外出人員報銷管理制度
當因為公事外出時產生的費用通常都由公司承擔報銷，那么報銷流程怎樣規定才更好呢，本文是YJBYS小編整理的外出人員報銷管理制度，歡迎參考閱讀。
外出人員報銷管理制度
一. 目的
為了進一步規范員工外出流程及報銷，加強差旅費及有關費用的控制和管理，特制定本制度。
二. 范圍
適用于公司全體員工。
三. 定義
1. 員工外出分為外勤和出差二種。
2. 因公出差，于本市或本地區范圍內，當天往返的，視為外勤。
3. 因公出差，不能當天往返，且發生住宿的，視為出差。
四. 審批程序、權限和流程
1. 員工因工作需要出差時，填寫《出差申請單》。并交由廠長審批，總工批準。
2. 研發部人員因工作需要出差時，填寫《出差申請單》，由總工審批，并報請總經理批準。
3. 項目組人員因工作需要出差時，填寫《出差申請單》，報請總經理批準。
4. 公司總部人員因工作需要出差時，須填寫《出差申請單》，由人事部審批，報總經理批準。
5. 員工出差國外一律由總經理批準。
6. 工廠各部門將填寫好《出差申請單》交由前臺處，前臺確定簽批完整后，掃描電郵至相關人員，并第一時間通知到出納及人事行政部。(經電話申請總經理批準的，須注明。)
7. 出納收到《出差申請單》，根據出差日期及出差人員級別購買火車票/飛機票。若火車售票系統內車票不足或無票情況下，需要更換出差日期，應第一時間通知到相關部門負責人。
8. 員工外出時，必須嚴格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續的，可由部門負責人或相關人員代為填寫或出差后補辦。否則，作曠工處理。
五. 外出人員管理原則
1.出差人員必須采用高效、經濟、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行，反對浪費行為，提倡節約。
2.外出人員公干時，應隨時保持熱情、禮貌、友好，自覺維護公司形象。
六. 差旅費構成
1. 長途交通費：飛機 、火車、輪船、高鐵、長途大巴產生的費用
2. 市內交通費：公交、地鐵、出租車產生的費用。
3. 住宿費;異地出差因過夜住宿產生的費用。
4. 餐費補貼：按地區標準和職務，限額計發補貼。
5. 通訊費用：因工作需要電話溝通產生的費用
6. 其它費用：傳真、復印、郵寄等公共費用。
七. 具體規定如下：
1. 外勤人員外出時，須在《外勤人員登記表》上登記簽字即可。外勤人員報銷待定?建議：公司這邊邊只報車費，工廠除了報車費，另外報銷餐費和住宿費。但是沒有出差補貼。外勤寫外出單，出差寫出差單。餐費按15元/餐補貼中/晚餐。
2. 出差人員選擇交通工具一般以火車/長途大巴為主，火車行駛6小時以內，乘坐硬座;6小時以上為硬臥。管理級人員或研發部人員可乘坐高鐵/飛機出行。特殊情況下，出差人員選擇飛機出行，必須由總經理批準后方可執行。出納也可綜合市場票價，擇優選擇交通工具。
3. 普通員工一線城市餐費補貼40元/天，二三線城市餐費補貼30元/天;主管級以上人員一線城市餐費補貼60元/天，二三線城市餐費補貼50元/天。另：早餐占日限額的20%，午晚餐占日限額的40%。(補貼標準待商議)
4. 部門負責人可根據出差具體情況(如工作量、工作環境等)，為外出人員申請出差補貼，補貼標準為10-15元/天。
5. 因工作需要產生的通訊費，出差負責人每月可享受100元/月補貼，特殊情況，可酌情增加報銷費用。出差人員出差時間不足一個月情況下，也可按此標準執行。
6. 普通員工住宿費用報銷一般不超過120元/晚，管理人員不超過150元/晚。超出部分自理。由三霞根據一線城市和二三線城市來定具體標準。
7. 因特殊情況需要乘坐出租車的人員，須事前征得部門負責人同意后方可執行。否則不予報銷。
8. 因公務出差，嚴格從事與工作無關的事項。因特殊情況，確實需要辦理私事時，應提前向廠長/總工申請，同意后方可辦理。否則按曠工處理。
9. 出差人員中途改變路線時，應提前向部門負責人申請，同意后方可執行。
10. 員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負責人匯報工作，不能以郵件形式匯報的，應每天記錄當天工作內容，并于返回后以電郵形式發放至相關人員。重要人員出差返回5天內應向總工和相關人員提交出差報告。
11. 出差人員需要借款時，填寫《借款單》，并經相關負責人簽字后方可領取。
12. 管理人員因個人原因需要參加會議、學習、培訓期間，公司提供有薪假，但每月不超過二次，每次不超過一天。公司不承擔任何食宿和交通費用。所產生的一切費用自理，
13. 員工因病、因事需要在當地請假，可由出差負責人批準，并知會相關人員。出現無出差負責人或請假超過二天以上者，須報請廠長/總工批準。
14. 因生病(需要住院)可按標準支付出差補貼，不報住宿費、餐費和市內交通費。住院期間出差補貼不超過10天。結果待討論
15. 出差中公休：出差過程中，若遇公休日，應以公務為重，繼續執行出差任務;若遇到出差單位公休無法辦公，可安排休息。
16. 超期停留：出差過程中，因生病(未住院)交通中斷或其它不可抗力因素造成超過預定期限停留的，在核清事實基礎上，按實際差旅費報銷。
17. 出差結束后回深圳(公司)的'交通費用，實報實銷;出差地請事假/病假，不直接回深圳的，按出差地到深圳的交通費用(火車硬座/硬臥)報銷;出差時遇法定節假日放假，不直接回深圳的，不矛報銷。
18. 員工出差期間因工作需要加班按國家規定加班費計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調休。銷售人員/技術人員/研發人員/管理人員出差期間的加班費和休息時間怎么定?
19. 外出時借道探親訪友須經部門負責人批準方可，相關費用不予報銷，探親訪友期間公司不予發放任何補貼。
八. 出差費用報銷審核
1. 出差人員按相關標準范圍內實報實銷，超支自理。
2. 出差住宿費用的審核以實際過夜天數和限額標準確定，并附有出差時間、出差地點一致的有效住宿憑證發票，超過限額標準部分，個人自理。住宿一般由出納負責預訂，相關出差人員離開入住酒店后，領取并保管好發票。待出差返回公司后上交至出納處即可。
3. 同性人員一起出差的，應以標準間為主，且報銷費用只允許一人報銷。嚴禁重復報銷。
4. 外勤人員無特殊情況，一律不準報銷住宿費用;外勤人員外出范圍包括深圳市內、廣州、惠州、東莞、珠海等深圳周邊城市和地區。因特殊情況需要住宿的人員必須經總工批準。
5. 乘坐火車以硬座或硬臥為原則;高鐵以二等票為原則;輪船以三等倉為原則;乘坐飛機以經濟倉為原則，總經理級以上可乘坐商務倉。
6. 外出人員返回后應于一周內辦理報銷手續，并交到財務部。報銷人員應填寫《出差報銷單》按財務要求粘貼好票據，否則財務部可以不予辦理。出差報銷單應由部門負責人審批，由總經理批準。
7. 財務應遵循“前帳不清，后帳不借”原則辦理報銷手續。
8. 外出報銷盡可能提供正規發票。住宿費用100元以上或乘坐長途大巴時，必須提供正規發票，否則不予報銷。結果待商議，建議遇到特殊情況將情況進行書面說明。
9. 出差人員負責保管好各項票據，若有遺失，財務不予報銷。嚴禁借/買其它日期相關票據代替。
10. 由接待單位免費提供食宿和交通工具的，公司一律不予報銷任何費用和發放餐費補貼。
11. 搭乘公司提供交通工具者，不再報銷交通費用。
12. 出差人員在外有酗酒導致斗歐，或其它與公司無關事件發生意外傷害的，公司不承擔任何費用。
13. 外出人員應嚴格遵守國家法律法規和公司規章制度，如發現從事違反法律法規規定的其它情形，一經發現，立即按相關規定解除勞動關系，并不予經濟補償。
九. 差旅費報銷違規追究
1. 出差人員應實事求是原則，嚴禁虛報!一經查出，責令退回虛報金額，并以虛報額三至五倍金額，貢獻員工成長基金。虛報金額，一次超出500元，或年終累計超2000元以上者，公司根據相關規定，解除勞動關系，并不予經濟補償，并向其追究公司損失。
2. 各級審簽人員把關不嚴而失職，使弄虛作假的票據得以報銷，后經查實收回的，審簽人員須貢獻50元員工成長基金，當月考核扣5分，年終考核扣1分。情節嚴重的，貢獻員工成長基金100元，當月考核扣10分，年終考核扣5分。經查實無法收回的，給公司造成經濟損失的，由各級審簽人員承擔相應連帶責任，并由各級審簽人員負責賠償相應損失。
3. 部門負責人或直接分管領導，如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規行為，一經查實，按虛報額三至五倍金額，貢獻至員工成長基金，并取消年終獎金。情節嚴重者，公司將根據相關規定以降職或解除勞動關系。
十. 相關文件
1. 《外勤人員登記表》
2. 《出差申請單》
3. 《考勤管理規定》
十一. 附則
1. 本管理辦法如有與之前所擬定的相關規定產生沖突之處，以本管理辦法為準。
2. 以上規定自發布之日起生效!
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