秘書怎樣當好領(lǐng)導的大參謀
秘書具有參謀職責，應發(fā)揮參謀作用。秘書做好參謀工作，有利于提高領(lǐng)導力與秘書工作成效，也有利于自我發(fā)展，意義和作用都不可輕視。問題的關(guān)鍵在于，要當好領(lǐng)導者的大參謀。下面小編帶著大家一起來了解一下秘書怎樣當好領(lǐng)導的大參謀吧！
秘書怎樣當好領(lǐng)導的大參謀
當好大參謀不容易，要解決好能參善謀的問題，也就是要做到敢參謀、能參謀、肯參謀、善參謀，又能參謀成事。為此，要緊緊抓住參謀、善謀、設謀、用謀等重要問題，并從實際出發(fā)認真解決好。
一、參謀
首先要想當參謀。參謀，原意是參與謀劃，既是一種職責，也是一種角色。主謀與參謀是主輔關(guān)系，是謀事方向相同，但處于不同地位，負有不同責任的兩種角色。當大參謀的前提，是要有濃厚的參謀意識，強烈的參謀愿望。在相當一部分秘書人員中，并沒有這種明確的意向。當好大參謀，必須不斷提高對秘書參謀重要性的認識，努力增強參謀意識。當好大參謀，很重要的一個問題是能更好地履行秘書工作職責，展示自己的才干，提高工作層次，幫助領(lǐng)導者更好地加強領(lǐng)導工作，促進事業(yè)和領(lǐng)導者、秘書人員自身的良好發(fā)展。要把當好大參謀作為秘書人員的重要工作和義不容辭的責任，在實踐中努力強化秘書參謀的責任感與自覺性。
同時要能當參謀。秘書人員不僅要有良好的參謀愿望，也要有過硬的參謀本領(lǐng)。沒有較強的參謀能力，參謀愿望只能是一種參謀意識，不會形成參謀行為，更不會有好的參謀成果。做好參謀工作，秘書人員一般應具有及時把握領(lǐng)導者意圖的能力，敏銳捕捉與研究重要信息的能力，善于觀察、分析與判斷形勢的能力，精于從全局認識與研究問題的能力，準確判斷與預測事物發(fā)展趨勢的能力，迅速有效地謀劃對策意見的能力，簡練正確表達謀略思想與具體方案的能力。這些能力可以隨著參謀活動的深入不斷提高，參謀能力也有賴于秘書人員加強學習與實踐參謀理論與方法。
更要勇當參謀。當參謀也需要勇氣，因為參謀過程中也有風險。比如參謀不當會有損失，參謀有力但不為領(lǐng)導者欣賞甚至遭受訓斥，或引起他人嫉妒排擠。這些風險從而使不少秘書人員抱著多一事不如少一事的想法，對秘書參謀采取回避態(tài)度。參謀工作受挫時，需要解放思想，消除顧慮，放開手腳，敢想敢為。當好大參謀，不能“明哲保身，退避三舍”。有些與領(lǐng)導者意見相左的謀略可能更有價值，更能引起重視。即使領(lǐng)導者出于某種考慮不采納自己的意見，也不要緊。畢竟領(lǐng)導者有自己的頭腦、思想與思路，不能強求，更不能強加于人。要相信領(lǐng)導，尊重領(lǐng)導，更要尊重實際，尊重真理，尊重歷史，堅信歷史將證明參謀意見正確、合理與否，增強秘書參謀的勇氣，把秘書參謀工作進行到底。秘書參謀確有一定風險，要志在當好大參謀，不僅要有奉獻精神，還要有一點兒冒險精神，該參謀時不能猶豫不決，錯失良機，使一些好主意胎死腹中。不要把參謀工作看得很神秘，要將秘書工作與參謀工作有機結(jié)合起來，使一些重要的參謀工作寓于秘書工作之中。比如在起草文件或領(lǐng)導講稿時，就可以充分發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導者籌劃有重要價值的思想、思路、政策、措施、對策、建議等參謀意見。在其他方面，以及在督查、調(diào)研、信息、辦文、辦會、協(xié)調(diào)和組織領(lǐng)導活動中，都可以有效地開展秘書參謀工作。
也要勤當參謀。參謀時機短暫，參謀機遇稍縱即逝，應勤于思，敏于行。參謀謀略成熟一件奉獻一件，不能十年磨一劍，貪圖一鳴驚人。總是引而不發(fā)，便會錯失良機。要抓住領(lǐng)導者的一時需要或長遠打算，大小主意一起出，及時為領(lǐng)導者提供意見與建議。要利用最佳時機，急事急辦，避免空留遺憾。
二、善謀
秘書參謀，不僅要講究科學性，也要講究藝術(shù)性。在秘書參謀藝術(shù)中，很重要的一點是，審時度勢，知人善參。秘書人員作為謀者，領(lǐng)導者作為問謀者，其間的關(guān)系非常重要。不論國內(nèi)國外，領(lǐng)導層中不乏將人際關(guān)系置于感情之中理智之上的人。為什么有些好建議得不到采納，而一些壞主意能得到賞識并貫徹實施，特別是與領(lǐng)導者意圖相悖的計策也能過關(guān)，主要是這些領(lǐng)導者過于相信自己與參謀人員的關(guān)系，或為了維護政治利益上的一致性。這就給人一個啟示：當好參謀，必須改善并進一步密切同領(lǐng)導的工作和個人關(guān)系。不然，領(lǐng)導者對你不信任，任你的謀略貴如金玉，領(lǐng)導者連看也不想看，聽也不想聽，再好的意見也會被當垃圾處理掉。
參謀工作也有規(guī)律，也講規(guī)矩。不懂規(guī)律，不顧規(guī)矩，就要自食其果。聞一多先生在《誰為領(lǐng)袖謀劃?》一書中指出：“領(lǐng)袖不會寬恕表現(xiàn)出了獨立性格的謀士謀劃。”領(lǐng)袖尚且如此，何況其他領(lǐng)導者。為什么對有個性的參謀者不寬容，因為這樣會影響到領(lǐng)導者的權(quán)威與形象。如果秘書人員不適應領(lǐng)導者，盡管忠誠但不善于為領(lǐng)導者參謀，就很難當好大參謀。有些領(lǐng)導者往往過高估計自己的見識與能力，再加上周圍一些人瞎捧臭腳，更使得其飄飄然。有些領(lǐng)導者喜歡賣弄一些與眾不同的思路，又需要秘書參謀們把他的思想整理出來，傳達他的意圖，宣傳他的精神。這時，秘書參謀已經(jīng)沒有實質(zhì)性意義了，但仍可為領(lǐng)導者分憂。尤其是參謀意見與領(lǐng)導意見不同時，應深思熟慮，搞清楚領(lǐng)導者意見的背景，覺得確有幾分把握再參謀，切不可輕言。
所謂善參，簡單說就是參而有度，謀而有效，也就是以適當?shù)闹\略，在適當?shù)膱龊希眠m當?shù)臅r機，以適當?shù)谋磉_，提供適當?shù)膶Σ撸_到適當?shù)膮⒅\目的。為此，要換位思考，站在領(lǐng)導者的高度與角度，開展秘書參謀工作。善于琢磨領(lǐng)導者的需要，善于謀劃秘書參謀意見，善于捕捉參謀時機，善于將參謀意見轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導決策。要堅持“六要六不要”：一要參謀為公，不為己謀，要有純正的參謀動機，真正為領(lǐng)導者與領(lǐng)導工作參謀;二要力盡職責，不要失職，積極主動地當好大參謀;三要尊重領(lǐng)導，不要爭論，力爭達成共識;四要理解領(lǐng)導，不要將個人意見強加于人，允許領(lǐng)導不理解不采納參謀意見;五要堅持到位，不要越位，在領(lǐng)導者認可的情況下才可實施;六要保持良好心態(tài)，不要偏激與情緒化，要全面公正、正確合理地進行秘書參謀工作。
三、設謀
設謀，就是設計謀略。設謀是秘書參謀的中心環(huán)節(jié)。不設謀，無計可出，無謀可參，更無謀可用，參謀就成了空談。
什么是謀略?屠春友先生在其專著《謀略概論》中指出：“所謂謀略，是人們充分調(diào)動自己的優(yōu)點和一切有利于自己的因素，利用各種思維方法，形成一種旨在達到某種目的的思維過程。”在實踐中，謀略既可作為一種思維過程去理解，也可作為一種結(jié)果去認識。
從謀略是一種結(jié)果的角度分析，謀略是多層次的。一種思想、一個意見、一套方案、一項政策、一條建議、一件提案、一種措施等，都是謀略的具體體現(xiàn)。一項好的謀略，應該有可靠的根據(jù)，要有明確的目標任務，要有正確的思路，要有科學精細的分析，要有切實可行的意見。同時具備三個特點：一是簡單明確，讓領(lǐng)導者看時一目了然，讓領(lǐng)導者聽時一清二楚;二是全面準確，反映問題、研究問題、處理問題考慮周全，不顧此失彼，而且判斷問題準確，提出的對策正確;三是實用可行，提出的對策意見具有較強的實用價值和可操作性，既簡便易行，且行之有效。
設謀，要堅持秘書參謀道德，不出餿主意，不提歪點子。不能像項羽的高參陳平出主意讓劉邦放虎歸山那樣，給領(lǐng)導幫倒忙。要端正思想態(tài)度，堅持“不謀私利，不為己謀”的政治方向，處處從領(lǐng)導關(guān)注的大局出發(fā)，從領(lǐng)導的整體與長遠利益著眼，從領(lǐng)導的立場切入，從領(lǐng)導當前急需解決的重大問題著手，認真謀劃，精心策劃，首先保證心正術(shù)正主意正。有些秘書人員，借與領(lǐng)導者的特殊關(guān)系，從自身利益出發(fā)，為領(lǐng)導提供陰謀詭計，雖一時得逞，但終究紙里包不住火，最終會搬起石頭砸了自己的腳。
一個良好的大謀略，必須是創(chuàng)新的結(jié)果，必須是對領(lǐng)導者大政方針或重大事項有重大作用。但是，這種又好又重大的謀略不是頭腦中現(xiàn)成的，可以一下子提出來的。謀劃可能會靈機一動，但不能靠心血來潮，靠拍腦門子主觀臆斷，必須把握大局、熟悉全局、知己知彼、全面考慮、反復醞釀、比較利害、用心策劃。
設計謀略，必須有堅實的信息基礎，需要掌握情況，提出對領(lǐng)導有用的文字方案，或明確的口頭意見。要掌握第一手信息，主要措施是加強調(diào)查研究。謀略的調(diào)查研究是經(jīng)常性的，體現(xiàn)在時時處處。一些蛛絲馬跡，都可能是一種大的傾向的先期表現(xiàn)，都必須時時留心，處處用心，見微知著。預測未來是謀劃的重要手段。學會預測，成功地運用預測，把握未來場景，是創(chuàng)新謀略的必由之路。周恩來的軍事秘書雷英夫具有較高的預測本領(lǐng)。他對美國侵略朝鮮，以及美軍將在仁川登陸等預測得都很準確，受到中央領(lǐng)導的肯定。他之所以能做到這一點，主要是對美軍主帥麥克阿瑟和朝鮮半島的軍事地理進行了詳盡的分析研究，按照科學的規(guī)律進行了總結(jié)概括，才有如此的真知灼見。
四、用謀
用謀，就是運用謀略，主要是指落實決策。謀為用而設，再好的謀略如被束之高閣，也沒有任何用處。謀略的價值在于可行有效，意義在于落到實處。用謀是實現(xiàn)參謀目的的最后階段，尤為講究實效。真正的秘書參謀效果全在于應用和落實到底，而且用謀也是檢驗謀略是否符合實際的唯一途徑。
領(lǐng)導工作的一種藝術(shù)表明，只要有可能，往往是誰出主意，就責成誰去辦。一方面，由于出謀劃策者對所出主意的背景、價值、目的、目標、方法、步驟都認識得更深刻，將謀略付諸實施的信念更堅定，更容易把事情辦好;另一方面，出謀劃策者有盡快得到預期效果的強烈愿望，對于抓好落實有很大的積極性。尼克松總統(tǒng)能抓住戰(zhàn)略問題的實質(zhì)，果斷決策，但對于貫徹落實的執(zhí)行細節(jié)不感興趣，而這些工作主要靠基辛格博士去辦。所以，形成了尼克松抓大機遇，由基辛格博士設計利用機遇的方案，并貫徹落實的高層行政格局。這樣一個領(lǐng)導與參謀助手相得益彰的格局，應是最佳的工作格局。
秘書人員能否用謀，也就是能否既參又辦，是一種現(xiàn)實的考驗，也是一種綜合能力的體現(xiàn)。用謀，一方面，能檢驗計策的正確性與可靠性、可行性、有效性;另一方面，也能檢驗參謀動機。如果出了不好的主意，一般是不敢冒險去落實的，因為陰謀詭計不敢見天日。在用謀過程中，會遇到一些難以預料或難以想象的困難，要隨機應變，有時還要在領(lǐng)導同意下，及時修正與完善決策，保證落實效果。一旦情況發(fā)生重大變化，原定謀略已不適宜，要及時請示上級予以放棄，或采取補救措施。
創(chuàng)新是秘書參謀的靈魂。不僅設謀是創(chuàng)新過程，用謀也是創(chuàng)新過程，因此都需要創(chuàng)造性地開展工作。在用謀過程中，要注意發(fā)現(xiàn)新情況，開拓新思路，探索新途徑，解決新問題，開創(chuàng)新局面。其中核心是與時俱進，把既定謀略與新形勢和各方面的新要求緊密結(jié)合起來，不斷完善與改進決策，進一步提高實際效果。
用謀切忌意氣用事和感情用事，不管是不是自己的主意，只要是領(lǐng)導定了的，都要認真落實。不論領(lǐng)導對你有何看法，也不論關(guān)系密切與否，只要組織決定、領(lǐng)導合理要求，都要把事情辦好。積極用謀，這是組織原則問題，也是組織紀律要求，能夠反映一個人的政治素質(zhì)與工作能力。在這個重大問題上，絕對不能含糊。
當好秘書的10條守則
1、有些事要想到領(lǐng)導前邊
雖然你要聽領(lǐng)導布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導前邊，當好領(lǐng)導參謀。這樣做，領(lǐng)導才會感到你是一個好秘書。
2、領(lǐng)導布置的工作要提前交卷
如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務，要提前向領(lǐng)導打招呼，使領(lǐng)導早有安排，免得被動。
3、注意保密工作
秘書和在領(lǐng)導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導添麻煩的。
4、負責做領(lǐng)導與他人的溝通工作
當領(lǐng)導與另外領(lǐng)導或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領(lǐng)導面前火上加油，而要做領(lǐng)導的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導指使的。
5、平時多給領(lǐng)導提供資料
領(lǐng)導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導，這會對他的決策有參考價值。
6、善于聽取領(lǐng)導意見
對領(lǐng)導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導溝通。
7、不要輕易在領(lǐng)導面前告別人的狀
輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導談某些工作，不做那種議論是非的事。
8、不向領(lǐng)導提過高的有利于自己的要求
比如機關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領(lǐng)導為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。
9、多到群眾中去
聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領(lǐng)導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。
10、要關(guān)心領(lǐng)導的生活
經(jīng)常在領(lǐng)導身旁工作，對領(lǐng)導的飲食、作息時間、身體健康多進行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導，又反映了同事之情。
秘書必備的品質(zhì)
一、認真
且不說職業(yè)秘書，就是一般的白領(lǐng)，在工作中也要“認真”，可以說，做到“認真”二字對于秘書來說是最起碼的要求，但是，從另一個意義上來說這也是很困難的。特別是對于年輕的秘書來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢？比如，與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但是，無論哪個公司都不會允許秘書有這種享受及類似的行為。作為職業(yè)秘書，不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因為你在領(lǐng)導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實
所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領(lǐng)都需要誠實，但對于秘書來說這一點尤其重要，因為不管經(jīng)驗多么豐富，秘書在繁雜忙亂的工作中多少會出這樣或那樣的差錯。出了錯，馬上道歉，這就是誠實。比如，一個港商希望與自己的上司見面，他在電話里說“下午14點來拜訪”，你卻聽成“下午4點來拜訪”，結(jié)果出現(xiàn)失約，造成誤會。工作中出現(xiàn)了差錯之后，就應當實事求是地向上司認錯，而不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任。有些秘書不誠實，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的人品，只有用誠實才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門的人相比，秘書的確有一種“近水樓臺先得月”的優(yōu)勢，可以容易得到各種信息，聽到各種機密，這是秘書工作本身決定的。比如這天上午，公司開董事會討論人事問題，秘書到會議室為與會者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動的事；又比如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書分別通知趙錢孫李四位部門經(jīng)理來交待工作，其中他與李經(jīng)理談得最長，一直到下班還沒有結(jié)束，這意味著什么？秘書當然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”，往往會引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感，那就會在無形之中破壞自己與其他部門人的關(guān)系。
如果秘書沒有謙遜的品質(zhì)的話，職務上的優(yōu)越感就會讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權(quán)當成是自己的職權(quán)，誰要是不買自己的賬，就假公濟私，想方設法結(jié)對方穿小鞋；即使你不是一個頤指氣使的人，但總會有人看在你上司的份上向你獻殷勤，如果不具備謙遜的品質(zhì)，你也會慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書無論何時何地都要把自己當做公司的普通一員，絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺。
四、合群
秘書部門是一個單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導安排工作日程，幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果一個秘書不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司里的同事就會對她敬而遠之；如果這樣，那她不僅得不到各部門的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書應該性情溫和，待人友好。因為部門利益、價值觀念等方面的原因，同事之間對一些具體問題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。因此，當你在工作中遇到難以溝通的時候，應習慣換位思考，從對方的角度看問題，理解對方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對方，不是以權(quán)勢壓人，強迫對方接受自己的意見；如果對方不接受，就找機會刁難人家，給對方穿小鞋。
六、自信
秘書工作的一個特點就是突發(fā)性事件多。比如，老總約好一個重要的客戶下午三點鐘見面，可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼，就一個人開車出去了。客戶馬上就要到了，秘書應該怎么辦？找辦公室主任也找不著。面對這種情況，秘書應該情緒穩(wěn)定，緩急有序。因此，秘書必須有高度的自信，否則局面無法收拾。當然，秘書的自信一般不會掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動；秘書辦事謹慎，這并不表明膽怯；為人寬容，但不是懦弱的表現(xiàn)。事實上，秘書只有自信才能贏得上司的信賴，秘書憑借自信而成功的比例遠遠高于依賴聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書在工作中必須慎密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習慣。比如，秘書于雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請一個東北來的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站，乘火車在下午七點之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請當?shù)貛讉�重要客戶。
于雪對上司的日程是這樣準備的：要在下午七點之前到達泰安，就必須下午兩點半之前上火車，因為從北京到泰安快車大約需要4個小時，再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時；如果與東北的客戶吃飯預定花一個半小時，加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時，那么，只需要在十二點開始進餐就行。根據(jù)這種反推法，于雪安排司機十一點半從公司送上司到燕京飯店(半個小時足夠)，并訂了下午二點半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點半接站。
但是，第二天意想不到的事發(fā)生了：上司與客人吃飯時一聊天就把時間忘了，直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手表，說忘記了時間，問在飯店外等候的司機，去泰安下一趟火車最早是幾點，；司機說不清楚，上司有些不耐煩，于是司機馬上打電話問于雪。沒過一分鐘，于雪就用短信將今下午北京站路過泰安的所有火車的開車時間發(fā)了過來，因為于雪預計到了這種情況可能出現(xiàn)，提前做好了準備。當時上司很驚訝，但也很滿意。
作為秘書，就應該辦事慎密，能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)了。不過，在日常工作中出現(xiàn)小瓊面對的這種意外情況并不多，你準備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些秘書可能會認為這么做是做無用功，但是，像小瓊面對的這種情況在什么時候發(fā)生誰也不知道，所以，對于秘書來說，那種認為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負責任的。如果辦事慎密，留有余地，結(jié)果往往會出乎你自己的意料。如果你養(yǎng)成了這么一種辦事習慣，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一種辦事穩(wěn)重，可以值得信賴的人！
八、有上進心
一個優(yōu)秀的秘書會腳踏實地，追求上進。這種上進心表現(xiàn)在兩個方面，一是自我學習能力強。她會經(jīng)常了解時事政治的最新動態(tài)，并對宏觀經(jīng)濟的走向有較深的把握，因此，她會經(jīng)常上網(wǎng)，并注意收集電視、報刊雜志等媒體上的各種信息，彌補自己知識上的不足或迎接新的工作的挑戰(zhàn)。
在另一方面，她會注意自我完善。人們在自我完善過程中，不僅能更客觀地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此，自我完善的過程實際上也是塑造自己品格的過程。但是，自我完善并不限于增加學問，比如，聽聽京劇，看看美術(shù)作品，這些都是豐富自己內(nèi)心世界的手段，也是自我完善的方式。
秘書禮儀注意事項
一、命令或指示要經(jīng)過確認
任何工作都是從接受指示展開第一步，假如連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須留意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務時抱著可有可無的態(tài)度，往往會使該過程流于公式化。相反地，若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白這處務必問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為，有時甚至等到完成后提出報告時，才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內(nèi)容與各項重點。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時，除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外，別無選擇。若因為一時提不起勇氣認錯而置之不理，反而會使事情更加惡化。
道歉時，若臉上掛著虛假的笑臉，或強詞奪理地尋找各種借口，也會使對方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因為自己一時不慎而犯下的過錯。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對你的評價。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無邊際的閑聊，影響工作和學習。現(xiàn)介紹四種表白無暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法：
1、啟示法。在自己工作場所的醒目處，寫上“閑聊不過三分鐘”或魯迅的名言：“浪費自己的時間，等于慢性自殺；浪費別人的時間，等于謀財害命。”以此記示來客，謝絕閑聊。
2、工作法。當發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專心工作，讓其知趣離開。
3、冷待法。當聊客打開話匣子，自己保持冷談，只點頭或搖頭不予搭話，也可作簡短的回答“是”或“不是”；若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務，令其掃興而去。
4、推遲法。如對方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當時確無時間接待，可提議推遲在下班后或共同進餐時進行交談。
秘書日常工作注意事項
秘書在日常的工作交往當中，應當注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。
秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時，應當對不清楚的細節(jié)加以確認核實，避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習慣主動與上司進行溝通，上司布置任務之后，秘書立刻按照自己的理解去行動，結(jié)果卻差強人意。例如，有位經(jīng)理對秘書說：“請把這份文件處理一下”，秘書二話不說就把文件塞進了碎紙機。經(jīng)理大叫起來：“我是叫你去復印啊！”其實，秘書在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎？”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習使用過傳真機，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結(jié)果在發(fā)的時候?qū)髡嫖募欧戳耍o客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過去的都是白紙，導致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書應當注重工作交往禮儀的實際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會樂于指教。
3、正確對待錯誤與批評。
犯了錯誤的時候，不要怕丟面子，一定要勇于承認錯誤，并當面向他人道歉。遇到批評時，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點自己，“有則改之無則加勉”，只有認真總結(jié)經(jīng)驗才能真正取得進步。
4、關(guān)系好不等于沒禮貌。
一位受大家喜愛和歡迎的秘書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時候大家一起工作的時間長了，秘書與同事之間的關(guān)系會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤就是言行上過于隨意。例如，有的秘書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領(lǐng)導或重要客戶來的時候，秘書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領(lǐng)導或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會導致單位利益和個人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時吃工作餐時，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當中與異性相處時，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動手動腳”或進行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時，不要涉及兩性之間的話題。不要談論異性的身體或?qū)Ψ诫[私，也不要送貼身物品（如香水、首飾、內(nèi)衣等）給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時，盡量采取當面溝通的方式。對人有意見或看法時，可以當面提出、當面探討，不要在背后對他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背后可以說別人好話，但一定不要在背后說別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書每天可能會遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時，不要隨意給對方貼上“討厭”的標簽。要善于發(fā)現(xiàn)對方優(yōu)點，并向?qū)Ψ降拈L處學習，在內(nèi)心里寬容對方，學會和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會讓他人感到助人的價值，并且樂于付出。
10、謹言慎行。
秘書在工作場所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但同時也是單位的公共場所。在這些地方，常常會有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語，很可能會對單位的人際關(guān)系造成看不見的影響，嚴重時還會造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會議中或會見客人等正式的場合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
【秘書怎樣當好領(lǐng)導的大參謀】相關(guān)文章：
怎樣當好領(lǐng)導的秘書03-21
當好領(lǐng)導秘書的心得03-21
處理好矛盾當好領(lǐng)導秘書03-18
詳談秘書的參謀之道03-07
秘書怎樣安排領(lǐng)導日程精選06-19
辦公室工作如何當好參謀03-21
當好領(lǐng)導的方法03-19
秘書資格考試從業(yè)經(jīng)驗：如何處理好矛盾當好領(lǐng)導秘書03-04
秘書與客戶的關(guān)系是怎樣的03-17