明確、具體合同法規(guī)定的所有要素，對當事人權利、義務及相關的約束、承諾以書面形式完整、準確的表述。合同中必須涉及履約保證金的支付和返還。履約保證金的金額應綜合責任、利益、修補、懲罰、合理等因素考慮。
2.11、除合同履行地在公司所在地外，簽約時應力爭合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。
2.12、簽訂購貨合同應以現(xiàn)貨為主，并堅持施工進度定進的原則;付款盡可能采用定期決算分批付款，如需預付款應報合同主管部門批準。勞務分包合同或計件工資合同必須明確對方的安全、質量、違約責任，使之與價款關聯(lián)。勞務合同同時須注明發(fā)票、稅賦、保險等事項。
2.13、無論何種表述，均不允許對方毀約時我方生產經營受制于條款約束的情況。即使質量規(guī)格等條件嚴重依賴于對方，也不允許對我方的變更主動權作限制。
2.14、項目的供方合同，包括主勞務、專業(yè)分包、主材采購、主要機械租賃及其他合同，根據(jù)第
2.1、2.3和3.3 條，由工程部或工程部委托項目部主持洽談，公司各職能部門會審，工程部或工程部委托項目部簽訂。項目部在本制度范圍內及公司法人授權下以項目部名義簽訂小額、靈活的材料采購和勞務分包合同。但合同文本須先報審并在簽訂后即時備案。
2.15、任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司和項目部合法權益，并以提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
3、合同的審查批準
3.1、合同在正式簽訂前，必須按合同審批表進行審查批準。
3.2、與工程相關的合同審批必須由工程部進行技術條款、交易條款審查，由經營部進行條文表述、條文完整性和風險評估審查，由財務部進行價格和支付審查，由行政部進行結構符合性審查。
3.3、合同審批權限如下：
3.3.1、總經理授權工程部為項目供方合同的統(tǒng)籌管理部門。工程部負責現(xiàn)場材料采購、現(xiàn)場機械租賃、勞務班組分包等總價不超過10萬元合同的審批。該類合同按合同審批表由財務部、經營部審查，工程部批準。工程部可以委托項目部經理主持洽談和審批后的簽訂。
3.3.2、總經理授權經營部為投標報價文件的統(tǒng)籌管理部門。負責符合性審查、資格審查和造價風險審查。
3.3.3、總經理授權行政部為公司、項目部所有合同的管理部門。負責審核所有合同是否符合用印。
3.3.4、總經理授權財務部負責審批公司用工、服務、辦公采購合同，該類合同的洽談和經辦由行政部負責。
3.3.5、下列合同由總經理或其授權人審批：
�、艠说某^10萬元的;
⑵預付定金或預付貨款超過1萬元的;
�、锹�(lián)營、合資、合作合同;
⑷項目勞務分包、專業(yè)分包和主材采購、大型儀器機械購置、施工機械租賃合同;
3.3.6、下列合同由董事會審批：
⑴標的超過100萬元的;
�、仆顿Y及累計投資20萬元以上的聯(lián)營、合資、合作、涉外合同。
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3.3.7、法律顧問負責對下列合同進行審查：董事會、總經理委托審查的合同;內容復雜、較難掌握，各項目部或部門要求提供法律幫助的合同。法律顧問主要負責審查合同條款的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。
3.4、合同審查的要點是：
3.4.1、合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規(guī)定;當事人的意思表達是否真實、一致，權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規(guī)定;責任條款是否對等。
3.4.2、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤;責任保證條款是否完備并具有約束性。
3.4.3、合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
3.5、根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，合同可呈報上級主管機關鑒證，或請公證處公證，或要求提供有效形式的擔保。
3.6、合同的審批程序如下：
3.6.1、合同審批表。各部門的責任人在授權范圍內對外簽訂合同，應主持填寫公司統(tǒng)一的合同審批表，本部門先行審批并簽署意見后再報其他部門和總經理審批。第3.3條權限內僅同級職能部門審核，被授權職能部門審批。審批時隨同合同審批表一并報的還有合同初稿及有關資料、附件等。
3.6.2、審核。對本部門第一審核和各部門的綜合審核，應按本《制度》規(guī)定的審批權限，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出：批準、不批準;作出完善意見、通知申報單位補報材料或進一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)。
3.7、主管人在合同審批表上批寫意見后，合同審批表經審批程序后隨同合同交行政部在合同文本上加蓋公司章或合同專用章。合同的簽署蓋章要素和必要條件遵從：
�、欧蠈徟绦颍⒌怯浐炞�。
⑵聯(lián)營項目相關合同，必須由該受委托人洽談簽署，其在合同審批表簽署欄為“項目部”。
�、菦]有特別審批同意，合同必須當面同時簽署或對方先行簽章。
⑷文件必須結尾，空白必須填充，多頁必須騎縫。
上述審批程序，一般為1～2天。特殊情況，經批準或授權的可不受審批程序的約束。
4、合同的履行
4.1、合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的`義務，確保合同的實際履行和全面履行。
4.2、合同履行完畢的標準，以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)、責任義務完畢為準。
4.3、各部門領導及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。造成合同不能履行、不能完全履行的，追究有關人員的責任。
4.4、對履行過程中對方當事人的違約行為，履行部門應當立即查明情況，認真、穩(wěn)妥地收集證據(jù)，及時、合理、準確地向對方催促履行及提出索賠報告。追究處理應該以合同和法律為依據(jù)。
當我方接到對方當事人的索賠報告后，履行部門應立即通知公司合同管理機構，共同商定應對措施。 履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，履行部門應立即通知對方當事人，查明原因，及時化解。并收集好相關證據(jù)。
4.5、履行部門應對合同履行中發(fā)生的情況，建立臺賬，由專人負責書面簽證、來往信函等資料的 3
保管。應搜集和保留我方履約或對方違約的具有效力的證據(jù)。
4.6、合同履行過程中，確需簽訂補充協(xié)議或者變更、解除合同的，履行部門應當按照本管理制度
第2條關于合同簽訂的程序辦理，管理條文詳見第5條。
4.7、合同履行完畢后，對所遺留的問題，履行部門應指定專人負責解決，并規(guī)定解決期限。在期限內確定無法解決的，應立即報告公司領導，由公司領導指定有關部門配合解決，并提出具體方案。
4.8、公司員工離任時，行政部對當事人涉及合同執(zhí)行和客戶信息的要全面接收，并將公司人員的變更及時函告合同當事人，必要時與離任員工簽訂相關責任和避免同業(yè)競爭的協(xié)議。
5、合同的變更、解除
5.1、在合同履行過程中碰到困難的，各職能部門首先應盡一切努力克服困難的，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內與對方當事人進行協(xié)商。
5.2、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發(fā)，從嚴控制。
5.3、變更或解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應在公司內辦理有關手續(xù)。
5.4、變更或解除合同的手續(xù)，應按本《制度》規(guī)定的審批權限和程序執(zhí)行。呈報上級主管機關鑒證，或請公證處公證，或要求提供有效形式的擔保的合同，在達成變更、解除協(xié)議前，應重新鑒證、公證或擔保。
5.5、變更、解除合同，一律必需采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。變更、解除合同的簽署人與原合同簽署人一致。
5.6、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。
5.7、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
5.8、以變更、解除合同為名，以權謀私、假公濟私之的，一經發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。
6、合同糾份的處理
6.1、合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾份的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。
6.2、合同糾紛由簽約部門負責處理。涉及內部幾個部門的，可以協(xié)商或由公司確定一個部門為主負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到到底。
6.3、處理合同糾紛的原則是：
6.3.1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。
6.3.2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護公司的合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。
6.3.3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
6.4、各部門在處理糾紛時，應加強聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。
6.5、合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。
6.6、凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關部門必須主動權利配合提供相關證據(jù)材料：
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6.6.1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關的附件、文書、圖表等;
6.6.2、業(yè)務往來、賬務往來、發(fā)票等有關直接或間接憑證;
6.6.3、與質量、樣品或鑒定相關的報告;
6.6.4、有關違約的證據(jù)材料;
6.6.5、其他與處理糾紛有關的材料。 6.7、對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。
6.8、各部門對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。
對于對方當事人在規(guī)定定期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，承辦人應及時向主管領導和法律顧問匯報。
6.9、對方當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問配合各單位向人民法院申請執(zhí)行。
6.10、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關單位應認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應按協(xié)議書規(guī)定辦理。
6.11、合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時相互告知，并將有關資料匯總、歸檔。
7、合同的管理
7.1、本管理制度外，合同管理同時實行分級管理制度，檔案化管理制度，法人委托書制度，合同用章制度。
7.2、本公司合同的分級管理具體是：
公司由總經理總負責，行政部具體負責，法律顧問側重把關。
項目部和職能部門對直接管理和履行的合同在公司行政部管理下直接管理和履行。
各法人委托人(包括本制度授權委托)具體負責各自授權范圍的合同簽訂、履行工作。
7.3、法律顧問的主要職責是：
�、拧⒇撠煿芾砗捅O(jiān)督管理公司的各類合同，考評各部門的合同管理工作;
�、�、負責檢查各類合同的合法性，實行法律監(jiān)督;對公司審批或簽訂的合同負責把關，對下屬部門審批的合同負責抽查，提供法律幫助;
�、恰⒇撠煂Ψㄈ宋腥撕陀嘘P人員進行法律培訓、考試、提高法人委托人的法律素質;
⑷、參與有關合同的談判、簽約等工作，配合各部門辦理合同的報批、見證、鑒證和公證等事項; ⑸、配合各部門履行合同和處理合同糾紛;
7.4、項目部、職能部門的主要職責是：
⑴、負責管理本部門簽訂的合同;
⑵、負責審查本部門簽訂的合同的合法性、完整性和可行性;對須報請公司或上級主管機關審批、見證、公證或擔保的合同，辦理申報手續(xù)，提出初步意見;
�、�、負責本單位法人委托人的日常管理及初步審查;
�、取⒏鶕�(jù)本制度規(guī)定，制定本部門合同管理的實施細則，采取切實措施，搞好合同管理工作; ⑸、負責處理本部門合同糾紛，配合處理公司其他部門的合同糾紛;對難度較大的合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺帳的設立、統(tǒng)計、上報等基礎管理工作。
7.5、法人委托人的主要職責是：
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�、拧⒃谑跈喾秶鷥蓉撠熣勁�、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉;
�、�、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責;
�、�、對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負責;
⑷、對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發(fā)現(xiàn)問題應立即上報、并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負責處理好或協(xié)助有關部門處理好;
�、�、負責保管好本人所簽合同的一切資料;合同履行完畢后應立即將資料上交歸檔。
7.6、法人委托人資格：
⑴、政治思想好。能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規(guī)章;能拒腐蝕，不貪污賄，不假公濟私、損公肥私。
⑵、熟悉業(yè)務并有較高談判技巧。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人的業(yè)務工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴格履約，節(jié)約資金，增加收益，取得一定成績，無遺留問題。
�、恰⒎梢庾R強。對《合同法》等法規(guī)認真學習，初步掌握并能運用有關法規(guī)。
7.7、合同專用章制度。公司及下屬部門對外簽訂合同所加蓋的印章，除各部門的公章外，一律使用公司章或合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務部門有權拒絕辦理結算手續(xù)，由此所引起的責任由有關人員承擔，還可以予以處罰。
7.8、合同專用章應嚴格按授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。合同簽署用章與委托人印鑒簽名同時使用。多頁合同應騎縫加蓋。
7.9、合同專用章應妥善保管并按公司印鑒制度管理使用。
7.10、公司行政部建立合同檔案并專人管理，并指導監(jiān)督各部門對合同的監(jiān)督和管理。合同檔案管理應包括：
�、�、建立檔案。要求每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、電傳等)，均應妥善保管。
⑵、建立合同目錄。各部門應根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類目錄和總目錄。其主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、單價、對方單位、履行情況及備注等。目錄應逐日填寫，做到準確、及時、完整。
8、附則
8.1、合同管理人應將合同內容告知公司內部的履行人和相關人。并根據(jù)合同目錄每周檢查關注合同的執(zhí)行。
8.2、合同內容要根據(jù)情況進行保密。出示合同稿樣時，應將原先合同的相關經濟數(shù)據(jù)和敏感條款刪除。
8.3、合同版本盡量由我方出具。由我方出具的合同初稿應在互相約束的公平表述之間，完全體現(xiàn)我方權益并充分約定對方義務。以增加談判協(xié)商空間。
8.4、公司職工均有權檢舉、揭發(fā)違反本管理制度、損害公司利益的行為。對于檢舉、揭發(fā)屬實的，公司給予物質獎勵并負責為檢舉人保密。
8.5、本制度由合同管理機構負責解釋
8.6、本制度自 年 月 日起開始執(zhí)行。
****建設工程有限公司20XX年XX月XX日
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