學校合同管理制度

時間：2022-07-04 06:10:23 合同法規

學校合同管理制度

　　合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。

學校合同管理制度

　　第一章總則

　　第一條為規范學校合同管理，加強內控制度建設，防范合同風險，維護學校合法權益，促進學校事業健康發展，依據《中華人民共和國合同法》等法律法規，結合學校實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱合同是指以河南大學的名義，與其他平等主體的自然人、法人或其他組織之間為明確雙方的權利義務關系所訂立的書面協議。

　　第三條學校對外簽訂的合同可分為一般合同和重大合同。

　　一般合同是指合同周期較短(一年以下)、標的金額較小(50萬元以下)的合同;重大合同是指合同周期較長(一年以上)、標的金額較大(50萬元及以上)或事項重大抑或法律關系復雜的合同。

　　第四條學校簽訂合同，必須遵守國家法律、法規、規章或其他規范性法律文件以及政策等，堅持平等互利、協商一致、誠實守信的原則，符合學校的相關規定，維護學校的正當權益，任何部門和個人不得利用學校合同損害學校利益。

　　第五條學校合同實行統一指導，分級分類歸口管理、各負其責的制度。

　　第二章合同管理職責

　　第六條學校成立合同審查小組對重大合同進行審查。審查小組成員由學校黨政辦公室、財務處、國有資產管理辦公室(以下簡稱國資辦)、審計處、各業務歸口職能部門(以下簡稱歸口部門)負責人和學校法律顧問組成，黨政辦公室主任任審查小組組長。

　　合同審查小組職責主要包括：

　　(一)對重大合同和必要的合同進行會簽;

　　(二)對標準合同范本進行審定。

　　第七條學校黨政辦(法制工作辦公室)負責合同法律事務工作，主要職責包括：

　　(一)協調法律顧問對重大合同和必要的合同進行審核;

　　(二)協調法律顧問參與學校重大合同的談判和簽

　　訂，并召集校內相關部門參與解決合同糾紛與調解、仲裁與訴訟活動;

　　(三)監督有關合同的履行。

　　第八條國資辦負責學校合同的統一指導和管理，主要職責包括：

　　(一)制定標準合同文本，報合同審查小組審定;

　　(二)審核合同文本格式和主要內容及簽訂程序;

　　(三)參與合同糾紛調解、仲裁等活動;

　　(四)管理合同專用章;

　　(五)監督和考核合同管理;

　　(六)合同文本以及相關材料的保管和備案。

　　第九條學校各業務歸口部門根據其職責范圍，分類歸口管理相關合同的審核和管理工作。各歸口部門主要負責人為合同管理的責任人。歸口部門主要職責包括：

　　(一)對合同項目進行可行性論證，涉及金額10萬元及以上的技術服務、技術開發項目須進行風險評估，重大項目或涉及較高專業技術合同條款要聘請有關專家、財會人員和法律顧問參加論證或評估;

　　(二)審核項目相對方主體資格及信用狀況;

　　(三)審核合同基本條款的完備情況;

　　(四)審核合同的內容是否與招投標文件或談判內容一致，是否符合學校規定;

　　(五)負責法定代表人授權簽署合同及授權管理制度的落實;

　　(六)對合同項目的經濟性、可行性、合法性及價款的合理性等負有審核責任;

　　(七)協調處理合同糾紛;

　　(八)監督合同的履行。

　　第十條合同承辦單位(人)負責其職責范圍內合同的相關工作。主要職責包括：

　　(一)核對合同相對方的主體資格、資信情況、履約能力以及簽約代表的合法身份，并進行調查和驗證;

　　(二)負責合同談判、起草、會簽和履行等工作;

　　(三)跟蹤合同履行情況，根據合同履行中問題，提出解決問題的意見或建議;

　　(四)對合同項目的經濟性、可行性、合法性及價款的合理性等負直接責任;

　　(五)及時上報和處理合同糾紛。

　　第三章合同的起草、審查與簽訂

　　第十一條合同的訂立除即時結清方式以外，均應采用書面形式。通過傳真、信函、電子文件等就合同條款達成協議的，應當簽訂確認書，確認合同的成立。

　　第十二條為規范格式，合同原則上應采用國家或行業標準的合同文本，沒有合同文本的，學校國資辦統一制定標準合同文本，并經學校合同審查小組審定。

　　第十三條承辦單位(人)根據學校制定的標準合同文本和學校相關制度要求起草合同。起草合同前需要進行談判的，應及時向歸口部門和國資辦報告;合同談判涉及重大分歧或需要法律專業支持的，承辦單位(人)應聯系學校黨政辦(法制工作辦公室)協調法律顧問參加。

　　第十四條合同文本完成后，承辦單位(人)應當填寫《河南大學合同審批表》，連同合同文本報送歸口部門審查，重大合同經歸口部門初審，黨政辦(法制工作辦公室)和學校法律顧問提出書面審查意見后，報請項目主管校領導審批。

　　第十五條合同涉及到承辦單位(人)之外其他部門的，需經其他部門審簽。涉及金額5萬元及以上的經濟利益合同需經校財務、審計部門審簽。

　　校財務部門主要審查經濟類合同條款是否符合財稅法律、法規、準則規定以及學校有關財經政策和財務管理規定，合同款項支付是否有經費來源保障，資金結算及付款方式是否合理等;審計部門主要審查合同的必要條款是否具備，內容是否合理合法等。

　　第十六條各審查單位應在5個工作日內完成會簽。重大合同及涉及到預付款項目的要上報該項目主管校領導審定的，可適當延長審批期限。

　　第十七條承辦單位(人)向國資辦報送合同初審稿時，除提供《河南大學合同審批表》外，需按以下要求提供相關材料：

　　(一)符合學校招標采購管理規定的，需提供招投標文件、中標通知書或招標、談判紀要等;

　　(二)其它需要提交的材料。

　　第十八條合同文本經審查需要修改的，起草單位應根據有關審查部門的修改建議，及時對合同進行修改，并送相關部門復查通過。合同文本通過審查但在簽訂前有異動的，應重新審查。

　　第十九條根據我校校長書面授權，合同由項目歸口部門主要負責人簽署。接受校長授權的各部門，應認真落實合同簽署授權責任，制訂內部合同管理實施細則，明確內部分工，加強內部管理，確保校長授權管理工作落到實處。

　　涉及個人申請科研項目經費合同(含科研任務書)，圖書出版類等項目合同，由歸口部門根據我校校長授權要求，結合實際情況，制訂本部門授權管理細則，研究確定部門授權簽署合同人員名單，經本部門主要負責人核準后，將部門授權人員名單、授權范圍和授權起止時間等，以書面形式報國資辦備案。

　　第二十條各類合同統一使用“河南大學合同專用章”。合同文本正式簽訂后，項目承辦單位(人)送國資辦審核無誤,統一加蓋“河南大學合同專用章”。

　　第四章合同的履行

　　第二一條合同簽訂后，即具有法律效力，合同承辦單位(人)應當遵循誠實信用的原則全面履行合同義務，及時跟蹤和了解合同相對方履行合同義務的情況，歸口部門應對合同執行情況進行動態監督，督促合同承辦單位(人)依法履行合同。

　　第二十二條合同履行過程中，確需變更或解除合同的，應在法定或約定期限內，簽訂變更或解除合同文本。變更或解除合同，必須采用書面形式并說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關系等，并按規定的合同審查權限和程序再報批。

　　第二十三條合同履行過程中，若對方沒有按合同約定履行，承辦單位(人)應及時以書面函件形式通知對方，并保存通知證據，必要時聽取學校法律顧問的意見或建議，同時應及時將出現的問題、擬采取的措施向歸口部門和主管校領導匯報，積極采取措施以防止損失擴大。如發現合同簽訂或執行過程中存在欺詐等行為，承辦單位(人)應立即向主管領導匯報，同時通知財務部門中止付款。

　　第二十四條財務部門應根據合同條款及相關部門提供的資產驗收、入賬等憑據，辦理結算業務。未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的，財務部門不予付款。

　　第二十五條合同履行過程中發生糾紛，合同承辦單位(人)和歸口部門應及時處理。處理時應先協商解決，經協商雙方達成一致的，應當訂立書面協議;不能協商解決或經協商不成能達一致的，應當在法定的訴訟時效期間內向人民法院提起訴訟;或根據合同約定向仲裁機構申請仲裁。

　　第二十六條對需仲裁或法律訴訟程序解決的合同糾紛，歸口部門應書面向主管校領導匯報，經主管校領導同意后，由黨政辦公室召集歸口部門、財務處、審計處、國資辦、承辦單位，以及法律顧問、經濟顧問組成處理小組，研究確定該合同糾紛解決的`具體方案，參與該糾紛的協商、調解、仲裁或者訴訟活動。合同糾紛處理完畢，相關部門應及時將有關材料歸檔備查。

　　第二十七條合同履行完畢或合同權利義務終止時，承辦單位(人)應及時將履行、變更、解除合同的有關資料送國資辦存檔，

　　第二十八條國資辦應建立電子和紙質合同檔案，指派專人負責管理。合同檔案應包括合同文本以及初審稿、合同訂立至合同履行完畢時間段內所有與合同有關的文書、資料(包括合同有關的補充協議、會議紀要、書面簽證、變更文件、往來信函、文書、電話記錄、傳真、電報、合同履行記錄及索賠報告等)。合同檔案應在合同履行完畢15個工作日內按照時間先后順序編號，整理成冊，并按照學校檔案管理要求定期移交學校檔案館保管。

　　第五章責任追究與獎勵

　　第二十九條有下列情形之一，未給學校造成損失的，對直接責任者或負有領導責任的負責人進行批評教育;給學校造成經濟損失的，由當事人承擔相應的賠償責任，并根據情節輕重追究直接責任人的黨紀、政紀責任。

　　(一)合同承辦單位(人)、歸口部門未調查或審核對方資信情況，未審查對方主體資格，以致簽約被騙的;

　　(二)違反程序和規定擅自對外簽訂合同的;

　　(三)委托代理人超越學校委托權限簽訂合同的;

　　(四)應簽訂書面合同但未簽訂的;

　　(五)合同審查部門、合同管理部門、合同承辦單位(人)和有關人員沒有按本辦法的規定履行職責的;

　　(六)丟失或者擅自銷毀、隱匿合同和合同附件，以及合同履行過程中形成的各種函件、單據等相關材料的;

　　(七)在學校處理合同糾紛的過程中不及時匯報、消極應對或不及時提供必要支持的。

　　第三十條未經學校法定代表人書面授權，擅自以學校名義簽訂合同的單位或者個人，應對該合同承擔全部責任。同時，學校將依照有關規定追究責任單位及責任人員的黨政紀和經濟責任;觸犯法律的，移送司法機關追究法律責任。

　　第三十一條學校所屬的不具有法人資格的單位或個人擅自對外簽訂合同的，該單位應對合同承擔一切法律責任;給學校造成損害的，學校將追究該單位負責人及有關責任人的行政、經濟責任。

　　第三十二條在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私，損害學校利益的，學校依據有關規定追究當事人責任。