職場(chǎng)電話禮儀的注意事項(xiàng)3篇
職場(chǎng)電話禮儀的注意事項(xiàng)1
1、電話鈴一響，應(yīng)盡快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應(yīng)先自報(bào)家門，“您好，這里是xx公司xx部”;詢問時(shí)應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說：“他不在”、“打錯(cuò)了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。
2、接電話時(shí)，對(duì)對(duì)方的談話可作必要的重復(fù)，重要的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的記錄下來，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。
3、電話交談完畢時(shí)，應(yīng)盡量讓對(duì)方結(jié)束對(duì)話，若確需自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對(duì)方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。
接聽電話之前
�、�、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
�、�、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
�、�、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。
�、取е⑿ρ杆俳悠痣娫挘鹤寣�(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。
接聽電話時(shí)
⑴、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級(jí)酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
�、�、注意接聽電話的語調(diào)，讓對(duì)方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;
②、注意語調(diào)的速度;
�、�、注意接聽電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語言方式來使對(duì)方感到不受歡迎;
④、注意雙方接聽電話的環(huán)境;
⑤、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;
�、�、注意打電話雙方的態(tài)度。
⑦、當(dāng)聽到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
�、�、主動(dòng)問候，報(bào)部門介紹自己;
⑶、如果想知道對(duì)方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請(qǐng)問您哪位”或者可以禮貌的問，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;
�、取㈨殧R置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí);應(yīng)給予說明，并至歉。每過20秒留意一下對(duì)方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>
�、�、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。
�、�、對(duì)方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉(zhuǎn)告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話
�、�、感謝對(duì)方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來感謝對(duì)方。
�、�、要經(jīng)常稱呼對(duì)方的名字，這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。
職場(chǎng)電話禮儀的注意事項(xiàng)2
致：即給誰的留言
發(fā)自：誰想要留言
日期：最好也包括具體時(shí)間
記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方
1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對(duì)方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。
2、打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。
3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢(shì)。
4、如果你找的人不在，可以問一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。
5、在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。
6、通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見”，然后輕輕放下電話。
7、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時(shí)間，因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為，公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對(duì)方單位，若確有必要往對(duì)方家里打時(shí)，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時(shí)間。
職場(chǎng)電話禮儀的注意事項(xiàng)3
職場(chǎng)電話禮儀的注意事項(xiàng)
1、電話的聲音禮儀
接打電話，雙方的聲音是一個(gè)重要的社交因素。雙方因不能見面，就憑聲音進(jìn)行判斷，個(gè)人的聲音不僅代表自己的獨(dú)特形象，也代表了組織的形象，所以打電話時(shí)，必須重視聲音的效果。一般要盡可能說標(biāo)準(zhǔn)的普通話，這不僅易于溝通，而且普通話是最富有表現(xiàn)力的語言。其次，要讓聲音聽起來充滿表現(xiàn)力，聲音要親切自然。使對(duì)方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認(rèn)真敬業(yè)的人，而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次，說話時(shí)面帶微笑，微笑的聲音富有感染力，且可以通過電話傳遞給對(duì)方，使對(duì)方有一種溫馨愉悅之感。
2、電話的語言禮儀
語言表達(dá)盡量簡(jiǎn)潔明白，吐字要清晰，不要對(duì)著話筒發(fā)出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對(duì)方時(shí)要加頭銜，無論男女，都不可直呼其名，即使對(duì)方要求如此稱呼，也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。
3、出現(xiàn)線路中斷情況
當(dāng)通話時(shí)線路突然中斷時(shí)，此時(shí)，撥打電話的一方應(yīng)負(fù)責(zé)重?fù)�，接通后�?yīng)先表示歉意。即使通話即將結(jié)束時(shí)出現(xiàn)線路中斷，也要重?fù)�，繼續(xù)把話講完。要是在一定時(shí)間內(nèi)打電話的一方仍未重?fù)�，接電話一方也可撥過去。
4、準(zhǔn)時(shí)等候約定的回電
如果約定某人某時(shí)回電話，屆時(shí)一定要開手機(jī)或在辦公室等候。有事離開辦公室時(shí)，務(wù)必告訴同事自己返回的準(zhǔn)確時(shí)間，以防萬一有人打來電話他們無從對(duì)答。
5、妥善處理電話留言
對(duì)電話留言必須在一小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。因?yàn)椴荒芗皶r(shí)回電話，就意味著不尊重對(duì)方。一般也要在24小時(shí)之內(nèi)對(duì)電話留言給予答復(fù)。如果回電話時(shí)恰遇對(duì)方不在，一定要留言，表明已經(jīng)回過電話了，即使找不到對(duì)方所需要的`資料，也要讓對(duì)方知道自己是誠懇負(fù)責(zé)的，這是最基本的禮儀。如果自己確實(shí)無法親自回電，也要托付他人代辦。
6、通話時(shí)受到各種干擾
如果自己走進(jìn)別人辦公室時(shí)，正好別人正在通話，應(yīng)輕聲道歉并迅速退出，否則是很不禮貌的。如果通話時(shí)間不太長(zhǎng)，所談也并非什么保密的事，接話人也許會(huì)示意自己坐下稍候，此時(shí)應(yīng)盡可能坐在一旁等待，但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人，只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前，然后退出。
打電話時(shí)的技巧
1.態(tài)度禮貌友善
使用電話溝通時(shí)，應(yīng)該把對(duì)方視為一個(gè)面對(duì)著的正在交談的人。意識(shí)到自己面對(duì)的是組織的一名公眾。電話接觸就是對(duì)公眾的一次“亮相”。應(yīng)該持慎重的態(tài)度。從構(gòu)筑良好形象的愿望出發(fā)，電話用語應(yīng)該善待他人，多用肯定語，少用否定語，酌情使用模糊語;多用致歉詞和請(qǐng)托語，忌用生硬傲慢的語言。
2.信息內(nèi)容簡(jiǎn)潔
電話用語要言簡(jiǎn)意賅，把需要陳述的內(nèi)容用最簡(jiǎn)潔明了的語言表達(dá)出來，給人留有一個(gè)精明干練的形象。通話忌說話吞吞吐吐，含糊不清、東拉西扯。正確的做法是：?jiǎn)柡蚩吞淄戤叄撮_門見山，直奔主題，不講空話、廢話。
3語調(diào)溫和、語速、音量適中
首先要口齒清楚，有節(jié)奏感;
——禮貌的語言，柔和的語調(diào)，會(huì)給對(duì)方親切的感覺，具備魅力的聲音容易使對(duì)方產(chǎn)生愉悅感。所以電話用語應(yīng)該做到語調(diào)、語氣溫和，語速適中。
——正確的做法是傳送你自然的語調(diào)、語速，遇到一些數(shù)字、人名、地名或關(guān)鍵的句子，要強(qiáng)調(diào)、放慢語速，或停頓，或重復(fù)一遍，以便讓對(duì)方聽明白。
其次，語氣語調(diào)要溫和，音量適中。
4.使用禮貌用語
應(yīng)該盡量使用禮貌用語，如“您好”“再見”“不必客氣”“請(qǐng)”“非常感謝”“我能為您做些什么”，等等。
電話體態(tài)禮儀
千萬不要以為對(duì)方在電話中看不到你的肢體語言，從而就忽視自己打電話時(shí)的表情與姿勢(shì)。日本推銷員在和生意伙伴通電話時(shí)，常常會(huì)對(duì)看不見的對(duì)方鞠躬行禮，并說一些感謝或客氣的話。這也是注重電話體態(tài)的一種表現(xiàn)，也是非常實(shí)用的方式。你的心情和肢體語言都能微妙地從聲音中表達(dá)出來，并很容易地傳遞給對(duì)方，讓對(duì)方知曉你對(duì)這件事情的重視，以及對(duì)他個(gè)人的尊重。
在辦公室及公共場(chǎng)合接打電話通常有兩種姿勢(shì)——站立或坐著打電話。
站著打接電話，應(yīng)收腹挺胸，雙腿自然站立。坐著打接電話時(shí)，坐姿端正，雙腿并攏，背挺直，雙肘支在桌面上。
通話時(shí)不能趴在、靠在、坐在桌子上，或斜靠在椅子上;更不能邊吃東西邊講話，把聽筒夾在頭和肩之間來回踱步，不時(shí)用手?jǐn)[弄電話線。這些都會(huì)給人以工作不專心、缺乏修養(yǎng)的感覺。
通話時(shí)，應(yīng)保持平靜的情緒，專心致志地與對(duì)方交流，不要手舞足蹈，大喊大叫，也不要嗲聲嗲氣。應(yīng)該沉著對(duì)應(yīng)，不亢不卑，熱情友善。
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