事業單位檔案管理工作標準化規范化探析論文
摘要：事業單位檔案管理工作具有保密性、公共服務性等特征, 會受諸多因素的制約, 在單位內部發揮著重要的作用, 是實現規范化、標準化、科學化管理的關鍵。現階段, 事業單位實施檔案管理工作時, 面臨諸多問題, 嚴重影響檔案管理的水平, 不利于管理工作的有序開展, 所以要根據實際情況采取有效的措施, 積極推進事業單位檔案管理的規范化、程序化、科學化、標準化發展。
關鍵詞：事業單位; 檔案管理工作; 規范化; 標準化; 策略;
我國事業單位在新形勢背景下獲得了良好的發展空間, 但其也會受諸多因素的制約, 所以對其檔案管理提出了更新的要求, 需要做好檔案的規范化標準化管理, 加快推進新一輪事業單位的改革工作。對于事業單位而言, 其檔案管理工作還存在不標準、不規范的問題, 制約檔案管理水平的提高, 所以要注重檔案管理工作, 采取一系列措施, 實現檔案的科學化、標準化、規范化管理。
一、事業單位檔案管理工作概述
(一) 重要性
檔案形成于社會實踐活動, 旨在客觀記錄歷史情況, 屬于確鑿的歷史證件與原始材料, 所以做好事業單位的檔案管理工作顯得尤為重要。首先, 對于事業單位的檔案材料來說, 涵蓋了單位發展中的總結與成果, 集中體現著單位的科學管理, 通過應用和查詢單位的檔案材料, 可為后期內部管理提供有力參考。其次, 檔案管理不僅是事業單位發展和建設記錄的重要材料, 也是職工人生經歷的參考資料, 有利于促進事業單位的長遠發展。最后, 由于單位檔案具有保密性等特征, 可為相關法律部門提供檔案查詢機服務, 更好地保障單位權益, 推進檔案的規范化、標準化管理。
(二) 現狀
事業單位檔案管理工作現狀主要表現為如下幾點:1.重視不足。當前很多事業單位開始意識到檔案管理的重要作用, 逐步完善檔案管理工作, 使其更好地服務于自身, 但由于各種因素的影響, 不能全面、科學認識檔案管理, 不重視檔案管理, 無法做好相關管理工作, 導致檔案孤本、分散等情況, 難以符合系統、集中、優質的社會檔案利用要求, 不利于實現檔案管理工作的良性發展。2.基礎業務和法律規范意識薄弱。雖然有些事業單位完善了檔案管理制度, 但不能將其落到實處, 組卷沒有嚴格按照規范的要求進行整理, 易造成組卷混亂問題;同時一些單位沒有按照法定的程序來尚自銷毀文件材料, 或者是沒有開展檔案鑒定等工作。此外, 有些事業單位不能貫徹落實相關法律法規的學習, 如《檔案管理辦法》和《檔案法》等, 沒有充分意識到檔案的優勢, 致使檔案管理混亂, 難以將工作落實到位。3.檔案資源開發利用與管理設施有待加強。部分事業單位不能將檔案的作用加以發揮, 忽略檔案資源的開發及利用, 只關注檔案的整理、收集等, 片面認為檔案不破損、不丟失即可。事業單位的檔案室庫房相對簡陋、空氣污濁, 甚至堆放易燃雜物;接待室、辦公室、檔案室未實現三分開, 檔案保護設置缺乏齊全的配置。4.專業素質低且隊伍不穩定。由于檔案管理工作的專業性極強, 其工作效率取決于管理人員的專業素質, 而部分事業單位對檔案工作的專業性加以忽視, 導致人員頻繁變動, 加上人員專業能力不強、專業素質低等問題, 這些都在很大程度上制約著工作的有序實施。
二、推進事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略
第一, 提高認識, 加強宣傳。為了做好檔案管理工作, 事業單位應該加強檔案宣傳, 鼓勵人員積極學習與了解檔案法律法律等方式, 增強職工及領導的檔案意識, 讓其從思想層面意識到檔案的重要性, 推動事業單位的持續、穩定發展。同時事業單位要保障檔案管理人員的穩定性, 要求工作人員應具備較強的操作性及實踐性, 擁有豐富的工作經驗, 大力培養人員的專業技能及綜合素質, 使其形成為社會服務的理念, 熟練掌握及靈活運用現代化信息技術, 推進檔案管理工作的規范化標準化發展。
第二, 加大檔案信息資源的開發力度。事業單位要想達到檔案的規范化和標準化管理, 必須要打破傳統的管理形式與工作理念, 形成良好科學的管理意識, 充分利用資源信息。同時單位落實檔案應用工作時, 應該對相應的檔案進行參考, 合理編輯單位實際發展情況, 進而提高單位的知名度, 保障不同部門的便利使用, 推動單位的良性發展;或者是在檔案管理工作中適當滲透現代化設備, 為社會提供優質服務。除此之外, 相關人員對檔案資源進行使用時, 需要積極完善和優化檔案管理制度, 進一步提高自身的專業能力及管理水準, 滿足檔案規范化標準化管理的目標。
第三, 遵循“以我為主”的立卷歸檔原則。無序的立卷組合是影響檔案標準化規范化管理的重要因素, 所以在管理工作中應嚴格執行“以我為主”的立卷歸檔原則, 做好相應地文書立卷歸檔工作, 實現便捷化的檢索利用、完善化的案卷、最大化的檔案保管利用價值。當然在實際工作中, 事業單位應嚴格執行相關文件要求, 切實解決好如下問題:1.明確立卷歸檔的重點, 合理分工立卷, 準確區分資料和文件, 如很多文件資料在形式、內容等方面有所相似, 這就需要針對具體的問題進行綜合分析, 防止檔案管理的信息冗余及重復讀, 促進檔案利用率的提升。2.對文件立卷歸檔的時效性進行準確把握, 做好現行文件任務后方可歸檔或立卷, 以免出現檔案的無序管理。3.由于檔案材料是否完整收集關系到檔案的價值, 而案卷的裝訂質量與立卷方法對檔案管理效果具有重要影響, 所以要妥善處理好案卷裝訂質量及立卷方法等問題, 實現檔案的規范化和標準化管理。
第四, 深化檔案改革及管理方式。新形勢下, 事業單位面臨較大的工作壓力, 在檢查、治理和管理的過程中會使用以往的檢查數據, 借助現代化檔案管理的方式, 對以往數據進行及時調取, 促進監管效率的提升。由于檔案材料類型豐富多樣, 單位人員在管理環節要維護檔案資料, 通過數字化掃描的方式來備份重要檔案資料, 做到妥善保管, 節省工作時間, 提高工作效率, 推動檔案的信息化建設。
第五, 依法治檔, 明確職責。事業單位應該依法治檔, 構建系統科學的檔案管理工作制度, 保障檔案管理工作按照制度化、程序化、規范化的軌道運行。值得注意的是, 完善的機制和健全的機構是落實檔案管理工作的基礎, 事業單位只有在內部成立綜合檔案室, 合理確定檔案人員、檔案室主任、檔案分管領導, 對其職責加以明確, 根據內設機構的具體情況配備人員, 形成系統的檔案管理網絡, 才能滿足檔案室工作實際需求。
三、結語
綜上所述, 檔案管理作為事業單位管理工作的重要內容, 在實際工作中還存在諸多問題, 如重視不足、礎業務和法律規范意識薄弱、檔案資源開發利用與管理設施有待加強、專業素質低且隊伍不穩定等, 影響檔案管理工作的順利實施。因此事業單位要從實際情況出發, 提高認識, 加強宣傳和檔案信息資源的開發, 遵循“以我為主”的立卷歸檔原則, 深化檔案改革及管理方式, 依法治檔, 明確職責, 從而提高檔案管理的效能, 實現檔案的現代化、科學化、標準化、規范化管理。
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