檔案管理工作中計算機技術的運用論文
隨著信息時代的到來， 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。 計算機技術的飛速發展，促進了計算機在檔案工作中的迅速應用和普及。 計算機技術在檔案工作中的應用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對檔案工作的開展具有重要意義。 檔案工作中應用計算機技術，在起到相應作用的同時，也具有一定的不足，在應用過程中要趨利避害，促進計算機技術在檔案工作中的應用。 檔案工作中的信息量大而且繁瑣，利用計算機技術對其進行管理可以有效提高檔案管理的效率，但是在使用過程中也存在一定的不足。 本文將針對計算機技術在檔案工作中的優勢、存在的問題以及對計算機技術在檔案工作中的應用進行探討。
1在檔案工作中應用計算機技術的優勢
索引檢索速度快。 計算機技術在檔案工作中的應用，最明顯和突出的優勢是提高了索引檢索的速度，利用計算機技術，只要將檔案的編號、目錄等重要信息錄入電腦，在需要時輸入相關的信息就可以快速的查詢到所要找的檔案資料，方便快捷，為管理者和使用者都節省了時間。
存儲量大，節省空間。傳統的檔案信息多采用紙質進行管理，紙質的檔案在存儲時會占用大量的空間，檢索速度也慢，已經無法滿足檔案管理工作的需要。 隨著時代的發展，檔案形式也不再只是單一的文字，圖片、聲音和視頻資料不斷涌現，需要新的載體對信息進行存儲。
計數機技術的使用解決了這一難題，海量信息的存儲只需要通過一張或幾張光盤就可以完成，提高了存儲效率，同時也大大的節省了存儲的空間。
檔案收集時間減短。 在檔案管理工作開展之前，一定要先對檔案信息進行收集，這是必不可少的前期準備工作。 人工手動收集的速度十分緩慢，極大的影響了檔案管理的工作效率，應用計算機技術可以將檔案收集的時間有效的縮短，提高檔案收集的工作效率。 在利用計算機技術對檔案進行收集時，可以對紙質的檔案進行掃描，將其轉化成電子形式的檔案，然后利用計算機網絡傳輸到檔案數據庫中進行存儲和管理。
統計效率的提高。 對于檔案的統計包含兩個方面，一方面是檔案的基本狀況統計，另一方面是關于檔案利用情況的統計。 傳統的檔案統計方法主要是利用人工進行操作，但是這樣做既浪費時間又浪費精力， 應用計算機技術可以對檔案的各種情況進行快速準確的統計，迅速得出結果，大大提高了統計的效率。
2在檔案工作中應用計算機技術的不足
檔案管理人員的技術水平有限。雖然計算機技術的應用已經很普遍，但還是有一些檔案管理人員對于計算機技術的掌握不是很熟練和全面，在檔案工作中不能很好的利用計算機技術進行檔案收集、存儲和檢索，降低了工作效率。 由于檔案管理人員的計算機技術水平的不同，使得計算機技術并不能得到充分的利用，阻礙了檔案管理自動化的進程。
前期工作量大。 在利用計算機技術對檔案進行管理時，要將紙質的檔案通過設備轉化成電子信息化的檔案，要么采取人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦，要么對檔案進行電子掃描再轉化成文本或者直接進行圖片保存。
信息安全問題。利用計算機技術和網絡技術存在著一定的信息安全問題，電子信息的存儲通常都是利用數據庫，一旦系統出現問題，可能造成數據的丟失，而且有些是不可恢復的，將會造成巨大的損失。
檔案的保密性弱化。眾所周知，紙質文件一旦被修改，痕跡十分明顯。 而電子文件和紙質文件最大的區別在于，電子文件沒有了固定的形式，且易于修改，改動后不留下痕跡。 這使得文件保密性變弱。 在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質文件，雖然已有一些技術可防止偽造，不允許在"原文"上增刪改，但其內容發生變化的可能性還是比紙質文件要大得多， 一些需要被高度保密的文件保密性變弱，這樣不利于文件信息的安全管理。同時電子文檔沒法從字跡上分辨其原始性，不能通過印章或署名進行判斷，從而有效地鑒定其是否為原件等等。 這些問題都從各個方面提出了對電子文件的保密性的嚴峻考驗，電子文件在保密性方面存在隱患。
3完善計算機技術在檔案管理中的應用對策
針對前面提到的關于計算機技術在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實現計算機技術在檔案管理中的應用，必須做好以下幾個方面的工作。
一是，充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案管理人員必須充分認識到計算機在檔案管理中的意義和價值，形成使用計算機進行管理的意識；其次，重視計算機技術的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實現網絡化管理，加大計算機硬件設備和軟件設備的投入，營造現代化檔案管理的環境和氛圍。
二是，注重人才的培養，重視對相關人員的培訓。 一方面，重視這方面的專業人才的培養，招聘一些在計算機操作和應用方面具有專業水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓，加大培訓力度，首先，通過培訓努力轉變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務價值觀，以便更好的指導自身的工作；其次，重視對相關人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力， 能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。
三是，檔案管理人員在現代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業務知識，還要具備創新的思維，實現創造性的工作，使計算機技術在檔案管理中得到更有效的發揮；另一方面，運用計算機技術管理檔案，必須制定一套有效的、規范的工作制度，采用現代化的、科學的標準建立一個完整的管理系統，保證整個檔案管理的有序進行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學習新知識、掌握新技術，綜合提高自身的工作能力。
檔案管理工作是一項巨大繁雜的工程，計算機技術的應用為檔案管理工作提供了很多便利，提高了信息收集和管理的效率，但同時我們也應該重視計算機技術在檔案工作中應用存在的問題。 加強對計算機技術的開發與利用，強化檔案管理的計算機應用水平，提高檔案管理的信息化程度，促進檔案管理工作的順利開展。 將計算機技術應用到檔案管理中，它是根據國家有關標準，對檔案內容進行分析、加工和組織以及處理，并最終轉入到計算機存儲的形式和過程。 計算機技術是實現檔案管理標準化、現代、網絡化得重要工具。 加快檔案管理的現代化建設，努力實現計算機技術在各個檔案管理環節中的應用，是當前檔案管理最主要的任務和目標。同時，檔案管理人員也必須加快學習，加快提升自己的步伐，以及時適應快速發展的現代化檔案管理。
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