excel的相關知識

時間：2024-07-31 19:44:40 office辦公

excel的相關知識

　　Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦編寫的一款電子表格軟件。直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使Excel成為最流行的個人計算機數據處理軟件。下面小編整理了excel的相關知識，歡迎閱讀收藏。

excel的相關知識

　　excel快速鏈接網上的數據

　　你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接:

　　1.打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿選定數據，然后單擊“編輯→復制”命令;

　　2.打開需要創建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格;

　　3.單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。

　　若你想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。

　　excel如何設置單元格邊框

　　選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項卡（），然后在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確定”按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選定單元格的樣式，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預置”下的“外邊框”和“內部”按鈕，邊框應用于單元格的邊界，它會和文本旋轉同樣的角度。

　　excel中如何取消超級鏈接

　　下面介紹兩個方法，讓你方便地取消Excel中的超級鏈接。

　　1.如果正在輸入URL或E-mail地址，在輸入完畢后敲回車鍵，剛才輸入的內容會變成藍色，此時單擊智能標記選擇“撤消超鏈接”命令即可。

　　2.如果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單元格，在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。

　　將網頁上的數據引入到Excel表格

　　網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。你可以選中信息并復制它，然后將信息粘貼到Excel中，或者可以選中信息并將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網絡的表格數據會顯得非常簡單并且異常快捷。在Excel2002中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。

　　excel定制菜單命令

　　你可以根據自己的要求來定制選項菜單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開其中的“命令”選項卡（），在左側的“類別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是增加菜單命令，你只需在右側的“命令”格內進行選擇，將其拖至對應的菜單項，菜單自動打開并出現一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要刪除的命令，按下鼠標左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。

　　excel中自動篩選前10個最大值或最小值技巧

　　有時你可能想對數值字段使用自動篩選來顯示數據清單里的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個”自動篩選。當你在自動篩選的數值字段下拉列表中選擇“前10個”選項時，將出現“自動篩選前10個”對話框，這里所謂“前10個”是一個一般術語，并不僅局限于前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個、12個等。

　　拓展閱讀

　　一、Excel可以做什么?

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強大。它的基本職能是對數據進行記錄、計算與分析。在實際應用中，它小到可以充當一般的計算器，或者記算個人收支情況，計算貸款或儲蓄等等;大到可以進行專業的科學統計運算，以及通過對大量數據的計算分析，為公司財政政策的制定，提供有效的參考。

　　在實際的行業運用中，教師、企業辦公文秘人員、政府審計部門、統計部門和一般的工作人員等等那個都會或多或少的用到Excel。大量的實際應用經驗表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會大大提高我們的學習和工作的效率，運用于商業管理中，直接帶來的就是經濟效益的提高，還是那句話，花些時間學習Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　進入具體的操作性學習之前，這里先說明幾個基本的概念，理解這個幾個概念是進一步學習的基礎。

　　(一)文件

　　用術語說，文件就是存儲在磁盤上的信息實體。用電腦，可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的后綴名來區分。就拿微軟Office家族來講，Word創建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創建的工作薄文件后綴名為XLS，PowerPoint創建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

　　不過類型的文件，需要不同的應用程序才能打開它，有的初學者從別的電腦上復制了一個用Excel創建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，后來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應用程序。

　　所以，要順利地進行后面的學習，請現在你的電腦上安裝Excel2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel2003為藍本的，因此建議讀者朋友盡量使用Excel2003進行學習。

　　(二)工作薄和工作表

　　學習和使用Excel，肯定要和兩個概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經說過，工作薄是一種由Excel創建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分。可以這樣形象的理解，工作薄是一個筆記本，而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進行的。

　　三、Excel的工作環境和基本操作

　　(一)啟動Excel

　　啟動Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經安裝過它。

　　我們可以通過三種方式啟動Excel。

　　1、通過開始菜單

　　操作步驟：依次單擊桌面上的"開始→所有程序→MircosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel2003"命令，一會出現Excel2003的`閃屏，隨即可啟動Excel2003。

　　2、通過桌面快捷方式

　　操作步驟：如果在桌面上建立過Excel2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標即可啟動。

　　3、通過Excel工作薄文件

　　操作步驟：如果你的電腦中存儲有由Excel創建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動Excel。

　　(二)認識Excel的工作環境

　　啟動Excel2003后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個新手，那么可能會這個工作環境感覺有點復雜。如有你有使用Office家族中如Word等應用程序的經驗，那么應該有點似曾相識的感覺。因為它們的菜單、工具欄、任務窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

　　下面我們來介紹一下這個工作環境的情況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務窗格等等都是必要的，因為我們后面的操作將使用這些稱呼。

　　(1)標題欄這里顯示程序的名稱，以及當前工作薄文件的名稱。

　　(2)菜單欄可以通過選擇相應的菜單命令來向Excel發出命令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項目中，菜單可以根據自己的習慣定制。

　　(3)工具欄可以通過單擊相應的按鈕來向Excel發出相應的命令。工具欄可以根據自己的習慣定制。

　　(4)公式欄在單元格中輸入數據或公式后，將在這里顯示輸入的內容。對輸入數據或公式的編輯在這里進行相當方便。

　　(5)列標題從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最后一列是IV。單擊列標題可以選中整列。

　　(6)活動單元格指示器這個黑色邊框的指示器代表當前活動的單元格，所謂活動，即當前被選中的單元格。

　　(7)行標題從1到65536的數字，每個數字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的單元格。同時，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數為256×65536=16777216個，我們用列標題和行標題就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列，第4行那個單元格，其余依次類推。

　　(8)任務窗格這是2002版本開始出現的新特性，方便快速選擇相關的任務，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

　　(9)垂直滾動條使用該滾動條可以垂直滾動工作表。

　　(10)水平滾動條使用該滾動條可以水平滾動工作表。

　　(11)工作表標簽每個標簽代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標簽上，選擇單擊標簽即可切換到相應工作表。一個工作薄可以包含任意數量的工作表，但是為了方便管理，工作表數量最好不要太多。

　　(三)使用Excel的菜單和工具欄

　　要想熟練地使用Excel完成自己的任務，菜單和工具欄是必須掌握的。

　　我們要讓Excel做事，必須向它發出命令。發出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

　　下面通過一個具體任務的操作進行說明。

　　任務：在A1單元格中輸入字符"語文"，并把該內容復制到A5單元格。

　　1使用菜單

　　操作步驟：

　　(1)選中A1單元格在其中輸入"語文"，可以看到單元格中的插入點光標還處于閃動狀態，Excel等待我們輸入其它的內容，因為確認輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活動單元格指示器跳到B1單元格。

　　(2)現在用鼠標單擊A1單元格，可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格，這時單擊菜單"編輯"，在展開的菜單選項中選擇"復制"命令，可以看到A1單元格周圍出現黑白相間的滾動條，表示復制命令已被執行。

　　(3)然后選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開菜單選項的中選擇"粘貼"命令。可以看到A1單元格中的內容被復制到了A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　說明：在第1步中，為什么輸入"語文"后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢?這是因為，當輸入"語文"后，插入點光標在單元格中閃動，這時如果直接通過菜單執行復制命令，那么該命令是針對單元格中的插入點光標的，由于該光標什么也沒選中，因此相當于沒有復制任何內容。而按下回車后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點光標，所以這時通過菜單執行復制命令，就是復制A1單元格中的內容"語文"。

　　值得注意的一個區別是：單擊A1單元格是激活它，讓它成為活動單元格，可以直接輸入數據或公式，執行復制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內部修改數據或公式。其它單元格依此類推。

　　2使用快捷鍵

　　如果你認為展開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如復制的快捷鍵為"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應命令的右邊。

　　操作步驟：

　　(1)先刪去A5單元格中的"語文"，然后用鼠標單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周圍出現黑白相間的滾動條，表示復制命令已被執行。

　　(2)選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　3使用快捷菜單

　　操作步驟：

　　(1)先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單選項中選擇"復制"命令。

　　(2)然后選中A5單元中，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤回車完成操作。

　　4使用工具欄

　　操作步驟：

　　(1)先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，單擊工具欄"復制"圖標。

　　(2)選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。

　　上面通過一個簡單的任務，初步介紹了一下向Excel發出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學習，以后完成更復雜的任務，都要靠它們哦。

　　(四)了解對話框

　　如果你夠仔細，應該會發現有的菜單選項中的命令后帶有省略號(三個小黑點)，當你單擊這種命令時，將會顯示一個對話框。

　　對話框的用途是，Excel可以通過它獲得更多的信息，以便能夠完成更為復雜的命令。比如我們選擇"文件→頁面設置"命令，顯示"頁面設置"對話框，在這里可以設置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數，Excel通過這個對話框接受這些信息后，才能準確執行我們的命令。通過對話框操作是相當方便的。

　　關于使用對話框的細節，會在后面的具體任務中詳細介紹，在實踐中掌握對話框的操作方法是非常好的途徑。

　　(五)創建新的工作薄

　　用Excel工作，首先要創建一個工作薄，啟動Excel后，它會自動創建創建一個工作薄，名稱為Book1。默認情況下，它包含三個工作表，名稱分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開始一個新的項目，可以通過下面的三種方法創建新的工作薄。

　　方法一：使用菜單

　　操作方法：選擇菜單"文件→新建"命令，Excel將在窗口的右邊打開"新建工作薄"任務窗格，單擊其中的相應選項即可。

　　方法二：使用工具欄

　　操作方法：單擊常用工具欄上的"新建"按鈕，即可新建一個工作薄。

　　方法三：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個工作薄。

　　(六)打開已有的工作薄

　　在實際工作中，我們肯定會常常打開已有的工作薄，進行修改、添加等操作，因此學會打開已有工作薄是必須的。

　　打開已有的工作薄，可以通過下面的五種方法。

　　方法一：使用任務窗格

　　操作方法：在"開始工作"任務窗格面板上的"打開"區單擊要打開的工作薄。

　　方法二：使用文件菜單列表

　　操作方法：單擊"文件"菜單，在下面的列表中選擇需要打開的工作薄。

　　說明：以上兩種方法適用于打開最近幾次使用過的工作薄的情形。

　　方法三：使用文件菜單打開命令

　　操作方法：單擊菜單"文件→打開"命令，彈出"打開"對話框，通過該對話框定位到工作薄文件的存儲位置，選中要打開的工作薄文件，單擊"打開"按鈕即可。

　　方法四：使用工具欄按鈕

　　操作方法：單擊常用工具欄上的"打開"按鈕，彈出"打開"對話框，其余操作和方法三相同。

　　方法五：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+O"，彈出"打開"對話框，其余操作和方法三相同。

　　(七)保存工作薄

　　從學習的開始就要重視保存工作薄的重要性，不管是人為的疏忽還是碰到意外的情況而沒有保存工作薄，那么花費巨大心血的勞動成果就可能付諸東流。

　　保存工作薄的操作非常簡單，可以通過下面三種方法。

　　方法一：使用菜單"文件→保存"命令。

　　方法二：單擊常規工具欄上的保存按鈕。

　　方法三：按鈕鍵盤組合鍵"Ctrl+S"。

　　如果是第一次保存，三種方法都將打開"另存為"對話框，先選擇文件要保存的位置，然后在文件名欄內輸入文件的名稱，單擊"保存"按鈕即可。

　　(八)關閉工作薄和退出Excel

　　當工作全部完畢后，我們應該關閉工作薄，以釋放內存。

　　關閉工作薄可以使用以下二種方法：

　　方法一：使用菜單"文件→關閉"命令。

　　方法二：單擊工作薄標題欄上的"關閉窗口"按鈕。

　　說明：以上方法只是關閉了工作薄，并沒有退出Excel程序，如果還要進行新的項目，可以根據前面介紹的新建工作薄的方法創建新的工作薄進行新的工作。

　　下面介紹兩種退出Excel程序的方法。

　　方法一：選擇菜單"文件→退出"命令。

　　方法二：按下鍵盤組合鍵"Alt+F4"。

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