企業人事資料管理現狀及完善措施
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【摘要】隨著社會的不斷變化，干部人事檔案管理工作也有了較大的改變，事業單位要想取得更好的發展，就需要重視對干部人事檔案的管理。本文主要圍繞干部人事檔案管理，就其工作的現狀進行簡要的分析，并對其完善措施進行闡述。
【關鍵詞】人事檔案管理;工作現狀
一般來說，干部都有著較高的文化素質，專業技能都較強，為事業單位的發展不斷奮斗，做出了極大的貢獻。干部人事檔案的管理工作，是事業單位發展的重要內容。然而，我國許多事業單位對這方面工作還沒有重視起來，當需要對干部檔案進行調用的時候，往往要花費許多的時間，甚至經常會出現檔案殘缺的現象。這樣一方面影響了干部人員的利益，另一方面也阻礙了事業單位的發展。事業單位要想取得更好的發展，那么就需要重視干部人事檔案管理工作，要促使檔案管理的質量得到進一步的提升。
一、人事檔案管理工作的主要現狀
1.1管理體制較為混亂。現如今，許多事業單位在對人事檔案進行管理時，還在使用傳統的管理方法。在管理上實行“檔隨人走”，這主要表現在以下幾方面，單位人員的檔案有一些在交流中心、有一些在人事部門，還有單位人員的檔案在勞動部門，管理的主體不夠清晰。此外，管理模式乃是采用封閉式的管理，人力、資金等都沒有到位，而且重復浪費的現象也非常嚴重。
1.2人事檔案法規尚不健全。因為我國的人事檔案法律在建設過程中，仍處于探索的階段，在操作過程中還存在以下幾方面的問題:一是人事檔案的觀念還非常淡薄，二是普法工作的開展力度還有待加強，三是公眾對人事檔案的認識還非常模糊，四是法律法規也需要得到進一步的完善。
1.3檔案整理不夠規范。在人事檔案的管理過程中，要將個人材料歸檔成冊，這是進行檔案管理的前提。然而，許多單位在這方面沒有做到位。材料散亂，甚至有一些檔案資料都沒來得及清理，有些檔案盡管已經立卷成冊，但是沒有按照規范的格式來進行分類，從而使得檔案的利用非常不便。隨著社會的發展，社會各企業、各單位對工作人員的學歷要求逐漸提升，有許多干部通過其他方式，提升了自己的文化水平，但是因為學習渠道的差異，有的干部是通過函授提升了自己的知識水平，從而使得有些人事檔案中的學歷材料不夠完備，并且難以補辦。
1.4管理手段還較為落后。當前，在許多單位的人事檔案管理中，還在使用傳統的管理方法，依舊在使用紙質檔案管理方法。隨著網絡信息時代的到來，計算機技術得到了迅速的發展，許多企業都在工作過程中應用了計算機技術，在工作過程中也有相應的辦公軟件，極大的提升了企業員工的工作效率，極大的提升了企業的經濟效益。例如采用電子檔案管理，建立相應的數據庫管理，購買相應的檔案管理系統等等，都能夠極大的提升檔案管理的工作效率。
1.5棄檔的現象非常嚴重。隨著社會的不斷變化與發展，許多“單位人”逐漸轉變為“社會人”，這就導致“棄檔”的現象相當普遍。“棄檔族”主要由以下幾種群體組成:第一類群體是大學畢業生，一般情況下，當學生在畢業之后已經找到了工作單位，那么就會將檔案寄到其工作單位的組織部門，對于那些畢業之后還沒有找到工作的學生，那么就會將檔案寄回到其原籍的人才中心，因為這些大學生對檔案的重要性還沒有一個很好的認識，在找工作的時候也不會在意檔案究竟在哪，有些就直接放棄自己的檔案資料。第二類群體是辭職人員，當找到新工作時，這些人員沒有與原來的工作單位解除勞動合同，或者是他們不愿意履行違約責任，所以會選擇“棄檔”，也有一些新的工作單位并不是非常重視應聘者的檔案，這些單位只在乎應聘者的工作經驗以及工作能力，所以這些辭職者就索性選擇“棄檔”。第三類群體是辦理移民定居國外的人員，因為他們的檔案對其已經沒有多大的作用，故此就直接選擇“棄檔”。
1.6不同的單位在檔案管理時的標準不同。在新的干部人事檔案材料整理細則出來以前，入檔材料所規定的尺寸為16K大小，但是在檔案整理中還存在著一些問題，例如，許多人員的檔案因為工作的更換，導致其檔案也會隨之流動，有些單位的檔案材料是16k，而有些則小于16k，這樣一來，就極大地影響了檔案的整理工作。
二、完善措施
2.1健全干部人事檔案的規章制度。在今后的工作中，要對人事檔案管理工作的規章制度進行完善，使管理工作能夠有序進行，能夠做到有據可依，使人事檔案工作能夠逐步規范化，發揮人事檔案的真正作用。對所收集而來的干部檔案材料，要從表述上是否準確，手續上是否完備等方面進行仔細的鑒別，使人事檔案的收集工作能夠不丟失、能夠客觀反映干部的真實信息。
2.2促使管理人員的素質水平有所提升。在對干部人事檔案進行管理時，管理人員的素質水平相當關鍵，決定了檔案管理工作質量的高低。在網絡信息化不斷發展的今天，對檔案管理人員提出了更高的要求，只有加強管理人員的專業素質，才能夠使其有面對挑戰的能力，才能夠更好地完成檔案管理的工作。(1)對管理人員要加強思想政治教育。干部人事檔案有著以下幾種特性，一是機密性，二是真實性，三是現實性，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其能夠抵制各種違法的行為，能夠對干部檔案材料進行維護，確保檔案材料的真實性。(2)對管理人員進行相應的培訓。檔案管理工作，屬于一個專業性較強的工作，它的內容不是永遠不變的，其標準也會隨著時代的變化而發生改變。故此，要將檔案管理的工作人員組織起來，對他們進行專業知識的培訓，規范他們在工作中的標準，使不同單位之間的檔案管理，能夠逐漸保持一致性，減少檔案整理工作的重復性。
2.3不斷加大資金投入，改善檔案室的硬件以及軟件條件，使檔案室的環境得到極大的改善。在檔案管理中，硬件設施的好壞對管理工作的效率有著極大的影響，故此需要加大對檔案室的資金投入，配備檔案管理過程中所需要的一切設備設施，并且做好以下幾方面的預防措施，一是防蟲。因為檔案大多都是紙質的文件，所以很容易受到蟲類的影響，故此防蟲工作非常重要。二是防潮。如果檔案室過分潮濕，那么檔案文件很容易受到影響，會導致字跡模糊，在今后的檔案利用中，會難以認清檔案的字跡，從而給工作帶來不便。三是防火。因為檔案室的資料基本都是紙質材料，遇火最易燃燒，所以一旦發生火災，很容易導致檔案資料的焚毀，所以一定要做好防火措施，裝上一些必備的滅火措施。利用計算機管理軟件建立檔案數據系統，這樣一方面能夠反映干部的具體情況，還能夠對干部的學歷、崗位變動等信息錄入其中，使得干部檔案的信息有著較強的時效性以及準確性。總之，將信息化手段運用到檔案管理工作中，能夠極大的提升檔案管理的工作效率。
2.4對干部人事檔案的材料內容進行豐富。要圍繞干部工作的大局，使干部人事檔案的利用價值得到進一步的提升，在對干部的基本情況進行收集時，也要對檔案的材料內容進行豐富。
第一，要將干部的工作情況、重大活動等情況收入檔案資料之中。
第二，對干部的繼續教育情況等進行收錄。
第三，建立干部認可檔案，本著以下幾方面的認可原則:
(1)技術人員學術認可，
(2)企業人才市場認可等，分別建立技術人員學術成果檔案，建立黨政干部考核考察檔案。這些內容都能夠切實的反映干部的面貌，以便對干部有著更全面的了解。綜上所述，對干部人事檔案進行管理，是一項非常重要的任務，它關系到我國社會的發展，也對干部人員的利益有著重要的影響。在事業單位中，干部人員是其中的一股重要力量，為事業單位的發展做出了巨大的貢獻。加強對干部人事檔案的管理，一方面能夠維護干部人員的切身利益，另一方面也有助于事業單位的發展。故此，一定要重視對干部人事的檔案管理工作，要完善檔案管理工作的法律法規，使管理工作能夠有據可依，能夠更加規范化、科學化。要加強對檔案室的資金投入，完善硬件設施，并將信息化技術應用到管理過程中，促使檔案管理工作能夠得到更好的開展。此外，要不斷提升管理人員的業務水平，因為管理人員工作是否專業，會對檔案管理工作的開展有著較大的影響。如此，檔案管理工作的質量就會大大的增強。
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