軟件項目的溝通管理

時間：2024-08-11 16:28:17 管理溝通

軟件項目的溝通管理

　　引導語：項目管理中，溝通是一個軟指標，其所起的作用不好量化，溝通對項目的影響往往也是隱形的。下面是yjbys小編為你帶來的軟件項目的溝通管理，希望對大家有所幫助。

　　項目溝通管理是現代項目管理知識體系中的九大知識領域之一，項目溝通管理在成功所必須的因素—人、想法和信息之間提供了一個關鍵性連接。

　　溝通對項目的成功，尤其是IT項目的成功非常重要。本文就圍繞溝通的重要意義、項目干系人、溝通對效率的影響、溝通的關鍵要素這幾方面展開一些探討，最后結合高職外語教學、綜合測評平臺項目，對溝通在小組軟件開發過程中的應用進行案例分析。

　　1、溝通的意義及項目干系人分析

　　項目管理要素有：范圍、時間、成本、質量、人力、風險、采購、溝通，一個成功的項目與這些因素是緊緊相關、不可分離的。但是在項目的實際參與和項目的操作過程中，可以發現無論是項目管理中的哪個因素，與其關聯最多、涉及活動最多的是項目干系人，項目干系人一般包括最終用戶、項目團隊、項目公司的管理層等一些主要的利害關系者。項目管理中時間、成本、質量、人力、風險、采購等很大一部分是與人的溝通與人的管理有關，如何做好人的管理、如何組建一個成功的項目團隊、如何在項目中發揮團隊的所有潛力、如何與客戶的關系日趨完善、如何做到讓客戶滿意，這些都是在“溝通”管理中所必須及掌握的要素。

　　要做好各要素溝通，要實現于人的管理，就應站在這些“項目干系人”的角度上，從他們的需要及利益出發，最大限度地通過項目實現他們的價值，如果脫離這些，那么項目是很難獲得成功的。項目經理在與客戶進行需求調研及交流前，一般先要充分考慮項目的需求性及可行性，然后列一個需求管理(包括詳細的溝通計劃及溝通要求)計劃，并且要考慮需求溝通中所需的人員、資源、時間的要求，這樣才可以保證需求調研的準確性。很多軟件項目在其開發過程中，客戶突然提出需求變更，給項目的進展帶來不利的影響，雖然很大程度上這是客戶主觀因素造成的，但也說明項目組在和客戶進行前期溝通的時候，沒有充分考慮一些假設或約束因素，也沒有充分明確列舉溝通要求。

　　同樣，除了和客戶進行溝通之外，在項目開發過程中，項目經理與項目成員之間的溝通方式及項目經理對團隊的建設技巧也是直接影響到項目成敗的關鍵。項目過程中溝通的目的是為了“保持項目進展、識別潛在問題、征求建議以改進項目績效”，如果在項目的開發、設計過程中未把好溝通這道關，可能會產生意料之外的項目失敗，同樣一個好的配合團隊能使項目達到事半功倍的效果，關于溝通的具體的一些方法和技巧將在下文談到。

　　2、溝通與效率的關系

　　2.1項目復雜程度與實施效率

　　溝通路徑所消耗掉的工作量多少取決于軟件項目本身的復雜度和禍合度。原IBM在馬里蘭州蓋茲堡的系統技術主管JoelAron，在他所工作過的9個大型項目的基礎上，對程序員的實施效率進行了研究。他根據程序員和系統部分之間的交互劃分這些系統，得到實施效率表。

　　一般說來，底層軟件(操作系統、編譯器、嵌入式系統、通信軟件)的接口復雜度要比應用軟件(MIS、操作維護軟件、管理軟件)要高得多。

　　在估算軟件開發項目工作量時要充分考慮任務的類別和復雜程度，因為抽象的、接口復雜的系統開發過程，其溝通消耗必然大。另外，有深厚行業背景的軟件，要考慮開發人員為熟悉行業知識所需付出的溝通消耗。

　　2.2團隊規模與實施效率

　　需要協作溝通的人員的數量會影響開發成本，因為成本的主要組成部分是相互的溝通和交流，以及更正溝通不當所引起的不良結果(系統調試)。

　　人與人之間必需通過溝通來解決各自承擔任務之間的接口問題，如果項目有n個工作人員，則有nx(n-1)/2個相互溝通的路徑。假設一個人單獨開發軟件，年實施效率為1000行代碼，而每一條溝通路徑上每年消耗掉的工作量可折合500行代碼，則團隊規模和溝通消耗以及實施效率存在以下關系。

　　2.3團隊的默契度與實施效率

　　團隊的默契程度對軟件實施效率影響很大。一個經過長期磨合、相互信任、形成一套默契做事方法和風格的團隊，可能省掉很多不必要的溝通，其合力甚至可以超越這個團隊本身，而做出一些平時他們連想都不敢想的成就來。相反，初次合作的團隊因項目成員各自的背景和風格不同、成員間相互信任度不高等原因，就要充分考慮溝通消耗。

　　營造一個配合默契的團隊并沒有一個簡單易行的規定和過程，但是有一個必不可少的因素，那就是團隊中的所有成員對這個小組承擔的全部義務，成員樂于為整個團隊而放棄自己的利益和志向，這樣整個團隊就一定有很強的內聚力，而且一個人置身于氛圍良好、合作默契的團隊中心情一般都較好，這種良好的氛圍所能帶來的能量是不可估量的。

　　所以持續良好的溝通和交流是一個團隊的無形資產，而由之形成的一個自然、穩定、默契的開發團隊就是軟件企業的核心競爭力所在。

　　3、溝通的一些要素

　　一個優秀的團隊組織和協調管理者所發揮的作用往往對目的成敗起決定作用，他必然也是一個善于溝通的人。溝通研究專家勒德洛(LudIow,R.)提到，高級管理人員往往花費80%的時間以不同的形式進行溝通。普通管理者約花50%的時間用于傳播信息。缺乏溝通這個問題是不能通過技術來進行改進的，現在技術發展很快，但人們對溝通和融洽相處的需求不但沒有減少，反而顯得越來越重要了。

　　溝通的效率直接影響管理者的工作效率，在項目成員間改善溝通將提高士氣、生產率、質量，并可以減少成本，使得項目更好開展。但如果出現溝通問題，也可以遵循以下過程來有效地控制問題：找出問題的起因;實行糾錯行為;加強工作環境中的溝通活動。

　　4、項目中溝通運用的案例分析

　　筆者在負責開發外語學院的英語網絡教學、考試綜合平臺時，就充分考慮軟件項目管理中溝通的一些要素。整個項目按小組軟件開發過程(TSP)進行開發，其中每個步驟都涉及到了溝通。

　　4.1技術調研

　　該項目是為教師和學生進行英語教學、考試、以及評估的綜合性網絡平臺，學生可以通過網絡進行全程的英語學習、測試，老師也可以利用這個平臺動態的掌握學生的情況。在技術采用方案中，我們打算用ASP.NET+SQLSERVER進行開發，分三層體系結構。在聽取了他們構思的同時，針對項目調研情況，我們也從技術層面上闡述了自己的看法、最后達成了一個初步共識。

　　4.2需求分析

　　項目的最終用戶是外語老師和學生，我們開始與外語學院老師進一步接觸，了解高職外語教學領域內的情況。為了防止或減少用戶需求變更，產通目標中考慮了很多制約因素和假設因素，大概經過了一個星期的溝通，一份完整的SRS文檔生成，并且我們將SRS的段和節編號，用來確定每一個說明的來源。

　　4.3概要設計

　　軟件的大概要求和功能在得到確定后，項目流程到了概要設計階段，這時項目開發小組完全啟動，項目小組開始制定詳細工作目標、角色目標等。

　　4.4詳細設計

　　在概要設計階段定義好了各功能模塊、明確了開發者責任之后，開始了模塊內的細節設計，在這個階段我們定義了整個平臺數據庫，在定義數據表和字段時，有兩位成員的想法互不相同.兩人各持己見，爭的面紅耳赤，僵持不下，最終雙方把各自的想法和理由列個清單，征求了小組其他成員和外語學院老師的意見，經過大家共同的分析，最終確定了某一個成員的數據庫方案，另外那個成員也心服口服。

　　4.5編碼設計

　　在編碼階段的每次會議中，我們都要掌握各個成員的進度，詢問下個階段的安排，并要求每個成員在會議中都要開城布公地對待問題，不能隱瞞，使小組保持一種透明的風格。這樣我們就可以知道將要發生什么事情，并預見問題，以便能迅速進行調整。

　　4.6集成與測試

　　在開發后期，各個模塊功能基本完成，在確認每個模塊基本上無獨立缺陷和比較好的質量后，進人了整體的測試。

　　這個項目在制作半年后完工，并測試合格，現運行非常正常，總結這個項目的一些經驗，要確保軟件開發質量和效率，與用戶的有效溝通以及開發成員間的良好協作是關鍵，要達到這一點，一個團隊至少應具備以下三個要素：透明性、聆聽、協商。透明性能使整個小組知道將要發生什么事情、并能預見問題，知道什么時候誰最需要幫助，并能保持整個小組工作的一致性。最好的交流者應該是非常善于聆聽的人，這種聆聽應該是全身心的，只有這樣，別人才會和你進行比較深的交流，你也會準確地領會對方的意圖。協商最重要的作用是解決問題和分歧，能使得矛盾雙方都得到一個滿意的結果。

　　項目溝通管理是一門藝術，這不僅僅表現在“項目干系人”相互之間的溝通技巧上，無論在哪個領域的項目管理中，這些溝通技巧都可以通用，并且可以結合各自領域的一些獨特要素去實施。在項目負責人對項目的全局管理上，項目管理的八大要素記起來簡單，這就需要藝術化的管理、技巧性的操作，管理上的條條框框雖然是定死的，但人可以動態地去應用它。但如何靈活地駕御它，使這些要素在操作上更方便，更適合應用到實際項目中去。

　　【拓展內容】

　　軟件項目溝通管理的重要性

　　溝通不僅僅是軟件項目管理的必要手段，溝通更是軟件項目建設過程中的必需工具和必不可少的重要工序。

　　在做軟件項目測試服務的過程中經常聽到如下抱怨：開發出來的東西根本不是我們想要的;我們要求的某某功能沒有實現;最令甲方難平心中之憤的是之前這些問題都已經口頭告知了乙方項目組成員，而乙方在項目實施過程中卻竟然無視如此重要的需求與反饋。也會聽到有的乙方項目經理的苦訴：我手下的程序員在設計評審時描述了他所負責的模塊架構，然而軟件開發出來后，我發現和我所理解的結構大相徑庭……

　　也許有些情況比上述問題還要復雜，那么，問題何在?其實以上諸多問題都是有溝通引起的，溝通無效導致軟件項目的最終失敗。在軟件行業，溝通的成敗決定整個項目的成敗，溝通的效率影響整個項目的成本、進度，溝通不暢的風險是軟件項目的最大風險之一。在需求多變、邏輯性強、復雜程度高的軟件項目建設過程中需要建立起良好的溝通計劃與秩序，以嚴謹的溝通態度與科學的溝通方法保障軟件項目的順利實施。

　　明確的顧客需求誕生于和甲方的互動溝通之中，軟件項目建設之初客戶需求的確定依靠甲乙雙方的不斷溝通來完成。軟件項目建設的軟肋在于客戶需求的把握。項目建設之初需要乙方派出專業的項目經理和研發骨干與乙方進行深入溝通，充分把握客戶的實際需求，有時候鑒于項目之初客戶需求的模糊性或者甲方項目經理的項目經驗與業務范圍所限，在一開始甲方的需求表達的還是不夠深入、全面。這就需要乙方憑借自己的項目經驗或者行業經驗未雨綢繆給出規劃建議或細節的充分考慮，為項目需求做出充分準確的余量規劃。而這些都是建立在不斷地反復溝通與對最終用戶的深入調研的基礎之上的。在這里對于溝通與調研的方法不做贅述。

　　軟件項目實施過程中項目組內部需要建立良好的溝通秩序(溝通計劃)并保證溝通的有效性。我們曾遇到過這樣一個案例，某軟件企業在開發某業務管理軟件，客戶需求做得非常完善，系統分析也十分明確、清晰，但在開發階段，項目經理發現系統分析其中一個中間層的函數出錯，由于該功能模塊由他一個人負責開發，當時他就直接對其參數進行了修改，也并未及時和其它編程人員進行溝通說明，過后很快就忘了這件事，當項目接近尾聲時，系統突然出現一個大的Bug，影響到整個系統的運行，最后在花費了大量的精力進行查詢測試后，才發現是這名項目經理更改的參數出了錯。如果最初該項目經理能及時和項目組成員進行溝通，這種錯誤完全可以避免。一個建立起良好的溝通秩序的項目團隊可以有效防范項目失敗的風險并能達到事半功倍的效果。

　　項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，其作用非常重要，卻常容易被忽視。很多項目中不做完整的溝通計劃，導致溝通混亂，輕則導致項目組工作效率低下，重則直接導致項目以失敗告終。項目的溝通形式是多種多樣的，大致分書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進行通知、確認和需求等活動，適合于項目團隊中使用的內部備忘錄。項目經理確定之初要做的第一件事就是確定整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結構、信息的發布方式、信息的內容、每類溝通產生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有建立起良好的溝通規則，才能把握好溝通，從而全面了解項目的各方面信息，不斷推動項目的順利進展。

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