如何發揮ERP系統中的財務監控職能

時間：2024-09-11 01:12:52 會計電算化

如何發揮ERP系統中的財務監控職能

　　ERP，是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統。ERP系統運用信息技術將企業的資金流、物資流、信息流進行有效的集成，使其協調運作，從而實現整個系統工作績效的最優化，其核心的管理理念就是實現對企業整個供應鏈的有效管理。下面是yjbys小編為大家帶來的如何發揮ERP系統中的財務監控職能的知識，歡迎閱讀。

如何發揮ERP系統中的財務監控職能

　　所謂ERP系統的管理理念與特點

　　(一)一體化管理的特點

　　在傳統的企業管理中，采購、生產、銷售、財務、人力資源等幾個關鍵的企業行為相對獨立，各有各的管理方式與系統，相互之間的信息用人工的方式進行傳遞，這就造成了信息的重復處理，甚至人為造成信息的不一致性，降低了效率，浪費了資源。而ERP系統提供了一個統一的平臺，有效整合了企業行為中的各環節，其信息的傳遞是線性的，從訂單到利潤的實現。形成了一體化管理，從而有效地調動了企業資源，提高了管理效率。

　　(二)適應企業多種生產方式的特點

　　企業的生產方式是多種多樣、富有個性的。一套好的管理軟件不僅體現先進的管理理念，還能適應企業多種生產方式，引導企業適應市場變化。ERP系統支持對混合型生產方式的管理，其管理思想主要表現在兩個方面：其一是“精益生產”的思想。即企業按大批量生產方式組織常規生產，通過流程再造，消除不合理的環節，提高企業常規生產效益;其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情況下非常規生產，通過特定的流程，有效調集企業資源，體現企業對市場的反應速度。

　　(三)充分體現了事先計劃與事中控制的特點

　　ERP系統通過一體化管理，使企業管理者能實時了解生產各環節資源使用情況，通過計劃管理進行事先計劃與事中控制。系統中的計劃體系主要包括生產計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執行計劃、利潤計劃、財務預算和人才交流計劃等，這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中，并通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，從而實現了可根據財務資金現狀，追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發生的相關業務活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現事中控制和實時做出決策。

　　(四)強調管理環節中協調作用的特點

　　ERP系統的計劃、事務處理、控制與決策等功能都是在整個供應鏈的業務處理流程中實現的，它要求在每個流程業務處理過程中最大限度地發揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調人與人之間的合作精神，以便在有機組織中充分發揮每個人的主觀能動性與潛能，進而有效實現企業管理中信息的橫向傳遞，減少信息傳遞的中間環節。使企業管理由層層管理的“高聳式”組織結構向管理者直接面對作業層的“扁平式”組織機構轉變，提高企業對市場動態變化的響應速度。

　　ERP系統給企業財務工作帶來的變化

　　在ERP系統中，財務管理是核心環節，企業所有環節產生的信息最終都要通過財務管理進行集成，企業經營的成果也在這個環節體現，ERP系統賦予財務管理環節以更多的管理與監督的職能。

　　(一)對于財務憑證的處理

　　在ERP系統中，企業財務信息的來源發生了變化，由于各業務模塊分散在各業務環節中，比如采購模塊由采購部門使用，庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，而總賬、往來賬模塊則由財務部門使用，各模塊使用者通過一種環環相扣的方式形威最終的集成信息，而一些財務信息在業務操作時就已形成。比如在采購流程中，發出訂單時不產生會計信息，驗收入庫時則通過對采購信息的匹配自動生成標準成本會計分錄。在傳統信息處理方式下。要等到材料入庫、驗收、財務部門核對供應商發票并登錄賬薄后才能了懈材料的進、出、存等情況，而在ERP系統處理中，每一個環節業務的處理都有相應的信息形成，并可以隨時檢索使用。傳統的企業財務信息處理系統，無論是一級核算還是二級核算模式，最終的財務信息、會計憑證、會計分錄等都是由財務部門制作而在ERP處理背景下，財務信息的來源向業務領域延伸，財務部門所做的工作是保證業務環節處理的準確性、及時性，并進行修訂。

　　(二)ERP系統中的計劃系統給全面預算管理提供了業務平臺

　　預算作為管理層設定的對未來一個時期戰略規劃的數量表述，可以促使計劃的編制和執行，促進組織內部的溝通與協調，是保證企業沿著正確方向運行的重要手段。ERP系統中有完整的計劃體系，而且這些計劃功能與價值控制已完全集成在整個系統中，系統對計劃執行費用的預測與控制，為企業實行全面預算管理提供了依據。

　　(三)ERP系統的流程化管理給財務的監督功能的有效發揮提供了可能

　　ERP系統中的一體化管理方式使得財務信息的來源向業務領域延伸，財務部門所做的工作是保證業務環節處理的準確性、及時性，財務人員可利用ERP系統及時抽取企業生產各環節運行數據。這就給財務監督工作向事前和過程控制轉變提供了可能，例如生產計劃的總量控制、項目管理的預算控制、采購環節的價格監督和使用環節的資金來源控制等等。

　　充分發揮ERP系統財務監督的作用

　　(一)建立企業完善的全面預算管理體系

　　全面預算管理是將企業的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化，并使之得以實現的企業內部管理活動或過程的總稱。全面預算反映的是企業未來某一特定期間(一般不超過一年或一個經營周期)的全部生產、經營活動的財務計劃。實施企業全面預算管理，是把企業的經濟運行看成一個整體，以企業的目標利潤為主線，使整個預算管理活動圍繞目標利潤展開，通過“分散權責，集中監督”來有效配置企業資源，提高生產效率，實現企業目標。實施全面預算管理。促進了企業內部各部門間的合作與交流，減少了相互間的;中突與矛盾，也促進了企業計劃工作的開展與完善，降低了企業的經營風險與財務風險。同時，預算為業績評價提供了標準，便于對各部門實施量化的業績考核和獎懲，也方便了對員工的激勵與控制。

　　在ERP系統中。企業預算管理是企業資源配置的體現，是企業人行為流程管理的主線，也是進行過程監督的主要依據。建立企業全面預算管理體系，應以企業整體為目標，全面剖析企業資金流。對企業資金來源、使用方向等進行合理的分解與歸并。根據企業實際情況建立企業資金管理的“WBS”(是英文Work Breakdown Structure的縮寫，中文的意思是“工作分解結構”)，進行標準化管理，使企業全面預算管理真正發揮控制與監督的作用。以預算的合理性、準確率為抓手，能預控企業的經營行為，降低企業經營風險。

　　(二)根據ERP系統進行財務工作的過程重組與再造

　　ERP系統的實施，使財務信息的來源向業務領域延伸，減少了財務人員直接處理憑征的業務量。而保證會計及其他信息的及時性、完整性，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務會計人員的一項新的工作。財務人員應及時調整工作重點，對傳統的工作模式進行再造，明確新的工程流程和業務控制點，規范資金、物資需求的申報等。充分利用系統提供的信息，對企業經營過程各階段上傳的信息進行加工分析，及時對企業經營過程中物流與資金流進行控制與反映。

　　(三)規范企業信息來源并確保信息的正確、有效

　　數據管理是ERP系統能否發揮其效率的關鍵，作為ERP系統核心環節的財務對數據的要求更為嚴格。在傳統管理中，財務數據處理是財務部門份內的事，而在ERP系統中全過程的數據都可能對財務數據處理產生影響。為了確保財務數據的正確、有效，應對數據產生的關鍵環節進行監督與控制：利用預算管理對企業的資金流動進行合理分類，利用財務憑證對數據的有效性進行核對和對物資的采購與領用進行規范，利用企業財務報表對企業經營效率、企業運轉狀況進行反映，從而實現對企業管理全過程進行監督與控制。

　　(四)利用ERP系統建立企業動態績效監控系統

　　ERP的應用，為企業提供了豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業管理和決策過程中真正起到作用，是衡量ERP應用成功的一個標志。在ERP系統完全投入實際運行后，企業應根據管理需要，利用ERP系統提供的信息資源設計出一套動態監控管理績效變化的報表體系。以及時反饋和糾正管理中存在的問題。這項工作，一般是在ERP系統實施完成后由企業設計完成。利用ERP系統提供的信息資源建立起自己的績效監控系統，不僅為企業管理和決策提供數據支持，同時也能監督、完善ERP系統的規范運行。

　　總之，ERP系統充分體現了先進的現代管理理念，是一套規范的、有效的企業管理工具，它的有效運轉將給企業帶來無法估量的效益。處于系統核心環節的財務部門，其職能的有效發揮將對系統的成功實施起著舉足輕重的作用。

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