辦公室行政管理精細化思路探討論文
摘要：企業的辦公室行政管理工作中，大多都會存在一些問題以及漏洞，導致行政管理工作效率不高。要想改善管理工作，加強管理工作的精細化，是一個實現途徑，也是需要我們在工作中的一種常態思維。因此本文將分析辦公室行政管理工作中存在的問題，并提出精細化思路，希望能夠為以后的管理工作提供參考。
關鍵詞：行政管理；科學；工作；精細化
在企業管理人員所有需要考慮的問題中，如何提高辦公室行政管理工作精細化是一項重要內容，為所有企業管理人員所重視。而且這代表了企業行政管理的一個新方向和新趨勢。如果能夠實現管理工作的精細化，不僅利于提高辦公室行政管理工作的效率，還有利于節約企業的管理成本。因為辦公室管理工作的精細化是一種科學合理的管理方法，能夠利用最低成本，實現最高的工作效率，以及獲得最大的利益。但是辦公室行政管理工作仍然存在很多問題，是企業目前沒有意識到或意識到而并未解決的。
一、企業行政管理存在的問題
（一）管理者的管理意識低
通常管理者的管理意識強弱決定了一項管理工作是否科學合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意識是一項良好素質。當管理者的管理意識足夠精細，管理工作才能夠深入貫徹的執行，能夠充分考慮到各方面的因素以及需要，并及時提出解決方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精細化的客觀條件。
然而通過實際工作中調查發現，大多企業中的管理層人員通常缺乏精細化的管理意識，對一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意識操作，導致管理工作進行的緩慢拖沓，甚至無法進行。
（二）管理制度不夠健全
通過分析大多的企業的組織結構圖，會發現了解到很多組織結構都偏粗劣，很多部門的管理工作有特別大的相似性，而且管理工作的敘述概念較籠統，一般都沒有針對不同的辦公室制定不同的管理辦法。因此導致管理人員的工作同樣概念模糊籠統，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無及談精細、創新。
同樣的在某一部門中，管理人員對于低層管理人員分工不夠明確，責任落實不具體，因此對于激發工作人員的積極性也不利，對于管理工作的開展也帶來了一定程度的消極性。
管理工作一部分內容是對工作人員的獎懲，存在的問題便是績效考核制度明確卻缺乏考核執行，盡管制定了績效考核制度，然而在具體的實踐工作中卻無序混亂，落實不到具體。
（三）管理目標模糊
在人的需求層次理論中，刺激引發需求，需求決定動機，而動機則決定了一個人的行動。動機即目的、目標，如果沒有明確的目標，則無法實施有效的行動，因此有一個明確的目標，對于企業的辦公室行政管理工作來說也是非常重要的。然而普遍存在的問題就是辦公室行政管理工作中，管理工作沒有明確的目標，僅憑經驗來進行管理工作，脫離實際，既而也增加了管理工作的負擔，又無法有效的完成管理工作。
（四）缺乏科學量化的管理方式
由于管理工作的進行需要考慮到各個方面，因此需要建立一個科學量化的管理體系，通過科學量化某些方面的指標，如員工的品德、能力、以及工作績效，可以實現局部的管理工作精細化。但大多數企業存在看重員工的績效，而忽略員工的品德的現象，管理人員對工作人員的評價過于片面，難以調動員工的積極性，反而增加了管理工作的壓力。
同時企業對于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。而不同的崗位就有不同的內容、性質，如果對所有的崗位實行統一的量化方式，沒有針對性，也不利于管理工作的精細化。
（五）管理人員或員工職業素質不夠高標準
當然部分工作人員的職業素養非常高，工作積極，具有團體協作意識，能夠高效完成自身的工作，也能夠幫助完成其他人的工作。然而，也少部分存在工作人員或者行政管理人員的職業素養不夠高，不僅沒有主動的更新自身的職業知識，甚至以自我為中心，為了一己私利而不顧集體的利益，缺乏精細工作的意識，工作敷衍塞責的想法。即使管理人員再如何精細，管理制度再如何科學合理，沒有工作人員的配合，管理工作的精細化也無法進行，這也是管理工作精細化的直接阻力。
二、辦公室行政管理工作精細化思路
如果行政管理人員和員工都能夠意識到以上的問題，并能夠積極提出針對性解決措施，則辦公室行政工作的精細化將指日可待。
（一）行政管理人員管理意識的提高及實際應用
管理人員在實際管理過程中，應當始終秉持以企業核心價值觀“精品、人品”同在精神，并以“精華、細化”的態度原則，加強對基層工作辦公室調研力度，有針對性的對各個不同的崗位制定出不同的管理方式，精分細化管理工作，規定工作的流程以及不同工作人員的責任。
行政管理人員不能缺乏耐心和細心，需要一步一步地將工作規范化、精細化，同時行政管理人員也應當加強自身的學習，與時俱進，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以靈活的管理思想執行精細化，帶動整個工作的精細化思路靈活善用。
（二）管理制度規范化
如企業組織存在結構粗劣的話，就可以在一定程度上細分組織結構，并依此細分部門的工作范圍，進一步可以細分工作人員的職能范圍。由整體入手，一個階段一個階段地細分，實現管理制度的規范化以及精細化。
而且為了管理工作的精細化，需要將管理精細化的理念，深深植入工作人員的思想中，通過理念的改變可以使工作人員在具體的工作中調整自己的行動，協助完成工作的精細化。而如何完成這項目標，就需要通過管理制度的規范化以及精細化。這也進一步說明了管理制度規范化的重要性。
（三）明確管理目標，實現管理工作的流程化
有一個明確的目標，對于實踐行為具有重要的指導意義。有一個明確的管理目標，可以規范管理人員的管理行為。在實現目標的道路上，能夠隨時引導行政管理人員的錯誤行為回到正軌，有利于實現管理工作的精細化。
以八年的辦公室行政工作經驗發現，工作的流程化可以大大提高工作的效率。如中鐵貴州工程有限公司，雖然是2015年成立的新公司，公司的新生代力量較多地為公司注入更多的新元素工作理念，年輕的團隊卻實力不輕，勇于創新、敢于發現，工作愿意改老路線，走提高工作效率的細致化、創新化的思維管理觀念，對于管理工作亦如此。行政管理人員規定每個工作崗位的權力與責任，細分一整項工作，每位或每幾位工作人員負責一項內容，最后將所有內容進行整合，完成這項工作。簡單的工作流程可以積極促進管理工作的精細化和規范化，同時還能降低工作人員的負擔和管理工作的壓力。新公司也罷，人才年輕經驗少也好，主要在于工作思路要新與細，后浪必然會推前浪。
（四）量化、細化管理項目
要想提高行政管理工作的效率，應當擺脫傳統的模糊管理，即沒有科學量化管理方式，缺少科學量化的管理方式，即缺少了一個有效調動員工積極性的工具。因為不同的崗位，具有不同的性質和內容，因此需要實行不同的量化考核方式。而且需要對員工的品德、能力及績效進行相同的考核，這樣才能做到充分公平，調動員工的積極性。員工的工作積極性提高了就會實現對行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也會因此變得輕松簡單。
（五）全面提高員工職業素養
辦公室行政管理工作的精細化同樣依賴于對員工職業素養的培養。辦公室行政管理工作過于零碎、繁重，如果員工不能夠積極配合辦公室的行政管理工作，管理工作的工作量就會因此而加大，也自然影響了辦公室管理工作的精細化。
企業應當加強對工作人員工作思想的培養，讓員工對企業和工作具有認同感，能夠積極主動的參與管理工作。為行政管理工作的精細化奠定基礎。
三、總結
辦公室的工作任務繁重，細節頗多，工作任務的實施好壞是關系企業整體發展的重要環節。如果能夠實現行政管理工作的精細化，建立一個科學的企業管理方式，可以提高整體工作效率，降低企業的發展成本，對于企業的發展具有良性的促進作用。
參考文獻：
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