淺談企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制論文
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,加上財務工作本身的特點和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展,企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制也發(fā)生了變化，由以前的人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯づc計算機共同控制，原有的內(nèi)部控制已經(jīng)不能適應現(xiàn)在企業(yè)會計的發(fā)展。眾所周知，會計電算化給企業(yè)的會計工作帶來了很大的方便,讓以前的會計人員告別了繁瑣的紙上記賬等數(shù)據(jù)工作。因此我們需要正確的了解會計電算化和內(nèi)部控制等之間的概念和關系,在此基礎上找出隨著會計電算化發(fā)展而出現(xiàn)的一些新問題,并提出相應的解決措施來加強企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制。
一、會計電算化與內(nèi)部控制
企業(yè)會計電算化是通過電子計算機會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)的。1會計電算化相對于傳統(tǒng)的會計對于信息數(shù)據(jù)的處理更加的準確和迅速,提供的信息更加及時和有效,減輕了會計人員的負擔，有利于企業(yè)加強自身的管理,幫助企業(yè)規(guī)避風險,提高自己的競爭力和實現(xiàn)自身的效益。企業(yè)會計電算化的內(nèi)部控制是不同于傳統(tǒng)會計的內(nèi)部控制，面對會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的要求更高。首先是對于電算化操作人員職能的控制，由于會計的電算化,將會計人員從繁瑣復雜的工作中解放出來，很多的工作以前由兩個人做的現(xiàn)在由一個人來操作計算機進行，工作的處理以電算化系統(tǒng)為主，對于電算化系統(tǒng)的高度依賴,容易導致責任的集中，增加了出現(xiàn)問題的風險性。其次，企業(yè)內(nèi)部控制的處理數(shù)據(jù)應該要規(guī)范化,保證信息數(shù)據(jù)的準確性,特別是原始的數(shù)據(jù)。最后,就是由于所有的數(shù)據(jù)都是借助電算化系統(tǒng)進行操作,所有的數(shù)據(jù)也都存儲在計算機上,一般很少有紙質(zhì)的備份等，計算機容易出現(xiàn)失誤、誤刪或者病毒都對會計數(shù)據(jù)有很大的隱患,特別是有些不法分子未經(jīng)批準擅自更改數(shù)據(jù),這些都需要企業(yè)加強內(nèi)部控制來保證企業(yè)會計電算化安全管理。
二、會計電算化管理中內(nèi)部控制的問題
現(xiàn)在我國企業(yè)會計電算化的應用已經(jīng)日趨成熟,但是我們不可忽視的是在企業(yè)中的會計電算化管理中仍然存在很大的問題，需要們重視。
(-)企業(yè)會計電算化基礎管理工作薄弱
1.會計電算化缺乏管理和控制我國企業(yè)的會計電算化缺乏控制制度和有效的管理。比如我國財政部門規(guī)定,用計算機代替人工、手工的記賬的單位必須要達到一定的條件,并要經(jīng)過同級的財政部門或者業(yè)務主管部門的審批。對于一些達不到要求的，沒有經(jīng)過審批的,并且沒有相應的內(nèi)部管理制度,還有一種情況就是一些外資企業(yè),他們直接采用的會計電算化的軟件與我國的《計核算軟件基本功能規(guī)范》存在一定的差距，并不一樣,執(zhí)行起來,監(jiān)控起來有一定的難度。還有一些企業(yè)雖然制定了一些相關的規(guī)章制度,但沒有切實的執(zhí)行下去,使企業(yè)的會計電算化存在一定的管理和控制缺陷。
2.職責分工不明確在企業(yè)實行會計電算化之后，企業(yè)增加了電算化系統(tǒng)的維護人員，但是并沒有新的崗位制度,會計電算化下的職責分工大部分是繼承原有的職責分工，有時候不能適應電算化下的模式,容易出現(xiàn)職責的分工不明確，而且是由于計算機操作,大部分是有密碼控制權(quán)限,很多時候可能因為密碼外泄出現(xiàn)財務風險。另外由于對員工的管理不完善，很多會計人員在崗位上容易越權(quán)操作,或者無權(quán)操作,還存在一些頂替操作行為的出現(xiàn),讓許多閑雜人等進行操作,這都難以明確責任分工。
3.操作中存在風險由于職責分工不明確，很多沒有指定相應的控制措施，缺乏一定的監(jiān)督,容易出現(xiàn)越權(quán)操作的行為,也容易出現(xiàn)會計人員在職位上懈怠，當出現(xiàn)了問題之后，不容易追究責任。這無疑會給企業(yè)造成損失。
4.維護中存在風險由于計算機的應用，很多維護僅限于日常的計算機軟件和硬件的簡單維護,不能保證重要數(shù)據(jù)和信息的安全，特別是在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)問題之后，一般都是直接由會計工作人員通知維修人員進行維修，沒有經(jīng)過正常的正規(guī)的渠道來進行申報和記錄,這都會增加會計數(shù)據(jù)的風險,不利于企業(yè)的正規(guī)化和規(guī)范化。
5.檔案的保管存在問題對于企業(yè)會計電算化來說,檔案的保管直接關系到企業(yè)信息安全性，然而,企業(yè)卻在檔案的保管上存在很多的問題,首先,是對會計電算化檔案的重視度不夠，很多企業(yè)沒有風險意識。其次,在保管上過于松散,沒有嚴格地按照一定的規(guī)格來進行專人的保管,這樣出現(xiàn)差錯時,容易責任不明確。再者,對于會計相關數(shù)據(jù)的備份不能做到正確無誤，有時候會出現(xiàn)延期備份或者遺漏備份,不能定期完備的備份，當計算機出現(xiàn)問題時,就容易導致數(shù)據(jù)的缺失。第四，對于安全性方面,企業(yè)沒有建立相關的防病毒軟件,容易使數(shù)據(jù)庫受到入侵，給不法分子以可乘之機，造成較大的損失。第五，由于現(xiàn)在網(wǎng)絡的發(fā)達，網(wǎng)絡信息在共享的基礎上,也容易加強企業(yè)自身的危險，因此，還要增強網(wǎng)絡安全防范能力。
(二）會計電算化軟件控制不安全
1.軟件安全性低很多企業(yè)的電算化財務軟件一般保密性較差，很多企業(yè)只是考慮到自身的經(jīng)濟利益，對于用戶會計數(shù)據(jù)的保密性安全性涉及較少，因此企業(yè)的數(shù)據(jù)庫缺乏較為安全的加密措施,外面的人可以簡單的侵入到數(shù)據(jù)庫,竊取企業(yè)的相關信息,大大損失了企業(yè)的利益。會計軟件本身的程序控制缺乏效力,會計軟件本身的漏洞比較多，不足以確保會計系統(tǒng)的安全。1有一些會計電算化的軟件存在允許用戶多個月不結(jié)賬,然而還能繼續(xù)進行接下來每個月的賬務處理。這都會導致企業(yè)存在大量的損失,并且計算機系統(tǒng)缺乏綜合的推理和判斷的能力。這樣會導致賬務系統(tǒng)錯誤的出現(xiàn),讓企業(yè)的會計系統(tǒng)面臨風險,給企業(yè)帶來損失。
2.核算環(huán)節(jié)之間缺乏交流總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞。3這樣可以幫助企業(yè)進行查詢和自助轉(zhuǎn)賬等，但是核算環(huán)節(jié)之間可能會缺乏一定的交流“無縫連接”還不能實現(xiàn)。這就阻礙了計算機在信息數(shù)據(jù)處理上所表現(xiàn)出來的先進性。另外還因為會計電算化的相關信息系統(tǒng)不能自己完全實現(xiàn)內(nèi)部自動的轉(zhuǎn)換相關的會計數(shù)據(jù),很多的子系統(tǒng)仍然直接建立在使用基礎數(shù)據(jù)的基礎上。這樣都會加劇會計工作人員輸入數(shù)據(jù)的工作,加大其工作的負荷,還可能會因為人工的核算和輸入導致一些機器出錯，這都會讓企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制較為困難。
3.部分功能與內(nèi)部控制不符合在企業(yè)中的會計電算化系統(tǒng)中，在計算機磁盤中的相關數(shù)據(jù)信息可能會被篡改卻不容易被發(fā)現(xiàn)，存在一定的風險性,容易給企業(yè)造成損失,而且電算化系統(tǒng)中可能會有一些多余的功能,會導致系統(tǒng)失效,這無疑會給會計電算化操作人員造成一定的誤導,使會計人員對此有一定的依賴,還容易給一些不法企圖的人提供了可乘之機。
很多財務軟件的企業(yè)只是單純的考慮自己的經(jīng)濟利益，為了防止盜版的出現(xiàn)，對于用戶會計的安全性和保密性并沒有進行深入的研究，這就可能讓企業(yè)用戶因為這個原因產(chǎn)生損失。并且,還因為數(shù)據(jù)庫沒有基本的加密措施,或者加密措施較為簡單,這很容易讓別人入侵,從外面打開數(shù)據(jù)庫,修改企業(yè)的會計相關信息,讓企業(yè)存在風險。
4.電算化軟件實用性欠缺很多企業(yè)在選購會計電算化系統(tǒng)軟件時缺乏一定的目光長遠性,很多企業(yè)現(xiàn)有的會計電算化軟件已經(jīng)不能適應如今快速發(fā)展的經(jīng)濟,企業(yè)并沒有對原有的系統(tǒng)軟件進行更新和改進,有些軟件會計人員并不能熟練運用，這樣就導致相關的內(nèi)部控制不能正常的發(fā)揮作用。
(三）人員素質(zhì)有待提高
由于計算機更新?lián)Q代較快,會計電算化系統(tǒng)也隨之更新較快,現(xiàn)有企業(yè)的會計電算化人員不能跟上時代的發(fā)展，對于電算化系統(tǒng)很多功能不能很好的運用，開發(fā)更加談不上了，導致企業(yè)內(nèi)部控制不能貫徹實施。另外,很多員工抵制不了誘惑，出現(xiàn)一些違法的行為，需要企業(yè)加強內(nèi)部控制，做好監(jiān)督來規(guī)范員工的職業(yè)道德。
(四）會計電算化內(nèi)部審計監(jiān)督的缺乏
會計電算化的內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計人員起著對會計電算化的監(jiān)督、審核、指正的作用。內(nèi)部的審計人員要及時的對會計電算化系統(tǒng)的相關管理和控制制度進行相關的研究以及評價，內(nèi)部的審計人員要指出會計電算化的薄弱的地方，在此基礎上并要提出相應的改善意見，讓企業(yè)加強會計電算化的控制和管理。但是在企業(yè)中這個環(huán)節(jié)做得不好，對企業(yè)會計電算化的審計和監(jiān)督落實不到實處,會計電算化內(nèi)部審計監(jiān)督的缺乏都會影響到企業(yè)會計電算化中內(nèi)部控制制度的完善。
三、加強會計電算化內(nèi)部控制的措施
(-)加強企業(yè)會計電算化基礎管理工作
建立會計電算化操作的內(nèi)部控制制度首先，需要會計電算化管理人員要嚴格遵守相關的電算化操作內(nèi)容,不能越規(guī)操作,特別是對于系統(tǒng)軟件管理密碼一定要嚴格保管，并要定期更換,一定要用專業(yè)人士進行修改。其次,在操作過程中，要注意機房的安全，不能違規(guī)操作和越權(quán)操作,特別是不能在計算機處于開機狀態(tài)就擅離職守，以免造成不必要的損失。操作人員離開機房，無論時間長短也要鎖好機器和房門，不能貪圖省事,存在僥幸心理,給不法分子以可乘之機。再者在維修操作時，不能將計算機直接給維修人員，甚至讓其代替操作,這都會加大企業(yè)的財務風險,對于專業(yè)的維修人員一定要做好審核，維修人員要證件齊全，不能含糊而過，并要經(jīng)過主管部門簽字才可進行維修。最后，要有專門的人員做好操作記錄，對于操作人員時間作好記錄，對于計算機故障和維修也應作好記錄。記錄要有專業(yè)人員進行管理，不能隨意更改。記錄要保證一般要備份,雙份并要放在不同的地方，以免失竊；對于計算機的維修和軟件升級等，不能直接聯(lián)系維修人員，一定要經(jīng)過審批之后，并做好記錄，要有相關的人員對維修人員和操作人員做好監(jiān)督;還要健全計算機軟件以及硬件出現(xiàn)一些故障時,要先進行排除的管理措施,這樣才能保證會計數(shù)據(jù)的完整性。
(二）正確選擇會計軟件在當今會計電算化的發(fā)展下，企業(yè)會計核算和工作的好壞直接是由會計軟件的好壞決定的。因此，會計軟件的選擇就非常的重要,必須重視會計軟件的選擇,這直接關系到建立健全電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的應用，選擇要注重從會計軟件的安全性、實用性、便捷性等方面考慮。會計軟件的選擇要注重軟件的實用性和長遠行，不能為貪圖一時的便宜，采用的軟件不符合國家的相關要求，對于外資企業(yè)更要做好與我國的會計電算化軟件的接軌，以免造成過多的麻煩。
(三）內(nèi)部控制做好基礎工作的完善
1.崗位明確企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的完善一定要保證會計電算化軟件的合理設計,建立有效的管理制度。這樣可以幫助企業(yè)的內(nèi)部控制度得到很大程度的完善,企業(yè)做好崗位明確是前提。因此,企業(yè)在實行會計電算化之后一般要分為傳統(tǒng)的基本會計崗位和會計電算化的會計崗位。要做到兩者分工明確并且有效結(jié)合,傳統(tǒng)的基本會計崗位包括會計的主管,會計的核算，出納，以及會計數(shù)據(jù)檔案的管理等，會計電算化的崗位包括電算化的主管、系統(tǒng)的操作、系統(tǒng)的維護、審核、檔案的管理等。
2.權(quán)限管理會計電算化必須做到權(quán)限明確，員工不能做到越級越權(quán)操作，權(quán)限管理包括權(quán)限分配和用戶名/密碼管理兩個方面。4一般權(quán)限分配主要是決定哪些人對會計的數(shù)據(jù)具有操作權(quán)，用戶名與密碼管理則保證了用戶與權(quán)限的相對應關系。權(quán)限管理一定要做到分工明確，在權(quán)力上做到互相牽制，相互制約。這樣可以有效的控制違法錯誤的行為。而且在權(quán)限設置中，密碼一定要定期更換，管理人員的保密意識一定要強,事事要維護企業(yè)的利益。這樣可以有效的發(fā)揮作用，做到分工明確并且權(quán)責分明。
3.電算化的檔案管理會計電算化的檔案管理一定明確檔案的建立和保管、復制和使用，修改等由專門人員負責,檔案管理的明確能夠全面并且及時的反映企業(yè)的資產(chǎn)狀況、經(jīng)營狀況等，都可以以這些數(shù)據(jù)直接的反饋給企業(yè),讓企業(yè)做好計劃。
(四）加強會計電算化的監(jiān)督
首先，要做好會計電算化的審計監(jiān)督，內(nèi)部審計即是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。5因此，要經(jīng)常對會計資料進行審計和審查,并要遵守相關的法律法規(guī)。其次，可以運用計算機外部審計法,計算機外部審計是將計算機作為一種記賬的工具，需要審計人員運用原始的數(shù)據(jù),然后借用計算機進行相關的運算,最后將計算機的處理結(jié)果與計算機的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進行輸出的比較,來檢驗其方法的正確與否。再者，可以運用編程驗證法，內(nèi)部審計部門根據(jù)賬務處理的流程按照審計要求設計、編制適于本單位計算機賬務處理過程檢驗的樣本數(shù)據(jù)磁盤。要將樣本的數(shù)據(jù)磁盤放入財務部門的計算機檢測出來，并要將結(jié)果打印出來進行對比分析，可以避免外面檢測機構(gòu)所帶來的風險,這樣可以推斷出計算機賬務處理的程序是否合法。最后,企業(yè)還可以運用網(wǎng)絡，進行聯(lián)網(wǎng)審計,這樣需要運作時在審計部門進行檢測機的安裝，然后采用審計程序進行專業(yè)檢測，審計人員可以通過相關的操作就可以對財務部門的計算機進行檢測，并及時的進行審計,這樣運用網(wǎng)絡傳輸來進行檢測，可以不受時間以及空間的限制，可以提高審計部門的辦事效率,還可以保證檢測的質(zhì)量。
(五）提高企業(yè)會計電算化人員素質(zhì)
企業(yè)會計電算化人員的素質(zhì)很大程度上決定了企業(yè)會計電算化的發(fā)展，因此，企業(yè)要從兩個方面進行：一是，要做好考核機制,企業(yè)要積極的引進人才，對于會計電算化人員的素質(zhì)要積極的進行考核,做好筆試和面試的把關，要做到嚴進。第二就是企業(yè)要做好對自己員工的定期培訓，要做好專業(yè)知識的培訓，要經(jīng)常與大型企業(yè)進行交流合作,做好人才的洽談,做好職業(yè)道德和相關法律法規(guī)的宣傳,來避免違法、違規(guī)操作的出現(xiàn),提高會計電算化人員的職業(yè)道德素質(zhì)。
四、結(jié)語
不可忽視的是，現(xiàn)在隨著科技和經(jīng)濟的發(fā)展,企業(yè)的會計電算化管理中的內(nèi)部控制存在很多的問題，需要企業(yè)認真面對,并找出相應的解決措施以幫助企業(yè)規(guī)避風險,保護企業(yè)的會計數(shù)據(jù)等，做好企業(yè)的管理，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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