設(shè)計(jì)院合同管理制度
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(一)合同編號統(tǒng)一
合同編號即為工程編號，每一個(gè)項(xiàng)目對應(yīng)一個(gè)工程編號，以承接項(xiàng)目為原則確定合同編號的歸屬部門。在項(xiàng)目立項(xiàng)同時(shí)，項(xiàng)目跟進(jìn)人和甲方洽談合同簽訂事宜，合同中約定的項(xiàng)目名稱和合同號即為本項(xiàng)目的工程名稱及工程編號，合同編號規(guī)定如下：
項(xiàng)目級別又分為院級和所級，具體分級規(guī)定請參照《項(xiàng)目分級制度》，由運(yùn)營中心副總監(jiān)確定院審或所審。對于院審項(xiàng)目，在合同編號中增加Y(Y代表院審)，如大合同：2013-Y001，表示此項(xiàng)目為公司的院審項(xiàng)目。
(二)合同洽談及合同條款的控制
1、首選標(biāo)準(zhǔn)合同范本，起草合同。
2、在合同中寫清楚：工程名稱、項(xiàng)目地點(diǎn)、設(shè)計(jì)面積、項(xiàng)目類型、層數(shù)、設(shè)計(jì)階段、單價(jià)、總價(jià)、提交文件份數(shù)、不包含的內(nèi)容等項(xiàng)目信息。
3、把控因設(shè)計(jì)人原因造成的賠償，最高不超出已付設(shè)計(jì)費(fèi)總額。
4、把控因結(jié)構(gòu)限額指標(biāo)要求，以及指標(biāo)達(dá)不到要求，合同中的賠償條款。
5、把控合同中的所有設(shè)計(jì)人賠償條款，最高不超出已付設(shè)計(jì)費(fèi)總額。
6、在合同中約定因甲方原因造成的變更，設(shè)計(jì)人有權(quán)追加變更設(shè)計(jì)費(fèi)，最好能約定變更量達(dá)到10-20%時(shí)，超出部分計(jì)算變更費(fèi)。
7、其他相關(guān)條款的把控，盡最大的可能爭取公司利益。
8、合同中注明合同簽訂日期，至少要注明到年、月。
(三)合同評審
1、甲方返回的第一輪合同草稿，項(xiàng)目經(jīng)辦人初審后交經(jīng)營部審核人審核。
合同金額超過200萬元時(shí)(或?yàn)榇罂蛻繇?xiàng)目)，經(jīng)營部須兩名審核人進(jìn)行審核并簽字。
2、合同中相關(guān)主要技術(shù)條款由工程主持審核。
3、合同中相關(guān)各專業(yè)技術(shù)條款交各專業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。(如結(jié)構(gòu)限額由結(jié)構(gòu)專業(yè)負(fù)責(zé)人審核)
4、合同中價(jià)格及付費(fèi)相關(guān)條款找項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目總監(jiān)審核。
5、合同最終稿確定后，完成合同評審單(見附件)，附上費(fèi)用單頁和付費(fèi)比例單頁，由工程主持、各專業(yè)負(fù)責(zé)人、經(jīng)營部經(jīng)辦人、經(jīng)營部審核人、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總監(jiān)、常務(wù)副總及總經(jīng)理簽字審核。
6、持合同評審單復(fù)印件及合同，到行政部蓋合同專用章及法人章。
(四)合同收費(fèi)節(jié)點(diǎn)控制
收費(fèi)節(jié)點(diǎn)主要控制在簽訂合同階段，簽訂控制節(jié)點(diǎn)如下：
1、定金為20%。
2、中間節(jié)點(diǎn)以收回完成設(shè)計(jì)階段的費(fèi)用為基準(zhǔn)，分配收費(fèi)比例。
3、施工圖全部提交后，應(yīng)收取全部設(shè)計(jì)費(fèi)的80%以上。
4、尾款控制為：竣工驗(yàn)收同時(shí)，且爭取尾款比例為5-10%。5、方案設(shè)計(jì)合同不留竣工尾款。
(五)合同簽訂時(shí)出現(xiàn)問題的處理
1、合同主要條款：設(shè)計(jì)費(fèi)單價(jià)、付費(fèi)比例、賠償上限、變更量界定等，此類條款經(jīng)辦人與甲方溝通出現(xiàn)問題后，及時(shí)與項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目總監(jiān)溝通，由項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目經(jīng)理出面與甲方負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)督促及配合。
2、其它條款由運(yùn)營中心負(fù)責(zé)人配合經(jīng)辦人，完成與甲方的溝通。
3、特殊條款由項(xiàng)目經(jīng)辦人在合同評審單備注欄中注明，并注明重點(diǎn)評審，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)把關(guān)評審。
(六)合同簽訂后的管理
1、合同簽回后，由運(yùn)營中心文員逐頁掃描合同，合同掃描件由運(yùn)營中心文員和項(xiàng)目經(jīng)辦人保管，合同原件每周一次與財(cái)務(wù)交接，并列交接清單明細(xì)，雙方簽字后，統(tǒng)一交給財(cái)務(wù)部保管。
2、合同簽訂后，項(xiàng)目經(jīng)辦人將合同錄入系統(tǒng)。
3、及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目，按合同節(jié)點(diǎn)及時(shí)收費(fèi)。
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