文件管理制度

時間：2024-11-13 17:47:54 制度

文件管理制度合集[15篇]

　　在生活中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，歡迎大家分享。

文件管理制度合集[15篇]

文件管理制度1

　　施工技術(shù)文件管理制度是規(guī)范建筑工程施工過程中技術(shù)文件管理的重要準(zhǔn)則，它涵蓋了從項目策劃到竣工驗收的'全過程，確保工程質(zhì)量和安全。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 設(shè)計圖紙管理：包括原始設(shè)計圖紙、修改圖紙、補充圖紙等，確保所有參與人員使用的圖紙是最新的。

　　2. 施工方案管理：涵蓋施工組織設(shè)計、專項施工方案、應(yīng)急救援預(yù)案等，確保施工有序進行。

　　3. 技術(shù)交底管理：記錄技術(shù)交底的過程和內(nèi)容，保證施工人員了解施工要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　4. 工程變更管理：跟蹤和記錄工程變更，確保變更的及時傳達和執(zhí)行。

　　5. 質(zhì)量檢驗記錄：包括隱蔽工程驗收、分項工程質(zhì)量檢查等，為工程質(zhì)量把關(guān)。

　　6. 施工日志管理：記錄每日施工情況，為工程進度和問題解決提供依據(jù)。

　　7. 安全資料管理：涉及安全檢查記錄、事故處理報告等，保障施工安全。

文件管理制度2

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文,根據(jù)批示,由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。

　　4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù),用完后及時歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責(zé),按規(guī)定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。

　　6.各部門均應(yīng)實行公文催辦制度,負責(zé)辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務(wù),轉(zhuǎn)辦要及時,催辦有結(jié)果,防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的`所有人員調(diào)動和離職時,應(yīng)將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調(diào)動和離職手續(xù);參加會議帶回的文件,應(yīng)及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn),予以定期銷毀。

文件管理制度3

　　一、竣工資料編制的主要措施

　　1、項目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。

　　2、在進行施工前，認真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。

　　3、施工技術(shù)資料隨施工進度及時匯集整理。

　　4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計變更依據(jù)文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責(zé)任人。

　　5、上級主管部門的有關(guān)文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。

　　6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。

　　7、設(shè)計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

　　8、施工組織設(shè)計方案。

　　二、施工過程中檔案資料收集

　　1、做好甲方、設(shè)計單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。

　　2、根據(jù)工程進度和施工情況，聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p（原件）：

　　①與技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料。

　　②與材料部聯(lián)系，收集施工材料質(zhì)量保證文件。

　　③與設(shè)計部聯(lián)系，收集設(shè)計變更依據(jù)性文件。

　　3、所有資料必須符合要求，做到齊全。

　　4、根據(jù)建設(shè)單位需要，隨時拍攝有關(guān)工程照片或錄像。

　　三、施工過程后檔案資料的`收集整理

　　1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。

　　2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據(jù)建設(shè)單位需要，收集拍攝建筑物有關(guān)照片。

　　四、竣工資料

　　1、施工日志。

　　2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。

　　3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

　　4、隱蔽工程驗收報告。

　　5、自檢報告。

　　6、竣工驗收申請報告。

文件管理制度4

　　1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少重復(fù)工作，提高辦公效率。

　　2. 保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，降低因文件管理不當(dāng)帶來的.法律風(fēng)險。

　　3. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護組織聲譽。

　　4. 支持決策：確保決策者獲取準(zhǔn)確、及時的信息，輔助決策。

　　5. 促進溝通：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保信息的準(zhǔn)確傳遞，減少誤解。

文件管理制度5

　　為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀(jì)要。公司各類證照。

　　2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財務(wù)類:各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財務(wù)類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數(shù)進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀(jì)錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀(jì)要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項《文檔》由董事會秘書負責(zé)保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責(zé)保管;財務(wù)專項《文檔》由財務(wù)會計部負責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負責(zé)保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責(zé)填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項目合同、年度財務(wù)會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的'文檔。財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行。

　　本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

文件管理制度6

　　本《開發(fā)部管理制度文件》旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范的管理體系，確保開發(fā)部的'工作高效、有序進行。文件將涵蓋部門組織架構(gòu)、職責(zé)分工、項目管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、員工發(fā)展和績效評估等多個方面。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 部門組織架構(gòu)：明確開發(fā)部的層級結(jié)構(gòu)，定義各職位的職責(zé)與權(quán)限。

　　2. 職責(zé)分工：詳細描述每個職位的具體工作內(nèi)容和協(xié)作機制。

　　3. 項目管理：設(shè)定項目啟動、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾的流程，以及風(fēng)險管理策略。

　　4. 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：制定編碼規(guī)范、測試標(biāo)準(zhǔn)和文檔編寫要求，保證代碼質(zhì)量和可維護性。

　　5. 員工發(fā)展：規(guī)劃員工培訓(xùn)、晉升路徑，促進個人技能和職業(yè)素養(yǎng)提升。

　　6. 績效評估：設(shè)立公正、公平的考核制度，激勵員工提高工作效率和質(zhì)量。

文件管理制度7

　　工程項目文件資料管理制度

　　①項目部文件資料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料)，必須及時傳達到相關(guān)單位及相關(guān)人員。

　　②合同文件，凡由項目部負責(zé)簽訂的'合同，必須經(jīng)相關(guān)部門審查，報總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方實施。

　　③設(shè)計院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位。

　　④專業(yè)工程師簽認的變更(通知)、簽證，由項目經(jīng)理審查上報甲方簽認后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位;

　　⑤外購件發(fā)至工地由施工員簽收，單據(jù)交由資料員復(fù)印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項目經(jīng)理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復(fù)印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。

文件管理制度8

　　工程文件不僅是項目執(zhí)行的記錄，也是企業(yè)知識資產(chǎn)的重要組成部分。有效的`文件管理制度能夠：

　　1. 提升效率：通過規(guī)范化的流程，減少文件查找時間，提高工作效率。

　　2. 保障質(zhì)量：確保文件的準(zhǔn)確性和完整性，降低工程錯誤風(fēng)險。

　　3. 保護信息：防止敏感信息泄露，維護企業(yè)利益。

　　4. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求，避免法律糾紛。

　　5. 知識傳承：積累項目經(jīng)驗，為未來項目提供參考。

文件管理制度9

　　工藝紀(jì)律管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，它旨在確保生產(chǎn)過程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和高效化。該制度主要涵蓋了以下幾個方面：

　　1. 工藝規(guī)程的制定與執(zhí)行：明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證產(chǎn)品質(zhì)量的'一致性。

　　2. 設(shè)備管理：對生產(chǎn)設(shè)備進行定期維護保養(yǎng)，確保設(shè)備運行的穩(wěn)定性和安全性。

　　3. 員工培訓(xùn)與考核：提升員工工藝技能，通過考核確保其掌握并遵守工藝紀(jì)律。

　　4. 質(zhì)量控制：建立全面的質(zhì)量檢查體系，及時發(fā)現(xiàn)和糾正生產(chǎn)過程中的問題。

　　5. 應(yīng)急處理：設(shè)定應(yīng)對突發(fā)情況的預(yù)案，減少因工藝故障導(dǎo)致的生產(chǎn)中斷。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 工藝規(guī)程：詳細記錄每個生產(chǎn)步驟，包括操作方法、參數(shù)設(shè)置、安全注意事項等。

　　2. 設(shè)備維護：規(guī)定設(shè)備的保養(yǎng)周期、方法和責(zé)任人，預(yù)防設(shè)備故障。

　　3. 培訓(xùn)計劃：設(shè)計針對性的培訓(xùn)課程，涵蓋工藝知識、安全操作和應(yīng)急處理。

　　4. 質(zhì)量檢驗：設(shè)立質(zhì)量檢驗點，規(guī)定檢驗頻率和標(biāo)準(zhǔn)，確保產(chǎn)品符合規(guī)格。

　　5. 安全規(guī)定：強調(diào)安全生產(chǎn)，設(shè)定安全操作規(guī)程，防止工傷事故。

　　6. 記錄與報告：要求詳細記錄生產(chǎn)數(shù)據(jù)，定期報告工藝紀(jì)律執(zhí)行情況。

文件管理制度10

　　文件資料管理管理制度是企業(yè)內(nèi)部運營的重要組成部分，旨在確保信息的有效存儲、檢索和保護。其主要內(nèi)容涵蓋了文件的.分類、編碼、存儲、使用、更新、廢棄以及安全防護等多個環(huán)節(jié)。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 文件分類：明確各類文件的性質(zhì)和用途，如業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等，以便于管理和檢索。

　　2. 文件編碼：建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，使每個文件都有唯一的識別碼，方便查找和跟蹤。

　　3. 文件存儲：規(guī)定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，確保文件的安全性和完整性。

　　4. 文件使用：設(shè)定文件的訪問權(quán)限，規(guī)范文件的借閱、復(fù)制和傳播流程。

　　5. 文件更新：明確文件修訂、更新的程序，保證信息的時效性。

　　6. 文件廢棄：設(shè)定文件的保存期限，過期文件的處理辦法，遵守相關(guān)法規(guī)。

　　7. 安全防護：制定文件安全策略，包括備份、防病毒、防火墻等措施，防止信息泄露或損失。

文件管理制度11

　　文件考核管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件的管理，確保信息準(zhǔn)確、高效地流轉(zhuǎn)，提升工作效率，防止重要信息的丟失或錯漏。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在通過科學(xué)的考核機制，促進員工對文件管理的重視和執(zhí)行。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼系統(tǒng)，便于快速定位和檢索。

　　2. 文件制作與審批流程：明確文件的起草、審核、批準(zhǔn)、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作流程。

　　3. 文件存儲與保護：規(guī)定文件的存儲介質(zhì)、期限、備份策略，以及安全保護措施。

　　4. 文件使用與借閱：設(shè)定文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止未經(jīng)授權(quán)的.訪問。

　　5. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂的觸發(fā)條件和程序，以及過期文件的處理方式。

　　6. 考核與獎懲機制：設(shè)立文件管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，對執(zhí)行情況進行評估，并據(jù)此進行獎懲。

文件管理制度12

　　有效的文件管理制度對于企業(yè)的`運營至關(guān)重要：

　　1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理流程可以提高工作效率，減少查找和處理文件的時間。

　　2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保護企業(yè)核心競爭力。

　　3. 法規(guī)遵從：確保企業(yè)在法律法規(guī)框架內(nèi)運營，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。

　　4. 支持決策：準(zhǔn)確、快速地獲取所需信息，支持管理層做出明智決策。

　　5. 歷史追溯：通過文件記錄，可以追溯業(yè)務(wù)過程，為問題解決提供依據(jù)。

文件管理制度13

　　技術(shù)組管理制度對于公司而言至關(guān)重要，它能夠：

　　1、提高工作效率：明確的工作流程和責(zé)任分配能減少工作沖突，提高項目完成速度。

　　2、保障項目質(zhì)量：通過項目管理和進度控制，確保每個環(huán)節(jié)都達到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展：鼓勵技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新，保持公司在技術(shù)領(lǐng)域的競爭力。

　　4、促進團隊和諧：良好的溝通與協(xié)作氛圍有助于提升員工滿意度，降低人員流動率。

　　5、激發(fā)潛力：合理的.評估與激勵機制能激勵員工不斷提升自我，為公司創(chuàng)造更多價值。

文件管理制度14

　　文件管理管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保信息的有效流通、安全存儲和合規(guī)使用。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在提高工作效率，防止信息混亂，保障企業(yè)信息安全。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，便于快速定位和查找。

　　2. 文件生命周期管理：明確文件從產(chǎn)生到銷毀的`整個流程，包括創(chuàng)建、審批、分發(fā)、歸檔和銷毀等階段。

　　3. 權(quán)限控制：設(shè)定不同級別的訪問權(quán)限，確保敏感信息的安全。

　　4. 文件版本控制：跟蹤文件修訂歷史，保證最新、最準(zhǔn)確的信息被使用。

　　5. 審批流程：定義文件審批的流程和責(zé)任人，確保文件質(zhì)量。

　　6. 存儲與備份：規(guī)定文件存儲的位置、方式及定期備份策略，以防數(shù)據(jù)丟失。

　　7. 法規(guī)遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

　　8. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，強化文件管理意識，確保制度的執(zhí)行。

文件管理制度15

　　一、目的

　　通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

　　三、管理職責(zé)

　　3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負責(zé)客戶定單的傳真、確認工作。

　　3.3經(jīng)營部主管負責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

　　3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

　　3.5財務(wù)部負責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

　　3.6總經(jīng)理負責(zé)財務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的`最終審批。

　　3.7董事長負責(zé)財務(wù)部對經(jīng)濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。

　　4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負責(zé)人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。

　　4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負責(zé)人進行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。

　　4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

　　4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

　　4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類檔案資料。

　　4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進行登記并及時督促回收。

　　4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

　　五、獎懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟獎勵。

　　5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

　　5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

　　5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

　　5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

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