秘書資格考試的重要考點整理「二級」

時間：2024-07-25 22:20:38 秘書資格

2016年秘書資格考試的重要考點整理「二級」

　　離2016年秘書資格考試越來越近了，大家對二級的重要考點都掌握了嗎?以下是小編想跟大家分享了幾個秘書資格考試的重要考點，希望能對大家有所幫助。

2016年秘書資格考試的重要考點整理「二級」

　　一、辦公室布置的原則

　　采用一大間辦公室，對于光線、通風、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。采用直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。相關的部門，應置于相鄰的地點，并使性質相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來訪的部門，置于入口處，若不可能時，亦應規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。

　　主管座位應位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。采用屏風當墻，因其易于架設，且能隨意重排�？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L，可提供良好的光線及通風。裝設充分的電插座，供辦公室設備與機械之用。將需要使用嘈雜設備與機械的單位，設于防聲之處，以避免干擾其他部門。常用的設備與檔案，應置于使用者附近，切勿將所有的檔案，置于死墻之處。檔案柜應背對背放置。考慮將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時，應設休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應便利充分的體息設備。對未來的變化應加預測，使布置易適應變化。

　　二、開設閱覽室

　　開設閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務方式。

　　開設閱覽室必須具備一定的條件。

　　(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應具備較強的業(yè)務能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。

　　(2)物質條件。閱覽室應具備服務臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護設備和檢索工具等必要的物質設施。

　　(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關事項。

　　閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調閱單，檔案管理人員根據調閱單填寫情況，入庫調檔，取出所需文件，并在相應位置放上代理卡。

　　閱畢的檔案應及時歸還，認真清點。

　　三、辦公室管理工作簡化

　　1、辦公室工作簡化的目標

　　辦公室工作簡化的總目標是提高辦公室工作的效率。其具體目標主要有：(1)建立責任制，實行權責一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準確的時間將準確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達到自身目標。

　　2、辦公室管理工作簡化的意義

　　辦公室管理工作簡化的意義表現在：

　　(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

　　(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支

　　(3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析，為上級管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策

　　(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時刻有效率觀念

　四、辦公室管理工作程序

　　1、辦公室管理工作程序的含義和內容

　　所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關聯(lián)的有計劃的工作處理方法，或者是完成某一項工作的日程計劃。

　　辦公室管理工作程序設計的內容包括：確定事務處理的數量，組成程序的步驟順序及性質，為設計程序研究相應的方法、方式、技術手段，程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設計統(tǒng)一程序等。

　　2、辦公室管理工作程序設計原則

　　3、辦公室管理工作控制的含義和內容