采購管理制度

時間：2023-02-28 09:01:20 制度

采購管理制度集錦

　　在日新月異的現代社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編精心整理的采購管理制度集錦，希望對大家有所幫助。

采購管理制度集錦

　　一、原材料供應商管理制度供應商開發

　　１、制定目的

　　為規范供應商開發流程，使之有章可循，特制定本規章。

　　２、適用范圍

　　本公司原材料供應新廠商之開發工作，除另有規定外，悉依本規章執行。

　　３、原材料供應商開發程序

　　原材料供應商開發權責

　　（1）生產部使用原材料，由外聯物料部負責供應商開發主導工作，由技術部門確認產品質量。

　　（2）研發部使用材料，由研發部門確認負責供應商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。

　　（3）一般物料、配件由外聯物料部負責開發主導工作，使用部門提出相關意見或建議。

　　（4）生產專用設備由使用部門負責供應商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。其他一般設備由外聯物料部負責供應商開發主導工作。

　　（5）研發部、品管部、技術部、生產部、外聯物料部組成廠商調查小組，負責原材料供應商的調查評核。原材料供應商的更換

　　（1）研發部、技術部、品質部確認更換產品的質量。并提交樣品測試報告。

　　（2）外聯物料部確認更換產品的性價比。

　　（3）由外聯物料部提交申請經主管副總審核簽字方可更換供應商。

　　原材料供應商基本資料表

　　應由原材料廠商填寫《供應商基本資料表》，由采購員進行核實。該表包括下列內容：

　　（1）公司名稱、地址、電話、傳真、E—mail、網址、負責人、聯系人。

　　（2）公司概況，如資本額、成立日期、占地面積、營業額、銀行訊息。

　　（3）設備狀況。

　　（4）人力資源狀況。

　　（5）主要產品及原材料。

　　（6）主要客戶。

　　（7）其他必要事項。

　　外聯物料部采購員填寫《供方評審記錄表》，由外聯物料部經理簽字審核。

　　供方評審記錄表，一般包括下列內容：

　　（1）產品質量、質量保證體系情況

　　（2）生產能力、交貨是否準時。

　　（3）售后服務情況。

　　（4）價格是否合理。

　　外聯物料部采購員填寫《供方情況調查表》，由外聯物料部經理簽字審核。：

　　供方情況調查表，一般包括下列內容：

　　（1）有無專職檢驗機構。

　　（2）專職檢驗人員素質。

　　（3）有無必要的質量管理制度。

　　（4）檢驗手段如何。

　　（5）計量制度是否健全。

　　（6）有無檢驗臺帳和原始記錄。

　　（7）有無器件借用制度。

　　（8）產品有無合格證制度。

　　（9）有無不合格品管理制度、執行情況。

　　（10）質量問題處理程序如何。

　　（11）有無進度保證制度。

　　（12）有無成品包裝、運輸保護措施。

　　原材料供應商開發流程

　　（1）尋找原材料供應商。

　　（2）填寫原材料供應商基本資料表。

　　（3）與原材料供應商洽談。

　　（4）作樣品鑒定。

　　（5）原材料供應商問卷調查。

　　（6）提出原材料供應商調查評核之申請。

　　二、采購管理制度定購采購流程

　　1、制定目的

　　為落實物料、零件采購作業管理，確保采購工作順暢，特制定本規章。

　　2、適用范圍

　　本公司物料、零件之訂購、采購管理業務。

　　3、請購規定

　　請購的提出，核準權限

　　（1）原材料的提出：生產部根據生產計劃提交下月原材料的需求量，由生產部經理簽字確認。

　　（2）設備/配件和其他生產低耗品的提出：由各部門提交《設備/物料采購申請單》，由各部門經理簽字確認，報外聯物料部確認后以呈批件形式由主管副總簽字生效后才能采購。

　　物料采購核準權限

　　（1）原材料的核準權限，接受生產部提交的下月原材料的需求量表格，采購員需先與倉庫核對原材料數量，確定采購數量，做出采購計劃，經部門經理簽字確認。

　　（2）配件和其他生產低耗品的核準權限，根據各部門提交的《設備/物料采購申請單》，外聯物料部應本著節約原則及時落實該配件或耗材的使用情況（包括用于哪里，用多少，一個配件可使用的時間是多長）。如有疑義應及時與申購部門溝通。外聯物料部確認后以呈批件形式由主管副總簽字生效后才能采購。

　　4、采購規定

　　采購方式

　　本公司采購方式一般有下列幾種：

　　（1）集中采購

　　（2）合約采購

　　（3）一般采購

　　除（1）（2）以外之物料，采用隨需求而采購之方式。

　　采購作業規定

　　詢價、議價

　　（1）采購人員接獲核準后之《設備/物料采購申請單》，應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象。（目前各原材料只有一家供應商）

　　（2）專業材料、用品或項目，外聯物料部應會同使用部門共同詢價與議價。

　　（3）采購議價采購交互議價之方式。

　　（4）議價應注意品質、交期、服務兼顧。

　　合同的簽訂

　　（1）合同的內容包括

　　貨物名稱，型號，數量，單價，總價格，發票，包裝

　　交貨地點，到貨日期

　　付款條件及方式

　　技術指標

　　驗收

　　爭議的解決

　　不可抗力

　　檢驗及索賠

　　（2）合同的制定

　　合同草稿由外聯物料部制定，其技術指標由技術部、品質部或使用部門簽字確認。

　　呈核及核準

　　（1）采購人員詢價、議價完成后，于《設備/物料采購申請單》上填寫詢

　　價或議價結果。

　　（2）標準擬訂購供應商、交貨期限與報價有效期限，經主管審核，并依采購核準權限呈核。

　　（3）采購核準權限規定，不論金額多寡，均應先經采購經理審核，主管副總核準。

　　（4）對于其他生產低耗品的采購，外聯物料部門接到申購部門《設備/物料采購申請單》后先落實是否需求購買，無誤后應按實際需求內容填寫《呈批件》，詳細說明所購物品原因、數量、預計金額。報主管副總審批簽字后購買。

　　訂購作業

　　（1）采購人員接獲經核準之《設備/物料采購申請單》后，根據《采購計劃》應以《采購訂單》形式向供應商訂購物料，并以電話或傳真形式確認交期。

　　（2）合同采購根據采購合同填寫合同簽訂申請單，并由物料部采購員簽字確認合同內容，申請部門簽字確認使用目的以可以生產的產品數量，物料部經理簽字審核，由財務主管簽字核實資金，再呈主管副總審批簽字后實施采購。

　　（3）采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。

　　驗收與付款

　　（1）經品質部檢驗合格簽字后辦理入庫手續，不合格產品與供應商聯系退貨。

　　（2）依財務管理規定，辦理供應商付款工作。

　　三、采購管理制度采購價格管理

　　1、制定目的

　　為確保材料高品質低價格，從而達成降低成本之宗旨，規范采購價格審核管理，特制定本規章。

　　2、適用范圍

　　各項原物料采購時，價格之審核、確認，除另有規定外，悉依本規章處理。

　　3、價格審核規定

　　報價依據

　　技術部提供新材料之規格書，作為外聯物料部成本分析之基礎，也作為供應商報價之依據。

　　價格審核

　　（1）供應商接到規格書后，于規定期限內提出報價單。

　　（2）外聯物料部一般應挑選三家以上供應商詢價，以作比價、議價依據。

　　（3）外聯物料部經理審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經理親自與供應商議價。

　　價格調查

　　（1）已核定之材料，外聯物料部門必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據。

　　（2）本公司各有關單位，均有義務協助提供價格訊息，以利外聯物料部比價參考。

　　（3）單價漲跌之審核流程，應同新價格審核流程。

　　（4）采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。

　　四、采購管理制度采購品質管理

　　1、制定目的

　　規范采購過程的品質管理規定，使采購品質管理有章可循。

　　2、適用范圍

　　本公司物料采購、驗收、索賠等過程的品質管理，除另有規定外，悉依本規章執行。

　　3、采購品質管理規定

　　文件資料要求

　　物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在訂購單、采購合約內予以明確規定：

　　（1）訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。

　　（2）產品技術精度、等級要求。

　　（3）各種檢驗規范、標準或適用規格。

　　合格供應商之選擇

　　物料采購，除經總經理特準外，均需向合格供應商訂購。

　　品質保證之協定

　　愿材料料之采購，應由供應商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：

　　（1）供應商應保證產品制造過程的必要控制與檢測。

　　（2）供應商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。

　　（3）供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。

　　（4）接受本公司必要之供應商調查、評鑒。

　　進貨驗收之規定

　　供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：

　　（1）采購員需確認訂購單、供應商、到貨日期、物料的名稱與規格。

　　（2）倉庫管理員需確認數量。

　　（3）品質部需確認品質檢驗并填寫檢測報告。

　　（4）檢驗合格后由采購員辦理入庫手續。

　　退還不合格品

　　對檢驗合格物料，入庫后應予以明確標識，以確保后續品質之可追溯性（如供應商名稱、物料規格、數量、交貨時間、檢驗人員等級料之標注，以便追溯、區分、使用之方便）。

　　品質糾紛處理

　　有關采購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下：

　　處置依據

　　以雙方事先約定之品質標準作為處置依據，并于訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。

　　采購物料退貨與索賠

　　（1）擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購員。

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