提高項目管理過程中人員效率的途徑探討
摘 要：作為一種新興的管理技術和方法，項目管理中的人力因素是很重要的衡量標準。為了全面提高項目參與人員的工作效率，必須從信息溝通、組織結構和員工激勵三個途徑加以研究。關鍵詞：項目管理；人員效率；溝通
1 提高信息溝通的效率
從管理的方法來看，管理的基本方法包括行政的方法、經濟的方法等。從管理活動的實質來看，這些不同的管理方法是在從不同的角度進行著信息的溝通。行政的方法屬于權威性溝通，經濟的方法屬于利益性溝通。因此，在管理中這些方法的有效性程度，實際也就取決于使用相應方法的管理內容的權威性。所以，管理的效率實際也就歸結為信息溝通的效率。
1.1 培養項目組成員的主動溝通意識
溝通是雙向的，而非單向的。培養項目組成員的主動溝通意識主要是改變他們溝通的態度。在多數溝通中，下級都是被動的接收者，缺乏主動溝通的意識。通過培養他們在項目中的主動溝通意識，可以及時地發現問題，盡早更正問題。曾經碰到一個項目經理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了，和大家一溝通才發現進度比想象的慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現問題并不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。培養項目組成員的主動溝通意識可以通過在組建項目組的時候，挑選責任意識強的項目組成員，對在溝通過程中成績突出者給與獎勵來強化他們主動溝通的行為。
1.2 采取多種多樣的溝通方式，提高溝通的效果
針對溝通的對象、溝通事項的緊急程度、溝通信息是否需要反饋等，采取不同的溝通方式。如：召開會議、電話、電子郵件、傳真等。在采用電子郵件進行溝通時，須注意要有針對性地發郵件、并寫清郵件主題、標清郵件緊急程度，只發給相關的人員，而不是到處亂發。對于特別重要的郵件，要求對方給與回執。采用會議方式的時候，要注意寫清會議主題、會議需要持續的時間、與會的相關人員、會議的進程等，而不是只約定會議時間和地點。對一些重要的信息，則應該要求各相關人員簽字，進行確認，以保證信息確實傳遞給了相關的人員。需要注意的是，口頭溝通過程中應該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異。溝通的雙方一定不能帶有想當然或含糊的心態，不理解的內容一定要表示出來，以求對方的進一步解釋，直到達成共識。
1.3 建立有效的溝通體系
有效的溝通體系的建立，主要是為了項目組成員在遇到問題或者需要溝通時，能夠準確及時地找到需要溝通的對象，做到有的放矢。項目經理在整個項目管理過程中的地位，決定了他在溝通過程中所起的作用。項目經理所在的組織結構通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求項目經理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經理以及他的上司也是較重要的項目干系人。所有這些人員各自需要什么信息，在每個階段要求的信息是否不同，信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細致分析的。分析后的結果要在溝通計劃中體現并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。此外，創造有利溝通的外部環境也很重要。比如，如果有可能盡量將同一項目組的成員集中在一起辦公，為他們提供一個便于相互交流的空間。
1.4 加強對項目溝通管理計劃的審查和控制工作
任何計劃都要受到控制。沒有控制的計劃，就如同失去了舵手的航船。因此，我們在項目管理的過程中要時刻加強對項目溝通計劃的審查和控制。這樣我們才能保持企業的凝聚力，使我們的員工同心同德按照既定的計劃推動企業的前進。基于上述考慮我們可以建立項目管理辦公室對溝通過程進行監督和審查，對溝通中產生的問題進行協調管理和控制。當溝通計劃的執行出現偏差時，相關職能部門或責任人就可以通過激勵和懲罰等手段加強對溝通計劃的控制，糾正業已出現的偏差(當既定溝通計劃與實際相符的時候，則應全力確保這一計劃的有效執行)，從而提高溝通的效率。
1.5 借助現代化科技手段
運用先進的現代化科技手段，通過對每次項目實施過程中產生的問題和解決的方法進行歸納、總結和記錄，達到知識的可重用性。在對問題和解決方法進行歸納和總結的時候要考慮如何將這些問題進行合理的歸類并保證問題解決方法的可操作性和可行性(經濟上的可行性和技術上的可行性)。有時可能針對同一問題有不同的解決方法，所以在選擇解決方法的時候要考慮相關的成本，如：時間成本、資金成本、人力成本等。通過利用相關軟件建立方法庫和問題庫，提供便捷的關鍵字和模糊查找功能，使得以后在項目實施的過程中如果遇到類似的問題，項目組成員可以快速的通過檢索數據庫，來找到相應的解決方法，提高問題解決的效率。
2 對項目組織結構的選擇
管理活動的實踐來看，任何一個組織的有序程度，無疑都取決于該組織內部的全體成員為實現組織的目標默契協作的狀況和程度。其中，了解的程度必然與組織內部信息溝通的狀況有關，也就是對組織目標的宣傳有關。而認同的程度，則與組織目標的權威性、利益性等狀況密切相關。這就涉及到如何選擇適合項目運作的組織結構。
2.1 選擇能夠平衡項目與母體組織需要的組織結構
大多數人會認為組織項目的最簡單、最有效的方式是創建一個全日制的專業項目團隊，但這樣可能會同時損害其他的組織活動，引發母體組織與項目團隊成員之間的嫉妒心，妨礙了項目成員返回母公司時的融合，容易產生“項目炎癥”，依靠它來完成項目就會對母體組織造成不利影響，因此無論選擇什么樣的組織結構，首先要考慮到能平衡項目與母體組織需要，使權威性、資源分配及項目成果能與主流運營業務完全融合。
2.2 選擇與組織文化相融合的組織結構
組織文化指的是一個由共同的規范、信仰、價值觀及假設將人們聯系到一起，因此對事物產生共同理解的系統。文化反映了組織的個性，與人的個性一樣，文化能使我們預測組織成員的態度和行為，文化還是組織定義的一個方面，它能將某個組織與同一行業內的其他組織區分開來。
2.3 選擇“混合匹配”的方式來管理項目
選擇項目管理的組織結構時，有時涉及的并非總是“或者——或者”這樣的選擇題，有很多大量參與項目管理的企業用專業項目團隊來處理特殊的項目，而絕大多數其他項目則使用矩陣安排。如一家企業將項目分為3類：高級開發項目、平臺項目與增長式項目。高級開發項目風險高，目標是創建突破性的產品或流程，企業就使用專業項目團隊來完成項目；平臺項目風險中等，主要內容是系統升級，從而產生新的產品與過程，項目的完成是在項目矩陣結構下進行的；增長式項目風險低、期限短，主要是對現存產品及流程的小調整，項目基本上都在職能矩陣結構下完成的。這種“混合式”組織結構使公司在建立項目組織時具有較大的靈活性，但也有一定的風險。同一公司的若干項目采取不同的組織形式，由于利益分配上的不一致性，容易產生矛盾。
3 加強對員工個人的激勵
從管理活動的具體管理對象來看，最活躍的因素是人，而不是別的。對于人的管理效率何，直接決定著其它要素的管理效率。對于項目團隊來說，團隊的高效合作對團隊績效具有十分重要的作用。設計一種基于項目團隊的薪酬體系，需要既保證團隊的協作，又能針對不同成員對團隊績效的不同貢獻發放合理的薪酬，還要對每個團隊進行有效的激勵，保證團隊目標的實現。
一般來講，項目的進度是分階段的，每個階段總有它的成果表現形式，因此，在項目運行一段時間后，可以根據階段成果表現再與項目管理者談判激勵報酬。此時，對委托方與代理人來講都是有利的。作為委托方，他根據項目的進展情況來確定代理人報酬，而不至于被代理人的道德風險所欺騙，項目管理者由于知道要在項目運行的某一個階段進行報酬談判，其自身必將盡最大努力在報酬談判階段之前努力工作。實質上，由于項目管理者獲得經營控制權是激勵約束問題產生的前提，所以項目管理者的控制權對項目管理者的激勵約束更具有根本的決定意義。可以得出結論，薪酬激勵有效性取決于項目管理者的報酬和項目管理者貢獻的正相關程度，同樣，控制權的激勵有效性和激勵約束強度則取決于項目管理者的貢獻和他所獲得的控制權之間的對稱性。對于項目管理者的激勵不僅可以從薪酬角度考慮，更應結合適當的授權，賦與更多的控制權力，達到有效激勵目的。
項目團隊成員總體上是以自尊和自主的需求為主導的，但每個個體需求的側重點是不一樣的。需求分析應面向所有團隊成員，然后在此基礎上逐漸細化分類。有效需求分析機制的建立，可以幫助我們認清項目團隊個體之間的不同的內驅力，從而實施有針對性地激勵，達到預期的激勵效果。在需求分析過程中，應注意堅持實事求是、互動參與、信息暢通和動態分析等基本原則。在提出項目總體目標和相關激激勵措施后，團隊個體首先可用SWOT 分析方法(優勢、劣勢、機會、威脅分析法)進行需求分析，然后在項目經理和同事共同參與的情況下提出合理的需求，在需求與行動之間就有了激勵的空間。在對團隊成員建立豐富靈活性激勵機制時，應把握的原則是物質激勵為基礎，注重精神激勵、情感和關懷激勵以及聲譽激勵等。
綜上所述，企業面對日益激烈的市場競爭，只有建立先進、高效的管理系統，才能不斷提升企業的管理能力，使企業從容應對市場競爭的挑戰。現代企業制度的建立和管理創新，迫切要求建立完善的管理系統與之相適應，以提高企業的經濟效益和管理水平。只有采用科學的管理方法，提高項目管理過程中人員的工作效率，才能使企業在激烈的市場競爭中占得先機。
參考文獻
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