學校辦公室管理制度

時間：2022-08-08 16:05:33 制度

學校辦公室管理制度

　　辦公室是學校的綜合辦事機構。它擔負著對外接待、安全衛(wèi)生、文字處理、電話、傳真、信函收發(fā)、數(shù)據(jù)收集與管理、年度報表與簡報等項工作。

學校辦公室管理制度

　　1.堅持四項基本原則，積極參與教育教學改革，愛國、愛校、熱愛本職工作。

　　2.待人熱情，虛心聽取群眾的意見與建議，做到對待領導和群眾一個樣，對待生人和熟人一個樣，對待校外客人和校內(nèi)教職工一個樣，對待其他單位職工和學校辦公室內(nèi)部職工一個樣。

　　3.經(jīng)常保持辦公室、會議室內(nèi)外衛(wèi)生。辦公室布置合理，辦公桌上文件、材料放置整齊有序。

　　4.準時上下班，不遲到，不早退。工作時間內(nèi)不得擅離崗位，因公外出，經(jīng)部門負責人批準后，方能外出。

　　5.不在上班時間與人閑談、喧嘩，保持一個良好的工作環(huán)境。

　　6.認真學習有關知識，不斷提高自己業(yè)務水平，不斷提高辦事效率和工作質(zhì)量。

　　7.對自己分管的工作要認真負責，不推委，不扯皮，對人態(tài)度和藹，一視同仁，樹立良好的服務態(tài)度。

　　8.辦公室人員除了日常自己分管的工作外，要隨時接受學校領導臨時安排的各種工作任務，保證令行禁止。

　　9.要注意辦公室安全，下班前關好門窗，鎖好辦公桌和文件柜，關好水源、電源等。

　　10.全體辦公室成員必須嚴格遵守該管理制度。

　　辦公設備使用規(guī)定

　　規(guī)定辦公用品包括：桌椅、計算機、復印機、打印機、傳真機、電話等。

　　1.辦公用品屬學校財產(chǎn)，使用時應愛惜和掌握正確使用方法。禁止暴力錘擊或銳物刻劃。

　　2.計算機、打印機等設備下班后必須切斷電源。

　　3.計算機關機必須按程序正常關機，嚴禁非法操作;計算機停止使用時，計算機應用防塵罩蓋住;嚴禁私自搬移計算機;嚴禁使用未經(jīng)檢測的計算機軟盤和光盤。

　　4.禁止在計算機上玩游戲或未經(jīng)允許上網(wǎng)(專業(yè)人員因工作需要除外)。

　　5.復印機、計算機、傳真機應指派專人負責維護和清潔。

　　6.用打印機打印文本只能打印一份，如需多份應復印。

　　7.嚴禁打私人電話聊天。

　　8.因公需打長途者須經(jīng)部門主管領導簽字并作登記后方可在專門電話上撥打。

　　9.辦公設備損壞應請專業(yè)人員維修，禁止非專業(yè)人員隨意拆卸。

　　辦公室工作綜述

　　學校辦公室是運用科學管理理論、技術、方法，發(fā)揮秘書職能，參與政務、管理事務、提供服務，輔助學校領導總攬全局，溝通上下，聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)各個職能部門正常運轉(zhuǎn)，為學校教學、科研、學生管理等服務的一個管理工作部門。

　　一、總論

　　學校辦公室工作是學校的綜合辦事機構。它雖然同本單位各部門一樣是在領導統(tǒng)一指揮下工作的，但它又不同于平行的其它部門。在本單位平行的各部門中它又起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關系的作用。

　　(一)、學校辦公室管理的指導思想是做好“三服務”。

　　這是辦公室工作的使命所賦予的，是做好辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，具體體現(xiàn)在辦公室管理中首先是為領導服務;其次是為各職能科室、部門服務;三是為全校師生員工服務。

　　(二)、學校辦公室管理的作用主要有參謀作用、助手作用、協(xié)調(diào)作用、樞紐作用和窗口作用。

　　1、領導決策的參謀作用。主要體現(xiàn)在第一，做好調(diào)查研究工作，有針對性地搜集決策所需要的信息，向領導提供真實情況，為決策提供依據(jù);第二，綜合意見，匯總方案，陳述利弊，分析比較，供領導者參考;第三，在工作中，主動研究學校各個時期的工作重點，針對領導需要，積極提供建設性意見和工作措施等建議，在當好助手的同時，發(fā)揮參謀作用。

　　2、領導工作的助手作用。主要體現(xiàn)在第一，協(xié)助領導辦文、辦事。協(xié)助領導辦理上級、下級的公文，起草檔、材料，進行公務接待等，可以使領導騰出時間和精力抓大事;第二，協(xié)助領導做好各項決策的布置落實工作，全面掌握貫徹實施情況;第三，協(xié)助校領導做好督促檢查工作。包括對領導決策的大事、要事執(zhí)行落實情況的督查，也包括對文件處理和事務處理的督查，必要時出面牽頭，積極協(xié)助校領導推動問題的解決。

　　3、學校管理的協(xié)調(diào)作用。一般是指協(xié)助領導處理管理工作中各方面的關系，解決運行過程中的矛盾和問題。運用各種工作方式和手段，在上下之間、部門之間進行溝通調(diào)節(jié)，做好上令下行、下情上達，以取得最佳管理能效。

　　4、信息溝通的樞紐作用。信息溝通具有雙向性，一方面要注意收集來自下面的實際工作情況和動態(tài)反映，以及上級的指示精神、外單位和兄弟學校的經(jīng)驗，全面、準確、及時地為校領導提供切合實際、正確無誤的信息，為領導決策提供依據(jù)。另一方面應該主動開展工作，把領導的意圖傳達下去，把學校的改革動態(tài)和工作經(jīng)驗傳播出去，并運行信息反饋。

　　5、內(nèi)外聯(lián)系的窗口作用。學校辦公室是學校的窗口、門面，主要體現(xiàn)在辦事的效率和質(zhì)量，以及服務的作風和態(tài)度上，無論是電話受理，還是接待洽談，都從一個側(cè)面反映出學校的思想作風、精神面貌，實質(zhì)上對學校的管理起著示范作用。

　　(三)、辦公室的工作要遵循“迅速、準確、保密”的原則。

　　1、迅速。辦公室工作要保證領導決策的形成、貫徹、落實的高效率，要養(yǎng)成辦事敏捷、及時高效、雷厲風行的好作風。

　　2、準確。具體地說是辦文要準確，辦事要穩(wěn)妥，了解情況、反映問題要真實。養(yǎng)成嚴肅認真細致的好作風。

　　3、保密。要切實做到：不該說的不說，不該問的不問。不該看的不看，不該記的不記。

　　二、學校辦公室的主要工作

　　(一)信息工作

　　學校辦公室要做好校內(nèi)信息的定期編發(fā)工作，及時、準確、全面反映學校各項工作。另外，為領導提供信息是辦公室的一項重要任務，搞好信息的收集，按照科學的程序進行篩選、分類、分析和整理使之成為領導所需要的真實準確的信息，以適應領導科學決策的需要。

　　(二)文書工作

　　文書工作是辦公室工作的重要組成部分，文書工作總的任務是準確及時、安全地處理文書事務，組織公文運轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮公文的作用，為有效地推進工作服務。

　　學校文書工作的具體任務是：

　　第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦;

　　第二，做好發(fā)文處理包括：擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、封發(fā)等工作;

　　第三，做好文書管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學校的各種會議記錄。

　　(三)值班工作

　　學校辦公室要做好值班的工作。負責安排值班、值班檢查、值班統(tǒng)計;每天查看值班記錄，了解值班情況，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋;做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

　　(四)會務工作

　　會務工作是指會議的籌辦、組織以及與此有關的服務工作。會務工作是使會議正常進行、取得預期效果的保證。

　　搞好會務工作的關鍵是：

　　1、會前要做好充分準備:這是保證會議開好的前提，

　　包括(1)安排議題(2)確定會名、會期、會址(3)準備會議文件(4)提名與會人員(5)編輯與會人員名單(6)確定會議議程(7)制定會議通知(8)選擇、布置會場及安排座位、座次。

　　2、會中嚴密組織：主要工作有(1)簽到(2)文檔的印制分發(fā)(3)安排發(fā)言(4)會議記錄(5)會議紀要與編發(fā)簡報(6)生活保障與安全。

　　3、會后要妥善處理好有關事宜：主要有(1)會議總結(jié)(2)文件處理(3)會議決議的貫徹落實(4)其它事務性處理。

　　做好會務工作要遵循以下原則：

　　1、要做好充分準備;

　　2、要進行周密安排;

　　3、要做好周到服務;

　　4、要協(xié)調(diào)好各方面關系。

　　(五)檔案工作

　　學校檔案工作就是用科學的原則和方法管理學校檔案，為學校各項工作服務。學校檔案工作的基本任務是：

　　1、貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的方針政策及法規(guī)，組織有關人員學習檔案知識，總結(jié)經(jīng)驗。

　　2、制定本校關于檔案工作的規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。

　　3、負責收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計全校的各類檔案及有關資料。

　　4、做好檔案的編研和開發(fā)利用工作。

　　5、指導學校各科室有關人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。

　　(六)接待工作

　　接待工作包括安排接待上級領導來校檢查、指導工作，安排兄弟學校和其它來訪人員的參觀交流活動。接待工作遵循的原則是服務熱情周到、講究禮儀規(guī)范、務求工作實效。接待工作的內(nèi)容是迎來送往、安排住宿、安排會見會談、安排日程等。

　　(七)統(tǒng)計工作

　　學校辦公室的統(tǒng)計工作，是一項重要的基礎工作，直接為領導決策和學校管理提供依據(jù)，并為上級主管部門各項政策的制定提供依據(jù)。必須認真抓好統(tǒng)計資料的收集、整理，確保真實性和可靠性。

　　(八)印信管理

　　印信管理，是指保管和使用學校公章、校長名章，開具介紹信、證明信等。學校辦公室要嚴格執(zhí)行學校印信管理使用規(guī)定，不得循私舞弊，擅自用印。

　　(九)協(xié)調(diào)工作

　　協(xié)調(diào)工作的目的在于溝通情況，統(tǒng)一認識，化解矛盾，從而保證各科室、部門在學校各項工作中相互配合、上下銜接，形成一個有機統(tǒng)一、相互支持的整體。對學生、年級組、專業(yè)組、處室反映的問題要及時協(xié)調(diào)，重要協(xié)調(diào)內(nèi)容有記錄。協(xié)調(diào)過程中，既熱情周到，又掌握原則，不越俎代庖。

　　三、學校辦公室管理隊伍建設

　　隨著教育改革的深化和學校內(nèi)部管理體制改革的不斷深入，對學校辦公室管理人員的素質(zhì)要求越來越高，辦公室人員應具有政治理論素質(zhì)、思想作風、職業(yè)道德、專業(yè)知識及能力結(jié)構、創(chuàng)新精神。

　　(一)、政治理論素質(zhì)：認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，認真學習掌握黨和國家的方針政策，服從領導，認真完成領導交辦的任務。

　　(二)思想作風：學校辦公室人員要具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作態(tài)度;在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風行和精益求精。

　　(三)職業(yè)道德：要在實踐工作中逐步形成良好的職業(yè)道德規(guī)范：愛崗敬業(yè)、甘于奉獻;忠于職守、嚴守本份;鉆研業(yè)務、注重效率;守口如瓶、保守機密;謙虛謹慎、平等待人。

　　(四)知識結(jié)構：掌握辦公室管理工作的基本理論和實務知識;了解與辦公室工作密切相關的學科知識;熟悉有關教育管理理論和學校教學、科研、管理方面的知識。

　　(五)能力結(jié)構：努力提高辦公室人員的能力結(jié)構，其中包括基本能力：即敏銳觀察能力、良好記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力;專業(yè)能力：即語言表達能力、交際能力、應變能力和組織管理能力;業(yè)務技能：即速記、打字、管理檔案、使用復印機、傳真機等。

　　(六)創(chuàng)新精神：學校辦公室人員要有開拓精神和創(chuàng)新精神。學校辦公室管理人員面臨大量的新情況、新問題和新技術，不能光憑老經(jīng)驗辦事，要不斷學習進取，提高能力，樹立科學管理的觀念，跟上學校改革發(fā)展的步伐。

　　(七)形象建設：辦公室是一個單位的“窗口”，辦公室人員的行為不僅代表一個部門，而且還代表著一個單位的精神風貌。因此，加強精神文明建設，搞好形象建設尤為重要。形象建設是多方面的，但就辦公室的地位和業(yè)務特點來講，主要是樹立精明干練、踏實肯干、熱情待客、整潔有序、儀表端莊、團結(jié)活潑的良好形象。

　　總之，學校辦公室的工作“細、繁、雜、忙”，是學校的“不管部”。要切實做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質(zhì)、作用、特點，以及應該遵循的原則，同時努力學習科學文化知識和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗，注重實踐，不斷提高業(yè)務水平，加強辦公自動化管理，高質(zhì)高效地完成各項工作，為學校的發(fā)展建設貢獻力量。

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