管理的溝通分析論文
現(xiàn)代企業(yè)，人與人之間，部門與部門之間，企業(yè)上下級(jí)之間，以及其他各個(gè)方面之間，特別需要彼此進(jìn)行溝通，互相理解，互通信息。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，人與人之間卻常常橫隔著一道道無形的“墻”，妨礙彼此的溝通。盡管現(xiàn)代化的通訊設(shè)備非常神奇，但卻無法穿透這種看不見的“墻”。如果溝通的渠道長(zhǎng)期堵塞，信息不交流，感情不融洽，關(guān)系不協(xié)調(diào)，就會(huì)影響工作，甚至使企業(yè)每況愈下。仔細(xì)分析起來，我們會(huì)隨時(shí)看到這種“墻”的存在。比如，在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中，有的業(yè)務(wù)部門不明確自己的生產(chǎn)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)與整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)一致，有的甚至不擇手段地去追求本單位的私利，不考慮其他業(yè)務(wù)部門的利益，更不愿意與其他部門進(jìn)行合作。他們沒有想到這樣做。會(huì)給整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)帶來什么不良后果。又如，有的管理人員主觀武斷，一個(gè)人說了算，聽不得下級(jí)的意見。更聽不得對(duì)自己的錯(cuò)誤的批評(píng)，他們不懂得上下級(jí)之間要經(jīng)常進(jìn)行溝通，不懂的如果下級(jí)的意見和建議受到忽視、冷漠，就會(huì)挫傷他們的積極性和對(duì)企業(yè)的責(zé)任感，下級(jí)就會(huì)消極、沉悶下去。這樣的話，一旦企業(yè)發(fā)生什么緊急情況，需要全體員工出主意、想辦法、共渡難關(guān)時(shí)，員工就會(huì)無動(dòng)于衷，不會(huì)有任何的熱情和積極性。所以要管理好現(xiàn)代企業(yè)。就要不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的互通信息、傳遞資料、交流感情，員工清楚知道公司的方針、政策和所處的形勢(shì)，并且逐步建立起-套成熟完善的溝通系統(tǒng)。
美國(guó)一家公司的總經(jīng)理非常重視員工之間的相互溝通與交流，他曾有過一項(xiàng)“創(chuàng)舉”，即把公司餐廳里四人用的小圓桌全部換成長(zhǎng)方形的大長(zhǎng)桌。這是一項(xiàng)重大的改變，因?yàn)橛眯A桌時(shí)。總是那四個(gè)互相熟悉的人坐在一起用餐。而改用大長(zhǎng)桌情形就不同了，一些彼此陌生的人有機(jī)會(huì)坐在一起閑談了，如此一來。研究部的職員就能遇上來自其他部門的行銷人員或者是生產(chǎn)制造工程師，他們?cè)谙嗷ソ佑|中，可以互相交換意見，獲取各自所需的信息。而且可以互相啟發(fā)，碰撞出“思想的火花”，公司的經(jīng)營(yíng)得到了大幅度的改善。溝通在管理中的作用是多方面的，其中突出的有以下三個(gè)方面：
1、溝通有助于改進(jìn)個(gè)人以及群眾作出的決策。
任何決策都會(huì)涉及到干什么、怎么干、何時(shí)干等問題。每當(dāng)遇到這些急需解決的問題，管理者就需要從廣泛的企業(yè)內(nèi)部的溝通中獲取大量的信息情報(bào)，然后進(jìn)行決策，或建議有關(guān)人員作出決策，以迅速解決問題。下屬人員也可以主動(dòng)與上級(jí)管理人員溝通，提出自己的建議，供領(lǐng)導(dǎo)者作出決策時(shí)參考，或經(jīng)過溝通，取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，自行決策。企業(yè)內(nèi)部的溝通為各個(gè)部門和人員進(jìn)行決策提供了信息，增強(qiáng)了判斷能力。
2、溝通促使企業(yè)員工協(xié)調(diào)有效地工作。
企業(yè)中各個(gè)部門和各個(gè)職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對(duì)協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實(shí)現(xiàn)。沒有適當(dāng)?shù)臏贤ǎ芾碚邔?duì)下屬的知道也不會(huì)充分，下屬就可能對(duì)分配給他們的任務(wù)和要求他們完成的工作有錯(cuò)誤的理解，使工作任務(wù)不能正確圓滿地完成，導(dǎo)致企業(yè)在效益方面的損失。
3、溝通有利于領(lǐng)導(dǎo)者激勵(lì)下屬，建立良好的人際關(guān)系和組織氛圍，提高員工的士氣。
除了技術(shù)性和協(xié)調(diào)性的信息外，企業(yè)員工還需要鼓勵(lì)性的信息。它可以使領(lǐng)導(dǎo)者了解員工的需要，關(guān)心員工的疾苦，在決策中就會(huì)考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。人一般都會(huì)要求對(duì)自己的工作能力有一個(gè)恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)。如果領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)、認(rèn)可或者滿意能夠通過各種渠道及時(shí)傳遞給員工，就會(huì)造成某種工作激勵(lì)。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部良好的人際關(guān)系更離不開溝通。思想上和感情上的溝通可以增進(jìn)彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達(dá)到完全理解，至少也可取得諒解，使企業(yè)有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結(jié)果。
第二部分有效溝通的障礙
一、組織的溝通障礙在管理中，合理的組織機(jī)構(gòu)有利于信息溝通。但是，如果組織機(jī)構(gòu)過于龐大，中間層次太多，那么，信息從最高決策傳遞到下屬單位不僅容易產(chǎn)生信息的失真，而且還會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，影響信息的及時(shí)性。同時(shí)，自上而下的信息溝通，如果中間層次過多，同樣也浪費(fèi)時(shí)間，影響效率。有的學(xué)者統(tǒng)計(jì)，如果一個(gè)信息在高層管理者那里的正確性是100%，到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正確性。這是因?yàn)椋谶M(jìn)行這種信息溝通時(shí)，各級(jí)主管部門都會(huì)花時(shí)間把接受到的信息自己甄別，一層一層的過濾，然后有可能將斷章取義的信息上報(bào)。此外，在甄選過程中，還摻雜了大量的主觀因素，尤其是當(dāng)發(fā)送的信息涉及到傳遞者本身時(shí)，往往會(huì)由于心理方面的原因，造成信息失真。這種情況也會(huì)使信息的提供者畏而怯步，不愿提供關(guān)鍵的信息。因此，如果組織機(jī)構(gòu)臃腫，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，各部門之間職責(zé)不清，分工不明，形成多頭領(lǐng)導(dǎo)，或因人設(shè)事，人浮于事，就會(huì)給溝通雙方造成一定的心理壓力，影響溝通的進(jìn)行。
二、個(gè)人的溝通障礙
1、個(gè)性因素所引起的障礙。信息溝通在很大程度上受個(gè)人心理因素的制約。個(gè)體的性質(zhì)、氣質(zhì)、態(tài)度、情緒、見解等的差別，都會(huì)成為信息溝通的障礙。
2、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)水平的差距所導(dǎo)致的障礙。在信息溝通中，如果雙方經(jīng)驗(yàn)水平和知識(shí)水平差距過大，就會(huì)產(chǎn)生溝通障礙。此外，個(gè)體經(jīng)驗(yàn)差異對(duì)信息溝通也有影響。在現(xiàn)實(shí)生活中，人們往往會(huì)憑經(jīng)驗(yàn)辦事。一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的人往往會(huì)對(duì)信息溝通做通盤考慮，謹(jǐn)慎細(xì)心；而一個(gè)初出茅廬者往往會(huì)不知所措。特點(diǎn)是信息溝通的雙方往往依據(jù)經(jīng)驗(yàn)上的大體理解去處理信息，使彼此理解的差距拉大，形成溝通的障礙。
3、個(gè)體記憶不佳所造成的障礙。在管理中，信息溝通往往是依據(jù)組織系統(tǒng)分層次逐次傳遞的，然而，在按層次傳遞同一條信息時(shí)往往會(huì)受到個(gè)體素質(zhì)的影響，從而降低信息溝通的效率。
4、對(duì)信息的態(tài)度不同所造成的障礙。這又可分為不同的層次來考慮。一是認(rèn)識(shí)差異。在管理活動(dòng)中，不少員工和管理者忽視信息的作用的現(xiàn)象還很普遍，這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀念。在團(tuán)體中，不同的成員對(duì)信息有不同的看法，所選擇的側(cè)重點(diǎn)也不相同。很多員工只關(guān)心與他們的物質(zhì)利益有關(guān)的信息，而不關(guān)系組織目標(biāo)、管理決策等方面的信息，這也成了信息溝通的障礙。
5、相互不信任所產(chǎn)生的障礙。有效的信息溝通要以相互信任為前提，這樣，才能使向上反映的情況得到重視，向下傳達(dá)的決策迅速實(shí)施。管理者在進(jìn)行信息溝通時(shí)，應(yīng)該不帶成見的聽取意見，鼓勵(lì)下級(jí)充分闡明自己的見解，這樣才能做到思想和感情上的真正溝通，才能接收到全面可靠的情報(bào)，才能做出明智的判斷與決策。
6、溝通者的畏懼感以及個(gè)人心理品質(zhì)也會(huì)造成溝通障礙。在管理實(shí)踐中，信息溝通的成敗主要取決于上級(jí)與上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下，這些合作往往會(huì)因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個(gè)人心理品質(zhì)而形成障礙。一方面，如果主管過分威嚴(yán)，給人造成難以接近的印象，或者管理人員缺乏必要的同情心，不愿體恤下情，都容易造成下級(jí)人員的恐懼心理，影響信息溝通的正常進(jìn)行。另一方面，不良的心理品質(zhì)也是造成溝通障礙的因素。
7、直覺選擇偏差所造成的障礙。接收和發(fā)送信息也是一種知覺形式。但是，由于種種原因，人們總是習(xí)慣接收部分信息，而摒棄另一部分信息，這就是知覺的選擇性。知覺選擇性所造成的障礙既有客觀方面的因素，又有主觀方面的因素。客觀因素如組成信息的各個(gè)部分的強(qiáng)度不同，對(duì)受訊人的價(jià)值大小不同等，都會(huì)致使一部分信息容易引人注意而為人接受，另一部分則被忽視。主觀因素也與知覺選擇時(shí)的個(gè)人心理品質(zhì)有關(guān)。在接受或轉(zhuǎn)述一個(gè)信息時(shí)，符合自己需要的、與自己有切身利害關(guān)系的，很容易聽進(jìn)去，而對(duì)自己不利的、有可能損害自身利益的，則不容易聽進(jìn)去。凡此種種，都會(huì)導(dǎo)致信息歪曲，影響信息溝通的順利進(jìn)行。
第三部分有效溝通的管理
1、信息傳遞要貫徹多快好省的原則。
所謂多，是就數(shù)量而言，即在單位時(shí)間內(nèi)傳遞的信息數(shù)量要多；快是就速度而言，即信息傳遞要迅速、及時(shí)，一條很有價(jià)值的信息，如果傳遞速度過慢，就可能變得毫無價(jià)值；好是就質(zhì)量而言，即要消除信息傳遞中的種種干擾，保持信息的真實(shí)性；省是就效益而言，要求在較短的時(shí)間內(nèi)，花較少的費(fèi)用，傳遞盡可能多的信息。在信息傳遞中，這幾方面互相聯(lián)系，互相制約，要加以協(xié)調(diào)。
2、傳遞信息要區(qū)分不同的對(duì)象。
這一方面是指在傳遞信息時(shí)的目的性，另一方面又指信息傳遞的保密性。信息是有價(jià)值的，但是，價(jià)值的大小卻因人而異，同一信息對(duì)不同的人價(jià)值不同。因此，要注意信息傳遞的目標(biāo)，確保信息的效用。要研究不同對(duì)象的不同需要，追蹤信息接受者的視線所向，保證信息傳遞的質(zhì)量，減少無效勞動(dòng)。此外，在提高信息傳遞的針對(duì)性時(shí)，也要注意信息的適用范圍，考慮到信息的保密度，防止信息大面積擴(kuò)散、泛濫，給員工造成不必要的心理負(fù)擔(dān)，影響團(tuán)隊(duì)士氣。
3、要適當(dāng)控制信息傳遞的數(shù)量。
在管理中，由于分級(jí)主管部門的角色不同，每個(gè)團(tuán)體成員所考慮的問題不同，因此，在信息傳遞時(shí)，要適當(dāng)注意量的控制。這就是說，應(yīng)該讓下級(jí)知道的信息必須盡快傳遞，適用范圍有限的信息則力求保密。在這方面，要注意兩種傾向：一是信息過分保密的傾向。同行各企業(yè)、各部門或同班組的員工之間相互保密，妨礙了彼此了解和相互協(xié)調(diào)。有些本應(yīng)共有的信息材料，由于人為地保密，結(jié)果沒有向下級(jí)部門及時(shí)傳達(dá)，從而使信息阻塞，出現(xiàn)了無端猜疑，影響了個(gè)人社會(huì)需求的滿足。另一是隨意擴(kuò)散信息的傾向。在傳遞信息時(shí)，不考慮信息的保密程度，不選擇信息傳遞的對(duì)象，將所收集的信息隨意擴(kuò)散，導(dǎo)致信息混亂。對(duì)于管理者來說，也要注意信息的審查與清理，不能將所有信息全部捅到會(huì)議上，增加會(huì)議負(fù)擔(dān)，引起心理疲勞。總之，這兩種傾向都會(huì)導(dǎo)致謠言和小道消息，不利于組織的團(tuán)結(jié)，影響團(tuán)隊(duì)士氣和工作效率。
4、要控制使用直接傳遞與非正式渠道。
所謂直接傳遞就是越級(jí)傳遞，撇開管理信息系統(tǒng)，使溝通雙方直接對(duì)話。在管理中，不能過多采用這種方式，但在某些特殊情況下可以控制使用。比如，第一，為了迅速處理管理中的重大問題；第二，由于上級(jí)主管部門官氣嚴(yán)重，會(huì)妨礙時(shí)效。第三，時(shí)效性特別強(qiáng)的信息需要立即向決策者匯報(bào)；第四，涉及個(gè)人隱私，需要保密的材料等。有些企業(yè)設(shè)立總經(jīng)理接待日、總經(jīng)理信箱就是為了減輕溝通者的心理壓力，以便對(duì)信息傳遞進(jìn)行控制。對(duì)于向下溝通渠道來說，有些管理者往往堅(jiān)持把信息直接送達(dá)需要它的部門，并實(shí)行“反饋”制度。對(duì)于非正式溝通，也應(yīng)實(shí)施有效的控制，因?yàn)殡m然在一些情況下，非正式溝通往往能夠達(dá)到正式溝通難以達(dá)到的效果，但是，它也可能成為散布謠言和小道消息的渠道，產(chǎn)生副作用。對(duì)信息溝通的控制是一門管理藝術(shù)，也是改善經(jīng)營(yíng)管理的重要一環(huán)。管理者要提高管理水平，必須做好信息溝通的控制和管理。
5、在信息加工處理過程中也需要信息反饋。
這是確保信息準(zhǔn)確性的一條可靠途徑。這種反饋要求是雙向的，即下級(jí)主管部門經(jīng)常給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供信息，同時(shí)接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的信息查詢；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要經(jīng)常向下級(jí)提供信息，同時(shí)對(duì)下級(jí)提供的信息進(jìn)行反饋，從而形成一種信息環(huán)流。一般來說，無論什么信息，在加工處理后時(shí)，都需做出反饋，只是方式可以不同。有實(shí)際價(jià)值的信息可以進(jìn)行決策，采取行動(dòng)；沒有實(shí)際價(jià)值或暫時(shí)用不上的信息必須及時(shí)答復(fù)，加以反饋。一條簡(jiǎn)單有效的控制辦法是要把信息加工處理的情況定期反饋給信息提供者。這樣做，一方面可以提高針對(duì)性，減少信息提供部門的盲目性；另一方面可以加強(qiáng)信息發(fā)送者和接收者之間的心理溝通，提高團(tuán)隊(duì)士氣，調(diào)動(dòng)員工參與管理的積極性。
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