2023年檔案管理制度
在生活中，制度起到的作用越來越大，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編收集整理的2023年檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
2023年檔案管理制度1
一、設(shè)立健康檔案資料室，以戶為單位，一人一檔的原則為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號(hào)順序存放，檔案專柜存放，保持整潔、美觀和規(guī)范有序，逐漸實(shí)行計(jì)算機(jī)化管理。
三、責(zé)任醫(yī)生要對(duì)健康檔案進(jìn)行按照60歲以老人、困難群體、兒童、孕產(chǎn)婦、慢性病人進(jìn)行分類專冊(cè)登記，檔案盒要目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作，每年免費(fèi)隨訪4次，結(jié)合參加合作醫(yī)療農(nóng)村居民和育齡已婚婦女兩年一次的健康體檢，以及兒童預(yù)防接種和體檢、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業(yè)體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容，及時(shí)記錄在健康檔案中，對(duì)體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題，進(jìn)行有針對(duì)性的以健康教育為重點(diǎn)的健康干預(yù)。
五、資料管理人員及社區(qū)責(zé)任醫(yī)師，應(yīng)及時(shí)登記已經(jīng)獲取的各種信息，并進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋。
凡非本人管轄區(qū)居民的診療情況應(yīng)及時(shí)反饋給轄區(qū)責(zé)任醫(yī)生，以便納入該居民本人的.健康檔案;凡居民因大病轉(zhuǎn)上級(jí)醫(yī)院住院時(shí)應(yīng)隨帶健康檔案，出院后繼續(xù)交由社區(qū)責(zé)任醫(yī)生保管并及時(shí)將本次住院概況記入檔案。
六、非社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)資料管理人員，不得隨意翻閱已經(jīng)建檔的各種資料。
未經(jīng)資料管理人員同意，任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。
2023年檔案管理制度2
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡(jiǎn)稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的.要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實(shí)施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
2023年檔案管理制度3
第一條 會(huì)計(jì)檔案的范圍
會(huì)計(jì)檔案的范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等五個(gè)部分。
1、會(huì)計(jì)憑證
包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
2、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)
主要指電算化中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，包括以光盤存儲(chǔ)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）；會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。
3、會(huì)計(jì)賬簿
包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。
4、會(huì)計(jì)報(bào)表
指按要求由財(cái)務(wù)部門上報(bào)的各種會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、勞資報(bào)表等。包括月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)及其他臨時(shí)報(bào)表。
5、其他會(huì)計(jì)核算資料
其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
第二條 主要會(huì)計(jì)檔案的生成
1、記賬憑證
根據(jù)原始憑證在計(jì)算機(jī)上直接編制記賬憑證，由計(jì)算機(jī)打印輸出。
2、會(huì)計(jì)賬簿
現(xiàn)金、銀行存款日記賬由出納員根據(jù)已經(jīng)辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細(xì)賬由計(jì)算機(jī)按月打印輸出。總賬由計(jì)算機(jī)按月打印出科目余額表替代。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表由計(jì)算機(jī)按報(bào)表填報(bào)的要求打印輸出。
第三條 會(huì)計(jì)檔案的裝訂
會(huì)計(jì)憑證的裝訂
會(huì)計(jì)憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。
裝訂前的準(zhǔn)備工作：
①分類整理，按順序排列，檢查日期、編號(hào)是否齊全；
②摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的`張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時(shí)保持?jǐn)?shù)字完整；
③整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列。發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件是否漏缺；
④記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全。
裝訂時(shí)的要求：
①用“三針中引線”法裝訂；
③憑證外面要加封面；
③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。
裝訂后的注意事項(xiàng)：
①每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；
②在封面上編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)。
2、會(huì)計(jì)帳簿及報(bào)表的裝訂
各種會(huì)計(jì)賬簿由計(jì)算機(jī)打印輸出后，按月裝訂成冊(cè)。各類報(bào)表在報(bào)送后將留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)。
第四條 會(huì)計(jì)檔案的保管
1、存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)要每日進(jìn)行機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)庫備份，每半月進(jìn)行光盤刻錄。
2、賬表打印和日常核算同步進(jìn)行，記賬憑證、刻有數(shù)據(jù)的光盤、打印出的各種賬表（經(jīng)會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員簽章后）按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管。
3、會(huì)計(jì)檔案保管人員依據(jù)會(huì)計(jì)崗位工作職責(zé)的規(guī)定，對(duì)所保管的檔案內(nèi)容及范圍負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。
4、各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的光盤等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。
2023年檔案管理制度4
壓力管道的技術(shù)檔案是安全地管理、使用、檢驗(yàn)、維修壓力管道的重要依據(jù)。凡符合《壓力管道安全管理與監(jiān)察規(guī)定》管轄范圍內(nèi)的所有壓力管道，都必須建立技術(shù)檔案。管道的技術(shù)檔案包括：
一、壓力管道的使用登記證。
二、壓力管道使用登記匯總表。
三、原始設(shè)計(jì)資料（包括壓力管道的設(shè)計(jì)計(jì)算書、系統(tǒng)圖、平面布置圖、工藝流程圖、軸側(cè)圖等）。
四、管道制造安裝資料（包括壓力管道竣工圖、竣工驗(yàn)收資料、管道材質(zhì)證明書、管道元件明細(xì)表和出廠合格證和質(zhì)量證明、管道安裝工藝文件、壓力管道安裝質(zhì)量證明書及監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告等）。
五、使用資料：
(1)壓力管道的運(yùn)行記錄（包括生產(chǎn)周期、累計(jì)運(yùn)行時(shí)間、主要工藝參數(shù)工作壓力、工作溫度波動(dòng)范圍等）；
(2)管道的定期檢驗(yàn)報(bào)告；
(3)管道變更記錄（包括修理和改造記錄）；
(4)安全附件校驗(yàn)、修理和更換記錄；
(5)管道事故記錄和事故分析報(bào)告；
(6)其它技術(shù)資料和記錄。
檔案管理制度3
1、檔案室是保管學(xué)校檔案的`機(jī)要重地，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案室技術(shù)保護(hù)管理辦法，認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等保護(hù)工作。
2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備、去濕設(shè)備和滅火器材，并有專人定期檢查其效果。
4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各種閑雜物品以及易燃物品，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不許使用電熱器。
5、檔案室門窗必須保持堅(jiān)固，出入應(yīng)隨手關(guān)門，以確保安全。
6、調(diào)閱或出借檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本校制訂的檔案查（借）閱制度。
7、適時(shí)做好檔案室的通風(fēng)、除濕工作，并經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。
8、對(duì)檔案室的各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，排列編號(hào)、上架、入框，框架要符合標(biāo)準(zhǔn)。
9、定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)破損或字跡變化及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。
10、對(duì)檔案室的檔案，每年進(jìn)行一次檢查核對(duì)，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)迅速追查。
11、檔案管理人員，臨時(shí)或下班離開檔案室，應(yīng)關(guān)好門窗，關(guān)掉電燈。
2023年檔案管理制度5
1、檔案資料實(shí)行一專業(yè)一柜管理制度,各專業(yè)要按照新標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真做好本專業(yè)安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化各類軟件資料的歸檔管理工作。
2、軟件資料歸檔要按照新標(biāo)準(zhǔn)所列項(xiàng)目分項(xiàng)歸檔,如果一個(gè)檔案盒放不下的可按序號(hào)放下一個(gè)檔案盒,依次類推。
3、每個(gè)檔案盒內(nèi)要有本盒內(nèi)所有內(nèi)容匯總記錄,放在盒內(nèi)第一頁。
4、每個(gè)檔案柜內(nèi)要有柜內(nèi)所存內(nèi)容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。
5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關(guān)人員借閱資料,必須登記并負(fù)責(zé)收回,出現(xiàn)資料丟失,要對(duì)軟件負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
6、檔案管理工作必須認(rèn)真細(xì)致、條目清晰、一目了然,對(duì)不負(fù)責(zé)任的有關(guān)責(zé)任人要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
7、安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室每周要對(duì)各專業(yè)的軟件資料的.歸檔管理進(jìn)行系統(tǒng)檢查驗(yàn)收,對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)缺項(xiàng)、不完善和需要更新的軟件資料及時(shí)的督促各專業(yè)補(bǔ)全、完善和更新。
2023年檔案管理制度6
一、立卷歸檔制度
（一）、國土資源管理每一項(xiàng)工作完成后，有關(guān)部門應(yīng)將一套收集完整的成果材料向檔案部門移交歸檔。確保檔案的歸檔率、完整率、案卷合格率。
（二）、歸檔的材料必須做到內(nèi)容齊全、完整、準(zhǔn)確，圖件清晰，字跡工整，發(fā)文規(guī)范，裝訂整齊，審查手續(xù)完備。
（三）、國土資源管理檔案所涉及的地籍管理類、土地利用規(guī)劃類、耕地保護(hù)類、建設(shè)用地管理類、國土資源有償使用類、礦業(yè)權(quán)管理類、執(zhí)法監(jiān)察類等材料，應(yīng)在辦理完畢后按歸檔目錄，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后即向檔案部門移交。第一年度的文書檔案必須在第二年上半年向檔案部門移交。會(huì)議材料在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)交辦公室歸檔。其它歸檔材料由各職能部門整理立卷后，在第二年一季度向檔案部門歸檔。會(huì)計(jì)檔案、人事檔案實(shí)行分類管理的原則。
（四）、雙方在辦理移交時(shí)，檔案部門發(fā)現(xiàn)案卷質(zhì)量不合格，要求補(bǔ)充完整或改正后再移交，移交方不得以任何理由不交、緩交或任意添加與本案卷無關(guān)的材料。
（五）歸檔材料由兼職檔案員或指定的專人向檔案部門移交，交接后經(jīng)清點(diǎn)審查無誤，交接雙方在移交清單上簽字。移交清單一式兩份，交接雙方各持一份備查。
（六）、檔案部門對(duì)移交的成果材料應(yīng)及時(shí)登記、造冊(cè)、編目、錄入計(jì)算機(jī)管理，檔案實(shí)體送專門庫房上架保管，并提供利用。
二、檔案查閱制度
（一）、查閱、利用、復(fù)制檔案，應(yīng)有明確的目的、范圍、時(shí)間。單位利用檔案，須持有合法證明；個(gè)人利用檔案應(yīng)出具身份證明，申報(bào)具體用途，可利用個(gè)人捐贈(zèng)、寄存、移交的檔案和與個(gè)人有關(guān)聯(lián)的檔案；不得跨越利用范圍，查閱所在單位和他人的檔案。
（二）、隸屬下級(jí)單位利用上級(jí)單位檔案，需征得上級(jí)單位同意，持上級(jí)單位介紹信或法人委托書，方可利用檔案。
（三）、國家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)和紀(jì)檢、監(jiān)察、督察等部門持介紹信或調(diào)查專用證明，有權(quán)利用與本公務(wù)有關(guān)的檔案資料。
（四）、律師利用檔案資料出示律師調(diào)查證明、委托書、律師證，利用委托單位或者個(gè)人的檔案資料。
（五）、中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案，并可在我局局域網(wǎng)上公開查詢。任何單位和個(gè)人不得擅自公布不屬于自己所有的檔案。
（六）、土地登記資料公開查詢依照（國土資源部第14號(hào)令《土地登記資料公開查詢辦法》）執(zhí)行。
（七）、保護(hù)期內(nèi)地質(zhì)資料查閱利用依照（國土資源部第16號(hào)令《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例實(shí)施辦法》）第三章執(zhí)行。
（八）、咨詢。
（九）、內(nèi)部利用檔案按局規(guī)執(zhí)行。查閱檔案在查閱室，公務(wù)借出，需注明借出時(shí)間，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，限期歸還。
（十）、利用檔案的單位和個(gè)人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得任意添加材料、不得遺失、涂改、拆散、勾畫、剪裁、污損、批注、轉(zhuǎn)借和泄密。
三、圖紙管理制度
（一）凡歸檔的底圖或藍(lán)圖應(yīng)移交檔案室統(tǒng)一保管。
（二）修改補(bǔ)充圖紙底圖應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)書面同意，修改內(nèi)容較少時(shí)，可在圖上“杠改”或“刮改”，并在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。修改內(nèi)容較多時(shí)，另繪新圖，與原圖一并保存，并作說明。
（三）圖紙管理一律以地域或地圖分幅分類。放入圖柜管理的圖紙按坐標(biāo)分幅號(hào)和象限行列式平放或吊掛；案卷附圖采用折疊手風(fēng)琴式；大圖幅采用卷放保管。
（四）歸檔圖紙必須齊全完整，分類編號(hào)正確。
（五）定期對(duì)存放的檔案、圖紙進(jìn)行檢查、補(bǔ)充，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)應(yīng)立即修復(fù)或復(fù)制。
四、檔案保密制度
（一）公民有保守和履行國家秘密的義務(wù)。凡涉及國家秘密的工作部門和工作人員應(yīng)加強(qiáng)保密教育。
（二）國家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。屬于國家秘密文件、資料在收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的`保密政策和保密制度。
（三）檔案資料的管理實(shí)行崗位分工負(fù)責(zé)制。提供利用檔案履行登記審批手續(xù)。
（四）經(jīng)審查，屬保密范圍的檔案、資料應(yīng)在保密載體上加以標(biāo)識(shí)，標(biāo)注密級(jí)和保密期限。定期進(jìn)行定密項(xiàng)目的檢查、修訂和升解密工作。
（五）開放檔案報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后公布。
（六）利用檔密的單位和個(gè)人未經(jīng)許可無權(quán)修改。
五、檔案銷毀制度
（一）建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、保密領(lǐng)導(dǎo)組成員和專職檔案干部參加的檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全局檔案鑒定銷毀工作。
（二）經(jīng)過鑒定，對(duì)沒有保存價(jià)值或者已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀。
（三）由檔案部門提出準(zhǔn)備銷毀的檔案清單，經(jīng)檔案鑒定銷毀工作小組和主管檔案業(yè)務(wù)和審批部門批準(zhǔn)。
（四）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存一段時(shí)間后再銷毀，防止因疏忽或因某些檔案潛在作用未被發(fā)現(xiàn)而造成無可挽回的損失。
（五）銷毀檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)，有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀檔案清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，銷毀人員和監(jiān)銷人員在清冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)。
六、檔案庫房技術(shù)管理規(guī)定
（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案庫技術(shù)管理由檔案人員負(fù)責(zé)。行政主管部門定期檢查指導(dǎo)。
（二）檔案庫房設(shè)置防盜、防火、防曬、防塵、防有害物和防污染等安全措施。
（三）檔案庫房溫度控制在14—24℃ ±2%，相對(duì)濕度控制在45—60% ±5%；復(fù)印室溫度控制在18—28℃，相對(duì)濕度控制在50—65%；聲像庫溫度控制在20—25℃，相對(duì)濕度控制在50—60%；磁帶庫溫度控制在14—24℃，相對(duì)濕度控制在40—60%；有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±5%；選用白熾燈作人工照明，照度不超過100勒克斯。
（四）定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。
（五）保持良好的工作環(huán)境和衛(wèi)生環(huán)境，非庫房工作人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。
七、獎(jiǎng)懲規(guī)定
（一）大力宣傳和表彰熱愛檔案工作，熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，刻苦鉆研，埋頭苦干，廉潔奉公，作風(fēng)正派的檔案干部。
（二）對(duì)在國土資源管理檔案的收集、整理、分類、歸檔、提供利用和現(xiàn)代化管理等工作中成績(jī)顯著的專兼職檔案工作人員由檔案部門每年評(píng)選一次，予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；并報(bào)請(qǐng)上級(jí)行政主管部門備案，作為考核和評(píng)定技術(shù)職稱的依據(jù)。
（三）在國土資源管理檔案工作中，違反有關(guān)規(guī)定，造成檔案損失、丟失、泄密、涂改，擅自提供復(fù)制以及由于玩忽職守造成檔案損失的個(gè)人和負(fù)有直接責(zé)任的主要領(lǐng)導(dǎo)人，由其所在單位的上級(jí)機(jī)關(guān)，依據(jù)《檔案法》規(guī)定給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
（四）對(duì)違反本規(guī)定，沒有及時(shí)將國土資源管理檔案進(jìn)行收集歸檔的部門或單位，在年度檔案互查中，由檔案檢查小組提出申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)審議后，由其主管部門通報(bào)批評(píng)，造成嚴(yán)重后果的，其主要責(zé)任人應(yīng)給予行政處分。
2023年檔案管理制度7
第一章 總則
第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。
第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項(xiàng)目建議書及批復(fù);
2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);
3、項(xiàng)目評(píng)估意見;
4、環(huán)境影響報(bào)告書(表);
5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計(jì)文件
(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);
(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。
3、施工準(zhǔn)備資料
(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條 施工技術(shù)文件資料
(一)開工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;
(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;
(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測(cè)量記錄、驗(yàn)線記錄;
(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測(cè)、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;
(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;
(二十四)竣工報(bào)告;
(二十五)交工驗(yàn)收材料;
(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;
(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計(jì)。
第七條 竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點(diǎn)圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條 竣工測(cè)量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測(cè)量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;
3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,
4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿
2、光電測(cè)距記錄;
3、水準(zhǔn)觀測(cè)手簿;
4、平面、立面求算值的計(jì)算書;
5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。
(三)地形測(cè)量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;
2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測(cè)手簿及成果計(jì)算書。
第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;
(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報(bào)告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的收集和歸檔
第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第十七條 在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:
(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的';
(四)管線平面位置變動(dòng)(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動(dòng)等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。
第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。
第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號(hào),頁號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。
第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
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一、檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，提高警惕，注意防范，自覺維護(hù)室內(nèi)安全；
二、建立完善的防火消防安全管理，把各項(xiàng)消防安全措施落到實(shí)處；
三、認(rèn)真做好室內(nèi)消防器材的管理、檢查與使用；
四、嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、點(diǎn)火、使用電爐、電水壺、電熱杯、酒精爐；嚴(yán)禁將易燃、易爆、劇毒、放射性等物品帶入庫內(nèi)；
五、嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入庫內(nèi)，凡來檔案室查檔者必須持有合法證件(單位證明、身份證、工作證)；
六、每日下班前做好關(guān)窗、鎖門、切斷電源等工作，定期檢查消防安全設(shè)施情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)果斷地處理解決；
七、堅(jiān)持節(jié)假日和非常時(shí)期的值班制度，建立突擊隊(duì)伍，隨時(shí)準(zhǔn)備緊急情況下檔案的.搶救與轉(zhuǎn)移。
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第一章總則
第一條為保障檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行，確保檔案數(shù)字化過程中檔案及其數(shù)字化成果和相關(guān)國家秘密的安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》以及相關(guān)的檔案、保密規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案數(shù)字化工作是指采用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息設(shè)備，對(duì)紙張、磁帶、膠片、絲絹布等各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，使其成為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字xxx像或數(shù)字文本的加工處理過程。
第三條本省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）以及有關(guān)工作人員，在檔案數(shù)字化工作中應(yīng)當(dāng)遵守本規(guī)定。
第四條縣級(jí)以上檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本行xxx區(qū)域內(nèi)同級(jí)及下級(jí)單位的檔案數(shù)字化工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，并在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)等方面為開展檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)服務(wù)。
各級(jí)保密行xxx管理部門對(duì)本行xxx區(qū)域內(nèi)同級(jí)及下級(jí)單位的檔案數(shù)字化工作中涉及安全保密的問題進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。
第二章檔案數(shù)字化工作的組織管理
第五條各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案數(shù)字化工作的組織與管理，建立健全檔案數(shù)字化工作的相關(guān)制度，確保檔案數(shù)字化成果在交接、加工、保管、存儲(chǔ)和利用等工作流程中的安全保密，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。
各單位組織開展檔案數(shù)字化工作，有條件的應(yīng)使用本單位自有的信息設(shè)備并由本單位工作人員實(shí)施。
絕密級(jí)檔案及其他必須嚴(yán)格控制知悉、使用范圍檔案的數(shù)字化工作，應(yīng)當(dāng)使用本單位的信息設(shè)備并由本單位工作人員實(shí)施，不得委托外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人承擔(dān)。
第六條各單位將檔案數(shù)字化工作委托本單位之外的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定的條件，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保密審查，并對(duì)其工作實(shí)施監(jiān)督管理。
第七條承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備下列條件，依法取得保密行xxx管理部門授予的“國家秘密載體印制資質(zhì)”（檔案數(shù)字化類），并在縣級(jí)以上檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)備案：
（一）在中華人民共和國境內(nèi)登記注冊(cè)的企業(yè)或事業(yè)法人；
（二）無境外（含港澳臺(tái)）組織、機(jī)構(gòu)、人員投資；
（三）參與檔案數(shù)字化工作的操作人員和管理人員為中華人民共和國境內(nèi)公民，與所在檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂勞動(dòng)合同并經(jīng)勞動(dòng)行xxx主管部門鑒證；
（四）具備與檔案數(shù)字化工作相適應(yīng)的信息設(shè)備、技術(shù)力量和管理制度；
（五）三年來未發(fā)生泄密事件和非法獲取、非法持有國家秘密載體等保密違法行為紀(jì)錄。
第八條各單位將檔案數(shù)字化工作委托給檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案數(shù)字化工作的安全保密協(xié)議，明確檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密義務(wù)與責(zé)任。安全保密協(xié)議簽訂十日內(nèi)應(yīng)當(dāng)報(bào)同級(jí)保密行xxx管理部門和檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)備案。
委托進(jìn)行檔案數(shù)字化的單位應(yīng)當(dāng)指定機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ耍?fù)責(zé)對(duì)保密協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督、檢查。
第九條承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)按本規(guī)定對(duì)全體參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行資格審查，開展上崗前保密教育，要求簽署保密承諾書，明確保密職責(zé)與違法后果。
檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將簽署保密承諾書人員的名單及個(gè)人基本信息匯總報(bào)送委托單位備案。
第三章檔案數(shù)字化工作的場(chǎng)所管理
第十條各單位自行實(shí)施或者委托檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化工作，均應(yīng)在本單位內(nèi)設(shè)置的符合本規(guī)定要求的檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所（以下簡(jiǎn)稱“場(chǎng)所”）進(jìn)行，并負(fù)責(zé)對(duì)場(chǎng)所和相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督、管理。
第十一條設(shè)置場(chǎng)所應(yīng)符合下列條件：
（一）場(chǎng)所應(yīng)xxx設(shè)置，可封閉，臨近檔案庫房，配備可覆蓋全部場(chǎng)所的防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控及消防等安全管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)字化工作實(shí)施全程攝像錄像監(jiān)控。保存監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)由開展檔案數(shù)字化工作的單位永久保存?zhèn)洳椤?/p>
（二）場(chǎng)所內(nèi)應(yīng)配備安全可靠的檔案裝具，用于檔案的臨時(shí)保管與存放。嚴(yán)禁隨地堆放檔案。
（三）場(chǎng)所外應(yīng)設(shè)置專用儲(chǔ)物箱柜，用于工作人員存放私人物品。進(jìn)入場(chǎng)所的工作人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、相機(jī)、攝像機(jī)、筆記本電腦、各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等個(gè)人信息設(shè)備和其他與工作無關(guān)的私人物品。嚴(yán)禁將場(chǎng)所內(nèi)的任何物品帶離場(chǎng)所。
（四）場(chǎng)所應(yīng)符合《福建省檔案安全管理工作規(guī)定》（閩檔[20xx]28號(hào)）中防塵、防火、防漬、防濕、防高溫、防有害生物等安全管理要求，并盡量達(dá)到與檔案庫房相當(dāng)?shù)墓芾項(xiàng)l件，確保檔案實(shí)體與信息不受損毀。
第十二條組織開展檔案數(shù)字化工作的單位必須制定、實(shí)施工作人員進(jìn)出場(chǎng)所的管理制度，在場(chǎng)所出入口安裝安檢門，對(duì)進(jìn)出場(chǎng)所的人員進(jìn)行安檢和身份核查登記。有條件的可以要求工作人員進(jìn)入場(chǎng)所必須穿著沒有口袋的統(tǒng)一工作服裝。
嚴(yán)禁工作人員在非工作時(shí)間進(jìn)出場(chǎng)所。
嚴(yán)禁與檔案數(shù)字化工作無關(guān)的人員進(jìn)入場(chǎng)所。
第四章檔案數(shù)字化工作的流程管理
第十三條各單位以及承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫（室）的登記和交接手續(xù)。檔案歸庫（室）前，各單位的檔案工作人員應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案齊全、完整。
第十四條檔案數(shù)字化工作人員在檔案數(shù)字化的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中應(yīng)遵守有關(guān)操作規(guī)范和要求，防止對(duì)檔案造成人為損毀。
第十五條在檔案數(shù)字化工作過程中，各單位與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)必須針對(duì)檔案的載體情況和質(zhì)量狀況，選擇適宜的數(shù)字化加工手段和設(shè)備，最大限度延長檔案的壽命。
第十六條實(shí)施檔案數(shù)字化的`單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過程中涉及檔案實(shí)體與檔案數(shù)字化成果移交的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立完備的登記和交接手續(xù)，并對(duì)用于數(shù)字化工作的信息系統(tǒng)和信息設(shè)備采取身份認(rèn)證、訪問控制、安全審計(jì)等技術(shù)安全保密措施，確保檔案與檔案數(shù)字化成果的安全保密。
第十七條數(shù)字化成果必須通過技術(shù)檢驗(yàn)，確認(rèn)無病毒、木馬，并驗(yàn)證有效后，方可按要求移交并儲(chǔ)存到規(guī)范的檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第十八條對(duì)數(shù)字化成果的利用，各單位應(yīng)制定科學(xué)合理的管理策略，按規(guī)定采取用戶認(rèn)證、審計(jì)、水印、文檔加密等技術(shù)防護(hù)措施，確保數(shù)字化檔案信息安全。
第五章檔案數(shù)字化工作的系統(tǒng)與設(shè)備管理
第十九條開展檔案數(shù)字化的單位，需要使用檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)信息設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)對(duì)所使用的信息設(shè)備進(jìn)行檢查，并納入本單位信息設(shè)備管理范圍，確保其符合相關(guān)的保密標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)范。
第二十條用于檔案數(shù)字化工作的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、聲視頻采集卡、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等信息設(shè)備，應(yīng)按照擬數(shù)字化檔案的最高密級(jí)確定其密級(jí)，并按同密級(jí)的國家秘密載體使用、管理。
用于處理尚未開放且不包含國家秘密檔案的信息設(shè)備，應(yīng)按照秘密級(jí)國家秘密載體使用、管理。
第二十一條用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及其組成的信息系統(tǒng)必須符合封閉性和xxx性的要求，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，禁止安裝使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等各類具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和無線外圍設(shè)備。
第二十二條開展檔案數(shù)字化的單位應(yīng)采取物理的或者技術(shù)的措施，對(duì)用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備的輸入、輸出接口的使用進(jìn)行管控，使接口在通常情況下處于封閉狀態(tài)。承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員不得擅自啟封使用。
因數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份等工作需要使用信息設(shè)備的輸入輸出接口時(shí)，應(yīng)經(jīng)委托單位批準(zhǔn)、登記，并由委托單位管理人員在場(chǎng)全程監(jiān)督實(shí)施，實(shí)施完畢應(yīng)再次將接口封閉。
數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)由委托單位指定專人保管。
第二十三條承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在完成工作任務(wù)后，應(yīng)將其自帶的信息設(shè)備中的全部存儲(chǔ)部件及數(shù)字化過程中使用過的全部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)移交給委托單位，由委托單位按相應(yīng)密級(jí)的國家秘密載體保管或銷毀。
上述內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在安全保密協(xié)議中明確載明，所需費(fèi)用應(yīng)納入委托單位檔案數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
第六章檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督與檢查
第二十四條各級(jí)檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)和保密行xxx管理部門在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，聯(lián)合或者單獨(dú)對(duì)組織開展檔案數(shù)字化工作的單位和承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員執(zhí)行本規(guī)定的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
第二十五條對(duì)在檔案數(shù)字化工作中違反本規(guī)定的單位和個(gè)人，各級(jí)檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)和保密行xxx管理部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)，責(zé)令限期整改，并依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》以及相關(guān)的法規(guī)、規(guī)章追究法律責(zé)任。
承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)違反本規(guī)定，情節(jié)嚴(yán)重，或逾期不整改，由檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)向工商行xxx管理部門提出撤銷其注冊(cè)登記的建議。保密行xxx管理部門可依照規(guī)定撤銷其國家秘密載體印制資質(zhì)。
違反本規(guī)定造成泄密的，依法追究法律責(zé)任。
第七章附則
第二十六條組織實(shí)施檔案數(shù)字化工作的單位，應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，在具體實(shí)施前制定檔案數(shù)字化保密工作方案，并指定機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)保密工作方案的執(zhí)行。保密工作方案應(yīng)連同與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的安全保密協(xié)議報(bào)同級(jí)保密行xxx管理部門和檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)備案。
第二十七條本規(guī)定由福建省檔案局、福建省國家保密局共同解釋。
第二十八條本規(guī)定自公布之日起施行。
2023年檔案管理制度10
第一條總則
1、為加強(qiáng)對(duì)公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。
2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的合同、文件、客戶資料、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案名冊(cè)、帳冊(cè)、憑證、報(bào)表、證件等各種文件材料。
3、公司檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。
第二條檔案管理體制
1、公司設(shè)置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。
2、公司檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。
3、檔案管理員在負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時(shí)，需按規(guī)定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；
第三條檔案資料的形成和歸檔
1、凡公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都必須按歸檔時(shí)間要求交由行政辦公室歸檔，各部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。
2、對(duì)歸檔文件材料的基本要求：
（1）歸檔的`文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；
（2）應(yīng)永久、長期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔；
（3）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護(hù)要求。
3、檔案歸檔時(shí)間要求：
（1）各類政府部門的批復(fù)、復(fù)函等原始文件材料必須及時(shí)歸檔；
（2）各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料，相關(guān)審批材料、客戶資料等須在本單業(yè)務(wù)合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；
（3）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。
第四條檔案保管
1、檔案室接收檔案要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。
2、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、核對(duì)工作，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因并保存記錄。
第五條檔案銷毀
銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀前要編制清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。
第六條檔案的借閱和利用
1、檔案查閱、復(fù)印、外調(diào)，必須嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)批手續(xù)；
2、檔案查閱或外調(diào)，需填寫《檔案查閱、外調(diào)審批單》，按程序批準(zhǔn)后予以查閱或外調(diào)并如期歸還。
3、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4、檔案歸還時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
5、凡公司領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)形成的重要會(huì)議紀(jì)要、公司發(fā)展規(guī)劃、合作意向、評(píng)估材料等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
6、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，只準(zhǔn)公司財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員查閱，其他人要查閱，需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，任何部門或個(gè)人無權(quán)公開檔案。
第七條、附則
1、本制度所配套的相關(guān)表單附后
2、本制度自正式下發(fā)之日起執(zhí)行。
泉州市XX投資有限公司
2023年檔案管理制度11
(一)文件管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規(guī)范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的'必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設(shè)計(jì)
1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二)文書管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條制度規(guī)范
1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。
2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。
5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀;須上級(jí)審批同意，方可銷毀。
6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條流程設(shè)計(jì)
起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條制度規(guī)范
1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。
3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條流程設(shè)計(jì)
根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
2023年檔案管理制度12
為了保護(hù)職工健康和維護(hù)企業(yè)權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,用人單位為勞動(dòng)者建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保存,特制訂本制度。
1、安健環(huán)部負(fù)責(zé)為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保管。
職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
(一)勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史; (二)相應(yīng)工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果; (三)職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
(四)職業(yè)病診療等健康資料。
2、檔案管理人員必須維護(hù)勞動(dòng)者的職業(yè)健康隱私權(quán)、保密權(quán)。相關(guān)的`衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動(dòng)者或其近親屬、勞動(dòng)者委托代理人有權(quán)查閱、復(fù)印勞動(dòng)者的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。
3、勞動(dòng)者離開單位時(shí),本人有權(quán)索取健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,檔案管理人員應(yīng)如實(shí)、無償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。
4、對(duì)已離職人員的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,應(yīng)在離職后三個(gè)月后進(jìn)行封存,并保存10年以上,以備上級(jí)部門查閱。
5、檔案管理人員應(yīng)將職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失、防丟失,保證檔案安全。
6、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
7、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。
8、其他依照企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行。
9、本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。
2023年檔案管理制度13
一、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。
二、庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的`侵蝕。
三、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃物品。
四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
五、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時(shí)，重要文件要逐份登記造冊(cè)，并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷毀。
六、對(duì)館藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。
七、對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。
八、配備滅火設(shè)備。
九、對(duì)庫房?jī)?nèi)電線、電路經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)。
2023年檔案管理制度14
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的.聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。
7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。
3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗(yàn)收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):
1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。
2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。
3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)會(huì)議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９堋?chǔ)存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
2023年檔案管理制度15
一、服務(wù)對(duì)象
轄區(qū)內(nèi)常住居民。
二、服務(wù)內(nèi)容
1.居民健康檔案內(nèi)容
居民健康檔案內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、健康體檢、重點(diǎn)人群管理記錄和其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄。
(1)個(gè)人基本情況包括姓名、性別等基礎(chǔ)信息和家族史、既往史等基本健康信息。
(2)健康體檢包括一般健康檢查、生活行為方式、健康狀況及其疾病用藥情況、健康評(píng)價(jià)等。
(3)重點(diǎn)人群管理記錄包括國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目要求的0-3歲兒童保健、孕產(chǎn)婦保健、老年人保健、慢性病患者管理等各類重點(diǎn)人群的隨訪和管理記錄。
(4)其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄包括上述記錄之外的其他接診記錄、住院記錄、轉(zhuǎn)診記錄、會(huì)診記錄等。 2.居民健康檔案的建立
(1)轄區(qū)居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)接受服務(wù)時(shí),由首診醫(yī)生負(fù)責(zé)為其建立居民健康檔案,并根據(jù)其主要健康問題和衛(wèi)生服務(wù)需要填寫相應(yīng)記錄。同時(shí)為服務(wù)對(duì)象填寫并發(fā)放《居民健康檔案信息卡》。
(2)通過入戶服務(wù)(調(diào)查)、疾病篩查、健康體檢等多種方式,由基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)責(zé)任醫(yī)護(hù)人員分期、分批在居民家中或工作現(xiàn)場(chǎng)為轄區(qū)內(nèi)重點(diǎn)人群建立居民健康檔案,并根據(jù)其主要健康問題和衛(wèi)生服務(wù)需要填寫相應(yīng)記錄;0-3歲兒童健康管理和預(yù)防接種服務(wù)專項(xiàng)檔案由兒童保健科室醫(yī)務(wù)人員在新生兒訪視時(shí)隨即建立;孕產(chǎn)婦保健服務(wù)專項(xiàng)檔案則由婦產(chǎn)科或婦女保健科醫(yī)護(hù)人員在早孕診斷確認(rèn)后隨即建立。
(3)在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提供過程中建立的健康檔案相關(guān)記錄表單,裝入居民健康檔案袋統(tǒng)一存放。有條件的地區(qū)錄入電腦,建立電子化健康檔案。
3.居民健康檔案的使用
(1)已建檔居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)復(fù)診時(shí),應(yīng)持《居民健康檔案信息卡》,在調(diào)取其健康檔案后,由接診醫(yī)生根據(jù)復(fù)診情況,及時(shí)填寫和更新/補(bǔ)充相應(yīng)記錄內(nèi)容。
(2)入戶醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)時(shí),應(yīng)事先查閱服務(wù)對(duì)象的健康檔案并攜帶相應(yīng)表單,在服務(wù)過程中記錄、補(bǔ)充相應(yīng)內(nèi)容。
(3)需要轉(zhuǎn)診、會(huì)診的服務(wù)對(duì)象,由接診醫(yī)生填寫轉(zhuǎn)診、會(huì)診記錄。
(4)所有的服務(wù)記錄由責(zé)任醫(yī)生統(tǒng)一匯總、及時(shí)歸檔。
三、服務(wù)流程
四、服務(wù)要求
1.健康檔案管理要具有必需的檔案庫房、配備檔案裝具,按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等要求妥善保管健康檔案,指定專(兼)職人員負(fù)責(zé)健康檔案管理工作,保證健康檔案完整、安全。
2.基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)使用多途徑的信息采集方式建立居民健康檔案。健康檔案應(yīng)及時(shí)更新,保持資料的連續(xù)性。
3.健康檔案的建立要遵循自愿與引導(dǎo)相結(jié)合的原則,在使用過程中要注意保護(hù)服務(wù)對(duì)象的'個(gè)人隱私。
4.統(tǒng)一為居民健康檔案進(jìn)行編碼,采用16位編碼制,以國家統(tǒng)一的行政區(qū)劃編碼為基礎(chǔ),以鄉(xiāng)鎮(zhèn)和街道為范圍,村(居)委會(huì)為單位,編制居民健康檔案唯一編碼。同時(shí)將建檔居民的身份證號(hào)作為統(tǒng)一的身份識(shí)別碼。
5.遵照國家有關(guān)專項(xiàng)技術(shù)規(guī)范要求記錄相關(guān)內(nèi)容,記錄內(nèi)容應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確,書寫規(guī)范,基礎(chǔ)內(nèi)容無缺失。
6.健康檔案管理和服務(wù)人員在使用、管理、考核等工作中有權(quán)使用健康檔案,其它機(jī)構(gòu)或個(gè)人需要使用健康檔案時(shí),必須向健康檔案管理機(jī)構(gòu)提出書面申請(qǐng),管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)并經(jīng)本人或其監(jiān)護(hù)人同意后,方可使用。
五、考核指標(biāo)
1.健康檔案建檔率=建檔人數(shù)/轄區(qū)內(nèi)常住居民數(shù)×100% 2.健康檔案合格率=填寫合格檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100% 3.健康檔案使用率=抽查檔案中有動(dòng)態(tài)記錄的檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100%
有動(dòng)態(tài)記錄的檔案是指一年內(nèi)健康檔案記錄有符合各類服務(wù)規(guī)范要求的有
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