如何進行項目材料采購成本控制
當(dāng)前，國內(nèi)建材市場還是為數(shù)不多的極不透明的市場之一。由于建材種類繁多，價格變動大，及時掌控準(zhǔn)確的市場價格信息對建企來說還是相當(dāng)困難的。當(dāng)前權(quán)威的市場價格信息還主要由定額站在發(fā)布，價格失真程度(與市場實際成交價)有30—50%之大。下面是yjbys小編為大家?guī)淼娜绾芜M行項目材料采購成本控制的知識，歡迎閱讀。
項目采購現(xiàn)狀
常言道“貨比三家不吃虧”，在項目采購中這句話依然重要。項目經(jīng)理非常希望自己的材料采購人員能夠?qū)⒐ぷ髯黾氉鲈鷮崳啾容^供貨商報價，獲得最優(yōu)采購方案，達到成本最低。但很難達到理想狀況，甚至常會發(fā)生嚴重問題：
比價工作不充分
材料采購任務(wù)量相當(dāng)大，人手不可能配備很多，當(dāng)采購工作跟不上工程現(xiàn)場進度時，充分的比價工作就難以進行了，易產(chǎn)生價高質(zhì)次等問題。
缺乏供貨商信息資源
工程產(chǎn)品材料種類繁多，每一個工程所用的材料品種、品牌差異巨大，因缺乏供應(yīng)商資源，導(dǎo)致不能進行充分的“貨比三家”現(xiàn)象很常見。
項目進度無法失控
企業(yè)總部和項目經(jīng)理只能對一些大宗采購安排時間審核，進行市場價調(diào)查。對中小采購項目沒有時間也沒有能力去控制，這種情況下易出現(xiàn)“采購腐朽”現(xiàn)象。當(dāng)采購員信誓旦旦對你匯報這產(chǎn)品最便宜最好的三家報價時，不由得你不信。
手工詢價弊端明顯
我們將傳統(tǒng)的電話、傳真詢價定義為“手工”詢價。因為詢價過程的數(shù)據(jù)管理很難再利用，其弊端有以下幾點：
效率低，無法掌握海量采購信息
以中建八局為例，其ERP系統(tǒng)里已存有16萬種材料了，只鋼材一項就有10000多種了，還在不斷增加之中，加上海量的供應(yīng)商數(shù)據(jù)。面對如此龐大的數(shù)據(jù)，用“手工”方法電話或傳真去完成采購詢價，要求做到“貨比三家”，本身是相當(dāng)勉為其難的，采購人員即使想努力控制采購成本，工作也很難做到位。不是“想不想”的問題，而是“能不能”的問題。
信息不能共享，不利降本
有時某項目采購人員為找一種新材料，滿世界跑，甚至耽誤工期，采購價格也很高。很可能隔條街本公司的另一工地就曾采購過這種材料。供應(yīng)商、產(chǎn)品、價格信息在一個企業(yè)無法形成一個高效低成本的共享平臺，經(jīng)濟損失有時是非常巨大的。
上下信息嚴重不對稱，采購成本控制難
若采購人員思想出現(xiàn)問題，責(zé)任心不強。“手工”作業(yè)狀態(tài)下，面對海量詢價、海量采購商、海量采購品種，上級對采購成本是不可能控制到位的，一般只能采取抓大放小的方法來實施。總部對項目部的采購成本控制、項目經(jīng)理對采購人員的采購成本控制莫不如此。
“手工”作業(yè)形式下，下屬具有信息優(yōu)勢，上級處于信息弱勢，上下級的信息嚴重不對稱，上級也就失去了管控能力。而現(xiàn)在的市場形勢是項目利潤空間越來越小，所以，建企保障或提高實際項目利潤，必須管得更多，管得更細。如果沒有一個信息化的強大平臺，手工作業(yè)是無法企及的。
歷史數(shù)據(jù)無法積累
基層采購人員歷史的詢價數(shù)據(jù)，有相當(dāng)大的重復(fù)利用價值。一個工程從招投標(biāo)到結(jié)算就需持續(xù)相當(dāng)長的時間，甚至超過5年，在這一過程，這些歷史詢價數(shù)據(jù)都需用到。“手工”詢價方法，這些歷史數(shù)據(jù)被記在紙介質(zhì)上或者零星無關(guān)聯(lián)的Excel表上，幾乎沒有重復(fù)利用的可能，更不用說共享的價值了。平時的大量工作成果無法形成更大的企業(yè)知識和企業(yè)價值，相當(dāng)可惜!
基于以上信息我們可以得出，建立一套智能分析、反饋迅速的應(yīng)用系統(tǒng)，對于項目成本控制是很有必要的，當(dāng)然這樣的系統(tǒng)要具備以下幾個條件：
高效率、低成本的數(shù)據(jù)采集
通過智能系統(tǒng)幫助采購人員高效完成詢價工作的同時，完成數(shù)據(jù)采集工作，完整詳盡的詢價過程數(shù)據(jù)能進入企業(yè)數(shù)據(jù)庫，任何增加基層采購人員的工作將會增加系統(tǒng)執(zhí)行的阻力，難以保證數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性。
可實行實時共享機制
知識和信息通過企業(yè)內(nèi)的全面共享創(chuàng)造更大價值，可快速拓展供應(yīng)渠道。但共享信息有嚴格的權(quán)限分級授權(quán)機制。
數(shù)據(jù)挖掘分析
通過對全部數(shù)據(jù)的分析挖掘形成企業(yè)中準(zhǔn)價格、平均價格等控制線，并對每個報價單過高過低提出預(yù)警。
管理者獲得詳細數(shù)據(jù)成本低、速度快
當(dāng)上下級信息對稱時，采購的規(guī)范性和成本將得到很好地控制。管理的本質(zhì)是信息對稱，采購管控尤其如此。智能系統(tǒng)若能使管理者獲取過程數(shù)據(jù)更加容易、迅速，低成本管控能力則快速提高。
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