淺談企業秘書的素質與能力
摘要：現代社會的秘書，作為一種專業人才，是隨著商品經濟的發展和進行社會服務的第三產業的興起，而日益顯示其重要信息服務的社會職能，為社會所大量需要的。在產業發達的西方國家中，秘書是一門很“俏”的職業。本文著重探討作為現代社會的一名合格的秘書應該具備哪些素質和能力。關鍵詞：秘書;素質;能力;專業
一、引言
隨著我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經濟日益發達，信息服務的市場擴大，對秘書的需求量也日益增大。可以猜測，到來世紀初，隨著產業化的現代結構的天生以及我國經濟的逐步發展，秘書工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較高級的職業，而且會成為吸引千萬勞動雄師的一門新興行業。企業秘書必須是思想品德上的“馬列者”,工作上的“老黃牛”,文字能力上的“作家”,綜合素質上的“智囊”,辦事上的“經紀人” ,思想上的“戰略家”。
二、秘書的能力構成
現代企業制度的建立 ,是現代經濟高速發展的必須 ,同時也對秘書工作提出更高的標準 ,與傳統意義的 “秘書” 相比 ,現代企業要求秘書更是 “全才” ,必須具有科學的預見和廣博的知識 ,集多能于一身 ,構建自身的能力結構 ,同時 ,還必須具有高尚的職業道德和良好的心理素質。
1.具有較高的文化專業素質
企業文秘職員應具有廣博的基礎文化知識。（1）是社會科學基礎文化知識,如歷史、政治、思想史,社會發展史,哲學理論等。在世界經濟日趨一體化的今天,企業要生存發展,必然要進進世界市場參于競爭,這就要求文秘職員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業務伙伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業倡導的是儒家理論,夸大職員、公司是一家。而美國企業則更多地倡導開拓、奮斗、競爭精神,夸大創新和自我實現。了解本國文化,了解不同國家的歷史,正確把握不同國家的特點,對于開展辦公室工作有很大幫助,在經濟聯系日益國際化的今天,這一點更是突出;(2)是自然科學基礎文化知識。當代社會的工作與生活離不開自然科學知識,高科技含量的企業生產,以自然科學知識為基礎。同時,現代辦公設備日益復雜化、高技術化,沒有一定的自然科學知識很難學習了解其原理和性能。總之,文秘職員沒有一定的自然科學知識,就很難學習把握辦公自動化的新技術,就不能為企業內各部分提供高效率的服務。
2.具有較強的是表達能力
表達能力是文秘職員的重要能力之一。匯報工作、接待來客、協調溝通等都要通過表達。文秘職員應當正確、及時、簡潔、規范地表達工作情況,正確把握何時該說什么,何時該寫什么,說該怎么說,寫該怎么寫,只有在這些題目上把握適度,才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什么?在口頭表達中,要靠駕馭語言的能力,靠豐富的詞匯量,靈敏的思維,清楚的語言以及語氣、手勢、表情、體態等。在書面表達中,要靠正確的詞匯使用、嚴謹縝密的思維、得當的文章體式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是正確、規范、簡捷。隨著企業辦公自動化水平的進步,對辦公室職員的書面表達提出了更高的要求,文秘職員必須學會熟練地在計算機上進行文字處理。四是公關協調能力。通過文秘的公關協調工作使企業與企業之間,企業與公眾之間建立良好的合作關系,為本企業提供其他企業的信息,進步企業應變能力。協調就是協調本企業內部上下級、各職能部分之間的***關系,并通過我們的工作構建以“***”為核心的企業文化,追求人與人之間的***,人與自然和社會的***,營造一個祥和、互助、奮發向上的企業氛圍。由此可見,文秘職員的公關協調能力至少應當包括溝通能力、協調能力、組織能力、輔助決策能力和應變能力。
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