會(huì)議紀(jì)要怎么寫才會(huì)簡明扼要
一、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)涵
《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定:“會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。”《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定:“會(huì)議紀(jì)要用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。”我們根據(jù)上述規(guī)定，可以明確地把會(huì)議紀(jì)要定位為:用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種行政公文。也就是說，會(huì)議紀(jì)要是對會(huì)議的目的、要求、基本精神及決定的事項(xiàng)加以文字歸納整理，以便上傳下達(dá)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，進(jìn)而推動(dòng)工作的開展。
會(huì)議紀(jì)要在行文關(guān)系上，作為下行文可類似于通知，即采取轉(zhuǎn)發(fā)(印發(fā))或直接發(fā)出的形式，發(fā)給下級(jí)貫徹執(zhí)行;作為上行文可類似于會(huì)議情況報(bào)告，報(bào)送上級(jí)，向上反映;作為平行文可類似于公函，發(fā)給平級(jí)有關(guān)機(jī)關(guān)，讓對方知曉，溝通情況。會(huì)議紀(jì)要以會(huì)議主持機(jī)關(guān)審定制發(fā)、其內(nèi)容要求詳盡具體之特點(diǎn)，區(qū)別于按照法定多數(shù)表決通過、內(nèi)容多體現(xiàn)原則的會(huì)議決議;以突出會(huì)議的目的、要求、基本精神及決定事項(xiàng)為主要表達(dá)的項(xiàng)目上，區(qū)別于客觀、原始記錄會(huì)議情況的會(huì)議記錄;以兼有反映情況、溝通信息功能的同時(shí)，還具有指揮的權(quán)威性上，區(qū)別于只用于反映會(huì)議動(dòng)態(tài)、溝通情況，所載內(nèi)容只具有參考性的會(huì)議簡報(bào)。
二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)
會(huì)議紀(jì)要的三大特點(diǎn)是真實(shí)性、提要性、條理性。
(一)真實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)的,必須保證其真實(shí)性,這個(gè)要求是紀(jì)要的性質(zhì)和職能所決定的。會(huì)議紀(jì)要一經(jīng)下發(fā),特別是批轉(zhuǎn)下發(fā),它所記述的決議、決定就具有政策性。所以辦公室人員動(dòng)筆寫紀(jì)要之前,必須認(rèn)真核實(shí)材料,沒有核實(shí)的材料,切忌寫進(jìn)紀(jì)要。為了保證紀(jì)要的真實(shí)性,紀(jì)要起草后,要聽取與會(huì)者的意見,最后交由會(huì)議主持人或與會(huì)的主管領(lǐng)導(dǎo)審查,確認(rèn)反映了會(huì)議的實(shí)際,才能簽字印發(fā)。
(二)提要性。要在會(huì)議紀(jì)要的“要”字上下功夫,對會(huì)議內(nèi)容不可事無巨細(xì)、有則記之,應(yīng)該對整個(gè)會(huì)議的各種材料和觀點(diǎn),經(jīng)過分析、研究、綜合整理,將主要精神、主要議決事項(xiàng)、主要觀點(diǎn),按一定邏輯順序撰寫出來。在概括會(huì)議內(nèi)容時(shí),要特別注意突出會(huì)議議題,以議題為中心組織材料進(jìn)行寫作。任何一個(gè)會(huì)議總有一個(gè)中心,即使有幾個(gè)議題,每一個(gè)議題總有一個(gè)要點(diǎn),也就是中心,中心就是會(huì)議的意圖所在。要圍繞會(huì)議中心進(jìn)行選材,重點(diǎn)應(yīng)介紹會(huì)議成果,而不是敘述會(huì)議的過程。無助于說明會(huì)議中心議題的材料,即使是真實(shí)的、生動(dòng)的,也一定要去掉。
(三)條理性。每個(gè)與會(huì)人員的發(fā)言都可能是有條有理的,但是放在一起卻很可能是“一鍋大雜燴”,因此,必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對所有材料加以整理,使之有綱有目,綱目協(xié)調(diào)。
三、會(huì)議紀(jì)要的構(gòu)成要件
會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),一般由版頭或標(biāo)題、正文、版記三部分組成。
(一)版頭或標(biāo)題。日常工作會(huì)議等工作例會(huì)的紀(jì)要一般都有固定的版頭,包括標(biāo)題、紀(jì)要期數(shù)、紀(jì)要編發(fā)機(jī)關(guān)及成文日期等。標(biāo)題由會(huì)議名稱和文種(紀(jì)要)組成,套紅與否均可。紀(jì)要期數(shù)、紀(jì)要編發(fā)機(jī)關(guān)及成文日期在標(biāo)題下方注明。一般非工作例會(huì),如行業(yè)性或?qū)ｎ}性的多數(shù)會(huì)議,會(huì)議紀(jì)要沒有固定的版頭,標(biāo)題由會(huì)議名稱加文種(紀(jì)要)組成。
(二)正文。正文一般由會(huì)議概況(導(dǎo)言)、會(huì)議精神和決定事項(xiàng)(或結(jié)語)三部分組成。會(huì)議概況主要包括會(huì)議時(shí)間(多次性會(huì)議應(yīng)寫明會(huì)議起止時(shí)間)、召開地點(diǎn)、主持人、參加人(日常工作例會(huì)的參加人員可以放在紀(jì)要末尾)、領(lǐng)導(dǎo)同志參加情況、會(huì)議議題等。會(huì)議精神部分寫會(huì)議的主要情況,對會(huì)議的原則精神、討論結(jié)果和今后任務(wù)等進(jìn)行具體敘述和說明,要有準(zhǔn)確的概括和很強(qiáng)的政策性、指導(dǎo)性。會(huì)議決定事項(xiàng)或結(jié)語辦公會(huì)、日常工作例會(huì)常常做出決定,需將這些決定事項(xiàng)加以歸納,扼要寫出。工作會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議在結(jié)語這部分應(yīng)對會(huì)議做出估價(jià),指出方向,明確任務(wù),提出希望和號(hào)召。正文部分要對會(huì)議概況(導(dǎo)言)、會(huì)議精神、重要原則、主要內(nèi)容和議定事項(xiàng)(或結(jié)語)等加以綜合和闡述，通常用三種方式表述。其一是綜合敘述式，即把會(huì)議研究討論的主要問題、與會(huì)人員的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和看法、議定的事項(xiàng)，加以綜合敘述;其二是分類歸納式，即把會(huì)議的發(fā)言、討論的情況以其內(nèi)在聯(lián)系歸納為不同的方面，來分別加以敘述;其三是發(fā)言記錄式，即按照會(huì)議的發(fā)言順序，掌握其重點(diǎn)，對記錄如實(shí)加以摘要整理。
(三)版記。紀(jì)要版記(紀(jì)要的末尾)部分包括紀(jì)要的關(guān)鍵詞、上報(bào)或下發(fā)單位、印數(shù)。若紀(jì)要無版頭,則末尾部分可簡化為紀(jì)要編發(fā)機(jī)構(gòu)名稱及成文日期即可。本部分無需加蓋公章。
四、會(huì)議紀(jì)要的類型
根據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要可分為三種類型：
(一)辦公會(huì)議紀(jì)要。所謂辦公會(huì)議就是機(jī)關(guān)研究日常工作、日常事務(wù)的會(huì)議。此類紀(jì)要主要是用來宣布各種日常辦公會(huì)議決定的事項(xiàng)，大都是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層集體開會(huì)決定了工作中的一些具體事宜后所使用的一種紀(jì)要。內(nèi)容往往是決定一個(gè)或多個(gè)事項(xiàng)放在一份紀(jì)要中，分別逐一表達(dá)。
(二)指示會(huì)議紀(jì)要。即對某一范圍較大或重要方面的工作會(huì)議所綜合整理的會(huì)議紀(jì)要，既有對黨的方針政策的具體貫徹意見，又有對這一重要工作各種認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一，還包括對工作的具體部署、要求，行政約束力很強(qiáng)。
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